Lei Jun
CEO
"Xiaomi đã sử dụng Lark được một thời gian. Với Lark, việc tạo tài liệu và chia sẻ thông tin trở nên hiệu quả hơn rất nhiều, đồng thời việc cộng tác giữa các đội nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết."
Mục lục
Cộng tác hiệu quả nơi làm việc luôn là một thách thức đối với các doanh nghiệp và thậm chí còn khó khăn hơn đối với những doanh nghiệp có văn phòng ở các khu vực khác nhau trên thế giới. Các tính năng mạnh mẽ của Lark đã giải quyết bài toán tưởng chừng như khó khăn này, giúp Xiaomi tạo ra một môi trường làm việc kết hợp cho nhân viên đóng góp ý kiến và giao tiếp hiệu quả.
Bối cảnh & Insight
Được thành lập vào năm 2010, Xiaomi là nền tảng IoT tiêu dùng hàng đầu và là nhà sản xuất điện thoại thông minh lớn thứ hai thế giới. Doanh nghiệp hoạt động tại hơn 100 quốc gia và khu vực và là công ty trẻ nhất trong danh sách Fortune Global 500.
"Phát triển phần cứng chỉ là một phần trong hoạt động kinh doanh của Xiaomi. Động lực để phát triển đằng sau những thiết bị đó là phần mềm và các nội dung phát triển trên Internet." - Lei Jun, CEO Xiaomi chia sẻ. Không giống như các công ty công nghệ truyền thống, Xiaomi cung cấp nhiều loại sản phẩm và dịch vụ, bao gồm điện tử tiêu dùng, phần mềm và đồ gia dụng. Tuy nhiên, những dòng sản phẩm đa dạng này dẫn đến việc sử dụng nhiều công cụ cộng tác riêng lẻ trong công ty.
Ví dụ, các phòng ban khác nhau thì sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau, đồng thời dựa vào email và các công cụ quản lý tài liệu ngoại tuyến để điều phối các dự án. Việc không đồng bộ hệ thống chắc chắn sẽ trở thành rào cản gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và giảm thiểu hiệu quả làm việc trong tổ chức.
Bên cạnh đó, đội ngũ của Xiaomi cũng gặp khó khăn khi phải đăng nhập và kiểm soát nhiều hệ thống nội bộ với các kênh thông báo riêng biệt, dẫn đến năng suất làm việc bị giảm sút.
Big Idea
Để đảm bảo các đơn vị kinh doanh có thể hợp tác suôn sẻ với nhau, Xiaomi cần một nền tảng làm việc hợp nhất giúp trao đổi thông tin hiệu quả, xây dựng quy trình làm việc hợp lý và truy cập nhanh tới khối lượng thông tin. Việc sử dụng một nền tảng làm việc duy nhất phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty đã giúp Xiaomi cải thiện năng suất làm việc, bên cạnh việc thúc đẩy sự đổi mới và phát triển trong tổ chức.
Lark trở thành trung tâm hợp nhất cho sự hợp tác nội bộ của Xiaomi
Gã khổng lồ công nghệ đã hoàn toàn bị thuyết phục bởi khả năng tích hợp công cụ toàn diện, giao diện thân thiện với người dùng và cam kết thúc đẩy cộng tác hiệu quả của Larksuit.
Larksuite - Giải pháp "All in one"
Không chỉ là một công cụ giao tiếp
Trước đây, các nhân viên của Xiaomi thường sử dụng các công cụ chat cá nhân để giao tiếp và trao đổi công việc với đồng nghiệp tại công ty. Điểm hạn chế của các công cụ này là mọi người phải là bạn bè của nhau trước thì mới có thể nhắn tin trò chuyện, khiến cho việc kết nối giữa các bộ phận gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, các cuộc trò chuyện về một chủ đề nào đó thường bị trôi đi khá nhanh do có quá nhiều nhóm chat phải quản lý một lúc.
Thấu hiểu được điều này, tính năng liên hệ của Lark giúp người dùng Xiaomi dễ dàng tìm thấy và kết nối với các bên liên quan trong tổ chức, đồng thời tổ chức các cuộc hội thoại liên quan theo chuỗi.
Bên cạnh những khó khăn về mặt giao tiếp, Xiaomi còn phải vật lộn với luồng thông tin không hiệu quả, vì hầu hết các tài liệu được lưu trữ cục bộ trong máy tính của từng nhân viên. Điều này gây khó khăn cho việc xác định vị trí tài liệu, theo dõi các bản sửa đổi, chia sẻ với các cấp độ cho phép phù hợp hoặc gửi chúng đi đúng hạn.
Sự xuất hiện của Lark Docs đã làm thay đổi tất cả. Nhờ sử dụng Larksuite, các phòng ban của Xiaomi đã có thể tối ưu hóa hoạt động giao tiếp và cải thiện hiệu suất nơi làm việc. Tất cả các bản sửa đổi mới nhất đều được cập nhật trên kho lưu trữ đám mây giúp nhân viên tránh được sự nhầm lẫn giữa các phiên bản chỉnh sửa, đồng thời dễ dàng truy cập và tìm kiếm tài liệu trên tất cả các thiết bị. Chức năng bình luận cũng giúp nhân viên trao đổi thông tin nhanh chóng và theo dõi công việc trong thời gian thực, với các thông báo được gửi trực tiếp đến cuộc trò chuyện của họ.
Bằng việc hợp lý hóa quy trình giao tiếp với một công cụ duy nhất là Lark, Xiaomi đã quản lý tốt hơn các luồng thông tin của công ty và cải thiện hiệu quả kinh doanh ngày một khởi sắc hơn.
Tối ưu chi phí ẩn của các cuộc họp
Các cuộc họp thường tiêu tốn một chi phí quản lý đáng kể của Xiaomi và nếu không được quản lý tốt, chúng có thể gây lãng phí thời gian quý báu của công ty dành cho các hoạt động khác mang lại giá trị cao hơn. Thực tế cho thấy nhiều cuộc họp chỉ diễn ra một chiều, thiếu sự phản hồi và ý kiến đóng góp từ người tham dự, khiến hiệu quả mang lại không cao và trở thành một hoạt động giá trị thấp.
Hơn nữa, các nhân viên thường dành nhiều thời gian để thiết kế và trình bày Powerpoint sao cho đẹp hơn là tập trung vào nội dung. Việc chia sẻ các bản trình bày có dung lượng lớn này cũng là một thách thức.
Một khi có quá nhiều cuộc họp thiếu hiệu quả này diễn ra thì khả năng đổi mới của nhân viên cũng sẽ bị hạn chế, dẫn đến lãng phí nguồn lực và tăng chi phí nhân công. Để giải quyết vấn đề này, Xiaomi đã sử dụng Lark Docs để tối ưu hóa các cuộc họp và cải thiện năng suất.
"Lark giúp mọi người thống nhất quan điểm trong các cuộc họp, bất kể múi giờ hay địa điểm. Chỉ trong một cuộc họp với bộ phận Internet, công ty đã có thể giảm 5% thời gian họp, tương đương với việc tăng thêm 5% thời gian làm việc hiệu quả trở lại với từng nhân viên." - Wang Chuan, Đồng sáng lập, Phó chủ tịch Xiaomi chia sẻ.
Cụ thể, Xiaomi đã sử dụng giải pháp SamePage Meeting của Lark để tổ chức một buổi họp với 90 người tham dự. Mục đích là mọi người sẽ cùng brainstorm với nhau để ra ý tưởng cho hình đại diện mới của trợ lý kỹ thuật số AI, Xiao AI. Kết quả là đã có tới hơn 200 nhận xét trong một cuộc họp kéo dài một giờ, với hơn năm nhóm chủ đề được tạo sau đó.
Lark Docs đã biến các cuộc họp của Xiaomi thành các buổi làm việc hiệu quả bằng cách cho phép toàn bộ nhóm cộng tác trên cùng một tài liệu trong thời gian thực, tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng đóng góp của mọi người đều được đánh giá cao.
Điều chỉnh sự khác biệt múi giờ trong một công ty có chi nhánh trên toàn cầu
Đội ngũ Xiaomi trải rộng trên nhiều châu lục khác nhau và sự chênh lệch múi giờ khiến mọi người rất khó để chọn được một thời gian phù hợp với tất cả. Để giải quyết vấn đề này, Xiaomi sử dụng tính năng Calendar của Lark để tạo điều kiện phối hợp và liên lạc với các phòng ban từ các địa điểm khác nhau.
Lark Calendar đơn giản hóa việc lên lịch bằng cách so sánh thời gian địa phương của các khu vực với nhau.
Tuy nhiên, do khoảng thời gian trùng lặp giữa các khu vực rất hẹp nên cơ hội cho các cuộc họp đồng bộ là rất hiếm. Để giải quyết thách thức này, Xiaomi đã áp dụng việc sử dụng các cuộc họp không đồng bộ.
Thay vì lên lịch các cuộc họp ở các múi giờ khác nhau, các trưởng bộ phận gửi cho nhân viên của mình và các bên liên quan thông tin dự án qua một file Lark Doc để mọi người có thể cộng tác với nhau trên cùng một tài liệu một cách không đồng bộ. Điều này giúp thành viên trong nhóm làm việc thuận tiện hơn và tránh phải lên lịch họp theo múi giờ.
-
Trưởng nhóm gửi tin nhắn vào group và Tài liệu Lark để mọi người nhập thông tin của họ vào
-
Mọi người đóng góp vào tài liệu theo múi giờ làm việc của mình trước deadline
Bên cạnh đó, Lark còn hỗ trợ dịch hơn 100 ngôn ngữ nguồn, giúp nhân viên có thể thoải mái làm việc và trao đổi thông tin bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của mình.
Cách tiếp cận này giúp Xiaomi tối ưu được các cuộc họp và chỉ họp khi thực sự cần thiết, để nhân viên có thêm thời gian động não và đóng góp ý kiến bằng ngôn ngữ ưa thích của họ và cho phép truy cập thông tin ngay cả khi mọi người không thể gặp nhau cùng một lúc.
Kết luận
Lark đã chứng tỏ là một nguồn tài nguyên quý giá đối với Xiaomi trong việc thiết lập một môi trường làm việc kết hợp, cho phép cộng tác và giao tiếp hiệu quả bất kể sự khác biệt về múi giờ và không gian địa lý. Thông qua khả năng tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn, hỗ trợ cộng tác xuyên biên giới tốt hơn và cung cấp các giải pháp hợp nhất tại nơi làm việc, Lark đã giúp Xiaomi vượt qua những thách thức khi làm việc với nhiều chi nhánh khác nhau và góp phần vào sự thành công của công ty.
Quý độc giả có thể tham khảo bài viết gốc tại đây.
Mục lục
Khám phá các câu chuyện khác
