Dùng Lark Messenger để tăng cường kết nối giữa các chi nhánh, tạo liên kết chặt chẽ giữa các cửa hàng
Dùng Lark Base để theo dõi, đánh giá tình hình kinh doanh của cửa hàng
Dùng Lark Moments để:
-
Xây dựng các mạng xã hội nội bộ riêng cho từng cửa hàng, khu vực
-
Xây dựng văn hóa nội bộ, thúc đẩy sự sẻ chia giữa các vùng miền, cửa hàng
Dùng Lark Attendance để quản trị chấm công theo ca/kíp ở từng cửa hàng và cố định chấm công cho khối văn phòng.
Dùng Lark Approval để phê duyệt tập trung: Sử dụng các biểu mẫu có sẵn cho các nghiệp vụ phổ biến (Kế toán / Nhân sự,...)
Dùng Lark Wiki để
- Chuẩn hoá các tài liệu liên quan đến quy trình vận hành
- Phát triển tri thức nội bộ, tạo không gian đào tạo chỉn chu và chuyên nghiệp
Mục lục
Thông tin doanh nghiệp:
Fuji Fruit là thương hiệu hoa quả sạch lớn nhất Việt Nam, sở hữu chuỗi cửa hàng hoa quả sạch phủ khắp cả nước. Fuji tập trung vào phát triển xuất khẩu, là cầu nối cho hoa quả Việt đi vào thị trường quốc tế.
Ngành nghề: Bán lẻ Quy mô: 200+ Địa điểm: Việt Nam
Quyết định tìm đến Lark Suite để thay thế cho toàn bộ các công cụ làm việc số khác đang áp dụng tại công ty, Fujifruit đã có một trải nghiệm làm việc mới, nâng cấp hơn, TINH GỌN, HIỆU QUẢ VÀ GẮN KẾT - trên một nền tảng thống nhất và liền mạch.
Bối cảnh và Insights
Các thương hiệu bán lẻ muốn hoạt động tốt cần xây dựng một mô hình quản lý chuỗi cửa hàng hoàn chỉnh. Đối với Fujifruit, thương hiệu bán lẻ hoa quả sạch đã có hơn 7 năm trong ngành, phủ sóng toàn quốc với hơn 40 cửa hàng, quy trình vận hành không còn là bài toán gây dựng ban đầu nữa, mà phải làm sao để tối ưu, chuyển đổi số mô hình nhằm tạo ra sự thống nhất, liền mạch trên toàn hệ thống. Điều này là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp thúc đẩy chiến lược mở rộng kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh ngành bán lẻ đang trải qua làn sóng số hóa vô cùng sôi động.
Cũng như nhiều chuỗi bán lẻ khác, mô hình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tại Fujifruit bao gồm một văn phòng trung tâm - nơi tập trung các bộ phận quan trọng của công ty và hệ thống các cửa hàng bên dưới được liên kết chặt chẽ với trụ sở. Ở những cửa hàng này tuy không có sự phân chia phòng ban, nhưng vẫn luôn có các vị trí nhất định để phục vụ cho việc bán hàng như thu ngân, quản lý, nhân viên bán hàng, nhân viên kiểm kê,...
Áp dụng công nghệ vào vận hành nhưng bị phân mảnh và không đáp ứng đủ nhu cầu
Fujifruit đề cao việc tạo ra một mạng lưới liên kết giữa các cửa hàng với trụ sở chính, cũng như giữa các cửa hàng với nhau. Do đó, việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý vận hành đã được thực hiện từ lâu, song hành trình số hóa của Fuji vẫn còn nhiều trắc trở và chưa được tối ưu khi công ty phải sử dụng cùng lúc nhiều công cụ, phần mềm, dẫn đến thất thoát nguồn lực (thời gian, chi phí, nhân sự) và khiến bộ máy vận hành trở nên cồng kềnh, phức tạp.
Trước đây Fujifruit sử dụng:
-
Gapowork và Gmail cho mục đích giao tiếp, tương tác tại doanh nghiệp
-
Google Meeting và Zoom để tổ chức các cuộc họp/họp mặt từ xa
-
Ngoài ra còn nhiều công cụ khác để hỗ trợ quản lý hệ thống CRM, ERP, SOP,...
Điều này khiến trải nghiệm làm việc của nhân viên bị phân mảnh, thiếu tập trung. Chưa kể, với mục tiêu xây dựng văn hóa nội bộ, thúc đẩy tinh thần gắn kết giữa các nhân viên trong chặng đường phát triển mới, Fuji nhận ra các công cụ trên đều chưa đáp ứng đủ.
Đặc điểm của ngành bán lẻ là vòng đời của một nhân viên bán hàng tại các cửa hàng thường ngắn, tốc độ xoay vòng nhanh. Chưa kể, độ tuổi của các nhân viên từ full-time đến part-time, từ khối văn phòng đến các cửa hàng tại Fujifruit thường không đồng đều, rất khó để xây dựng một không gian trên mạng xã hội phù hợp với tất cả.
Bên cạnh đó, việc sử dụng thêm một ứng dụng nữa sẽ khiến trải nghiệm làm việc của nhân viên bị phân mảnh. Do đó, dù đã tìm kiếm và cân nhắc giữa nhiều phương án khác nhau, Fujifruit vẫn chưa tìm ra một giải pháp phù hợp, gồm những ứng dụng xây dựng văn hóa nội bộ trong một nền tảng làm việc số chung.
Giải pháp tổng quan
Nhằm hướng tới mục tiêu mở rộng quy mô, gia tăng độ phủ trên toàn quốc, Fujifruit mong muốn tìm được công cụ tối ưu để hỗ trợ quá trình phối hợp chéo giữa các bộ phận, thúc đẩy giao tiếp liền mạch và tập trung, đồng thời hỗ trợ các quy trình làm việc nhanh nhẹn.
Thấu hiểu nhu cầu đó, Rikkei Digital tiến hành đi sâu vào phân tích các vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp, nghiên cứu kỹ lưỡng nghiệp vụ của từng phòng ban để từ đó đưa ra một lộ trình triển khai Lark toàn diện, bao gồm:
-
Các giải pháp chi tiết, hướng dẫn cụ thể về quá trình đưa cả doanh nghiệp lên Lark trong giai đoạn đầu
-
Giai đoạn triển khai nâng cao về sau với các tính năng Attendance, Approval, Base,...
- Hỗ trợ mở rộng và tích hợp với các công cụ bên thứ ba mà doanh nghiệp đang sử dụng hoặc công cụ phát sinh theo nhu cầu
-
Đánh giá và đưa ra tư vấn về nguồn lực cần có trong mỗi giai đoạn
Theo lộ trình đó, áp dụng với đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp bán lẻ, Rikkei Digital thực hiện phân tích nghiệp vụ của 3 đầu mối chính là nhân viên tại cửa hàng, quản lý cửa hàng/khu vực và văn phòng trung tâm.
Với các nghiệp vụ trên, Rikkei Digital dùng các tính năng của Lark để giải quyết từng bài toán một, đồng thời tận dụng sự tích hợp "tất cả trong một" của Lark để tạo ra một quy trình liền mạch, tinh gọn.
Đọc kỹ hơn trong bảng bên dưới đây:
|
Nhân viên tại cửa hàng
|
Quản lý cửa hàng/khu vực
|
Văn phòng trung tâm
|
|
Sử dụng Lark Messenger để giao tiếp nội bộ:
Sử dụng Lark Base để:
Sử dụng Lark Attendance để chấm công ra/vào mỗi ngày:
Sử dụng Lark Approval để:
|
Dùng Lark Messenger để thống nhất giao tiếp trên một kênh duy nhất, với cả 2 đầu mối là nhân viên tại cửa hàng và quản lý cấp cao tại văn phòng trung tâm.
Dùng Lark Base để:
Sử dụng Lark Approval để gửi/xem xét/phê duyệt các yêu cầu từ nhân sự và các yêu cầu về cơ sở vật chất Dùng Lark Wiki để xây dựng & thống nhất tài liệu đào tạo
Dùng Lark Docs để lập các kế hoạch kinh doanh / kế hoạch sự kiện trình lên Ban lãnh đạo và phổ biến tới nhân viên.
|
Dùng Lark Messenger để:
Dùng Lark Base để:
Dùng Lark Moment để:
Dùng Lark Attendance để quản trị chấm công theo ca/kíp ở từng cửa hàng và cố định chấm công cho khối văn phòng. Tính năng chấm công bằng wifi và GPS giúp xác định vị trí của nhân viên theo thời gian thực => kiểm soát dễ dàng.
Dùng Lark Approval để phê duyệt tập trung:
Dùng Lark Wiki để:
|
Kết quả đạt được
Sau một thời gian dùng thử và chính thức ứng dụng Lark vào trong nghiệp vụ vận hành của toàn bộ nhân viên văn phòng và hệ thống cửa hàng trên toàn quốc, đội ngũ ban lãnh đạo và nhân viên Fujifruit đều cảm thấy hài lòng với kết quả đạt được.
-
Lark đã giúp chuyển hóa, thống nhất môi trường giao tiếp, phối hợp & cộng tác
-
Tương tác được đồng bộ trên mọi thiết bị và liền mạch giữa các phòng ban, cửa hàng
-
Kiểm soát chấm công đơn giản, tập trung dù phải quản lý hàng trăm nhân sự thuộc khắp các cửa hàng khác nhau
-
Phê duyệt nhanh gọn, hiệu quả với các biểu mẫu phê duyệt sẵn có và trình tạo mẫu / quy trình phê duyệt đơn giản. Mọi thông báo phê duyệt đều được gửi về Lark Messenger tạo trải nghiệm liền mạch, thống nhất
-
Theo dõi được tình hình kinh doanh tại mỗi cửa hàng theo thời gian thực, cập nhật nhanh chóng, hiệu quả
-
Quy trình từ theo dõi, cập nhật tình hình kho hàng đến phê duyệt yêu cầu bổ sung hàng hóa diễn ra liền mạch với tính năng Lark Base và Lark Approval cùng nằm trên một nền tảng.
-
Đặc biệt, sự gắn kết của nhân viên giữa các khu vực, vùng miền, cửa hàng trở nên thân thiết hơn bao giờ hết khi mọi khoảnh khắc đều được chia sẻ trong nội bộ, tạo sự tự tin và tinh thần sẵn sàng chia sẻ, cống hiến trong nhân viên. Lark Moment không phải là các mạng xã hội công khai khác, cũng không phải là một ứng dụng riêng lẻ mà được tích hợp ngay trong Lark. Điều này vừa đảm bảo tính riêng tư, phân tách cuộc sống cá nhân với công việc, vừa đảm bảo sự liền mạch của một công cụ chỉ sử dụng tại công ty.
