Template Lark Suite dành cho Cộng tác nhóm trong doanh nghiệp

Lark Suite cung cấp các template có sẵn hỗ trợ nâng cao hiệu quả giao tiếp và phối hợp nhịp nhàng giữa mọi phòng, ban trong doanh nghiệp.

Mục lục

Cộng tác nhóm trong doanh nghiệp được xem là chìa khóa quan trọng tạo nên một quy trình làm việc gắn kết, liền mạch và một hiệu suất làm việc tối ưu. Trong thời đại công nghệ số, có rất nhiều nền tảng số đã được tạo ra để tối ưu quá trình cộng tác nhóm. Một trong những công cụ mang lại nhiều lợi ích chuyển đổi số nhất không thể không kể đến Lark Suite - nền tảng làm việc số hợp nhất dành cho mọi cá nhân và doanh nghiệp toàn cầu.

Để hỗ trợ nhân viên nâng cao hiệu suất cộng tác nhóm, Lark Suite cung cấp các template có sẵn dành riêng cho quá trình này. Những template dưới đây sẽ mang lại trải nghiệm cộng tác liền mạch, gia tăng hiệu quả giao tiếp và phối hợp nhịp nhàng giữa mọi phòng, ban trong doanh nghiệp.

Template Thiết lập sơ đồ tổ chức

Truy cập template: Organization Chart

Sơ đồ tổ chức đóng vai trò cốt lõi trong việc tổ chức, quản lý và phát triển hoạt động của một công ty, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững và thành công.

Template của Lark Suite được thiết kế để người quản lý có thể tạo sơ đồ tổ chức trực quan với nội dung dễ hiểu và đẹp mắt. Sơ đồ này sẽ cung cấp hình ảnh tổng quan về các bộ phận và cá nhân trong công ty tương tác và hỗ trợ lẫn nhau như thế nào để đạt được mục tiêu chung.

Người dùng có thể lựa chọn template và tùy chỉnh nội dung, thêm hoặc bớt các mục, thay đổi màu sắc... cho các vị trí công việc, phòng, ban trong công ty theo với nhu cầu. Sau khi chỉnh sửa template, mọi cập nhật trong trang tài liệu sẽ được đồng bộ hóa trực tuyến. Đồng thời, người quản lý có thể chia sẻ sơ đồ cho mọi nhân viên để họ hiểu được cơ cấu tổ chức và những thay đổi mới nhất trong nội bộ công ty.

Template này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc:

Xác định quan hệ và liên kết giữa các cá nhân và bộ phận trong công ty
Giảm thiểu sự trùng lặp trong công việc
Tăng cường cộng tác giữa các nhân viên
Phân chia trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng nâng cao hiệu quả vận hành

>> Xem thêm: Suite Admin - Số hoá sơ đồ tổ chức và hạ tầng doanh nghiệp

Template Cải thiện kỹ năng của nhóm

Truy cập template: Team improvement experience

Việc đào tạo và nâng cao chất lượng chuyên môn của nhân viên trong công ty là nhiệm vụ cốt lõi giúp doanh nghiệp giữ chân được những nhân tài phù hợp và xây dựng được lộ trình phát triển bền vững. Đây cũng là động lực chính khiến doanh nghiệp đầu tư vào các hạng mục đào tạo, giúp nhân viên liên tục phát triển và có trách nhiệm hơn về công việc của mình.

Khi sử dụng Lark Base, người dùng có thể tận dụng các template có sẵn để xây dựng các khung đào tạo và một lộ trình phát triển chuyên môn phù hợp với từng thành viên, nhóm nhân sự. Template dễ sử dụng, được trình bày và phân loại theo từng Nhóm kỹ năng trong Lộ trình đào tạo và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Người dùng cũng có thể tạo các trường thông tin như phân loại, người phụ trách đào tạo, ngày tháng... và đính kèm tài liệu cần thiết vào bảng.

Template này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

Lưu trữ dữ liệu đào tạo nhân viên
Dễ dàng chia sẻ và truy cập trong nội bộ
Phát triển nguồn nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp
Tạo điều kiện cho sự phát triển của cá nhân, từ đó nâng cao năng suất của tổ chức

Chế độ lưới của template cho phép người dùng thêm, chỉnh sửa, xóa và quản lý các trường và bản ghi.

Chế độ xem Kanban hiển thị mọi bản ghi dưới dạng thẻ và nhóm chúng theo điều kiện trong nhiều dòng.

Template Tạo Weekly Report

Truy cập template: ✍️ Team Weekly Report

Báo cáo công việc hàng tuần là tài liệu quan trọng và có giá trị giúp ban lãnh đạo công ty nắm được hiệu suất vận hành của các phòng ban, cá nhân và tiến độ công việc của các dự án. Qua đó, họ có thể đưa ra những quyết định và các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc cho các tuần tiếp theo.

Người dùng có thể dùng template Lark Suite để tạo các báo cáo công việc nhanh chóng và hiệu quả, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ấn tượng với cấp trên. Template này được thiết kế dưới dạng bảng, người dùng có thể chỉnh sửa nội dung của các cột theo yêu cầu của công việc.

Khi chỉnh sửa, các thông tin sẽ được tự động lưu lại theo thời gian thực. Màu sắc và định dạng chữ cũng được tùy chỉnh để bản báo cáo được hiển thị chuyên nghiệp và khoa học hơn. Ngoài ra, người tạo bảng có thể gắn tên nhân viên phụ trách từng mảng của dự án và cập nhật tiến độ hoàn thành công việc.

Nhờ có template của Lark Suite, quy trình nhập dữ liệu làm báo cáo sẽ được tối ưu. Từ đó, các nhân viên có thể tiết kiệm thời gian làm báo cáo và dành nguồn lực vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn.

Template Tạo báo cáo hàng tuần cho nhóm (OKR)

Truy cập template: ✍️ Team Weekly Report (OKR)

Template OKR giúp theo dõi tiến độ, thảo luận nhóm, kiểm soát tổng thể và quản lý quyền, giúp phòng ban và đội nhóm tập trung vào mục tiêu, đánh giá kết quả và quá trình triển khai dự án. Để tạo báo cáo hàng tuần bằng template OKR, người dùng chỉ cần truy cập Lark OKR và chọn template báo cáo nhiệm vụ. Thông tin được lưu lại theo thời gian thực khi chỉnh sửa trên Lark OKR, cho phép tạo mục tiêu/kết quả chính và điều chỉnh mức độ ưu tiên.

Thêm vào đó, việc gắn tên nhân sự vào nhiệm vụ sẽ đẩy thông báo đến Lark Messenger, tạo sự thống nhất và hiệu quả trong giao tiếp nội bộ.

Template báo cáo hàng tuần của nhóm (OKR) mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích sau:

Thiết lập mục tiêu cụ thể nhằm thúc đẩy các phòng, ban phát triển
Theo dõi tiến độ và đưa ra phản hồi nhanh chóng và thuận tiện
Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận nhóm
Minh bạch trong mọi tiến trình của công việc

>> Xem thêm: OKR là gì? Tại sao OKR lại có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp?

Template Báo cáo doanh thu bán hàng hàng ngày

Truy cập template: 📰 Sales Daily Report

Báo cáo doanh thu bán hàng là tài liệu quan trọng cho thấy các xu hướng ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của bạn trong một khoảng thời gian cụ thể. Mặc dù nội dung của báo cáo bán hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu của bạn nhưng chúng thường bao gồm các số liệu như doanh thu, số lượng khách hàng giành được, khách hàng tiềm năng, v.v. Thông tin chi tiết từ các báo cáo này giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu trong chiến lược bán hàng của mình.

Lark Suite cung cấp template báo cáo doanh thu bán hàng hàng ngày dành cho phòng kinh doanh. Với template này, các nhân viên kinh doanh có thể:

Tạo báo cáo với các trường tùy chỉnh một cách đơn giản, tinh gọn
Hiển thị các số liệu cụ thể đồng thời đánh giá được hiệu suất theo ngày
Tối ưu quá trình nhập và lưu dữ liệu doanh thu theo ngày
Cung cấp góc nhìn tổng quan cho bộ phận kinh doanh
Dễ dàng chia sẻ quyền truy cập và cộng tác trong cùng một bảng

Template cho Cuộc họp tiến độ OKR nhóm

Truy cập template: Team OKR Progress Meeting

Phương pháp quản trị OKR ngày càng trở nên phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Để đạt được hiệu quả với kỹ thuật tính điểm OKR, bạn phải liên tục thực hiện các mục tiêu (objectives), tranh luận về chúng, theo dõi các kết quả chính (key results) và xây dựng những giải pháp mà nhóm của bạn có thể thực hiện. Cách tiếp cận lý tưởng để hiện thực hóa tất cả những điều này là tổ chức các cuộc họp OKR nhóm hàng tuần.

Lark OKR cung cấp các template rất phù hợp với việc theo dõi tiến độ và đưa ra phản hồi về các OKR trong một khoảng thời gian cụ thể. Các phòng, ban cần thực hiện việc kiểm tra tiến độ của Mục tiêu thường xuyên để có thể kịp thời điều chỉnh sao cho phù hợp với hoàn cảnh và định hướng chung.

Trong các cuộc họp, người phụ trách ghi lại các kết quả có thể chỉnh sửa trực tiếp vào bản template này. Template được thiết kế sẵn các mục tiêu lớn, dưới mỗi mục tiêu là các kết quả chính và cuối cùng là kết luận hoặc cập nhật tiến trình thực hiện OKR.

Khi được trao quyền, các thành viên khác trong nội bộ cũng có thể chỉnh sửa trực tiếp vào OKR. Điều này giúp cho thời gian thảo luận được rút ngắn nhưng mang lại hiệu quả cộng tác cao. Các dữ liệu sẽ được lưu tự động và đảm bảo tính thống nhất của thông tin sau mỗi cuộc họp.

Template OKR của Lark Suite giúp cho doanh nghiệp

Tập trung vào những dự án mang tính cấp thiết
Trao quyền cho nhân viên theo dõi kết quả công việc.
Phản ánh tiến độ thực hiện nhiệm vụ của cả cá nhân và nhóm
Nâng cao hiệu suất vận hành toàn doanh nghiệp

Template Họp nhóm hàng tuần

Truy cập template: Weekly Team Briefing

Template họp nhóm hàng tuần là một mẫu báo cáo giúp nhân viên trong các phòng, ban tạo các văn bản tóm tắt về nội dung của cuộc họp. Sau khi họp, các thông tin sẽ được điền vào mẫu và lưu lại để truyền đạt đến tất cả mọi người.

Template này được chia thành các mục theo quy trình phổ biến của cuộc họp nhóm, tuy nhiên, người dùng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu. Quản trị viên có thể dễ dàng chia sẻ hoặc trao quyền cho những người cần thiết.

Giảm áp lực chuẩn bị nội dung trước mỗi cuộc họp
Loại bỏ việc ghi chép thủ công và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa báo cáo
Dễ dàng phân quyền cho nhân viên
Nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả cộng tác nhóm

>> Xem thêm: Template Lark Suite dành cho Cuộc họp trực tuyến

Template Phân công nhiệm vụ nhóm

Truy cập template: Team Task Allocation

Với các doanh nghiệp cần triển khai nhiều dự án thì việc theo dõi hiệu quả làm việc của từng nhân sự và tiến trình của từng dự án là điều vô cùng quan trọng.

Với template trên Lark Base, quản lý có thể phân công nhiệm vụ cho nguồn lực phù hợp và ước lượng khối lượng công việc cho từng người. Người quản lý sẽ giao việc, gắn deadline và nhắc nhở nhân sự về nhiệm vụ đó ngay trên bảng, đồng thời thông báo tự động về Lark Messenger cho người phụ trách công việc.

Quản lý và nhân sự có thể bình luận vào từng task để trao đổi và update trạng thái từng công việc bằng việc sử dụng các chế độ xem đa dạng. Nhân sự sẽ xem được ngày cần hoàn thành công việc, công việc thuộc hạng mục dự án nào và gắn đường link sản phẩm của mình vào bảng.

>> Xem thêm: Template Lark Suite dành cho Lĩnh vực Quản trị Nguồn nhân lực

Tổng quan

Cộng tác nhóm hiệu quả được xem là mục tiêu quan trọng trong quá trình tinh gọn bộ máy vận hành, thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện nay. Với sự trợ giúp đắc lực của các nền tảng làm việc số Lark Suite, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay các mẫu template phổ biến, đa dạng, được thiết kế đẹp mắt và thân thiện, dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp ngay trên nền tảng làm việc nội bộ mà không cần sử dụng phần mềm trả phí bên ngoài. Điều này giúp cho các hoạt động phối hợp và giao tiếp trong nội bộ diễn ra liền mạch và chuyên nghiệp hơn.

Về Rikkei Digital

Rikkei Digital tự hào là đối tác tư vấn triển khai đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam. Với sứ mệnh đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt trên tiến trình chuyển đổi số, Rikkei Digital sẽ mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý doanh nghiệp và độc giả còn các câu hỏi liên quan cần được giải đáp xin vui lòng liên hệ trực tiếp tới Rikkei Digital để nhận sự hỗ trợ tốt nhất.