Công Nghệ Số: Động Lực Thay Đổi Doanh Nghiệp

Thế kỷ 21 đánh dấu một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của số hóa và công nghệ thông tin. Công nghệ số đang thay đổi mọi khía cạnh trong cuộc sống của chúng ta, từ cách chúng ta làm việc, giải trí, mua sắm, đến cách chúng ta giao tiếp hàng ngày. Điều này đã tạo ra một cuộc cách mạng toàn diện, thúc đẩy sự thay đổi và tạo ra cơ hội mới cho cá nhân và doanh nghiệp.

Nhưng vậy, công nghệ số là gì, và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về khái niệm "công nghệ số," và tìm hiểu về cách nó đã và đang thay đổi thế giới của chúng ta. Chúng ta cũng sẽ xem xét những lợi ích và thách thức mà công nghệ số đem lại, cũng như cách nó có thể tác động đến tương lai của xã hội và kinh tế. Hãy cùng nhau bước vào cuộc hành trình này để hiểu rõ hơn về cách mà số hóa đang thay đổi thế giới của chúng ta.

Công nghệ số là gì?

Công nghệ số đề cập đến việc sử dụng các thiết bị, hệ thống và tài nguyên kỹ thuật số để tạo, lưu trữ, xử lý và quản lý dữ liệu, giúp tăng năng suất và hiệu quả của nhân viên.

Một khía cạnh quan trọng của công nghệ số liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin (IT), nơi máy tính được sử dụng để xử lý thông tin và dữ liệu. Công nghệ số tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ và chức năng có giá trị cao hơn mà công nghệ không thể thực hiện.

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng công nghệ số để quản lý hoạt động và quy trình cũng như nâng cao hành trình của khách hàng. Một ví dụ điển hình là việc sử dụng các công cụ, nền tảng đám mây, cũng như các thiết bị điện tử có tốc độ truyền dữ liệu ngày càng nhanh như laptop, smartphone, máy ảnh kỹ thuật số để phục vụ cho nhu cầu và nâng cao hiệu suất làm việc. 

Sự khác biệt giữa công nghệ số và công nghệ truyền thống:

1. Hình thức lưu trữ và truyền tải: Trong công nghệ số, thông tin được tạo, xử lý và lưu trữ bằng máy tính và mạng máy tính. Trong khi đó, công nghệ truyền thống thường dựa vào các phương tiện vật lý như giấy, sách, băng đĩa, và nhiều hình thức truyền thống khác.

2. Dễ dàng sao chép và chia sẻ: Công nghệ số cho phép mọi người dễ dàng sao chép, truyền tải và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng qua Internet hoặc mạng nội bộ. Người dùng có thể gửi email, tải lên tài liệu lên đám mây hoặc thậm chí chia sẻ thông tin trực tiếp qua ứng dụng trò chuyện. Công nghệ truyền thống thường đòi hỏi thời gian và công sức hơn để sao chép và chia sẻ thông tin.

3. Tích hợp và tự động hóa: Công nghệ số giúp quá trình tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh và sản xuất trở nên dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng phần mềm và hệ thống thông tin. Trong khi đó, việc tích hợp và tự động hóa các quy trình này trong công nghệ truyền thống dường như là không thể hoặc cần nhiều thao tác thủ công hơn.

4. Tối ưu chi phí, thời gian và mang đến sự tiện lợi trong công việc và cuộc sống: Công nghệ số giúp công việc và cuộc sống của mỗi người trở nên thuận tiện hơn, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đáng kể so với công nghệ truyền thống. Ví dụ, việc mua sách trực tuyến và đọc chúng trên thiết bị đọc điện tử giúp tiết kiệm thời gian, không gian và chi phí so với việc mua sách giấy và lưu trữ chúng.

5. Dễ dàng cập nhật và duyệt: Thông tin số có thể dễ dàng cập nhật và duyệt, giúp người dùng luôn tiếp cận thông tin mới nhất. Trong khi đó, công nghệ truyền thống thường đòi hỏi phải tái in hoặc tái sản xuất để cập nhật thông tin.

6. Tích hợp các xu hướng công nghệ mới: Công nghệ số thường đi kèm các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo AI và học máy để tự động hóa quá trình xử lý và phân tích dữ liệu, cung cấp thông tin có giá trị cho người dùng. Công nghệ truyền thống thường cần sự can thiệp thủ công nhiều hơn.

Công nghệ số đã tạo ra sự thay đổi đáng kể trong cách chúng ta làm việc, học tập, giải trí và giao tiếp. Nó sẽ tiếp tục là một phần quan trọng của cuộc sống và cuộc cách mạng số hóa toàn cầu.

Các xu hướng mới trong công nghệ số

1. Trí Tuệ Nhân Tạo (AI - Artificial Intelligence)

AI đang thúc đẩy sự đổi mới đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Từ việc áp dụng trong diễn giải ngôn ngữ tự nhiên và thị giác máy tính, đến việc tự động hóa quy trình kinh doanh và chẩn đoán y tế, AI có khả năng tự động hóa và tối ưu hóa các tác vụ phức tạp. Nó cũng đang thay đổi cách con người tương tác với máy tính thông qua trợ lý ảo và các ứng dụng trí tuệ nhân tạo.

2. Thực Tế Ảo (VR - Virtual Reality) và Thực Tế Ảo Kết Hợp (AR - Augmented Reality)

VR và AR đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày và đã làm thay đổi cách chúng ta giải trí, học tập và làm việc. Trong VR, người dùng có thể hoàn toàn đắm chìm vào một môi trường ảo, trong khi AR kết hợp thông tin thực tế với thế giới ảo. Cả hai công nghệ này có tiềm năng lớn trong nhiều lĩnh vực, bao gồm giáo dục, y tế, thiết kế và giải trí.

3. Internet of Things (IoT)

IoT đề cập đến việc kết nối các thiết bị và cảm biến thông qua Internet để thu thập và chia sẻ thông tin, dữ liệu. Điều này mở ra cơ hội tự động hóa nhiều khía cạnh của cuộc sống, bao gồm quản lý nhà thông minh, dự đoán bảo trì cho thiết bị công nghiệp, và giám sát sức kháng của cây trồng. IoT cũng đóng góp vào việc xây dựng các thành phố thông minh (smart cities) và hệ thống giao thông thông minh.

4. Blockchain

Blockchain là một công nghệ lưu trữ dữ liệu phân tán và an toàn. Nó đã tạo nền tảng cho các ứng dụng tiềm năng trong việc quản lý giao dịch tài chính, chứng thực dữ liệu và phát triển các ứng dụng phi tập trung. Blockchain đặc biệt quan trọng trong việc tạo ra tiền điện tử và các loại tài sản số.

5. Mạng 5G

Mạng 5G đã và đang được triển khai rộng rãi trên toàn thế giới và đem lại tốc độ Internet siêu nhanh, đáng tin cậy. Điều này mở ra cơ hội mới cho các ứng dụng y tế từ xa, tự động hóa công nghiệp và phát triển xe tự hành.

6. Xử Lý Ngôn Ngữ Tự Nhiên (NLP - Natural Language Processing)

NLP đang phát triển đáng kể, cho phép máy tính hiểu và tương tác với ngôn ngữ tự nhiên. Nó đã cung cấp trợ lý ảo thông qua ứng dụng như Siri và Google Assistant, và cải thiện tìm kiếm trực tuyến và phân tích dữ liệu văn bản.

Các xu hướng này đang thay đổi cách chúng ta làm việc, sống và giao tiếp, và tạo ra cơ hội mới trong nhiều lĩnh vực khác nhau

Vai trò của công nghệ số đối với doanh nghiệp

Công nghệ số đã chuyển đổi cách chúng ta làm việc và quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện. 

1. Tăng năng suất và hiệu quả

Công nghệ số cung cấp các công cụ tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp nâng cao hiệu quả của hệ thống, sản phẩm và dịch vụ. Điều này giúp tăng năng suất nhân viên và giảm thời gian cần thiết cho các tác vụ lặp đi lặp lại. 

Ví dụ, hệ thống quản lý quy trình tự động (workflow management system) có thể theo dõi và phân phối công việc một cách hiệu quả. Từ việc theo dõi các quy trình và luồng dữ liệu đến quản lý danh sách và hồ sơ nhân viên, công nghệ có thể tối ưu hóa hoạt động và giảm chi phí, đem lại lợi ích cho cả hai bên. Với quy trình hợp lý, các công ty có cơ hội tăng trưởng nhanh chóng.

2. Cải thiện quá trình ra quyết định

Ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp xử lý, khai thác và phân tích dữ liệu nhanh chóng, từ đó tạo ra các báo cáo biểu đồ đa dạng và tự động hóa, góp phần quan trọng trong việc ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.

3. Kết nối và làm việc từ xa

Công nghệ số cho phép người làm việc từ xa kết nối và làm việc một cách hiệu quả thông qua các ứng dụng và công cụ trực tuyến. Điều này tạo ra sự linh hoạt trong cách chúng ta làm việc và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về văn phòng và di chuyển.

4. Tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Công nghệ số cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và sản phẩm tốt hơn thông qua ứng dụng di động, trang web tùy chỉnh và khả năng tương tác trực tuyến. Điều này tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn và là tiền đề cho sự tăng trưởng về brand love, brand loyalty cho doanh nghiệp. 

5. Quản lý tài nguyên và chuỗi cung ứng

Công nghệ số giúp tăng cường khả năng theo dõi và quản lý tài sản, tài nguyên, nguồn lực và chuỗi cung ứng một cách chính xác thông qua các quy trình được tự động hóa và “all-in-one” trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm lãng phí.

6. Cải thiện an toàn & bảo mật thông tin

Công nghệ số là một trong những nguyên nhân gây ra tình trạng tội phạm mạng và vi phạm dữ liệu ngày càng gia tăng, do đó, nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nên các hệ thống bảo mật thông tin và đảm bảo quyền riêng tư của người dùng. Hầu hết các doanh nghiệp lưu trữ tài sản của họ trên đám mây hoặc điểm cuối, do đó, họ đang tận dụng hiệu quả công nghệ số để xây dựng nên các biện pháp nghiêm ngặt nhằm bảo vệ thông tin của doanh nghiệp & khách hàng. 

7. Kích thích sáng tạo và sự đổi mới liên tục

Công nghệ số giúp: 

• Tự động hóa hoàn thành các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động sáng tạo, kích thích hơn. 

• Cung cấp một môi trường làm việc và nghiên cứu tiến bộ hơn, cho phép doanh nghiệp thử nghiệm các ý tưởng mới dễ dàng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và ra mắt sản phẩm tại thị trường. 

• Thu thập phản hồi từ khách hàng qua các ứng dụng xã hội và phản hồi từ trang web, qua đó có thêm ý tưởng sáng tạo mới cho sản phẩm của mình. 

8. Tạo lợi thế cạnh tranh

Doanh nghiệp phải đảm bảo lợi nhuận gia tăng đều đặn qua từng năm. Trước áp lực cạnh tranh đó, công nghệ số đã trở thành lợi thế mà mọi công ty sử dụng để đi trước một bước so với các công ty cùng ngành. Số liệu được phân tích tự động hóa cũng góp phần giúp bạn ra những quyết định, chiến lược vượt trội so với đối thủ cạnh tranh. Việc AI có thể dự đoán các xu hướng thị trường mới cũng giúp bạn có một chuẩn bị tốt trước khi bắt tay vào việc sử dụng các xu hướng công nghệ mới nổi.

9. Tối ưu hóa chi phí & thời gian 

Công nghệ số có khả năng giảm thiểu chi phí vận hành, tiết kiệm thời gian làm những công việc lặp đi lặp lại; quản lý tồn kho hiệu quả và tối ưu hóa chi phí tiền lương qua các quy trình kinh doanh được tự động hóa.

Nhìn chung, công nghệ số không chỉ là một công cụ hữu ích mà còn là một yếu tố quyết định trong sự thành công của doanh nghiệp hiện đại. Nó giúp tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Lark Suite và những ứng dụng trong doanh nghiệp

Lark Suite cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ có ứng dụng công nghệ số giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc tự động, nâng cao hiệu quả quản lý dự án, cũng như cải thiện hiệu suất của nhân viên. 

1. Lark Messenger - Ứng dụng giao tiếp và cộng tác thông minh

Không chỉ đơn thuần là ứng dụng trò chuyện và chia sẻ tệp tin, Lark Messenger còn là trung tâm giao tiếp - "bộ não" vận hành của cả nền tảng. Bạn có thể nhận thông báo tự động từ chatbot và thực hiện các tương tác liên quan đến Lark Base, Lark Approval,...  ngay trên cửa sổ chat dưới dạng tin nhắn Message Card mà không cần chuyển sang ứng dụng khác. 

Đồng thời, bạn có thể tổ chức, sắp xếp các cuộc trò chuyện cá nhân, theo nhóm hoặc theo phòng ban một cách hiệu quả với nhiều tính năng tự động. 

Ví dụ: bạn không phải tạo thủ công các nhóm trò chuyện theo phòng ban vì nó sẽ được tự động đồng bộ theo sơ đồ tổ chức đã được cài đặt trong Suite Admin (bao gồm cả việc thêm thành viên mới/ xóa đi thành viên cũ). 

2. Lark Base

Lark Base là một hệ thống cơ sở dữ liệu cho phép người dùng tổng hợp, xử lý và khai thác thông tin, từ đó tạo ra các quy trình tự động mà không cần dùng đến code. Một số tính năng nổi bật của Lark Base có ứng dụng công nghệ số như: 

• Cung cấp 25+ loại trường dữ liệu, trong đó có tính năng tự động điền bằng công nghệ AI

• Đa dạng chế độ hiển thị dữ liệu, trong đó có chế độ Tạo & trực quan hóa báo cáo tự động theo nhu cầu

• Tạo quy trình xử lý tự động bằng Lark Base Automation theo điều kiện “Nếu… thì”

• Phân quyền và quản lý dữ liệu nâng cao

3. Lark Docs

Lark Docs là công cụ tạo, thiết kế và quản lý tài liệu giúp bạn trực quan hóa mọi ý tưởng nội dung từ văn bản, hình ảnh, video, flowchart, bảng biểu, sheets, mindmap,... đến các định dạng tài liệu khác ngay trên docs mà không cần chuyển sang các ứng dụng, công cụ khác. Các công cụ và bộ tiện ích tối ưu được tích hợp trong Lark Docs giúp đưa trải nghiệm cộng tác nội dung của bạn lên tầm cao mới.

4. Lark Wiki

Lark Wiki là giải pháp quản lý thông tin, lưu trữ dữ liệu và nguồn tri thức nội bộ dành cho mọi tổ chức, doanh nghiệp. Tính năng này cho phép doanh nghiệp có thể tạo, sắp xếp và quản lý đa dạng các loại nội dung, thông tin phong phú và chia sẻ tới toàn bộ nhân viên của mình.

Với Lark Wiki, bạn có thể: 

• Sắp xếp và hệ thống hóa kho tri thức thành các chủ đề trực quan. Không giống như Lark Docs, mỗi tệp tài liệu trong Lark Wiki có thể được sắp xếp thành các cây nội dung với nhiều phần khác nhau, giúp quản lý và tổ chức thông tin hiệu quả và tập trung hơn

• Dễ dàng phân quyền để quản lý nội dung

• Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

• Hỗ trợ nhúng các dữ liệu từ Confluence, Word, Excel, CSV, XMind và các định dạng khác

5. Lark Approval

Ứng dụng công nghệ số trong Lark Approval là việc tạo và quản lý các quy trình phê duyệt tự động trong doanh nghiệp. Với Lark Approval, người dùng có khả năng tạo ra các quy trình phê duyệt đơn giản nhưng hiệu quả cho bất kỳ sự kiện hoặc công việc nào.

• Dễ dàng thiết kế và tùy chỉnh các mẫu phê duyệt

• Tự động hóa quy trình phê duyệt bằng công cụ lập trình no-code

• Tích hợp với Lark Messenger để tạo thông báo phê duyệt tự động

6. Lark Attendance

Lark Attendance là giải pháp quản lý chấm công chuyên nghiệp và thông minh, giúp nhân viên điểm danh dễ dàng và nhanh chóng bằng cách sử dụng ứng dụng Lark trên điện thoại di động thông qua công nghệ định vị GPS, Wifi hoặc điểm danh bằng các thiết bị máy chấm công có khả năng kết nối được với Lark.

Doanh nghiệp có thể sử dụng Lark AnyCross để đồng bộ dữ liệu chấm công từ Lark Attendance sang Lark Base (một cách tự động theo thời gian cố định thay vì nhập dữ liệu thủ công). Điều này giúp tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu chấm công, tạo báo cáo chấm công chi tiết trên một giao diện duy nhất là Lark Base.

7. Lark Calendar

Lark Calendar là ứng dụng lịch làm việc trực tuyến, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Nó cho phép người dùng tạo sự kiện, chia sẻ lịch làm việc và thậm chí tổ chức cuộc họp trực tuyến, giúp tối ưu hóa thời gian và tài nguyên.

8. Lark Task

Lark Task là một phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp tổ chức, phân công, theo dõi nhiệm vụ và quản lý dự án một cách hiệu quả hơn trong các dự án công việc lớn.

Một số tính năng nổi bật của Lark Task như:

• Thêm task con (sub-task)

• Tạo các task định kỳ (lặp lại theo chu kỳ cụ thể)

• Cài đặt nhắc nhở nhiệm vụ

• Tạo task cho nhiều người cùng một lúc; Chia sẻ task trong Lark Messenger; Xem lịch sử chỉnh sửa của một task hay Theo dõi tiến độ của một task dù bạn không là người đảm nhiệm

• Quản lý multitask hiệu quả với chức năng lọc và nhóm task thông minh

9. Lark Minutes

Lark Minutes là một tính năng đặc biệt trong Lark Suite giúp tự động hóa việc ghi lại nội dung của cuộc họp dưới dạng văn bản và âm thanh. Người dùng khi tham gia cuộc họp sẽ tự động nhận được các tài liệu này sau khi cuộc họp kết thúc. Nội dung văn bản và âm thanh sẽ được hiển thị song song để người dùng dễ dàng xem lại và đối chiếu thông tin. 

Đặc biệt, bản ghi lại dưới dạng văn bản sẽ được quản lý, lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ như những tài liệu thông thường khác. Người dùng có thể dịch lại nội dung cuộc họp sang ngôn ngữ khác theo nhu cầu ngay trên Lark Minutes mà không cần sử dụng các công cụ khác. 

Điều này rất hữu ích khi doanh nghiệp cần làm việc với đối tác nước ngoài hoặc trong các cuộc họp đa ngôn ngữ.

10. Lark AnyCross

Lark AnyCross là một tính năng mới mạnh mẽ được Lark Suite ra mắt vào năm 2023. Lark AnyCross tích hợp nhiều chức năng kết nối dữ liệu, giúp doanh nghiệp tạo ra các quy trình làm việc tự động thông qua phương pháp kéo & thả low-code. Quy trình này có thể được thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:

• Kết nối các ứng dụng, hệ thống trong Lark Suite lại với nhau. Ví dụ, bạn có thể dùng Lark AnyCross để kết nối dữ liệu từ Lark Attendance về Lark Base để dễ dàng theo dõi số liệu chấm công và tạo bảng lương nhanh chóng hơn.

• Kết nối Lark Suite với các hệ thống bên ngoài như Jira, Trello,... từ đó tự động hóa quy trình làm việc và kết nối dữ liệu dễ dàng hơn, gia tăng hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Các tính năng của Lark Suite đảm bảo các yếu tố như dễ sử dụng, triển khai và tùy biến. Nhờ tích hợp công nghệ số và “all-in-one” trên một nền tảng duy nhất, Lark Suite giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và trải nghiệm làm việc. Đặc biệt, Lark Suite có khả năng mở rộng và tích hợp không giới hạn mà vẫn đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cho người dùng.  

Hãy khám phá thêm về những lợi ích của Lark Suite bằng cách trải nghiệm thực tế Lark Suite trong công việc. Vui lòng điền vào biểu mẫu dưới đây để nhận thông tin tư vấn triển khai từ Rikkei Digital. Chúng tôi tự hào là đối tác tư vấn triển khai đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam. Với sứ mệnh đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt trên tiến trình chuyển đổi số, Rikkei Digital sẽ mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp.