Lark Base - Công cụ tối ưu dữ liệu để quản lý dự án
Nghiên cứu cho thấy, chưa đầy 25% doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng phần mềm quản lý dự án, nhưng lại có tới một nửa trong số đó bị lãng phí tài nguyên do quản lý dự án kém.
Mục lục
Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đã trở thành một chủ đề thảo luận sôi nổi trên các diễn đàn trong năm qua. Nhiều sáng kiến ấn tượng trong các ngành công nghệ, bán lẻ, thương mại điện tử, chăm sóc sức khỏe,... trở nên bùng nổ trên thị trường, thiết lập các tiêu chuẩn mua hàng mới của người tiêu dùng và mở đường cho một nền kinh tế toàn cầu phát triển mạnh mẽ hơn. Tuy nhiên, những thành tựu đột phá như vậy thường được cho là nỗ lực của cả công ty, tổ chức lớn, trong khi các nhà quản lý dự án chỉ đơn giản là những người hùng thầm lặng.
Nghiên cứu cho thấy, nếu các công ty, tổ chức lớn không biết cách tích hợp đúng vai trò của người quản lý dự án vào trong chiến lược của mình thì tỷ lệ thất bại của các dự án có thể tăng gấp 2/3. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần có các công cụ và nguồn lực phù hợp để giúp họ thành công.
Chìa khóa cho vấn đề này chính là sử dụng phần mềm quản lý. Báo cáo cho thấy, chưa đến 25% doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm quản lý dự án, nhưng lại có tới 11,4% doanh nghiệp bị lãng phí tài nguyên do quản lý dự án kém. Nhận ra lỗ hổng này, Lark đã phát triển Lark Base - một công cụ giúp tối ưu hiệu quả quản lý dự án.
Lark Base là gì?
Lark Base là một công cụ quản lý dữ liệu sáng tạo dựa trên các trang tính, giúp tổ chức các nội dung theo cấu trúc một cách rõ ràng. Công cụ này giúp người dùng dễ dàng theo dõi một nguồn dữ liệu với nhiều chế độ xem khác nhau. Với tính năng lên danh sách các việc cần làm và hỗ trợ thu thập thông tin theo mục tiêu, Lark Base giúp việc quản lý dự án dễ dàng và linh hoạt hơn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.
Lark Base có thể phát huy sức mạnh của mình trong nhiều tình huống khác nhau, ví dụ như quản lý tác vụ, CRM, quản lý tuyển dụng, tạo nội dung,... Công cụ này được tích hợp trực tiếp trong Lark, vì vậy chỉ cần đăng ký sử dụng Lark và tích hợp dữ liệu vào trong Lark Base là bạn đã có thể theo dõi các dự án của mình ngay trên Lark.
Chế độ xem khác nhau cho các nhu cầu khác nhau
Bạn có biết điều gì khiến cho Lark Base trở nên đặc biệt so với các tính năng khác không? Bên cạnh hệ thống quản lý linh hoạt và hiệu quả, Lark Base còn có khả năng cung cấp các chế độ xem khác nhau đáp ứng theo từng nhu cầu cụ thể của người dùng.
Hãy xem các hình minh họa bên dưới đây, trên cùng một Lark Base, bạn có thể tạo nhiều kiểu hiển thị khác nhau từ 04 loại chế độ xem cơ bản: Chế độ xem dạng lưới, Chế độ xem Kanban, Chế độ xem Gantt và Chế độ xem thư viện.
Chế độ xem dạng lưới cho phép bạn thêm, chỉnh sửa, xóa và quản lý các trường và bản ghi
Chế độ xem dạng lưới có hình thức khá giống với bảng tính truyền thống, cung cấp chế độ xem toàn diện cho toàn bộ dự án.
Dạng xem này thường được sử dụng để tạo hoặc điều chỉnh cấu trúc bảng vì nó:
- Cho phép bạn nhanh chóng thêm và di chuyển các trường cũng như nhập dữ liệu một cách hiệu quả.
- Cho phép bạn chia nhỏ nhiệm vụ thành các hàng và cột, gắn thẻ các phòng ban và thành viên nhóm, dán hình ảnh và liên kết đến các tài liệu khác trong Lark.
- Nhờ có giao diện gần gũi và dễ đọc nên chế độ này thường được sử dụng để diễn giải các tác vụ và cập nhật thông tin dữ liệu của bảng.
Chế độ xem Kanban hiển thị mọi bản ghi dưới dạng thẻ và nhóm chúng theo điều kiện trong nhiều dòng
Là tính năng chỉ có ở Lark Base, chế độ xem Kanban cung cấp tất cả các lợi ích giống như chế độ xem Lưới nhưng có thể được sử dụng để nhóm và sắp xếp các bản ghi dữ liệu dựa trên các tiêu chí bạn mong muốn. Trong chế độ xem này, dữ liệu của cùng một danh mục sẽ được liệt kê trong cùng một cột.
Bạn có thể kéo thẻ Kanban để cập nhật dữ liệu lên phiên bản mới nhất và các thay đổi trong bất kỳ chế độ xem nào sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các chế độ xem khác trong cùng một bảng dữ liệu theo thời gian thực. Chế độ xem Kanban rất hữu ích cho việc quản lý cá nhân các thành viên, ứng viên và nhiệm vụ.
Chế độ xem Gantt cho phép bạn kiểm tra các mốc thời gian của dự án và kéo các mốc thời gian để chỉnh sửa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của chúng
Điều gì thể hiện rõ về quá trình triển khai của một dự án hơn một dòng thời gian? Chế độ xem Gantt hiển thị tiến độ của mọi nhiệm vụ với một thanh thời gian và rất hữu ích cho việc quản lý dự án.
Người dùng có thể kéo và di chuyển thanh thời gian để sửa đổi các khoảng thời gian và nhấp vào biểu tượng cấu hình của chế độ này để tùy chỉnh màu sắc của thanh thời gian và các thông tin khác. Với việc sử dụng chế độ xem Gantt, người dùng có thể theo dõi nhiệm vụ của họ theo thời hạn, biết được đâu là những tác vụ cần ưu tiên và có những sắp xếp thời gian triển khai phù hợp.
>> Xem thêm: Sử dụng Gantt thế nào cho hiệu quả?
Chế độ xem thư viện giúp tạo thư viện cho hình ảnh, tệp PDF và tài liệu khác
Bạn có biết rằng 90% thông tin được não bộ xử lý là hình ảnh? Lark Base nhận ra rằng mọi người tiếp nhận thông tin khác nhau trong quá trình triển khai dự án. Chế độ xem thư viện sẽ hiển thị các bản ghi chứa hình ảnh, video hoặc các tệp đính kèm khác trong bảng để giúp việc quản lý nội dung trở nên trực quan hơn.
Trực quan hóa các thông tin dữ liệu
Lark Base hỗ trợ tạo các dashboard từ các cơ sở dữ liệu và liên túc cập nhật trong thời gian thực, giúp Doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các định hướng phân tích. Có nhiều loại hình biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều mục đích và định dạng dữ liệu.
Bên cạnh đó, khi tạo các dashboard trên Lark Base, người dùng có thể tùy ý lựa chọn các trường và bộ lọc dựa trên các mục đích và yêu cầu cá nhân. Người dùng cũng có thể chia sẻ các biểu đồ như một đường link độc lập thay vì phải chia sẻ toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu.
.png)
Khả năng tích hợp cùng Open AI
Hiện tại, phiên bản cập nhật mới nhất của Lark đã cho phép tích hợp Open AI ngày trên Lark Base. AI có thể hỗ trợ tạo các bản ghi dựa trên những câu lệnh và thông tin cho sẵn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Tự động hóa các quy trình phối hợp
Với tính năng Automation trên Lark Base, Doanh nghiệp có thể thiết kế các luồng làm việc, các quy trình phối hợp cộng tác giữa các phòng ban. Thông qua cài đặt các automation, người dùng có thể tùy chọn các hành động như gửi tin nhắn thông báo, đặt lịch cuộc họp, gửi email,... Việc tự động hóa các quy trình hỗ trợ giảm thiểu tối đa những sai sót trong việc phối hợp giữa các phòng ban.
>> Xem thêm: Tăng năng suất làm việc với 12 quy trình tự động dựa trên việc tích hợp Lark Base & OpenAI
Khả năng quản lý và tận dụng tối đa sức mạnh của dữ liệu
Một yếu tố quan trọng khác trong quản lý dự án là dữ liệu. Lark Base cung cấp các công cụ quản lý dữ liệu cao cấp để người dùng có thể dễ dàng tìm thấy và hiểu được các dữ liệu cần thiết để tối ưu các mục tiêu công việc.
Thiết lập các điều kiện nhóm để sắp xếp dữ liệu
Sử dụng công cụ Nhóm để đặt bất kỳ trường nào làm điều kiện nhóm. Dữ liệu sẽ được tự động phân loại và bạn có thể tiếp tục thêm các điều kiện nhóm khác để tinh chỉnh việc nhóm dữ liệu.
Lọc dữ liệu của bạn để khám phá các xu hướng
Trong công cụ Bộ lọc, bạn có thể chọn bất kỳ trường nào và tìm kiếm một tùy chọn làm điều kiện lọc. Ngay lập tức, Lark Base sẽ tự động hiển thị các dữ liệu phù hợp với điều kiện. Bạn có thể thêm nhiều điều kiện lọc hơn để thu hẹp tìm kiếm của mình và định vị chính xác dữ liệu mục tiêu.
Tính năng sắp xếp giúp người dùng theo dõi dữ liệu dễ dàng hơn
Bạn có thể sắp xếp các bản ghi của mình để chúng xuất hiện theo một thứ tự cụ thể theo các giá trị trong các trường cụ thể. Việc sắp xếp các bản ghi của bạn trong một chế độ xem không ảnh hưởng đến thứ tự của các bản ghi trong các chế độ xem khác. Nó chỉ áp dụng cho chế độ bạn đang sử dụng để xem bảng của mình.
Quản lý dự án được coi như xương sống của bất kỳ sản phẩm mới hoặc đổi mới nào. Nó đòi hỏi sự chi tiết, sự tổ chức khoa học và quan trọng nhất là các công cụ hiệu quả. Công nghệ được sử dụng cho Lark Base của Lark vượt xa công nghệ được dùng trong các công cụ quản lý dự án thông thường, cung cấp cho người dùng một loạt tính năng cho phép họ dễ dàng theo dõi tiến độ, cộng tác với các thành viên trong nhóm và có những phát hiện quan trọng thông qua dữ liệu.
Các chế độ xem khác nhau của Lark Base phục vụ nhu cầu của các nhóm khác nhau, giúp cho các cá nhân được giao nhiệm vụ hiểu hơn về nhiệm vụ của họ. Bên cạnh đó, bất kỳ ai cũng có thể sắp xếp, lọc và thứ tự hoá dữ liệu để cho ra những phân tích tốt hơn và từ đó phát triển các sản phẩm, dịch vụ chính xác và phù hợp hơn với người tiêu dùng.
Một số bài viết liên quan đến Lark Base:
Quý độc giả có thể xem thêm bài viết gốc tại đây.
