4 lưu ý cho doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm họp trực tuyến

Cho dù là làm việc từ xa hay tổ chức các cuộc họp trực tuyến để gặp gỡ khách hàng, đối tác, các phần mềm họp trực tuyến hiện nay đều đóng vai trò rất quan trọng trong việc kết nối giữa các cá nhân và tổ chức trên khắp thế giới. Các phần mềm này cài đặt đơn giản, dễ sử dụng và có chi phí hợp lý, giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi sử dụng trong nhiều trường hợp và ở mọi quy mô. 

Việc lựa chọn phần mềm họp trực tuyến phù hợp với doanh nghiệp là điều cần thiết. Bạn sẽ cần xem xét các yếu tố như: phần mềm đó cho phép bao nhiêu người tham gia cuộc họp, thời lượng mỗi cuộc họp là bao nhiêu, tương đương với các gói sử dụng, cũng như khả năng tích hợp với các phần mềm, ứng dụng khác,...

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng và những lợi ích của việc sử dụng phần mềm họp trực tuyến trong môi trường doanh nghiệp.

Lợi ích của họp trực tuyến so với họp trực tiếp

Vượt qua những rào cản về địa lý và múi giờ, các cuộc họp trực tuyến hiện nay đã giúp doanh nghiệp và mọi người kết nối và làm việc với nhau dễ dàng hơn. Không còn nghi ngờ gì nữa, các cuộc họp này đã mang lại vô số lợi ích làm thay đổi cách giao tiếp hiện đại. Cùng tìm hiểu những lợi ích của cuộc họp trực tuyến dưới đây

1. Tối ưu chi phí

Một trong những lợi ích của việc họp trực tuyến là tính hiệu quả về mặt chi phí. Các tổ chức có thể giảm đáng kể chi phí liên quan đến việc đi lại, ăn ở và thuê địa điểm. Bằng cách tiến hành các cuộc họp trực tuyến, các công ty có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, hướng nguồn vốn tiết kiệm được vào các khía cạnh kinh doanh quan trọng khác.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm số tiền đáng kể bằng cách tránh các chuyến công tác thường xuyên của nhân viên. Việc đi công tác không chỉ tốn kém về mặt chi phí mà còn khó khăn trong việc sắp xếp thời gian và lịch trình di chuyển. Mặt khác, các công ty khởi nghiệp có thể tận dụng tối đa ngân sách hạn hẹp của mình bằng cách sử dụng phần mềm họp trực tuyến thay vì thuê phòng họp trực tiếp ngoài ngân sách.

2. Tiết kiệm thời gian

Họp trực tuyến có thể tiết kiệm thời gian quý báu của tất cả những người tham dự. Việc di chuyển đến các địa điểm họp trực tiếp có thể tiêu tốn nhiều thời gian, đặc biệt là khi phải di chuyển ở khoảng cách xa hoặc tắc nghẽn giao thông. Với các cuộc họp trực tuyến, mọi người có thể truy cập trực tiếp từ văn phòng, nhà riêng hoặc bất kỳ địa điểm thuận tiện nào, loại bỏ hoàn toàn thời gian đi lại. 

Hiệu quả về mặt thời gian này giúp nâng cao năng suất làm việc và cho phép các nhân viên tập trung hơn vào các nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng.  

3. Linh hoạt về địa điểm

Một trong những ưu điểm của cuộc họp trực tuyến là nó mang lại sự linh hoạt và thuận tiện cho người tham dự. Không có ranh giới về địa lý, người tham dự có thể tham gia các cuộc họp từ các múi giờ khác nhau, giúp việc kết nối với các phòng ban, đội nhóm toàn cầu và khách hàng quốc tế trở nên dễ dàng hơn. 

Bạn có thể chọn một địa điểm phù hợp nhất để tham gia, miễn là có Internet, giúp nâng cao sự thoải mái và tập trung trong cuộc họp. 

Họp trực tuyến không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn mang lại tính linh hoạt và hiệu suất cao hơn trong công việc, đặc biệt là trong bối cảnh môi trường làm việc đang thay đổi nhanh chóng.

4. Tích hợp nhiều tính năng

Các ứng dụng họp trực tuyến thường tích hợp nhiều tiện ích như chia sẻ màn hình, trình bày tài liệu, cộng tác trong việc tạo & chỉnh sửa nội dung cũng như lưu trữ cuộc họp để dễ dàng tìm kiếm thông tin sau này. Việc tích hợp nhiều tính năng này giúp tăng cường hiệu suất trong việc trình bày thông tin và làm việc nhóm, thúc đẩy cuộc thảo luận tập trung hơn, đưa ra quyết định nhanh hơn và cải thiện quy trình làm việc dự án.

Các tính năng bổ sung như ghi chú và lưu trữ nội dung cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi và tham khảo thông tin sau này.

4. Thân thiện với môi trường

Việc tập trung vào các cuộc họp trực tuyến sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả của các hoạt động thân thiện với môi trường. Chúng làm giảm đáng kể lượng khí thải carbon liên quan đến hoạt động đi công tác truyền thống. Tác động môi trường của việc giảm đi lại bao gồm giảm phát thải khí nhà kính, giảm tiêu thụ năng lượng và tạo ra ít chất thải hơn. Bằng cách áp dụng các cuộc họp trực tuyến, các tổ chức có thể thể hiện cam kết của mình đối với sự bền vững và đóng góp cho một hành tinh xanh hơn.

5. Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Các cuộc họp trực tuyến giúp nhân viên đạt được sự cân bằng và lành mạnh hơn giữa công việc và cuộc sống. Họ không phải đi lại nhiều và có thể làm việc từ xa ở bất cứ nơi đâu, giúp quản lý thời gian tốt hơn, từ đó giảm căng thẳng và kiệt sức. Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống này không chỉ nâng cao sức khỏe tổng thể mà còn góp phần mang lại sự hài lòng trong công việc cao hơn và giữ chân nhân viên.

Những yếu tố doanh nghiệp tìm kiếm ở một phần mềm họp trực tuyến

Khi doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm họp trực tuyến, có một số yếu tố quan trọng mà họ nên xem xét để đảm bảo rằng họ chọn lựa phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần xem xét:

1. Chi phí và các gói sử dụng

Có lẽ chi phí luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp khi lựa chọn các phần mềm, giải pháp công nghệ. May mắn thay, nhiều phần mềm họp trực tuyến hiện nay cung cấp các gói sử dụng miễn phí với nhiều tính năng đa dạng, giúp các công ty vừa và nhỏ không có nhu cầu quá cao có thể tiết kiệm được chi phí.

Ngoài ra, các phần mềm họp trực tuyến cũng có chi phí không quá cao. Bạn chỉ cần đối chiếu nhu cầu, ngân sách cụ thể của doanh nghiệp với phạm vi, lợi ích của từng gói sử dụng để chọn ra một phần mềm phù hợp, tránh những sai lầm về chi phí do mua sắm không có kế hoạch. 

2. Tính năng

Yếu tố quan trọng tiếp theo chính là xác định những tính năng quan trọng nhất định phải có và những tính năng không cần thiết lắm. Bằng cách đó, khi đến lúc phải đưa ra quyết định, bạn sẽ đưa ra quyết định tốt nhất cho công ty của mình.

Một số tính năng phổ biến bạn có thể tham khảo đó là:

• Ghi âm: Nhiều công ty thích ghi lại các cuộc họp của họ, đặc biệt là những cuộc họp dài hơi, để mọi người có thể xem lại và học hỏi từ đó. Nó cũng hữu ích cho những người không thể tham dự một số cuộc họp nhưng muốn tìm hiểu thông tin.

• Trò chuyện: Việc lên tiếng phát biểu trong cuộc họp có thể gây lãng phí thời gian hoặc gián đoạn nội dung thảo luận trong cuộc họp. Đó là lý do tại sao thanh chat lại phổ biến và hữu ích trong các cuộc họp online, khi mọi người chỉ cần gõ những gì họ đang nghĩ.

• Chia sẻ màn hình: Đây có lẽ là một trong những tính năng nổi bật và gây đột phá nhất trong những năm gần đây của các phần mềm họp trực tuyến. Việc chia sẻ màn hình và trình bày nội dung trong tài liệu cùng một lúc giúp nâng cao hiệu quả truyền đạt và điều hướng người dùng tốt hơn là việc chỉ dùng lời nói.

• Phông nền ảo: Những năm gần đây, đặc biệt là từ khi đại dịch Covid-19 nổ ra, các phần mềm họp trực tuyến đã thêm tính năng tạo phông nền ảo cho những người tham dự buổi họp. Điều này không chỉ đem đến tinh thần vui vẻ, sáng tạo cho các cuộc họp, mà còn giúp cho người dùng thoải mái và tự nhiên hơn trong việc bật camera và không phải chia sẻ không gian thực tế của bản thân. 

• Biểu tượng cảm xúc: Một số phần mềm cho phép người tham dự sử dụng biểu tượng cảm xúc để bày tỏ ý kiến và cảm xúc cá nhân của họ một cách sáng tạo hơn, giúp nâng cao tính tương tác và cảm xúc vui vẻ trong cuộc họp mà không gây ra gián đoạn.

3. Bảo mật

An toàn thông tin là một yếu tố quan trọng. Phần mềm họp trực tuyến cần cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin của người dùng khỏi các mối đe dọa trực tuyến. Điều này bao gồm mã hóa dữ liệu, quản lý truy cập và chứng thực người dùng.

4. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Cần xem xét mức độ hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm và các đối tác chính của nhà cung cấp tại mỗi thị trường. Một dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động ổn định.

5. Tích hợp 

Đảm bảo phần mềm họp trực tuyến có khả năng tích hợp với các công cụ và ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, như chat, email, lịch, hoặc ứng dụng quản lý công việc. Nó cũng cần tương thích với nhiều nền tảng và thiết bị để người dùng có thể tham gia từ bất kỳ đâu.

Lark Meeting, công cụ họp trực tuyến tuyệt vời đến từ Lark Suite

Lark Meeting là một trong những tính năng được ưa thích của Lark Suite. Nó cung cấp một loạt các chức năng mạnh mẽ và tiện ích cho các cuộc họp trực tuyến trong doanh nghiệp. Các tính năng nổi bật của Lark Meeting có thể kể đến như:

1. Magic Share - Chia sẻ và cộng tác trên tài liệu cùng lúc

Magic Share là tính năng mới lạ và đặc biệt nhất trong Lark Meeting, giúp bạn: 

• Cùng nhau chỉnh sửa file làm việc ở nhiều định dạng khác nhau ngay trong cửa sổ họp mà không cần phụ thuộc vào người trình bày tài liệu.

• Có thể linh hoạt chuyển đổi trạng thái: từ xem tài liệu theo tốc độ cá nhân sang xem tài liệu theo tốc độ của người trình bày một cách nhanh chóng chỉ bằng 1 click chuột.

• Hoạt động trơn tru với Lark Docs và Lark Sheet và dễ dàng hiển thị mọi thay đổi cho nhóm cùng xem trong thời gian thực.

2. Livestream

Lark Meetings còn cho phép người dùng tạo các link phát livestream trên các trình duyệt. Mọi người có thể truy cập liên kết đó và theo dõi các cuộc họp, phiên thảo luận hoặc sự kiện quy mô lớn.

3. Phụ đề & Dịch tự động

Khi bật tính năng Phụ đề trong cuộc họp, Lark Meeting sẽ tự động phiên âm những gì người tham gia nói thành văn bản theo thời gian thực.

Đặc biệt, bạn có thể chọn dịch phần phụ đề này hoặc các đoạn chat trong cuộc họp sang ngôn ngữ đích mong muốn.

4. Phân chia cuộc họp thành các phòng họp nhỏ

Đối với các cuộc họp hay buổi học online cần chia nhóm để thảo luận dễ dàng hơn, bạn có thể dùng tính năng này của Lark Meeting để tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả. 

5. Hiệu ứng và biểu tượng cảm xúc

Bạn có thể dùng các hiệu ứng trong Lark Meeting như Phông nền ảo hoặc Bộ lọc để tăng chất lượng hình ảnh và đảm bảo sự riêng tư cho cá nhân.

Các biểu tượng cảm xúc đa dạng cũng giúp tăng tính tương tác và thảo luận trong các cuộc họp.

6. Tích hợp ứng dụng và đồng bộ trên nhiều thiết bị

Cuộc họp trong Lark Meeting có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác trong Lark Suite như Lark Messenger, Lark Task, Lark Docs..v.v, giúp tạo sự liên kết và hiệu suất làm việc tốt hơn.

Ứng dụng này cũng hoạt động trên nhiều nền tảng, bao gồm máy tính cá nhân, điện thoại di động và máy tính bảng,... giúp bạn tham gia cuộc họp từ bất kỳ đâu. 

7. Tính bảo mật

Với mức độ quan trọng của bảo mật thông tin trong cuộc họp trực tuyến, Lark Meeting tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế và cung cấp các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập.

Hãy để Lark Meeting giúp doanh nghiệp của bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Để trải nghiệm Lark Suite và Lark Meeting, và nhận sự hỗ trợ tận tâm từ đội ngũ chúng tôi, vui lòng để lại thông tin của doanh nghiệp trong mẫu đăng ký dưới đây. Rikkei Digital sẽ liên hệ với bạn ngay lập tức để bắt đầu hành trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp của bạn.