10 điều doanh nghiệp cần tìm kiếm ở một phần mềm quản lý dự án

Trong thời đại số hóa mạnh mẽ ngày nay, quản lý dự án là một phần quan trọng không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Tính chất phức tạp và khối lượng công việc liên quan đến các dự án đã đặt ra nhu cầu cần có các công cụ quản lý dự án hiệu quả hơn bao giờ hết. 

Báo cáo của Future Market Insights chỉ ra rằng, thị trường phần mềm quản lý dự án đang chiếm gần 35% doanh thu trên thị trường quản lý quy trình kinh doanh tổng thể. Thị trường dự kiến sẽ đạt được sức hút đáng kể trong những năm tới khi các tổ chức đang có xu hướng tích hợp các phần mềm quản lý dự án tự động để hoàn thành các nhiệm vụ và chức năng quản lý dự án cơ bản mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của phần mềm quản lý dự án và những yếu tố cần thiết để lựa chọn một phần mềm quản lý dự án phù hợp với doanh nghiệp. Đồng thời, khám phá sâu hơn về Lark Base, phần mềm giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo hiệu suất làm việc của mỗi dự án một cách xuất sắc.

Lợi ích chính của Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án đi kèm với những tính năng cần thiết giúp bạn lập kế hoạch dự án một cách hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc, quản lý các nguồn lực sẵn có và ứng phó với các vấn đề thay đổi một cách tối ưu. Các phần mềm cũng giúp tập trung giao tiếp và phối hợp giữa những bên liên quan trên một hệ thống duy nhất, giúp tối ưu chi phí và cải thiện chất lượng dự án.

Dù công ty bạn đang cung cấp sản phẩm/ dịch vụ gì, việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án phù hợp cũng có thể tạo ra tác động đáng kể. 

Cùng điểm qua những lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý dự án trong phần dưới đây:

1. Tối ưu hóa Lập kế hoạch và Lên lịch cho dự án

Lập kế hoạch và lên lịch cho dự án là một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong quản lý dự án, cho dù bạn đang áp dụng phương pháp quản lý nào. Với các phần mềm quản lý dự án hiện nay, người quản lý có thể thuận tiện tạo ra một kế hoạch quản lý nhất quán và ưu tiên công việc để đảm bảo sự thành công của dự án. Việc phân phối tài nguyên, xác định các yếu tố phụ thuộc, thiết lập thời hạn và tạo sản phẩm dự án cũng có thể được hoàn thành một cách thuận tiện và nhanh chóng trong thời gian ngắn.

Một khởi đầu tốt là nền tảng cho một dự án thành công, bởi vậy, tất cả các phần mềm quản lý dự án hiệu quả đều đi kèm với các tính năng giúp tối ưu hóa quá trình lập kế hoạch và lên lịch dự án thông minh, tự động. 

2. Cải thiện hiệu quả giao tiếp và phối hợp trong đội nhóm

Các dự án trong công ty thường bao gồm các thành viên đến từ các phòng ban khác nhau. Họ có công việc phải xử lý hằng ngày và có liên quan đến nhau, điều này khiến cho việc phối hợp giữa các thành viên trong dự án trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. 

Công cụ quản lý dự án không chỉ giúp bạn quản lý công việc mà còn cải thiện tương tác và làm việc nhóm một cách tốt hơn thông qua các tính năng đặc biệt:

• Trò Chuyện Trực Tiếp: Tính năng trò chuyện trực tiếp cho phép các thành viên trong dự án trò chuyện và thảo luận ngay lập tức. Bạn có thể tạo các cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm để thảo luận về các chi tiết cụ thể của dự án mà không cần gửi email hoặc tìm kiếm thông tin ở nhiều nơi khác nhau.

• Chia Sẻ Tài Liệu Trực Tuyến: Khả năng chia sẻ tài liệu trực tuyến cho phép bạn và nhóm làm việc trên cùng một phiên bản của tài liệu, đồng thời xem các thay đổi và bình luận. Điều này loại bỏ sự phụ thuộc vào email và đảm bảo rằng tất cả mọi người luôn làm việc với phiên bản tài liệu mới nhất.

• Truy Cập Từ Xa: Với tính năng truy cập từ xa, bạn có thể quản lý dự án từ bất kỳ đâu, mọi lúc. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc có các dự án phân tán. Bạn và nhóm có thể tiếp tục làm việc một cách hiệu quả mà không cần phải cùng có mặt tại một địa điểm cố định. 

3. Phân công công việc hiệu quả

Khó khăn trong việc quản lý dự án và phân công công việc hiệu quả, công bằng cho các thành viên trong nhóm sẽ được tối ưu nhờ các phần mềm quản lý dự án. 

Các thành viên trong nhóm cũng sẽ được hỗ trợ phần nào khi chỉ cần kiểm tra mức độ ưu tiên của các công việc trong dự án và lần lượt làm theo theo yêu cầu của người quản lý. Quy trình thực hiện còn được tối ưu hơn khi nhiều phần mềm hỗ trợ gửi lời nhắc tự động trước thời hạn để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả. 

4. Truy cập và chia sẻ tệp dễ dàng hơn

Việc truy cập và chia sẻ các tệp một cách an toàn trong quản lý dự án là điều rất quan trọng. Bạn có thể sử dụng drive chung để lưu trữ tài liệu nhưng rõ ràng, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ giúp tối ưu hơn quá trình tìm kiếm, truy cập và chia sẻ tài liệu. Bạn có thể gắn link tài liệu vào các luồng công việc cụ thể giúp nâng cao hiệu quả theo dõi và quản lý từng công việc. 

Phần mềm quản lý dự án cung cấp bộ nhớ nơi người dùng có thể thực hiện thay đổi, để lại phản hồi và chú thích một cách dễ dàng. Các phần mềm này cũng lưu lại nhật ký chỉnh sửa  để đảm bảo tính minh bạch của dự án trong nhóm.  

5. Nâng cao năng suất

Một ưu điểm lớn khác của phần mềm quản lý dự án là tối ưu hóa quá trình ra quyết định của các thành viên và cải thiện năng suất làm việc. Vì tất cả thông tin chi tiết quan trọng có thể được tìm thấy ở một nơi duy nhất nên bạn luôn có thể đưa ra quyết định sáng suốt trong thời gian ngắn nhất.

6. Theo dõi & đảm bảo tiến độ

Các phần mềm quản lý dự án hàng đầu cho phép người dùng theo dõi tiến độ dự án một cách thông minh và tự động bằng cách cung cấp các mốc thời gian, danh sách nhiệm vụ và báo cáo tiến độ chi tiết, từ đó nắm bắt được lộ trình và kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.

Những insights này giúp bạn có thể nắm bắt được các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng và giúp đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách.

7. Giảm thiểu rủi ro

Xác định những điểm nghẽn tiềm ẩn và áp dụng các giải pháp tối ưu là phẩm chất của một nhà quản lý giỏi. Với phần mềm quản lý dự án, các nhà quản lý có thể nâng cao chiến lược giảm thiểu rủi ro và nhận sự trợ giúp từ tất cả các nguồn lực sẵn có để triển khai các biện pháp ứng phó hiệu quả.  

Việc quản lý ngân sách và tài nguyên cũng trở nên dễ dàng hơn khi các phần mềm cung cấp một cái nhìn tổng quan về thiết bị, nhân sự và vật liệu cho các nhiệm vụ cụ thể và nhanh chóng kiểm tra tính khả dụng của chúng.

Điều này cải thiện hiệu quả chung của nhóm và cũng cho phép các nhà quản lý phân bổ nguồn lực sẵn có của họ một cách hiệu quả để tránh rủi ro dự án.

8. Tạo báo cáo, phân tích trực quan và tự động

Một phần mềm quản lý dự án tốt sẽ đơn giản hóa quy trình báo cáo và phân tích khi cho phép người dùng truy cập các báo cáo chi tiết và tùy chỉnh một cách nhanh chóng và tự động. Điều này đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào thông tin  cập nhật của dự án và các nhóm có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn một cách kịp thời.

Báo cáo có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các phòng ban hoặc bên liên quan cụ thể để mỗi người chỉ nhìn thấy những gì liên quan đến họ. Việc có tất cả dữ liệu này ở một nơi giúp các nhóm theo dõi tiến độ dễ dàng hơn, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và quản lý tài nguyên tốt hơn.

Những gì doanh nghiệp cần tìm ở một phần mềm quản lý dự án

Có quá nhiều phần mềm quản lý dự án trên thị trường, có những phần mềm có nhiều hơn những gì doanh nghiệp cần, nhưng lại có những phần mềm không có đủ khả năng tùy chỉnh cho phù hợp với dự án doanh nghiệp. Dưới đây là một số yêu cầu chung của một phần mềm quản lý dự án mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

1. Giao diện thân thiện: Quản lý dự án vốn dĩ là một công việc phức tạp với nhiều bên liên quan phải làm việc với nhau. Bởi vậy, một phần mềm có giao diện trực quan, sinh động và dễ gần sẽ giúp mọi người đơn giản hóa quá trình theo dõi và làm việc hiệu quả hơn. 

2. Quản lý Nhiệm vụ: Khả năng tạo, gán, và theo dõi nhiệm vụ của từng thành viên trong dự án. Bạn có thể tùy chỉnh mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, đặt thời hạn và cải thiện sự cộng tác.

3. Khả năng Mở rộng & Tích hợp Dễ dàng: Có khả năng tích hợp với các công cụ và ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, ví dụ như chat, email và lịch.

4. Theo dõi Tiến độ và Hiệu suất: Cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ dự án và hiệu suất cá nhân.

5. Bảo mật và Quyền truy cập: Đảm bảo rằng dữ liệu dự án được bảo mật và quản lý quyền truy cập.

6. Báo cáo và Thống kê: Có khả năng tạo báo cáo và biểu đồ để phân tích và trình bày thông tin dự án một cách trực quan.

7. Hỗ trợ Tùy chỉnh: Có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm quy trình làm việc và biểu đồ Gantt.

8. Hỗ trợ Kỹ thuật: Hỗ trợ kỹ thuật và khả năng giải quyết sự cố nhanh chóng.

9. Chi phí phù hợp: Tương xứng với ngân sách và quy mô của doanh nghiệp.

Lark Base, phần mềm quản lý dự án đến từ Lark Suite

Lark Base là một phần mềm quản lý dự án đa năng và hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quan trọng mà doanh nghiệp cần trong quản lý dự án.

1. Quản lý Nhiệm vụ Tùy chỉnh và Hiệu quả với Lark Base

Lark Base là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ với tính năng quản lý nhiệm vụ tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo, gán, và theo dõi nhiệm vụ của từng thành viên trong dự án một cách hiệu quả. 

Đặc biệt, Lark Base cung cấp các tính năng nổi bật sau:

Cơ sở dữ liệu tập trung, hỗ trợ lên tới 25+ loại trường dữ liệu khác nhau

Với hơn 25 trường dữ liệu phục vụ cho việc thu thập thông tin, dữ liệu trong dự án, Lark Base cho phép người dùng khai thác và xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau. Các trường dữ liệu của Lark Base đáp ứng được nhu cầu sáng tạo và quản lý dữ liệu nâng cao của doanh nghiệp. Nhờ đó, quá trình nhập và xử lý dữ liệu được đơn giản hóa, tối ưu thời gian và nhân lực cho các nhiệm vụ tiếp theo.

Đa dạng chế độ hiển thị dữ liệu

Lark Base được thiết kế với đa dạng giao diện hiển thị dữ liệu để phù hợp với nhu cầu mỗi cá nhân trong bộ phận. Với 6+ giao diện hiển thị dữ liệu (Grid view, Kanban view, Gantt view, Calendar view, Gallery view, Form view), Lark Base tối ưu trải nghiệm người dùng cho nhiều cấp độ khác nhau, từ nhân viên đến cấp quản lý đều dễ dàng theo dõi, quản lý tiến độ công việc của cá nhân và cả nhóm.

Quy trình xử lý tự động Lark Base Automation

Với tính năng Automation, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo các luồng làm việc tự động trên Lark Base và nâng cao quy trình phối hợp giữa các phòng ban bằng cách tích hợp với Lark Messenger và đẩy thông báo tự động dạng Message Card về tin nhắn của mỗi người.

Thông qua cài đặt các Automation, người dùng có thể tùy chọn các hành động như gửi tin nhắn thông báo, đặt lịch cuộc họp, gửi email,...

2. Tích hợp với các ứng dụng khác

Lark Base tích hợp mượt mà với các công cụ và ứng dụng khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng. Việc chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

• Tích Hợp Lark Messenger: Kết nối với Lark Messenger để gửi thông báo tự động và các thẻ tin nhắn (Message Cards) có chức năng tương tác trực tiếp về hộp tin nhắn cho người dùng, giúp tối ưu việc theo dõi và cập nhật tình hình. 

• Tích Hợp Lark Approval: Các đơn xin duyệt có thể được đồng bộ dữ liệu lên Lark Base qua Lark AnyCross để tối ưu hóa và tập trung dữ liệu 

• Tích hợp Lark Lark Docs: Hiện người dùng đã có thể tạo Docs ngay trong Lark Base, tạo ra một nền tảng làm việc hoàn chỉnh và tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.aaa

3. Báo cáo tự động

Lark Base cung cấp một tính năng mạnh mẽ cho phép tự động hóa việc làm báo cáo và thống kê, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ và hiệu suất của dự án một cách dễ dàng và trực quan:

• Tạo Báo Cáo Tùy Chỉnh: Bạn có thể tạo các báo cáo dự án tùy chỉnh dựa trên những yêu cầu cụ thể của dự án hoặc doanh nghiệp. Tính năng này cho phép bạn chọn các thông tin quan trọng để hiển thị và sắp xếp chúng theo cách bạn muốn. Bạn có thể tạo báo cáo tiến độ, báo cáo nguồn lực, hoặc bất kỳ loại báo cáo nào khác liên quan đến dự án của mình.

• Biểu Đồ Đồ Họa: Lark Base cung cấp khả năng tạo các biểu đồ đồ họa trực quan để minh họa dữ liệu dự án. Bạn có thể tạo biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ, biểu đồ cột để so sánh các chỉ số quan trọng, và nhiều loại biểu đồ khác. Điều này giúp bạn và đội ngũ của bạn hiểu rõ hơn về dự án và đưa ra quyết định dựa trên thông tin dễ đọc.

• Thống Kê Hiệu Suất: Lark Base cũng cung cấp tính năng thống kê hiệu suất, giúp bạn đánh giá khả năng hoàn thành dự án và hiệu suất làm việc của từng thành viên trong dự án. Bạn có thể theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ, sự hiệu quả của lịch làm việc, và nhiều chỉ số khác để tối ưu hóa quản lý dự án.

Nhờ tính năng làm báo cáo và thống kê của Lark Base, bạn có khả năng theo dõi và đánh giá dự án một cách chi tiết và trực quan, giúp đưa ra quyết định thông minh và cải thiện hiệu suất làm việc của dự án và doanh nghiệp.

4. Bảo mật thông tin

Lark Base đảm bảo bảo mật thông tin dự án và cho phép bạn quản lý quyền truy cập một cách tỉ mỉ. Dữ liệu quan trọng của bạn được bảo vệ đúng cách.

Có 2 cách để phân quyền & quản lý dữ liệu trong Lark Base:

• Phân quyền theo data: dựa trên các trường dữ liệu trong bảng

• Phân quyền theo hành động: chủ sở hữu có thể giới hạn các quyền xem, chỉnh sửa, bình luận, copy & paste, in, tải xuống,... của từng người trong team.

Với phiên bản Lark Pro, tính năng Phân quyền nâng cao còn cho phép người dùng phân quyền đến từng hàng, từng cột dữ liệu trong Lark Base.

Không chỉ có thể tùy chỉnh chế độ xem (công khai, khóa, riêng tư), Lark Base cho phép chuyển quyền sở hữu cơ sở dữ liệu giúp nâng cao vai trò và tính bảo mật của người quản lý.

Tính năng bảo mật và quyền truy cập của Lark Base giúp bạn an tâm khi quản lý dự án và thông tin quan trọng của doanh nghiệp, đồng thời giúp tối ưu hóa sự riêng tư và bảo mật dữ liệu.

Tính năng quản lý nhiệm vụ, tích hợp với các ứng dụng khác, khả năng tạo báo cáo tự động và bảo mật thông tin làm cho Lark Base trở thành lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp mong muốn cải thiện quản lý dự án và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Hãy để lại thông tin của bạn tại form bên dưới để nhận được sự tư vấn về cách Lark Base có thể giúp bạn và doanh nghiệp của bạn phát triển hiệu quả hơn trong quản lý dự án. Chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trên hành trình này.