Tầm quan trọng của phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt

Quản lý phê duyệt, dù trong một doanh nghiệp đa quốc gia hay một công ty vừa và nhỏ, đều đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển và thành công của tổ chức. Mặc dù nhìn từ bên ngoài, quản lý phê duyệt có vẻ như là một quy trình đơn giản, nhưng khi nhìn sâu vào bên trong, bạn sẽ thấy đây là một hệ thống phức tạp với số lượng phê duyệt lớn và những người liên quan đa dạng khác nhau. 

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có hệ thống sơ đồ tổ chức được phân cấp theo cách khác nhau, vì vậy, họ cần cơ sở hạ tầng chặt chẽ để xử lý các quy trình phê duyệt một cách mượt mà. Các quy trình này có thể đơn giản như phê duyệt nghỉ phép của nhân viên hoặc thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc có thể phức tạp hơn như ký kết các hợp đồng quan trọng.

Lợi ích của phần mềm quản lý phê duyệt

Sử dụng phần mềm quản lý phê duyệt mang lại nhiều lợi ích quan trọng hơn so với việc thực hiện phê duyệt thủ công. Cụ thể, bạn sẽ có được một không gian lưu trữ toàn diện và có logic cho tất cả các đơn từ và quy trình phê duyệt trực tuyến. Điều này cho phép bạn dễ dàng truy cập và xử lý phê duyệt bất kỳ lúc nào, đồng thời tiết kiệm thời gian, nhân lực để tạo ra một quy trình vận hành tự động hóa, một luồng xử lý chuyên nghiệp và thông minh hơn.

1. Tăng hiệu suất làm việc

Phần mềm quản lý phê duyệt giúp tối ưu hóa quy trình phê duyệt, giảm thiểu thời gian cần thiết để hoàn thành quy trình. Khi dữ liệu phê duyệt của các doanh nghiệp được số hóa lên các phần mềm, bạn sẽ nhận thấy rằng quy trình đã được đơn giản hóa bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

Một số phần mềm quản lý phê duyệt cho phép bạn tiếp cận và thực hiện phê duyệt từ xa trên nhiều thiết bị khác nhau. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm bớt thời gian bị lãng phí, cũng giúp bạn tập trung vào những nội dung và chiến lược quan trọng trong công việc.  

2. Giao tiếp & Cộng tác liền mạch

Sử dụng phần mềm quản lý phê duyệt sẽ giúp các bộ phận, phòng ban phối hợp với nhau liền mạch hơn trong q uy trình phê duyệt, tránh trường hợp chồng chéo trách nhiệm hay bị bỏ sót một bước trong quy trình. Các cá nhân, bộ phận cũng dễ dàng cộng tác, chia sẻ phương tiện và tài liệu cũng như duy trì hoạt động liên lạc hiệu quả.

3. Kiểm soát và theo dõi một cách minh bạch 

Phần mềm quản lý phê duyệt cung cấp khả năng theo dõi tất cả các bước trong quy trình phê duyệt một cách minh bạch và hiệu quả. Điều này giúp bạn kiểm soát và nắm rõ tất cả các sửa đổi trong yêu cầu phê duyệt và đảm bảo tính minh bạch, tránh sự hiểu lầm hoặc tranh chấp không đáng có. 

Ngoài ra, việc tự động hóa quy trình phê duyệt giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót do con người. Các quy tắc và định luật được thực hiện một cách chính xác và đáng tin cậy.

3. Linh hoạt

Phần mềm cho phép tùy chỉnh các quy trình phê duyệt theo nhu cầu cụ thể của tổ chức và quản lý quyền truy cập một cách tỉ mỉ. Bạn có thể xác định người nào có quyền thực hiện phê duyệt và linh hoạt trong từng giai đoạn khác nhau trong quy trình. 

4. Tiết kiệm thời gian & chi phí

Phần mềm quản lý phê duyệt giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn thời gian & chi phí trong việc tạo các đơn yêu cầu phê duyệt và điều này được thực hiện bằng cách tự động hóa các công việc thủ công và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

5. Bảo mật và lưu trữ

Dữ liệu phê duyệt và các thông tin trong quy trình được bảo mật một cách chặt chẽ. Dữ liệu liên quan đến các quy trình phê duyệt được lưu trữ an toàn và có sẵn để tra cứu trong tương lai. Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép. 

Các yêu cầu khi lựa chọn phần mềm quản lý phê duyệt cho doanh nghiệp

1. Tạo yêu cầu và mẫu phê duyệt

Để tiết kiệm thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần các phần mềm quản lý phê duyệt cung cấp sẵn thư viện các mẫu phê duyệt phổ biến, giúp việc tạo các đơn yêu cầu phê duyệt trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp, và trực quan hơn về mặt hình thức. 

Không chỉ vậy, với các mẫu này, bạn có thể thực hiện vô số thay đổi và cá nhân hóa nội dung theo nhu cầu của mình. 

2. Công cụ cộng tác

Không chỉ trong tài liệu, các phần mềm quản lý phê duyệt cũng cần có tính năng cộng tác để đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể phối hợp với nhau liền mạch trong thời gian thực, đồng thời hỗ trợ tối đa cho quá trình làm việc từ xa diễn ra hiệu quả.

Các thành viên có thể tag tên, nhận xét và gửi thông báo tới những người liên quan. Điều này giúp luồng phê duyệt diễn ra trôi chảy và tránh bỏ sót những thông tin quan trọng.  

3. Tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu với hệ thống hiện có

Phần mềm quản lý quy trình phê duyệt cần có khả năng tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu dễ dàng với các hệ thống và ứng dụng hiện có trong doanh nghiệp. Ví dụ như nền tảng CRM hoặc phần mềm quản lý dự án,... 

Điều này giúp đảm bảo sự liên kết liền mạch giữa các quy trình và công việc hiện tại mà doanh nghiệp đang sử dụng. Không chỉ giúp doanh nghiệp tránh sự gián đoạn trong quá trình chuyển đổi mà còn tận dụng được phần dữ liệu hiện có từ các hệ thống khác nhau để tạo ra quy trình hoàn hảo hơn.

Bạn có thể lấy dữ liệu chính xác từ Salesforce hoặc các nguồn khác vào đúng mẫu phê duyệt hiện có mà không mất thời gian hay lỗi do sao chép và dán. 

4. Khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có quy trình và yêu cầu riêng biệt. Phần mềm quản lý quy trình cần có tính linh hoạt để có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Từ việc định nghĩa các quy trình đơn giản đến tạo ra các luồng công việc phức tạp, khả năng tùy chỉnh là quan trọng để đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kinh doanh.

5. Phân tích & Báo cáo

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ phần mềm quản lý phê duyệt nào là báo cáo. Điều quan trọng là phải theo dõi từng bước và thay đổi được thực hiện bằng cách sử dụng phân tích và báo cáo về quá trình phát triển. Cũng cần có tính năng theo dõi lịch sử. 

6. Bảo mật và quyền truy cập

Bảo mật là yếu tố quan trọng không thể thiếu. Phần mềm quản lý quy trình cần đảm bảo rằng dữ liệu quy trình và thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo vệ đúng cách. 

Điều này bao gồm cơ chế xác thực, chính sách quyền riêng tư và kiểm tra mã hóa dữ liệu, đồng thời là quản lý quyền truy cập một cách chi tiết và các tính năng sao lưu nhằm đảm bảo tính bảo mật dữ liệu được đặt lên hàng đầu. Khả năng quản lý quyền truy cập cho phép doanh nghiệp kiểm soát người dùng nào có quyền truy cập và chỉnh sửa quy trình.

7. Tích hợp công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI)

Công nghệ đang tiến bộ nhanh chóng, và phần mềm quản lý quy trình cần có khả năng tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy, Cloud,.... AI có thể được sử dụng để tối ưu hóa quy trình, dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và cải thiện hiệu suất làm việc. Tích hợp AI giúp tạo ra mô hình quy trình thông minh hơn và thúc đẩy sự tự động hóa.

8. Giao diện thân thiện với người dùng

Khi nói đến giao diện người dùng, phần mềm phải tuân theo các nguyên tắc giao diện người dùng cơ bản để cung cấp cho nhân viên trải nghiệm người dùng liền mạch. Chỉ cần chạy thử trước khi đưa phần mềm vào sử dụng toàn thời gian là bạn có thể thấy được phần mềm có phù hợp với doanh nghiệp hay không.

Xem xét các yếu tố trên một cách kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra được phần mềm quản lý phê duyệt và đề xuất phù hợp nhất với quy trình làm việc của doanh nghiệp mình, đồng thời đáp ứng mọi nhu cầu và nâng cao trải nghiệm kinh doanh trên cả mong đợi. 

Lark Approval: Hiệu quả và linh hoạt cho Quy trình Phê duyệt Doanh nghiệp

Lark Approval là một giải pháp đáng tin cậy để quản lý và thiết kế các quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp. Với Lark Approval, bạn có khả năng dễ dàng tạo ra các quy trình phê duyệt đơn giản nhưng hiệu quả cho bất kỳ tác vụ hoặc sự kiện nào.

Lark Approval giúp tổ chức loại bỏ những quy trình phê duyệt phức tạp và rườm rà sử dụng giấy tờ truyền thống. Thay vào đó, mọi thứ diễn ra trực tuyến, đơn giản, hiệu quả và dễ dàng tiếp cận cho nhiều người trong tổ chức. Tất cả các giai đoạn của quy trình phê duyệt, từ việc tạo mẫu, thiết kế luồng, thông báo cho đến ra quyết định, đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp cải thiện tính tổ chức, gia tăng tốc độ xử lý và đảm bảo tính chính xác trong quá trình thực hiện công việc tại doanh nghiệp.

1. Thiết kế mẫu phê duyệt 

Sử dụng mẫu phê duyệt có sẵn

Lark Suite giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tạo đơn phê duyệt bằng cách cung cấp một thư viện mẫu phê duyệt với hơn 100 mẫu cho hơn 10 tình huống phổ biến khác nhau, như nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác, phê duyệt làm việc từ xa,... Các mẫu này cũng phù hợp với nhiều nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp như Nhân sự, Hành chính, Văn phòng, Kế toán,... Bạn có thể tìm kiếm mẫu theo danh mục hoặc từ khóa.

Tạo mẫu tùy chỉnh

Ngoài ra, bạn có thể thiết kế các mẫu phê duyệt theo nhu cầu cụ thể của bản thân hoặc phòng ban. Lark Approval cung cấp các form phê duyệt với công cụ kéo & thả trường thông tin (no-code) vô cùng đơn giản. Chỉ cần kéo thả các trường thông tin bên trái màn hình vào giao diện hiển thị trên di động (bên phải) là người dùng đã có thể tạo một mẫu phê duyệt cơ bản.

Các trường thông tin mà Lark Approval cung cấp bao gồm:

• Upload file, ảnh

• Trả lời theo đoạn văn bản ngắn hay nhiều dòng 

• Thêm số, số tiền, đơn vị tiền

• Lựa chọn đơn hay nhiều lựa chọn

• Chọn ngày tháng và khoảng ngày

• Chọn tải lên URL từ hệ thống khác thông qua webhook (phê duyệt liên kết)

• ….

Sau khi tạo mẫu phê duyệt, quản trị viên có thể thêm trực tiếp các mẫu được sử dụng thường xuyên lên Workplace của nhân viên để nhân viên có thể nhanh chóng thực hiện khi có các yêu cầu liên quan.

Tích hợp mẫu phê duyệt bên thứ ba

Lark Approval cung cấp tích hợp với mẫu phê duyệt từ các nguồn bên thứ ba. Điều này cho phép bạn xử lý thông tin phê duyệt trên Lark mà không cần thao tác trên nhiều nền tảng hoặc di chuyển dữ liệu nhiều lần.

2. Thiết kế quy trình phê duyệt

Lark Approval chia quy trình phê duyệt thành ba bước chính: Submit node, Approval node, và Handler node. Bạn có thể tạo quy tắc cho từng bước phê duyệt tương ứng, bao gồm yêu cầu người phê duyệt, phương pháp phê duyệt và quyền phê duyệt. 

Việc sắp xếp logic như thế này giúp quy trình phê duyệt diễn ra theo đúng luồng và tránh sai sót. Tại mỗi bước, bạn có quyền kiểm soát việc ẩn/hiện thông tin tùy theo người tiếp nhận là ai, cho phép người phê duyệt điền vào các trường dữ liệu cụ thể.

• Submit node: Đây là bước mà người dùng có thể thiết lập mẫu phê duyệt, chỉnh sửa thông tin và cài đặt quyền truy cập mẫu phê duyệt là ai, là cá nhân, phòng ban hay một nhóm chat cụ thể nào đó.

• Approval node: Bạn có thể thiết lập phương pháp phê duyệt tại bước này, bao gồm nhiều loại phân quyền khác nhau.
• • Người xây luồng & tạo form chỉ định quyền ngay trong form

• • Nhân viên làm đơn yêu cầu chỉ định người phê duyệt

  • Phòng ban chỉ định quyền

  • Nhóm chat chỉ định quyền

  • Phân quyền theo vai trò trong tổ chức

Ngoài ra, tại các bước phê duyệt khác nhau, người tạo luồng phê duyệt có thể cài đặt ẩn/hiện thông tin theo từng bước xử lý, đồng thời cho phép người phê duyệt được xem hay chỉnh sửa bất kỳ trường dữ liệu nào.

• Handler node: Tại bước này, người dùng chỉ có quyền tiếp nhận và xử lý thông tin mà không có quyền từ chối hoặc chấp nhận yêu cầu nào.

3. Giao diện trực quan, dễ sử dụng và có thể quay lại bước trước để chỉnh sửa quy trình

Một trong những điểm mạnh của Lark Approval là khả năng tiếp cận tới mọi người dùng. Cho dù bạn không có chuyên môn sâu về công nghệ, bạn vẫn có thể sử dụng Lark Approval để dễ dàng tạo một form phê duyệt theo nhu cầu với chức năng kéo thả đơn giản các thông tin cần thiết. 

Đặc biệt, với quy trình phê duyệt, bạn có thể quay lại bước trước để thiết lập lại quy trình khi thấy có sai sót hay điểm bất hợp lý trong quy trình. 

4. Tích hợp tốt với hệ sinh thái Lark Suite

Lark Approval tích hợp tốt với các ứng dụng và nền tảng khác trong hệ sinh thái Lark, đặc biệt là Lark Messenger. Điều này giúp nhân viên dễ dàng kết nối và phối hợp liền mạch trong công ty, đồng thời xử lý phê duyệt trên di động, PC và mọi thiết bị khác.

Như vậy, phần mềm quản lý phê duyệt, đặc biệt là Lark Approval, đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Từ việc tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu suất làm việc đến việc đảm bảo tính minh bạch, giảm sai sót và tăng tính linh hoạt - tất cả đều được cung cấp bởi các giải pháp này.

Chúng tôi khuyến nghị bạn trải nghiệm Lark Approval để thấy rõ cách nó có thể giúp bạn quản lý và tối ưu hóa quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp của mình. Đừng bỏ lỡ cơ hội cải thiện hiệu suất và tính hiệu quả của tổ chức bạn.

Hãy để lại thông tin của bạn vào form dưới đây để nhận cơ hội trải nghiệm Lark Approval một cách hoàn toàn miễn phí. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ phát hiện ra sự khác biệt mà nó mang lại.