5 Yêu cầu “tiên quyết” của một phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu

Bất cứ công ty nào hiện nay cũng đang phải đối mặt với nhu cầu số hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Một phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu (DMS) xuất sắc không chỉ cho phép lưu trữ tài liệu không giới hạn theo yêu cầu, mà còn thúc đẩy mạnh mẽ quy trình làm việc trong công ty và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp. Những lợi ích mà nó đem lại, những yêu cầu mà doanh nghiệp cần xem xét khi lựa chọn phần mềm, và cách tích hợp công nghệ mới để tối ưu hóa quản lý hồ sơ tài liệu. Hãy bắt đầu khám phá thế giới của quản lý hồ sơ tài liệu ngày nay. 

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu

• Cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên do dễ dàng truy xuất tài liệu.

• Năng suất tăng lên nhờ có nhiều thời gian hơn dành cho đổi mới và động não.

• Tính linh hoạt khi làm việc từ xa, điều này đã thu hút được nhiều lực kéo hơn bao giờ hết trong năm 2020-2021.

• Tổ chức tốt hơn các tài liệu dẫn đến phân loại tốt hơn. Với tính năng lập chỉ mục mạnh mẽ và tìm kiếm được thực hiện tốt, bạn có thể tìm thấy một tài liệu (hoặc thậm chí tất cả các tài liệu liên quan đến tài liệu bạn cần) dễ dàng và nhanh chóng hơn.  

1. Cải thiện khả năng cộng tác, phối hợp giữa các nhân viên 

Với khả năng lưu trữ tài liệu trên các nền tảng đám mây, nhân viên có thể dễ dàng truy xuất và chia sẻ thông tin, dữ liệu trên nhiều quy trình khác nhau, dù cho bạn đang làm việc ở văn phòng hay làm việc từ xa. 

Điều này tối ưu hơn rất nhiều so với việc sử dụng các giải pháp quản lý truyền thống. Bạn có thể chia sẻ và phối hợp với nhau trên các tài liệu điện tử dưới dạng liên kết an toàn chỉ với một cú nhấp chuột. DMS cũng lưu lại thông tin truy cập, chỉnh sửa của mọi người và thời gian chỉnh sửa. Ngoài ra, với tính năng tích hợp với các phần mềm khác, mọi thông tin liên quan đến tài liệu đều sẽ được chia sẻ, theo dõi và có thể xem được.

2. Tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu giúp bạn tăng cường hiệu suất làm việc một cách đáng kể. Thay vì phải tìm kiếm tài liệu trong ngăn kéo hoặc thư mục vật lý, bạn có thể dễ dàng tra cứu và truy cập hồ sơ từ máy tính hoặc thiết bị di động chỉ trong vài giây. Công cụ tìm kiếm nâng cao giúp bạn nhanh chóng định vị thông tin cần thiết, tiết kiệm thời gian đáng kể và giúp bạn tập trung vào công việc chính, cần động não nhiều hơn thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm.

2. Đảm bảo tính tổ chức và sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách hiệu quả

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu cho phép doanh nghiệp tổ chức và sắp xếp tài liệu một cách có hệ thống và thông minh hơn, qua đó phân loại tốt hơn. Với các tính năng sắp xếp đa dạng như tạo thư mục, tạo thẻ, lập danh mục tùy chỉnh để phân loại và nhóm tài liệu, việc tìm kiếm tài liệu (hoặc thậm chí tất cả các tài liệu liên quan đến tài liệu bạn cần) trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. 

Việc quản lý các phiên bản và sửa đổi trên tài liệu cũng trở nên đơn giản hơn, đảm bảo tính nhất quán và tránh việc lạc hậu với phiên bản cũ.

3. Tăng tính minh bạch và tiện lợi trong quá trình tìm kiếm và truy cập tài liệu

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu tạo điều kiện cho tính minh bạch cao hơn trong doanh nghiệp. Mọi người có thể truy cập tài liệu theo quyền truy cập được gán, đồng thời bạn có thể theo dõi ai đã truy cập và chỉnh sửa tài liệu. Việc chia sẻ tài liệu cũng trở nên tiện lợi hơn bao giờ hết, cho phép bạn chia sẻ tài liệu qua mạng nội bộ hoặc từ xa một cách an toàn và dễ dàng.

4. Hạn chế những bất lợi của tài liệu truyền thống

• Không gian lưu trữ tài liệu giấy có thể tốn một khoản tiền khá lớn, đặc biệt là ở những quốc gia có mức giá thuê mặt bằng cao như Mỹ hoặc EU. Việc có hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu, đồng thời ngăn chặn sự mở rộng mặt bằng của văn phòng.

• Chức năng sao lưu và phục hồi giúp tài liệu không bị mất hoặc bị rách. Tài liệu giấy cũng là đối tượng hứng chịu các thảm họa thiên nhiên khác như hỏa hoạn, lũ lụt.

• Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu cung cấp quyền truy cập rộng rãi vào các tài liệu hiện có sẵn ở phiên bản điện tử thay vì được in và lưu trữ trong một văn phòng hoặc tòa nhà.

5. Bảo mật thông tin

Bảo mật thông tin là một yếu tố quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn cả cho sự tin tưởng của khách hàng và đối tác. Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu cung cấp các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập, và theo dõi hoạt động truy cập tài liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng tài liệu quan trọng của bạn được bảo vệ và tuân thủ các quy định về bảo mật quốc tế và cục bộ.

Những lợi ích này làm cho việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu trở nên thiết yếu cho mọi doanh nghiệp, giúp họ nâng cao năng suất, tổ chức công việc tốt hơn, cải thiện tính minh bạch, và đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng.

Những yêu cầu cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu

1. Khả năng lưu trữ và quản lý tài liệu đa dạng

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu cần có khả năng lưu trữ và quản lý tài liệu đa dạng, bao gồm văn bản, hình ảnh, video, bản vẽ kỹ thuật, và các định dạng tài liệu khác. Khả năng lưu trữ lớn và linh hoạt giúp doanh nghiệp quản lý mọi loại tài liệu một cách hiệu quả và tiết kiệm không gian lưu trữ.

Đặc biệt, các tính năng tổ chức và sắp xếp tài liệu cần được đề cao. Một phần mềm quản lý cho phép tùy chỉnh không gian sắp xếp theo thư mục, thẻ, danh mục, chủ đề tùy chỉnh, cá nhân người tạo thư mục,... sẽ giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả hơn.  

2. Điều hướng và Tìm kiếm

Các tính năng Điều hướng & Tìm kiếm không chỉ giúp ích cho các công ty phải quản lý hàng trăm tài liệu mỗi ngày mà còn áp dụng cho các doanh nghiệp SMEs. Quá trình tìm kiếm phải đơn giản và toàn diện nhất có thể, với nhiều lựa chọn từ khóa hoặc thẻ. 

Phần mềm cần cung cấp các công cụ tìm kiếm nâng cao và hệ thống phân loại để người dùng có thể dễ dàng định vị và truy xuất tài liệu cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong công việc hàng ngày.

3. Khả năng tương thích với thiết bị di động

Không có gì mang lại sự linh hoạt hơn một phần mềm có khả năng sử dụng mượt mà trên các thiết bị di động. Tương lai và xu hướng của công nghệ thế giới cũng tập trung vào các trải nghiệm liền mạch trên di động. Một phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu có khả năng tương thích với điện thoại thông minh và máy tính bảng là một tiêu chí mà mọi doanh nghiệp quan tâm. 

4. Tích hợp với các ứng dụng và hệ thống hiện có

Để tối ưu hóa quá trình làm việc, phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu cần tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và hệ thống hiện có trong doanh nghiệp, chẳng hạn như chat, calendar, ứng dụng quản lý dự án, hoặc hệ thống lưu trữ đám mây. Tích hợp này giúp việc truy cập và chia sẻ tài liệu trở nên thuận tiện hơn và ngăn chặn sự phân mảnh thông tin.

5. Khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu riêng đối với việc quản lý tài liệu. Phần mềm cần cho phép tùy chỉnh giao diện, quy trình làm việc, và các trường dữ liệu theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với quy trình công việc hiện tại và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

6. Bảo mật và quản lý quyền truy cập

Bảo mật là một yếu tố quan trọng khi quản lý tài liệu quan trọng. Phần mềm cần cung cấp các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập dựa trên vai trò, và theo dõi hoạt động người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng tài liệu quan trọng không bị truy cập trái phép và tuân thủ các quy định về bảo mật.  

Lark Wiki: Giải pháp quản lý tài liệu cho doanh nghiệp

Lark Wiki là  nền tảng toàn diện cho việc lưu trữ và chia sẻ tri thức nội bộ trong mọi doanh nghiệp. Lark Wiki cho phép doanh nghiệp tạo, tổ chức và quản lý một loạt các loại thông tin và dữ liệu đa dạng, từ tài liệu văn bản đến hình ảnh và video. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để đội ngũ có thể đóng góp và cộng tác trên cùng một nền tảng, dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của họ. Các ưu điểm của Lark Wiki gồm có:

1. Không giới hạn hình thức lưu trữ

Lark Wiki không giới hạn hình thức sáng tạo và lưu trữ nội dung cũng như thông tin. Từ tài liệu văn bản (docs), bảng tính (sheets), sơ đồ tư duy (mindmap) đến cơ sở dữ liệu (database), mọi dạng thông tin đều được chào đón và tạo ra một cách linh hoạt. Điều này cho phép doanh nghiệp sáng tạo và chia sẻ kiến thức một cách tự do, không bị ràng buộc bởi hình thức.

2. Giao diện dễ sử dụng

Lark Wiki được thiết kế với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng, bất kể có kiến thức chuyên môn về công nghệ hay không.

Ngay cả khi bạn không có kinh nghiệm về công nghệ, bạn vẫn có thể dễ dàng tạo ra một không gian lưu trữ có giao diện trực quan, dễ sử dụng và tính thẩm mỹ cao. Đặc biệt, các tính năng và chức năng của Lark Wiki được sắp xếp và hiển thị một cách rõ ràng và dễ tìm, giúp bạn nhanh chóng tận dụng được các tính năng mà nó cung cấp mà không mất nhiều thời gian làm quen.

Hơn nữa, với tính năng kéo và thả thông minh, bạn có thể tạo, di chuyển và sắp xếp các thành phần trong thư viện của mình một cách nhanh chóng và tiện lợi, không cần phải mất nhiều thời gian hay kiến thức kỹ thuật.

3. Phân quyền trong Lark Wiki

Một trong những ưu điểm vượt trội của Lark Wiki nằm ở khả năng hỗ trợ người dùng xây dựng hệ thống phân quyền và kiểm soát thông tin. Tại đây, chủ sở hữu hoặc quản trị viên có toàn quyền điều chỉnh và cài đặt các quyền truy cập cho từng thành viên trong tổ chức, bao gồm quyền xem, chỉnh sửa, sao chép, in ấn, xuất bản, download nhằm bảo vệ cơ sở tri thức của doanh nghiệp.

Các tính năng phân quyền nâng cao cũng sẽ được tối ưu hơn khi bạn sử dụng phiên bản Lark Pro. 

Nhờ vào tính năng này, các thành viên cộng tác chỉ có thể truy cập và thực hiện các tác vụ trong trang nếu họ được cấp quyền từ quản trị viên. Điều này đảm bảo tính riêng tư và bảo mật cho từng phần thông tin. Hơn nữa, Lark Wiki cho phép người dùng theo dõi lịch sử phiên bản của mỗi tài liệu, giúp kiểm soát độ tin cậy và tính chính xác của thông tin.

4. Tìm kiếm hiệu quả với Lark Wiki

Một kho dữ liệu lớn có thể trở nên mơ hồ và vô ích nếu không thể tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Với Lark Wiki, bạn có thể tự tin tìm kiếm bất kỳ nội dung nào, bất kể ở đâu, và đặc biệt, bạn có thể làm điều này một cách nhanh chóng. Hệ thống bộ lọc mạnh mẽ của công cụ này giúp bạn thu hẹp kết quả, đảm bảo bạn nhận được thông tin chính xác và chi tiết nhất.

5. Bảo mật và quản lý an toàn tối ưu trên Lark Wiki

Sự an tâm về việc lưu trữ thông tin quan trọng là điều cốt lõi trong mọi doanh nghiệp. Lark Wiki đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất để đảm bảo tính bảo mật và an toàn của hệ thống thông tin của bạn. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể hoàn toàn yên tâm về việc lưu trữ thông tin trên nền tảng này.

Hơn nữa, Lark Wiki còn cung cấp cho người dùng khả năng báo cáo các hoạt động đáng ngờ. Điều này mang lại sự kiểm soát và khả năng xử lý nhanh chóng các vấn đề liên quan đến bảo mật, giúp tổ chức của bạn duy trì môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy.

6. Lark Wiki dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác

Lark Wiki thể hiện tính đa năng khi có thể tích hợp linh hoạt với nhiều ứng dụng và công cụ bên ngoài như Confluence, Word, Excel, CSV, XMind, và nhiều ứng dụng khác. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực khi "di chuyển thông tin & dữ liệu" lên Lark Wiki. Các thông tin và dữ liệu này có thể được dễ dàng chuyển đổi và đồng bộ hóa tự động, tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm bớt công việc thủ công.

Ngoài ra, việc tích hợp dễ dàng này giúp tạo ra một môi trường làm việc liền mạch, giúp các thành viên trong tổ chức truy cập thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn, tăng cường sự hiệu quả và tạo sự kết nối trong công việc hàng ngày.

Nếu bạn muốn trải nghiệm Lark Wiki và cùng chúng tôi khám phá những tiện ích tuyệt vời mà nó mang lại cho doanh nghiệp, hãy để lại thông tin của bạn ở form bên dưới. Chúng tôi sẽ liên hệ và hướng dẫn bạn cách bắt đầu sử dụng Lark Wiki để tối ưu hóa quản lý kiến thức và thông tin trong tổ chức của bạn. Hãy cùng nhau đưa việc hệ thống hóa quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp của bạn đến một tầm cao mới với Lark Wiki!