Các tính năng cần có của phần mềm quản lý lịch làm việc

Quản lý lịch làm việc hiệu quả trong thời đại 4.0 trở thành một nhiệm vụ đầy thách thức, đặc biệt khi doanh nghiệp phải xử lý hàng loạt cuộc họp, dự án, và nhiều tác vụ khác cùng một lúc. Vấn đề xảy ra khi lịch làm việc trở nên phức tạp và khó kiểm soát. Chính vì thế, chúng ta cần sự hỗ trợ từ công nghệ để tối ưu hóa thời gian và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý lịch làm việc cho doanh nghiệp, cùng với những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một giải pháp phù hợp. Hãy cùng bắt đầu cuộc hành trình khám phá cách công nghệ trong việc giúp chúng ta b quản lý thời gian một cách thông minh và hiệu quả.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý lịch làm việc cho doanh nghiệp

1. Tăng hiệu suất làm việc

Phần mềm quản lý lịch làm việc giúp tối ưu hóa sự sắp xếp thời gian, ngăn chặn việc xung đột lịch làm việc giữa các cuộc họp hoặc dự án. Nhờ tính năng thông báo và nhắc nhở, người dùng có thể luôn biết được công việc tiếp theo của mình, từ đó tập trung vào công việc hiệu quả hơn. Điều này giúp tăng năng suất, giảm thời gian lãng phí và cải thiện chất lượng công việc.

2. Cải thiện sắp xếp công việc

Phần mềm quản lý lịch làm việc giúp tổ chức công việc một cách có hệ thống. Người dùng có thể xem toàn bộ lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để biết được mình đang làm gì, cần làm gì tiếp theo và khi nào. Việc này giúp ngăn ngừa xung đột thời gian và đảm bảo rằng mọi người đều thực hiện công việc đúng hạn.

3. Dễ dàng lên lịch cho các cuộc họp định kỳ

Với hầu hết các phần mềm quản lý lịch trình online, việc thiết lập các cuộc họp định kỳ cũng đơn giản như tạo lời mời. Bạn có thể dễ dàng xác định xem sự kiện sẽ xảy ra chỉ một lần hay thường xuyên và nếu không thì tần suất xảy ra như thế nào.

Bạn có thể sử dụng phương pháp này để đặt lời nhắc và thông báo. Ngoài việc tạo ra thông báo nhắc nhở định kỳ, chúng còn giúp người tham dự có được sự chuẩn bị chu đáo và tổ chức tốt hơn cho nhiều phiên họp.

Các cuộc họp định kỳ thường diễn ra giữa các cấp C-levels hoặc là cuộc họp chung quan trọng của team mỗi tuần, tháng, quý, do đó chúng đều mang tính chất quan trọng và không thể bỏ qua. Điều này khiến tính năng lên lịch định kỳ trở nên cần thiết cho mọi phần mềm quản lý lịch trình. 

4. Minh bạch và cân bằng các nhiệm vụ

Với việc mọi lịch trình cá nhân và lịch trình chung của một người được hiển thị lên giao diện của phần mềm, bạn có thể theo dõi dễ dàng lịch trình của họ và những người liên quan trong team mà không cần mất thời gian hỏi trực tiếp. Từ đó, xác định được thời gian rảnh và cam kết của từng nhân viên, qua đó hỗ trợ phân công nhiệm vụ một cách cân bằng giữa các thành viên trong nhóm. 

Việc lưu trữ lịch nhóm một cách minh bạch và đầy đủ cũng giúp bạn biết được đồng nghiệp của mình đã làm gì, gặp ai và tham gia sự kiện gì. Dữ liệu như thế này cũng có thể được sử dụng để lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai.

5. Giảm xung đột lịch làm việc

Trong môi trường làm việc nhiều người và nhiều dự án, xung đột lịch làm việc có thể dẫn đến những sự cố nghiêm trọng. Phần mềm quản lý lịch làm việc cho phép người dùng xem lịch làm việc của đồng nghiệp và lập kế hoạch chung một cách dễ dàng. Điều này giúp tránh xung đột và cho phép mọi người làm việc cùng nhau một cách hòa hợp.

Các yêu cầu quan trọng cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý lịch làm việc

Khi doanh nghiệp đang xem xét việc chọn phần mềm quản lý lịch làm việc, có một số yêu cầu quan trọng mà họ cần xem xét để đảm bảo rằng công cụ này phù hợp với nhu cầu của họ. 

1. Thân thiện với người dùng

Một ứng dụng quản lý lịch trình cần có khả năng hiển thị và chia sẻ trực quan, thân thiện với người dùng. Nó cũng sẽ cần đảm bảo những yêu cầu về điều hướng và sự phát triển bền vững tối thiểu. Hơn nữa, nó cũng nên đơn giản hóa và hợp lý hóa quá trình cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.

2. Tích Hợp Hệ Thống

Phần mềm quản lý lịch cần phải tích hợp một cách dễ dàng với hệ thống và ứng dụng hiện có trong doanh nghiệp. Điều này giúp đồng bộ thông tin và tránh sự cố mất dữ liệu. Hãy đảm bảo rằng phần mềm có khả năng kết nối với các ứng dụng email, công cụ làm việc nhóm, và hệ thống CRM (Customer Relationship Management) nếu cần thiết.

3. Bảo Mật Và Quản Lý Quyền Truy Cập

Bảo mật là một yêu cầu quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu lịch làm việc của họ được bảo vệ đúng cách. Phần mềm cần cung cấp các tính năng bảo mật như chứng thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu, và khả năng quản lý quyền truy cập để kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa lịch làm việc.

4. Khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu

Mỗi doanh nghiệp có quy trình làm việc và nhu cầu riêng biệt. Phần mềm quản lý lịch cần phải cho phép tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của họ. Điều này bao gồm việc thay đổi cài đặt, thêm các trường dữ liệu tùy chỉnh, và điều chỉnh giao diện người dùng. Đặc biệt, sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể xem nhanh lịch trình của đồng nghiệp để lập các kế hoạch tương lai. Nhiều tùy chọn lịch và lời nhắc dựa trên vị trí và thời gian cũng rất hữu ích.

5. Khả năng cộng tác và chia sẻ

Bộ phận, phòng ban và doanh nghiệp của bạn phải có quyền truy cập vào lịch trình cá nhân của từng người, lời mời tham gia sự kiện và lịch chung của mỗi người. Trong ứng dụng, bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu, dự án, lịch và sự kiện.

6. Khả năng tương thích đa nền tảng

Điều quan trọng là phải có sự hỗ trợ đa nền tảng vì không phải ai cũng có quyền truy cập vào cùng một nền tảng. Bất kể mọi người sử dụng thiết bị nào, mọi người đều ở trên cùng một trang, loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều ứng dụng.

7. Đồng bộ hóa lịch tự động

Việc sử dụng tính năng đồng bộ hóa tự động có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Điều lý tưởng là mọi cập nhật lịch được chia sẻ với bạn cũng sẽ đồng bộ hóa với tài khoản của những người khác. Ngoài việc đồng bộ lịch tự động,  nhiều ứng dụng lịch còn có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác.

Hãy nhớ rằng, việc chọn phần mềm quản lý lịch làm việc cần phải căn cứ vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng họ sẽ có một công cụ hữu ích để tối ưu hóa quản lý thời gian và công việc.

Những tính năng nổi bật của Lark Calendar

1. Sắp xếp và quản lý lịch trình thông minh

Tối ưu thời gian sắp xếp lịch họp và đảm bảo mọi người trong tổ chức nắm bắt thông tin liên quan đến sự kiện là một phần quan trọng của việc quản lý thời gian và công việc. Dưới đây là cách mà Lark Calendar giúp bạn tiết kiệm thời gian và tạo sự hiệu quả trong việc quản lý lịch làm việc: 

1. Tạo Sự Kiện Và Mời Người Tham Gia: Khi bạn cần tổ chức một sự kiện, Lark Calendar cho phép bạn tạo một sự kiện với đầy đủ thông tin như thời gian, địa điểm, và người tham gia. Bạn có thể tìm kiếm và chọn người tham gia dễ dàng và gửi lời mời tham gia trực tiếp từ trang chỉnh sửa sự kiện.

2. Thêm Tệp Đính Kèm Sự Kiện: Bạn và các thành viên khác có thể thêm tệp đính kèm vào sự kiện. Điều này bao gồm các tài liệu như thông tin dự án, bảng dữ liệu và bản trình bày, đồng thời là một bản agenda trước để mọi người nắm bắt nội dung sự kiện. Điều này giúp người tham gia chuẩn bị trước cho cuộc họp bằng cách xem trước tài liệu liên quan.

3. Tìm Và Đặt Phòng Họp: Nếu bạn cần sử dụng một phòng họp, quản trị viên có thể thiết lập thông tin về tài nguyên phòng họp trước đó. Sau đó, các thành viên có thể dễ dàng kiểm tra, tìm kiếm và đặt phòng họp còn trống từ trang chỉnh sửa sự kiện.

4. Gửi/Trả Lời Lời Mời Sự Kiện: Sau khi bạn chỉnh sửa xong sự kiện, bạn có thể gửi lời mời sự kiện đến những người tham gia một cách nhanh chóng và dễ dàng. Người tham gia có thể trả lời bằng các tùy chọn Có, Không, hoặc Có Thể. Điều này giúp bạn theo dõi được trạng thái tham gia của mọi người.

Như vậy, Lark Calendar không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một quy trình thuận tiện và hiệu quả cho việc quản lý lịch làm việc và tổ chức các sự kiện quan trọng.

2. Cá nhân hóa các cài đặt

1. Đặt Giờ Làm Việc Cá Nhân: Lark Calendar cho phép bạn tùy chỉnh thời gian làm việc của mình, ví dụ: từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Khi bạn thiết lập các giờ làm việc cá nhân này, các thành viên khác mời bạn tham gia sự kiện ngoài khung giờ này sẽ nhận được lời nhắc: "Thời gian bạn chọn nằm ngoài giờ làm việc của người tham gia và họ có thể không tham gia được." Điều này giúp tạo sự hiệu quả khi sắp xếp cuộc họp và xem xét thời gian làm việc của từng thành viên.

2. Đặt Lịch Theo Múi Giờ: Lark Calendar cho phép bạn điều chỉnh múi giờ trên lịch, rất hữu ích khi bạn đi du lịch hoặc cần làm việc với các đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau. Bạn có thể thêm nhiều múi giờ khác nhau cùng lúc để theo dõi giờ địa phương ở các vùng khác nhau một cách thuận tiện.

3. Đặt Lời Nhắc Sự Kiện: Lark Calendar cho phép bạn đặt lời nhắc cho sự kiện tùy theo nhu cầu của mình, ví dụ, 5 phút hoặc 1 giờ trước khi sự kiện bắt đầu để chuẩn bị. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Đăng Ký Lịch để tạo và đăng ký các lịch công khai hoặc lịch cá nhân của người cụ thể, giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ các sự kiện quan trọng như các sự kiện lặp lại hàng tuần, hàng tháng, hoặc theo quý.

4. Trợ Lý Lịch Toàn Năng: Lark Calendar không chỉ giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả mà còn cung cấp cho bạn một trợ lý lịch trình toàn năng. Nó tự động thông báo cho bạn nếu có sự trùng lặp hoặc chồng chéo trong lịch làm việc, và đảm bảo rằng bạn không bao giờ bị áp lực bởi việc quản lý lịch làm việc của mình.

Nhờ vào những tính năng này, Lark Calendar không chỉ là một công cụ quản lý lịch đơn thuần mà còn là một trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý thời gian và cuộc sống hàng ngày một cách thông minh.

3. Hỗ trợ tổ chức cuộc họp

Khi bạn cần sắp xếp cuộc họp với thành viên trong nhóm, bạn có thể truy cập lịch của mọi người trong nhóm để tìm một khoảng thời gian phù hợp cho tất cả. Đặc biệt, bạn có thể chia sẻ lịch trình với nhóm thông qua group chat trên Lark Messenger nhờ vào khả năng tích hợp liền mạch giữa các tính năng trong Lark. Quy trình này chỉ mất 1 cú click chuột và bạn không phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau để giao tiếp và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

4. Sử dụng đa dạng các loại lịch khác nhau

4.1 Lịch thành viên nhóm

• Quản trị viên có khả năng tạo lịch cho toàn bộ thành viên trong nhóm và thiết lập phạm vi đăng ký.

• Thông tin về các sự kiện trong lịch sẽ hiển thị trong lịch cá nhân của từng thành viên trong phạm vi.

• Điều này giúp dễ dàng chia sẻ thông tin sự kiện, ví dụ như kế hoạch kỳ nghỉ và các buổi đào tạo chung.

4.2. Lịch công khai

• Lịch công khai cho phép tất cả thành viên trong tổ chức tìm kiếm và đăng ký sự kiện.

• Người đăng ký có quyền xem tất cả chi tiết về sự kiện trong lịch.

• Bất kỳ thành viên nào cũng có thể tạo lịch công khai khi cần thiết, giúp dễ dàng đồng bộ hóa tiến trình làm việc và chia sẻ thông tin với mọi người.

4.3 Lịch phòng họp

• Lịch phòng họp hiển thị thông tin về việc đặt phòng họp.

• Điều này giúp người tổ chức cuộc họp dễ dàng kiểm tra xem buổi họp đã được đặt ở phòng nào, phòng họp nào đang bận/trống và lên lịch đặt phòng trước.

4.4. Lịch đăng ký

Bạn có thể dễ dàng đăng ký lịch để theo dõi lịch trình của các thành viên khác, các cột mốc quan trọng của dự án và trạng thái bận/trống của phòng họp.

• Theo dõi lịch của các thành viên khác: Điều này giúp bạn dễ dàng xem lịch của người khác và tìm thời gian phù hợp để trò chuyện với họ.

• Đăng ký lịch công khai: Bạn có thể đăng ký lịch của các cuộc họp/ công việc công khai để nắm rõ tiến độ và các mốc thời gian quan trọng của dự án.

• Theo dõi lịch phòng họp: Thao tác này giúp bạn dễ dàng kiểm tra trạng thái bận/trống của phòng họp

5. Đồng bộ Lark Calendar với các lịch và ứng dụng khác

Lark Calendar đem lại tính tiện lợi tối đa nhờ vào khả năng đồng bộ hóa dữ liệu tự động với các công cụ quản lý lịch trình khác. Từ đó, bạn không phải thực hiện bất kỳ một thao tác thủ công nào trong quá trình đồng bộ hóa dữ liệu. Khi tạo sự kiện mới hoặc chỉnh sửa sự kiện trên một thiết bị, lịch làm việc sẽ tự động đồng bộ trên tất cả các thiết bị khác của nền tảng Lark.

Hơn nữa, Lark Calendar cũng hỗ trợ đồng bộ hóa với các ứng dụng lịch phổ biến khác như Google Calendar và Apple Calendar. Điều này có nghĩa rằng bạn có thể theo dõi mọi lịch trình từ một nền tảng duy nhất, không bị phân mảnh và tối ưu hóa hiệu quả theo dõi kế hoạch làm việc chung của bạn.

Hãy thử ngay Lark Calendar để trải nghiệm những tiện ích mà nó mang lại. Để bắt đầu, đừng ngần ngại để lại thông tin của bạn trong form bên dưới. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ liên hệ với bạn để hỗ trợ bạn cài đặt và tận dụng tối đa tiện ích của Lark Calendar. Cảm ơn bạn đã quan tâm và chúng tôi rất mong được hợp tác cùng bạn trong tương lai gần!