Tầm quan trọng của việc Tự động hóa Chấm công & Tính lương "all-in-one" với Lark Suite
Trước làn sóng thịnh hành của các công nghệ mới, các doanh nghiệp cần đẩy mạnh số hoá dữ liệu để tạo tiền đề vững chắc cho chuyển đổi số toàn diện.
Mục lục
Báo cáo của Alight Solutions cho thấy 40% công ty sẽ hiện đại hóa quy trình Chấm công & Tính lương vào năm 2023. Các số liệu thống kê của PeopleSonic cũng chỉ ra rằng việc áp dụng hệ thống tính lương tự động sẽ giúp giảm đến 80% chi phí tiền lương nói chung. Điều này đã bao gồm các chi phí phát sinh do sai sót xảy ra trong quá trình xử lý bảng lương, phiếu lương, và quản lý các dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn.
Những con số trên đã đặt ra thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện chuyển đổi số mô hình Quản trị nhân sự toàn diện.
Đã qua rồi cái thời có thể sử dụng các công cụ truyền thống để quản lý, phê duyệt & tính lương thủ công. Giờ đây, trước làn sóng thịnh hành của các công nghệ mới, các doanh nghiệp cần đẩy mạnh số hoá dữ liệu để tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển nhanh chóng và kiến tạo giá trị cho các mục tiêu trong tương lai.
Tầm quan trọng của việc Tự động hóa Chấm công, Tính lương trong doanh nghiệp
Tự động hóa đã nhanh chóng trở thành khẩu hiệu của các bộ phận Nhân sự ở khắp mọi nơi.
Trong nền kinh tế toàn cầu sôi động và có tính cạnh tranh cao như hiện nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc phải làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, đồng thời sử dụng ít nguồn lực hơn. Bạn cũng phải đối mặt với một sự lựa chọn khó khăn, đó là phát triển hoặc bị bỏ lại phía sau.
Áp lực phải trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn đang thúc đẩy nhiều doanh nghiệp đánh giá lại cách tiếp cận của nhân viên trong các nhiệm vụ quan trọng như quản lý chấm công, tính lương & báo cáo. Những công việc này thường tốn nhiều thời gian, công sức và có tính lặp đi lặp lại, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ cao về sai sót của con người. Suy cho cùng, cho dù nhân viên của bạn có siêng năng hay tinh mắt đến đâu, họ cũng chỉ có thể tập trung làm những công việc lặp đi lặp lại giống nhau trong nhiều giờ mỗi ngày.
Bằng cách kết hợp hệ thống Chấm công & Tính lương trong cùng một phần mềm, tự động hóa hai quy trình liên quan, bạn có thể tối ưu chi phí & thời gian cho các hoạt động kinh doanh. Điều này cũng giúp chuyển đổi liền mạch thời gian làm việc của nhân viên thành mức lương chính xác, tránh sai sót do chênh lệch dữ liệu, đồng thời tuân thủ chính sách nội bộ và các yêu cầu pháp lý về chế độ nghỉ phép, tăng ca, công tác, bổ sung công,...
Tựu chung lại, tự động hoá quy trình Chấm công, tính lương sẽ giúp bạn đảm bảo thời gian đang được sử dụng hiệu quả trong một tổ chức, gia tăng hiệu suất tổng thể, cải thiện tính chính xác, minh bạch và đảm bảo khả năng cập nhật & báo cáo real-time cho doanh nghiệp và các bên liên quan khác nhau.
Thực trạng quản lý Chấm công & Tính lương trong doanh nghiệp hiện nay
Bế tắc trong các quy trình xử lý thủ công, phức tạp
Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp hoạt động dựa trên mô hình Quản trị nhân sự truyền thống hiện nay đều đang mất rất nhiều thời gian để xử lý một quy trình Chấm công, Tính lương.
Các quy trình này không chỉ đơn giản là thu thập dữ liệu và tính toán từ một nguồn, mà còn yêu cầu một hệ thống giúp:
-
Xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
-
Tính toán theo đa dạng công thức và quy tắc
-
Gửi phiếu lương tự động đến từng nhân viên
-
Cập nhật & báo cáo hiệu suất real-time
Trước đây, việc thực hiện các quy trình này diễn ra rất thủ công. Các bộ phận Hành chính Nhân sự và Kế toán phải xử lý nhiều nghiệp vụ khác nhau, từ quản lý thông tin, dữ liệu giờ ra/vào, đơn phê duyệt từ nhiều nguồn khác nhau, đến quyết toán lương và tạo phiếu lương cho nhân viên, nhằm đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru. Chưa kể đến việc phải xử lý hàng núi giấy tờ và cấu trúc hồ sơ doanh nghiệp phức tạp luôn "sẵn sàng" khiến các nhân viên phải nổ tung đầu.
Khi các công ty phát triển lớn hơn, và sự tác động không nhỏ của Covid-19, các doanh nghiệp mới nhận ra lối quản lý, vận hành truyền thống đã không còn thực sự an toàn nếu không muốn nói là vô cùng rủi ro, tốn thời gian và kém hiệu quả, gây tổn hại đến lợi nhuận và kìm hãm sự đổi mới.
Trong thời đại ngày nay, với những thay đổi của công nghệ, các quy trình thủ công đã được hạn chế phần nào nhưng không phải tất cả. Quá trình Chấm công, Tính lương có thể giảm bớt nhân lực chuyên trách nhưng thay vào đó, nó đòi hỏi công ty phải xây dựng một hệ thống Chấm công Tính lương chuyên biệt, tách biệt khỏi các phần mềm cộng tác và giao tiếp khác tại công ty, dẫn đến một quy trình làm việc phân tách và thiếu hiệu quả.
Điều mà hầu hết các công ty cần là một hệ thống quản lý Chấm công, Tính lương được thiết kế tối ưu cho các thiết bị di động, tích hợp trực tiếp vào tính năng trò chuyện của công ty, hướng thẳng đến nhân viên chuyên trách và cung cấp cho người đó tùy chọn xử lý chỉ bằng các cú nhấp chuột đơn giản. Hệ thống này cũng phải hoàn toàn minh bạch, cho phép Quản trị viên nhanh chóng tra cứu toàn bộ quy trình Chấm công, Tính lương để nắm tình hình chung của công ty.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tối đa hóa nhân lực và giảm thiểu lãng phí tài nguyên, đồng thời có nhu cầu tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, thì một hệ thống như Lark Suite hay Lark Attendance trở nên vô cùng cần thiết.
Vai trò của việc tự động hóa quy trình Chấm công, Tính lương "All-in-One" với Lark Suite
Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn bắt đầu tiến trình chuyển đổi số từ phòng ban nhân sự. Hơn cả một trải nghiệm làm việc, tự động hóa quy trình Chấm công, Tính lương "All-in-One" với Lark Suite giúp doanh nghiệp nhận được những giá trị sau:
Tối ưu chi phí
Có lẽ lợi ích rõ ràng nhất của việc áp dụng giải pháp Chấm công và Tính lương tự động "all-in-one" chính là chi phí.
Điều này xảy ra do năng suất được cải thiện, khi tự động hóa giúp rút ngắn tối đa thời gian thực hiện quy trình. Hoặc có thể là nhờ giảm thiểu sai sót, loại bỏ các vấn đề phát sinh thường xảy ra trong quá trình chấm công và tính lương. Hơn nữa, tự động hóa còn giúp mang lại giá trị gia tăng cho các lĩnh vực nhân sự khác, bởi vì các chuyên viên Nhân sự có thể dành thời gian và tài năng của họ cho các dự án thay thế và phát huy tối đa tiềm năng cá nhân.
Cải thiện hiệu quả, năng suất
Sau chi phí thì có lẽ lợi ích lớn tiếp theo của việc tự động hóa quy trình "all-in-one" chính là việc thúc đẩy hiệu quả xử lý Chấm công, Tính lương. Điều này đặc biệt đúng đối với các tổ chức có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân viên trong công ty, khi bạn không còn phải thực hiện thủ công các quy trình như:
-
Đối chiếu thông tin nhân viên với dữ liệu chấm công
-
Tính lương dựa trên số giờ đi làm; số giờ nghỉ phép, tăng ca, công tác; bổ sung công của từng nhân viên
-
Xử lý các khoản thanh toán đặc biệt như thuế, công đoàn, bảo hiểm,...
Tại mỗi kỳ quyết toán lương, việc xử lý nhiều dữ liệu và tính toán đó thậm chí không thể thực hiện được đúng hạn với nhiều chuyên viên Nhân sự. Nhưng việc tự động hóa "all-in-one" trong Lark Suite có thể giúp bạn xử lý khối lượng công việc tương tự trong một khoảng thời gian ngắn, qua đó tập trung vào các công việc quan trọng hơn, đồng thời gia tăng trải nghiệm & sự hài lòng của nhân viên.
Giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người
Trong một hệ thống tích hợp như Lark Suite, thông tin về thời gian, giờ làm việc, nghỉ phép, tăng ca, và công tác sẽ được tự động đồng bộ sang dữ liệu chấm công để tính lương mà không cần những thao tác nhập liệu thủ công, loại bỏ sai sót.
Lark Suite cũng giúp bạn lưu trữ mọi dữ liệu trên cùng một nền tảng mà không phải duy trì việc tạo các tài liệu giấy tờ riêng biệt cho từng bộ phận.
Tự động hóa việc tính lương (payroll) & gửi phiếu lương (payslip)
Nhìn chung, việc xử lý bảng lương nhanh hơn và chính xác hơn đến từ việc bạn có thể tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu chấm công trên một bảng như Lark Base, sau đó áp dụng công thức để tự động hóa việc tính lương.
Lark cũng giảm đáng kể công việc thủ công liên quan đến việc tạo phiếu lương và gửi cho từng nhân viên theo SOP của công ty. Đặc biệt, trong webinar tới, Rikkei Digital sẽ chia sẻ về công cụ mới thay thế tính năng mở rộng DocuGenius của Lark trong việc tạo phiếu lương tự động.
Điều này giúp nhân viên hạnh phúc hơn, có động lực làm việc và tạo môi trường tích cực cho tất cả mọi người.
Bảo mật hiệu quả
Sự an toàn luôn được ưu tiên, và Lark cung cấp một giải pháp đảm bảo bảo mật dữ liệu. Báo cáo tự động dashboard trên hệ thống cũng giúp tổ chức theo dõi dễ dàng các thay đổi trong dữ liệu, bao gồm thông tin về người thực hiện và thời điểm thay đổi được thực hiện.
Ngoài ra, tại Hội thảo "Tự động hóa quy trình Chấm công, nghỉ phép & tính lương" diễn ra vào ngày 11/11/2023, Rikkei Digital sẽ chia sẻ tới doanh nghiệp cách tích hợp các tính năng trong Lark để tạo một quy trình Chấm công, Tính lương tự động. Đăng ký tham gia ngay để lắng nghe những chia sẻ từ chuyên gia.
_1.png)
Khởi động chuyển đổi số Quản trị nhân sự toàn diện với một nền tảng tích hợp và mở rộng không giới hạn
Mô hình Quản trị nhân sự đang thay đổi mỗi ngày trước thách thức của cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Thay vì quản lý nhân sự bằng vô số các hệ thống và phần mềm, mỗi hệ thống lại có giao thức vận hành và báo cáo khác nhau, việc chọn một hệ thống tích hợp và mở rộng như Lark Suite sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được rất nhiều chi phí & thời gian.
Rikkei Digital hy vọng được gặp các doanh nghiệp tại Webinar "Tự động hóa quy trình Chấm công, nghỉ phép & tính lương" để cùng chúng tôi giải đáp những câu hỏi liên quan đến chủ đề này!
![[RECAP] Webinar #1: "Tự động hóa Chấm công, Nghỉ phép & Tính lương cùng Lark Suite"](https://assets.digitalworkplace.vn/news/November2023/B3IJsKxDG5SLuy8heuik.png)
