Cách sử dụng tối ưu tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings
Tính năng Breakout Rooms - chia cuộc họp chính thành các phòng họp nhỏ, đang trở nên phổ biến trong các cuộc họp trực tuyến ngày nay.
Mục lục
Tính năng Breakout Rooms - chia cuộc họp chính thành các phòng họp nhỏ, đang trở nên phổ biến trong các cuộc họp trực tuyến ngày nay. Vậy tính năng này được Lark ứng dụng và triển khai như thế nào trong Lark Meetings? Hãy cùng Rikkei Digital khám phá khái niệm Breakout Rooms và những lợi ích mà nó mang lại trong bài viết dưới đây.
"Breakout Rooms" là gì?
Breakout Rooms là những không gian ảo được tạo ra để chia người tham gia trong một cuộc họp, hội thảo hoặc sự kiện trực tuyến lớn thành các nhóm nhỏ. Các nhóm nhỏ này có thể thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như lên ý tưởng hoặc tham gia vào một cuộc thảo luận chuyên sâu một cách tập trung hơn. Điều này giúp mỗi cá nhân có thể đưa ra ý kiến đóng góp một cách hiệu quả hơn. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ hoặc thảo luận, người tham gia có thể quay lại phòng họp chính.
Không thể bỏ qua tầm quan trọng của Breakout Rooms trong các cuộc họp trực tuyến. Tính năng này mang lại trải nghiệm linh hoạt và gia tăng tính tương tác. Ngoài ra, chúng còn cải thiện sự gắn kết thường khó đạt được trong môi trường trực tuyến truyền thống..
Tính năng Breakout Rooms đã được ứng dụng trong nhiều ngành khác nhau như giáo dục, đào tạo doanh nghiệp, quản lý dự án và thậm chí cả các buổi hội thảo cộng đồng. Một số nền tảng phổ biến cung cấp tính năng Breakout Rooms có thể kể đến như Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex và Lark.
Khám phá sức mạnh vượt trội của tính năng Breakout Rooms
Sử dụng tính năng Breakout Rooms sẽ mang lại rất nhiều lợi ích khi doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp và hội thảo trực tuyến. Breakout Rooms không chỉ khuyến khích người tham dự tương tác cùng nhau, nâng cao tính sáng tạo mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận chuyên sâu và cá nhân hóa trải nghiệm học tập.
Cải thiện tương tác và nâng cao tính sáng tạo
Một trong những lợi ích chính của Breakout Rooms là khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo trong team. Khi được chia vào các nhóm nhỏ, người tham gia có thể thoải mái chia sẻ ý tưởng và quan điểm của mình. Điều này tạo ra nhiều giải pháp sáng tạo hơn và làm phong phú các nội dung thảo luận. Phòng họp nhóm cũng gắn kết những nhân viên có quan điểm và thế mạnh khác nhau có cơ hội làm việc cùng nhau, khai thác tiềm năng cho những ý tưởng mới và hướng tới giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận chuyên sâu
Một lợi ích khác của Breakout Rooms là tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận chuyên sâu & tập trung. Trong cuộc họp hoặc sự kiện trực tuyến có quy mô lớn, người tham dự thường khó tiếp cận sâu vào các chủ đề hoặc vấn đề cụ thể mà không làm ảnh hưởng đến cuộc họp chung. Chính vì thế, Breakout Rooms đã tạo ra không gian riêng cho những cuộc thảo luận tập trung này, cho phép người tham dự có cơ hội khám phá các chủ đề cụ thể và chi tiết hơn. Điều này không chỉ làm phong phú thêm trải nghiệm tổng thể cho người tham dự mà còn cho phép họ thoải mái thể hiện quan điểm của bản thân hơn, dẫn tới một môi trường hòa nhập và hấp dẫn trên không gian trực tuyến.
Cá nhân hóa trải nghiệm học tập
Tính năng Breakout Rooms đặc biệt phù hợp với ngành giáo dục khi giáo viên phải thường xuyên tạo các nhóm thảo luận trong lớp nhằm phục vụ quá trình làm việc nhóm hiệu quả hơn.
Khi chia học sinh thành các nhóm nhỏ dựa trên trình độ, kỹ năng, sở thích hoặc phương pháp học, giáo viên có thể đưa ra những chỉ dẫn và hỗ trợ học sinh theo đúng hướng. Cách tiếp cận cá nhân hóa này đảm bảo rằng mọi học sinh đều có trải nghiệm học tập trực tuyến tốt, dễ ghi nhớ và hiểu bài giảng hơn.
Như vậy, Breakout Rooms là một công cụ mạnh mẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc & học tập trong các cuộc họp trực tuyến thuộc mọi lĩnh vực khác nhau. Tính năng này thúc đẩy sự hợp tác, sáng tạo trong các cuộc thảo luận chuyên sâu đồng thời cá nhân hóa trải nghiệm học tập cho người dùng. Breakout Rooms chính là giải pháp linh hoạt, hấp dẫn và mang tính tương tác cao thay thế cho các cuộc họp trực tuyến truyền thống. Khi chuyển đổi số phát triển, vai trò của Breakout Rooms trong các sự kiện trực tuyến sẽ ngày càng quan trọng hơn.
Breakout Rooms - Giải pháp giao tiếp & tương tác liền mạch trong Lark Meetings
Tính năng Breakout Rooms cho phép Lark tạo ra các cuộc thảo luận, trò chuyện chuyên sâu về một chủ đề. Nó giúp mọi người làm việc tập trung và hiệu quả hơn, đồng thời đưa Lark trở thành sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp và cá nhân.
Nâng cao hiệu suất với tính năng Breakout Rooms của Lark Meetings
Tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings mang lại nhiều lợi ích giúp nâng cao hiệu suất và trải nghiệm của các cuộc họp trực tuyến. Dưới đây là một số lợi ích chính khi sử dụng tính năng này:
-
Thúc đẩy các cuộc thảo luận tập trung: Khi chia nhân viên thành các nhóm nhỏ, Breakout Rooms sẽ giúp các cuộc trò chuyện trở nên tập trung và chuyên sâu hơn.
-
Phù hợp với nhiều tình huống sử dụng khác nhau: Breakout Rooms phù hợp trong các buổi đào tạo của doanh nghiệp, phỏng vấn theo nhóm hoặc tổ chức các cuộc họp hàng ngày nhờ khả năng cá nhân hóa tương tác.
-
Giảm nhu cầu họp nhiều lần: Người dùng có thể tạo nhiều Breakout Rooms trong một cuộc họp nhằm sắp xếp lịch trình một cách hợp lý và giảm số lượng các cuộc họp chung.
-
Quyền kiểm soát và quản lý của người tổ chức: Là người tổ chức, bạn có quyền kiểm soát việc tạo và quản lý các phòng họp nhóm. Tính năng này cho phép người tổ chức chuyển người tham gia qua các phòng và tối ưu các cuộc thảo luận.
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings
Để tận dụng tối đa các lợi ích của tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings, người dùng có thể làm theo các bước sau:
Tạo Breakout Rooms
-
Người dùng phải sử dụng phiên bản Lark phù hợp (phiên bản 4.5 trở lên cho máy tính để bàn; 4.6 trở lên cho iOS).
-
Trong cuộc họp, nhấp vào biểu tượng "..." và chọn "Breakout Rooms" từ thanh điều khiển.
-
Chọn một trong ba tùy chọn chỉ định phòng: Chỉ định tự động, Chỉ định thủ công hoặc Sử dụng tệp CSV đã nhập.
-
Sửa đổi tên phòng, thêm hoặc xóa phòng trong cài đặt Breakout Rooms trước khi bắt đầu phiên họp.
Quản lý người tham gia
Di chuyển người tham gia đến các phòng khác hoặc để họ ở lại phòng chính (người tham gia không được chỉ định sẽ ở lại phòng chính).
Cấu hình Breakout Rooms
-
Nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc dưới bên trái của cửa sổ Breakout Rooms.
-
Chọn từ nhiều tùy chọn cài đặt khác nhau như ảnh dưới đây.
Ví dụ: Cho phép người tham gia quay lại phòng chính, đặt thời gian đóng phòng tự động và đặt hẹn giờ đếm ngược để người tham gia quay lại phòng chính.
-
Nhấp vào "Mở tất cả phòng" để bắt đầu Breakout Rooms.
Trong cuộc họp tại Breakout Rooms
-
Người tổ chức và đồng tổ chức có thể tham gia hoặc rời khỏi các phòng họp nào bất cứ lúc nào, đồng thời di chuyển người tham gia qua các phòng khác nhau.
-
Người tham gia có thể bắt đầu các cuộc thảo luận trong phòng được chỉ định.
-
Nhấp vào "Broadcast" để gửi tin nhắn cho tất cả người tham gia.
Kết thúc Breakout Rooms
-
Nhấp vào "Đóng tất cả các phòng" trong cửa sổ Breakout Rooms để đóng tất cả phòng họp nhóm.
-
Nếu cần thiết, hãy khởi động lại Breakout Rooms hoặc chỉ định lại các phòng mới.
Tips sử dụng Breakout Rooms hiệu quả trong Lark Meetings
Để sử dụng tối ưu tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings, người dùng có thể tham khảo các tips sau:
-
Lên kế hoạch cho cuộc họp: Xác định rõ mục tiêu và các kết quả cần đạt được của mỗi cuộc thảo luận trong Breakout Rooms trước khi bắt đầu phiên họp.
-
Phân chia các nhóm một cách hợp lý: Cân nhắc chuyên môn và sở thích của người tham dự khi phân họ vào các phòng họp nhỏ.
-
Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Phải đảm bảo rằng tất cả những người tham dự đều hiểu rõ mục tiêu của của cuộc họp trong Breakout Rooms và vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu đó.
-
Theo dõi tiến độ: Là người tổ chức hoặc đồng tổ chức, hãy thường xuyên kiểm tra từng phòng họp nhỏ để đảm bảo các cuộc thảo luận đi theo đúng hướng và đưa ra các hỗ trợ nếu cần thiết.
-
Khuyến khích sự tương tác: Tạo dựng môi trường hợp tác bằng cách khuyến khích người tham gia chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách cởi mở.
-
Cung cấp hướng dẫn rõ ràng: Hướng dẫn người tham gia hiểu cách sử dụng tính năng Breakout Rooms, bao gồm cách chuyển đổi giữa các phòng và yêu cầu hỗ trợ từ người tổ chức.
Câu hỏi thường gặp về tính năng Breakout Rooms của Lark
Q: Tính năng Breakout Rooms có hỗ trợ ghi âm không?
A: Có, phòng họp chính và mỗi phòng họp nhỏ đều hỗ trợ ghi âm. Người dùng có thể xem lại các tệp ghi âm sau cuộc họp.
Q: Trong một cuộc họp có thể tạo tối đa bao nhiêu Breakout Rooms?
A: Có thể tạo tối đa 50 phòng họp nhỏ trong một cuộc họp, không giới hạn số lượng người tham gia trong mỗi phòng.
Q: Nếu một thành viên không có trong danh sách những người tham gia cuộc họp hoặc thành viên đã từ chối yêu cầu cuộc họp thì có thể được chỉ định đến Breakout Rooms không?
A: Không, chỉ những thành viên đã tham gia cuộc họp mới có thể được chỉ định đến Breakout Rooms.
Tổng kết
Bằng cách tối ưu tính năng Breakout Rooms trong các cuộc họp trực tuyến với Lark Meetings, doanh nghiệp có thể thúc đẩy các cuộc họp nhóm tập trung và hiệu quả hơn, đồng thời tăng cường tính gắn kết giữa các nhân viên. Thông qua những hướng dẫn, lợi ích sử dụng như trên, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa tính năng Breakout Rooms để nâng cao hiệu suất hoạt động và cải thiện khả năng tương tác liền mạch trong các cuộc họp nội bộ.
Nếu các doanh nghiệp đang quan tâm đến việc sử dụng tính năng Breakout Rooms trong Lark Meetings thì đừng quên để lại thông tin bên dưới đây để Rikkei Digital liên hệ tư vấn & hỗ trợ cho bạn tốt nhất.
Về Rikkei Digital
Là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
Quý độc giả có thể xem thêm bài viết gốc tại đây.
