Song song với những nỗ lực đẩy lùi đại dịch, đội ngũ công nhân, viên chức và người lao động toàn cầu hiện nay cũng đã làm quen dần với trạng thái bình thường mới. Hình thức làm việc từ xa trở nên phổ biến hơn khi các doanh nghiệp chấp nhận việc tuyển nhân viên ở khắp nơi trên thế giới. Điều này đặt ra bài toán cho các doanh nghiệp về việc đảm bảo quy trình làm việc của nhân viên được vận hành trơn tru hơn, trong bối cảnh mọi người đều đang phải làm việc ở các múi giờ khác nhau.
7 tips cộng tác hiệu quả chéo múi giờ dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp khai mở phần nào những ý tưởng làm việc xuyên biên giới một cách hiệu quả và năng suất!
Tại sao phải coi trọng việc cộng tác chéo múi giờ hiệu quả trong thời đại ngày nay?
Làm việc từ xa (và kết hợp) mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là cơ hội cộng tác với những người tài năng trên toàn cầu. Tuy nhiên, ngày càng nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức do trạng thái bình thường mới mang lại. Chênh lệch múi giờ là một trong những thách thức thường gặp. Không dễ để sắp xếp một cuộc họp phù hợp với thời gian làm việc của tất cả mọi người và giảm thiểu tối đa tác động của chênh lệch múi giờ đến tiến độ công việc.
Mặc dù vậy, vẫn có những phương pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng để để giảm thiểu căng thẳng, mất kết nối và kiệt sức cho nhân viên khi làm việc chéo múi giờ liên tục. Từ đó, các phòng ban có thể làm việc hiệu quả và tôn trọng nhau bất kể họ ở đâu.
Khi được tích hợp thành công vào quy trình vận hành của các doanh nghiệp, việc cộng tác giữa các múi giờ sẽ trở thành một cuộc chạy đua tiếp sức và mỗi thành viên có thể thực hiện công việc với hiệu quả và chất lượng tốt hơn. Thêm vào đó, việc này cũng gia tăng sự tương tác giữa các thành viên, giúp họ sẽ cảm thấy hòa nhập ngay cả khi họ làm việc theo các múi giờ khác nhau.
Bí kíp để biến cộng tác giữa các múi giờ thành một cuộc đua tiếp sức thành công
Thừa nhận sự khác biệt về múi giờ
Sự thật là khi bận rộn, chẳng đối tác nào có thể nhận thức được rằng bên bạn đã là 11 giờ đêm còn họ thì đang bắt đầu ngày mới cả. Vì vậy, bạn cần thông báo cho họ biết về múi giờ và khoảng thời gian hai bạn có thể làm việc với nhau, từ đó cả hai có thể biết được ranh giới của nhau và ghi nhớ để thuận tiện cho việc hợp tác sau này.
Để làm được điều này, bạn có thể xem xét một vài gợi ý sau:
-
Thêm giờ làm việc của bạn vào trong lịch làm việc
-
-
Cài đặt trạng thái nghỉ ăn trưa và các trạng thái nghỉ ngơi khác ở chế độ công khai
-
Đưa ra giờ làm việc của bạn theo múi giờ của đồng nghiệp trong hồ sơ cá nhân
-
Cảm thấy thoải mái hơn khi nhấp vào nút "Từ chối" các cuộc họp diễn ra vào ban đêm khi đã đề xuất dời lịch họp sang một khoảng thời gian khác.
Đôi khi đối tác sẽ quên mất bạn đang ở múi giờ nào và bạn đừng ngại nhắc nhở họ để cả hai phối hợp tốt hơn. Hãy hiểu điều quan trọng nhất là cả hai cần phải xây dựng một sự hiểu biết rõ ràng về nhau, bao gồm cả về thời gian lẫn khối lượng công việc của cả hai để bước đầu tạo cơ sở vững chắc cho sự hợp tác trong tương lai.
Đặt ra kỳ vọng hợp lý về thời gian đồng nghiệp có thể phản hồi và làm việc cùng nhau
Khi đã nắm rõ múi giờ của các bên liên quan, bạn phải tự đánh giá xem mọi người có thể đưa ra đánh giá, phản hồi, chấp nhận lời mời và trả lời tin nhắn cho bạn vào lúc nào, cũng như sự chi tiết, cụ thể của các tác vụ đó.
Việc đặt ra những kỳ vọng rõ ràng ban đầu là điều cần thiết trong bất kỳ môi trường làm việc nào và điều đó càng quan trọng hơn khi bạn làm việc chéo múi giờ. Bạn không thể giao việc cho đối tác lúc nửa đêm và hy vọng họ hoàn thiện việc hoàn hảo trong vòng 2 giờ được.
Vì vậy, trước khi trao đổi thông tin và chia sẻ lịch trình của nhau, bạn có thể tự hỏi mình một vài câu hỏi dưới đây:
-
Bên phía đồng nghiệp bây giờ là mấy giờ nhỉ?
-
Họ thường sẽ phải mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ này?
-
Còn công việc nào mà họ phải phụ trách trong ngày hôm nay không?
-
Deadline cho nhiệm vụ này là khi nào thì hợp lý, liệu để như hiện tại thì có đang quá gấp không?
Không cần phải có câu trả lời chính xác cho mọi câu hỏi vì quá trình tìm kiếm câu trả lời sẽ giúp bạn biết được khi nào bạn có thể nhận được phản hồi và mức độ cam kết của đồng nghiệp bạn trong việc thực hiện các nhiệm vụ của cả hai. Tất nhiên, những điều này hoàn toàn có thể thương lượng được, miễn là bạn phải thảo luận kỹ với đồng nghiệp và cho họ biết rằng công việc nào là quan trọng và khẩn cấp.
Trao đổi rõ ràng về mục tiêu, yêu cầu công việc và deadline hoàn thiện
Chênh lệch múi giờ có nghĩa là "hôm nay" của bạn đôi khi là "ngày mai" của đồng nghiệp. Vì vậy nếu bạn đang ngồi ở San Francisco và đối tác của bạn sống ở New York, thì deadline 6 giờ chiều mà họ đưa ra sẽ là 3 giờ chiều đối với bạn. Giao tiếp rõ ràng chính là chìa khóa giúp giải quyết mọi vấn đề trong trường hợp này và cũng là yếu tố quan trọng trong bất kỳ sự hợp tác thành công nào, nhất là khi bạn phải làm việc chéo múi giờ.
Giao tiếp rõ ràng phải được đề cao khi các bên truyền đạt thông tin cho nhau, về mục tiêu, yêu cầu cụ thể của công việc và thời hạn giao nộp kết quả. Mỗi bên đều không có thời gian để trao đổi và thảo luận trong thời gian thực, nên việc cung cấp càng nhiều thông tin chi tiết sẽ càng tốt cho cả hai. Mọi người có thể dựa vào đó để làm việc hiệu quả hơn hỏi đi hỏi lại nhiều câu hỏi lẻ tẻ.
Ví dụ, nếu có ai đó hỏi về những cập nhật mới, bạn có thể làm như sau:
- Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và thông tin tham khảo đều đang được lưu trữ cẩn thận và dễ tìm, đồng thời được cấp quyền truy cập đối với những ai có chéo quan.
- Tag tên đồng nghiệp vào trong cuộc trò chuyện, chia sẻ chéo kết trong một tin nhắn và một bản tài liệu đã có đầy đủ thông tin.
- Yêu cầu đồng nghiệp hoàn thành mọi thứ trong múi giờ của họ bằng cách tạo bảng checklist công việc.
Đồng nghiệp có thể dựa vào checklist này để biết phải làm gì và kiểm tra trước khi hoàn thành. Về phần deadline, hãy nhớ chuyển đổi từ ngày và giờ của bạn sang múi giờ của đồng nghiệp để giúp họ hiểu họ còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc này. Để cẩn thận hơn, bạn cũng có thể thiết lập một lời nhắc ngay trước deadline để nhắc nhở hai bạn cùng hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Giao tiếp rõ ràng khi làm việc chéo múi giờ chính là việc bạn phải đóng gói thông tin đầy đủ và chia sẻ thông tin đó trong một lần trao đổi duy nhất (nếu có thể).
Bằng cách này, mọi người có thể làm việc ngay lập tức và không cần đợi thêm một ngày chỉ để hiểu được hoàn toàn bối cảnh. Đừng bao giờ chỉ nhắn đúng một câu "Xin chào" rồi đợi bên kia nhắn lại suốt một ngày liền, hãy tổng hợp đầy đủ thông tin, biên soạn một cách dễ hiểu rồi gửi chúng đi một lần duy nhất.
Suy nghĩ về mức độ quan trọng và nhạy cảm với thời gian của bản cập nhật và có hành động phù hợp
Có rất nhiều cách để giao tiếp với nhau tại nơi làm việc - trò chuyện, họp mặt, để lại nhận xét trên tài liệu, cài đặt bot tự động, gửi email,vv. Khi các đội nhóm phải làm việc chéo múi giờ với nhau, việc giao tiếp theo thời gian thực qua IM (nhắn tin tức thì) và các cuộc họp là khá khó khăn. Đôi khi chúng có thể bị lạm dụng cho những vấn đề mà các nhóm có thể thảo luận và sắp xếp không đồng bộ. Việc cân nhắc mức độ ưu tiên và khẩn cấp của mỗi công việc sẽ thể hiện sự tôn trọng thời gian và lịch trình của mỗi người, đồng thời giúp bạn và đồng nghiệp có phương pháp giao tiếp tốt hơn.
Đây là một sơ đồ bạn có thể tham khảo khi không chắc chắn 100% mức độ ưu tiên và mức độ khẩn cấp của mỗi công việc khi cả team phải làm việc chéo múi giờ. Bạn có thể thử áp dụng các nguyên tắc này với các đối tác của mình ở múi giờ khác.
Việc quan trọng & khẩn cấp: Thông báo cho đồng nghiệp về một nhiệm vụ quan trọng kèm tham chiếu có liên quan, đồng thời đánh dấu tin nhắn ở tình trạng khẩn cấp để đồng nghiệp nhận thức được mức độ ưu tiên của công việc. Sau đó lên lịch cuộc họp vào ngày và giờ sớm nhất để hai bên thảo luận.
Việc quan trọng nhưng không quá khẩn cấp: Trước tiên, hãy xem xét phương thức giao tiếp thông qua việc nhận xét vào các tài liệu làm việc theo múi giờ của riêng bạn, sau đó đợi đồng nghiệp đọc được và cùng nhau trao đổi trong cuộc họp khi cả hai bên đều đã hiểu được bối cảnh đầy đủ của nhiệm vụ. Sau đó nhóm có thể trực tiếp thảo luận và thống nhất về các bước tiếp theo.
Việc không quá quan trọng nhưng cần hoàn thành ngay: Sử dụng hình thức giao tiếp tự động, chẳng hạn như lời nhắc tự động và quản lý tác vụ, để giúp team luôn hoàn thành đúng tiến độ.
Không quan trọng và cũng không khẩn cấp: các nhóm có thể chọn cắt giảm hoặc tắt thông báo về công việc đó.
Dành ra một khoảng thời gian riêng cho lịch trình linh hoạt
Làm việc chéo múi giờ luôn có thể xảy ra các tình huống khó lường. Điều này đòi hỏi các phòng ban phải luôn sẵn sàng cho các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Bên cạnh đó, lịch trình cố định có thể khiến một nhóm người trong một múi giờ nhất định phải thường xuyên ở lại muộn.
Do đó, cởi mở với các lịch trình làm việc khác nhau hoặc điều chỉnh ngày làm việc của bạn để phù hợp với các múi giờ khác nhau sẽ giúp tạo ra một một môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt. Cố gắng làm sao để không ai phải thức muộn liên tục và các nhóm có thể thay phiên nhau xử lý các thách thức về lịch trình.
Cộng tác nhóm hiệu quả chéo múi giờ chính là cố gắng tìm ngày và giờ cụ thể để mọi người có thể trò chuyện và họp hành với nhau. Ví dụ: nếu bạn đang ở Singapore trong khi đối tác của bạn ở LA, bạn có thể bắt đầu làm việc vào sáng thứ Ba lúc 7:30 sáng mọi lúc và sau đó để tạo thêm kết nối trong thời gian thực.
Tương tự như vậy, người bạn LA của bạn có thể bắt đầu muộn lúc 1:00 chiều Thứ Năm hàng tuần để kết nối với bạn thuận tiện hơn.
Thể hiện rõ sự đánh giá, công nhận
Giao tiếp qua trung gian máy tính có thể giúp phá vỡ các rào cản về thời gian, địa điểm và thứ bậc. Tuy nhiên, thật khó để cảm nhận được trạng thái làm việc của nhau khi làm việc chéo múi giờ vì mọi thứ thường được phân phối không đồng bộ.
Thể hiện sự đánh giá và công nhận bạn đối với công việc và quan hệ đối tác của nhau sẽ giúp giảm bớt sự thiếu tương tác trực tiếp giữa các nhân viên khi làm việc từ xa.
Có nhiều hình thức để thể hiện sự đánh giá và công nhận. Nó có thể đơn giản như một biểu tượng cảm xúc ❤ cho một tin nhắn hoặc trang trọng như một lời cảm ơn tới những người quản lý trực tiếp của đối tác của bạn. Được chào đón và công nhận khiến nhân viên cảm thấy được hòa nhập hơn, đặc biệt là khi họ không ở cùng nhau và đôi khi ở một mình ở một quốc gia. Việc này cũng thúc đẩy các nhân viên làm việc chăm chỉ và nâng cao hiệu quả cộng tác.
Hãy luôn chuẩn bị cho mình những công cụ phù hợp
Tất cả những bí kíp được nhắc đến trên đây đều sẽ giúp các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau duy trì được năng suất làm việc hiệu quả, đồng thời tôn trọng lịch trình của nhau. Các công cụ phù hợp sẽ là trợ thủ đắc lực cho nhân viên trong quá trình làm việc này, giúp giảm thiểu những hạn chế do làm việc liên múi giờ và giúp mọi người hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn. Họp mặt online, nhắn tin, cộng tác nội dung trên tài liệu, lên lịch,...là các tính năng có sẵn trên Lark Suite giúp các đội nhóm làm việc theo lịch trình phù hợp và biết về thời gian biểu của các đồng nghiệp khác.
Nghiên cứu của Gartner chỉ ra rằng các doanh nghiệp sẽ tiếp tục duy trì các khoản đầu tư kỹ thuật số để hướng tới việc đạt được hiệu quả chi tiêu trong cơ sở hạ tầng CNTT. Các doanh nghiệp có phòng ban phải làm việc chéo múi giờ với nhau nên sử dụng các công cụ có thể cho phép họ so sánh và xác định chênh lệch múi giờ một cách dễ dàng; đồng thời giao tiếp bằng các kênh đồng bộ hoặc không đồng bộ một cách linh hoạt.
Quý độc giả có thể xem thêm bài viết gốc tại đây.
