Cách ứng dụng Lark Suite để tạo Template HR dành riêng cho doanh nghiệp bạn
Với template Lark Suite, các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận Nhân sự có thể đơn giản hóa các nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực, quản lý tiền lương và thông tin nhân sự.
Mục lục
Các nghiên cứu đã chứng minh rằng, hơn 57% nhân viên thích ở lại trong một công ty có tính tổ chức và hệ thống tốt. Vậy làm sao để một doanh nghiệp có thể xây dựng và duy trì tính tổ chức và vận hành hiệu quả này?
Với template Lark Suite, các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận Nhân sự có thể đơn giản hóa các nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực, quản lý tiền lương và thông tin nhân sự. Điều này cho phép bạn hợp lý hóa các quy trình nhất định trong doanh nghiệp của mình, cải thiện năng suất và nâng cao tinh thần của nhân viên.
Trong bài viết này, hãy cùng Rikkei Digital khám phá cách ứng dụng Lark Suite để tạo ra các template HR hiệu quả dành riêng cho doanh nghiệp bạn!
Template Quản lý hồ sơ nhân sự là gì?
Template Quản lý hồ sơ nhân sự của Lark Suite là hệ thống lưu trữ tất cả thông tin liên hệ, chức danh của nhân viên, ảnh và các thông tin liên quan khác của nhân sự trên một hệ thống duy nhất.
Template này cho phép nhân viên và phòng ban Nhân sự có thể thu thập nhanh chóng thông tin của nhân viên mới, thực hiện các chỉnh sửa dựa trên trạng thái việc làm và mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của bạn phát triển và có thêm nhiều nhân sự ở các phòng ban khác nhau.
Template Lark Suite được thiết kế để phù hợp sử dụng trên các thiết bị di động. Ngoài ra, nó còn có khả năng thực hiện các quy trình tự động hóa một cách hiệu quả, đồng thời có những tính năng tích hợp để kết nối với các nguồn dữ liệu khác nhau.
Theo nghiên cứu của Gartner (Mỹ), giao tiếp kém chiếm là nguyên nhân gây ra 70% những sai lầm trong doanh nghiệp. Thống kê này cho thấy tầm quan trọng của việc giảm thiểu những trở ngại trong giao tiếp để nâng cao hiệu quả cộng tác giữa các nhân viên.
Hướng dẫn sử dụng template Quản lý thông tin nhân viên của Lark Suite
Bước 1: Tùy chỉnh hồ sơ nhân sự
Sau khi truy cập template, người dùng có thể chỉnh sửa các thông tin trong trường dữ liệu của bảng Lark Base. Các trường này có thể được điều chỉnh một cách cụ thể và phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số thông tin cơ bản nên có trong hồ sơ nhân sự:
-
Mã nhân viên
-
Tên
-
Họ
-
Bộ phận
-
Chức vụ
-
Loại hợp đồng
-
Ảnh đại diện
-
Số điện thoại
-
Email
-
Ngày bắt đầu làm việc
Lark Suite hỗ trợ người dùng tải ảnh của từng thành viên lên, giúp tăng cường tính giao tiếp và gắn kết giữa các nhân sự trong cùng một công ty.
Bước 2: Tối ưu hóa việc nhập dữ liệu
Một trong những vấn đề phổ biến nhất mà các phòng Nhân sự gặp phải là làm thế nào để thu thập thông tin một cách hiệu quả. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp lớn thì điều này càng trở nên khó khăn hơn bởi phòng Nhân sự không thể hỏi từng nhân viên để thu thập thông tin của họ.
Để tối ưu bước thu thập thông tin, template Quản lý hồ sơ nhân sự của Lark sẽ tự động chuyển form thu thập thành một đường liên kết để gửi cho nhân viên. Các nhân viên chỉ cần điền thông tin và nhấn gửi biểu mẫu, Lark sẽ tự động chuyển các thông tin này vào bảng Lark Base để lưu trữ.
Ngoài ra, phòng Nhân sự cũng có thể thiết kế các yếu tố gamification vào template Quản lý hồ sơ nhân sự để mang lại trải nghiệm mới mẻ cho nhân viên.
Bước 3: Tùy chỉnh quyền truy cập file nhân sự trên Lark Base để bảo mật tốt hơn
Người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh quyền truy cập các template Quản lý hồ sơ nhân sự trên Lark Base. Để bảo mật các thông tin một cách chặt chẽ, người dùng nên thiết lập các quyền truy cập khác nhau để kiểm soát hiển thị thông tin cá nhân. Khi đó, các nhân viên khác có thể xem thông tin của nhân viên khác mà không cần lo ngại về quyền truy cập. Ví dụ, người dùng có thể thiết lập các quyền như dưới đây:
-
Tất cả nhân viên đều có thể nhìn thấy tên, địa chỉ email và bộ phận của nhau để liên lạc và thống nhất công việc
-
Quản lý có thể nhìn thấy chi tiết thông tin của các nhân viên trong bộ phận họ phụ trách, bao gồm ngày sinh, ngày bắt đầu làm việc và các sở thích khác để biết rõ hơn và gắn kết các thành viên trong nhóm
-
Bộ phận/ phòng ban có quyền chỉnh sửa hồ sơ nhân sự
Bước 4: Tự động nhắc nhở những sự kiện quan trọng
Các sự kiện quan trọng bao gồm sinh nhật, kỷ niệm ngày làm việc, ngày đánh giá hiệu suất, ngày kết thúc hợp đồng, v.v. đều có thể được nhắc nhở tự động tới những người có liên quan.
Ngoài ra, tính năng nhắc nhở tự động này còn đặc biệt hữu ích trong việc thay đổi trạng thái tuyển dụng trong quy trình Tuyển dụng tự động. Điều này giúp nhân viên Nhân sự luôn chủ động trước những thay đổi về trạng thái tuyển dụng. Cũng đừng quên thiết lập lời nhắc nhở định kỳ để theo dõi và cập nhật hồ sơ nhân sự chính xác.
Bước 5: Tích hợp với Quản lý dự án
Bằng cách tích hợp template Hồ sơ nhân sự với các công cụ quản lý dự án, Lark hỗ trợ các thành viên trong tổ chức cộng tác thuận lợi hơn. Ngoài ra, bạn có thể liên kết hồ sơ nhân sự với các nhiệm vụ của dự án để người quản lý dễ dàng phân công và theo dõi tiến độ của công việc.
Trải nghiệm của người dùng Lark Suite
"Là Giám đốc Marketing, tôi phải liên tục làm việc với nhiều bên khác nhau để lên ý tưởng cho các sự kiện và dự án. Trước khi có Lark, tôi phải xem qua hàng đống tài liệu và hỏi ít nhất 3-4 người. Với Template Quản lý hồ sơ nhân sự của Lark, tôi có thể nhanh chóng xác định đúng những nhân viên thuộc dự án."
— Ivee Zhou, Giám đốc Marketing
"Lark là công cụ quản lý thông tin cá nhân nhân viên tốt nhất mà các doanh nghiệp cần."
— Whitney Brittingham, Quản lý Customer Success
"Template này rất dễ sử dụng, đặc biệt là khả năng tự động hóa việc nhập dữ liệu, template này thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng chục giờ làm việc."
— Chuyên gia về nhân sự dày dặn kinh nghiệm
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng template Quản lý thông tin nhân viên?
1. Luôn có tổ chức
Quản lý thông tin nhân viên giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình và sự phát triển của nhân sự. Bằng cách tập trung tất cả thông tin của nhân viên trong một bảng, người quản lý có thể theo dõi trạng thái làm việc của nhân sự trong tổ chức.
2. Giúp người lãnh đạo thấu hiểu nhân viên hơn
Với bảng hồ sơ nhân sự được cập nhật và quản lý chi tiết, người quản lý có thể nắm được những thông tin cơ bản của những thành viên trong tổ chức, qua đó nhanh chóng làm quen và hiểu rõ về từng nhân viên. Điều này đặc biệt có lợi cho những người làm việc ở tuyến đầu bởi họ thường chỉ làm nửa ca nhưng cần phải nhanh chóng thích ứng với công việc trong một khoảng thời gian ngắn. Với template này, người quản lý cửa hàng có thể dễ dàng onboard nhân viên mới với các tài liệu của công ty và với những đồng nghiệp khác.
3. Tăng cường tính gắn kết
Hồ sơ nhân sự cung cấp thông tin liên hệ của các thành viên trong tổ chức để bạn có thể dễ dàng liên hệ khi cần thiết. Bạn cũng có thể theo dõi các ngày quan trọng, chẳng hạn như sinh nhật, ngày kỷ niệm làm việc, thời gian thử việc của nhân viên, v.v. để tăng cường sự gắn kết. Hồ sơ nhân sự cũng rất quan trọng trong giao tiếp nội bộ, đặc biệt là với những nhân viên làm việc từ xa. Điều này giúp tối ưu thời gian, cải thiện sự cộng tác và thúc đẩy mối quan hệ tốt hơn.
4. Tiết kiệm thời gian xác định thông tin
Với tính năng cập nhật theo thời gian thực, bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy thông tin cần thiết mà không cần phải tra cứu nhiều nguồn hoặc tìm trên trang tính Excel lỗi thời.
Tips sử dụng template Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
-
Bạn có thể sử dụng các tính năng lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu trong hồ sơ nhân sự, đặc biệt là khi có nhiều dữ liệu mới nhập vào.
-
Lark Base có bao gồm các trường về danh từ riêng, biệt danh và nền tảng văn hóa để thúc đẩy tính đa dạng và hòa nhập.
-
Sử dụng hồ sơ nhân sự để giới thiệu các kỹ năng và chuyên môn của nhân viên, tạo cơ hội cho sự hợp tác và đào tạo.
-
Tập trung dữ liệu trên một bảng duy nhất để tất cả các thành viên nhìn nhận và đánh giá cao đóng góp của nhau, tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
-
Có thể sử dụng hồ sơ nhân sự như một nguồn theo dõi sức khỏe của nhân viên. Ví dụ như tạo ra các thử thách rèn luyện sức khỏe hoặc thành lập các nhóm cải thiện sức khỏe tinh thần.
Các template khác về lĩnh vực HRM
-
Template Đánh giá nhân viên: cho phép doanh nghiệp tiến hành đánh giá và cung cấp các phản hồi hữu ích cho sự phát triển của nhân viên. Template này có thể dễ dàng tùy chỉnh, theo dõi dữ liệu tập trung và phản hồi để nâng cao sự cộng tác.
-
Template Hướng dẫn Onboarding: giúp nhân viên mới tham gia quá trình Đào tạo và Hội nhập tại công ty một cách dễ dàng hơn, thông qua việc cung cấp các thông tin chi tiết về vai trò, công việc và kết nối họ với văn hóa của công ty. Template mang đến trải nghiệm liền mạch, tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp đầy đủ quy trình onboarding. Điều này giúp nâng cao khả năng giao tiếp và tạo điều kiện cho nhân viên mới hòa nhập thành công.
-
Template Quản lý việc xin nghỉ của nhân viên: đơn giản hóa quy trình quản lý nghỉ phép của nhân viên, cho phép người quản lý theo dõi và sắp xếp nhân sự một cách dễ dàng trên Lark.
FAQ
Q: Template Quản lý hồ sơ nhân sự là gì?
A: Template Quản lý hồ sơ nhân sự được dùng để thu thập thông tin liên quan đến nhân viên, ví dụ: tên, số điện thoại, email, ảnh hồ sơ... Nó được sử dụng trong các công ty thuộc mọi quy mô để tạo điều kiện nâng cao giao tiếp và tối ưu luồng thông tin.
Q: Cách tốt nhất để tạo hồ sơ nhân sự là gì?
A: Thông thường, mọi người có thể tạo từ đầu bằng Excel hoặc Google Sheets. Còn Lark Suite sẽ cung cấp template Quản lý hồ sơ nhân sự để bạn có thể sử dụng ngay lập tức. Template Quản lý hồ sơ nhân sự của Lark cũng bao gồm các tính năng như tạo biểu mẫu và tự động hóa.
Q: Cần có những thông tin gì trong hồ sơ nhân sự?
A: hồ sơ nhân sự có thể thay đổi tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Hầu hết các hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm các yếu tố như mã nhân viên, tên, bộ phận, vị trí, ảnh hồ sơ, số điện thoại và email. Một số doanh nghiệp sẽ khai thác những thông tin nâng cao hơn như ngày bắt đầu làm việc, kỹ năng, sự kiện quan trọng...
Kết luận
Với bốn bước đơn giản như trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo các thư mục Quản lý hồ sơ nhân sự. Template của Lark Suite giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu suất vận hành và đảm bảo bảo mật thông tin nhân viên. Phòng nhân sự có thể quản lý danh bạ nhân viên trên Lark Base và kết nối với các tính năng khác như xếp lịch làm việc, quản lý thời gian nghỉ v.v., giúp tăng tối ưu quy trình quản lý nhân sự.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn và triển khai các template cho ngành Nhân sự, vui lòng để lại thông tin trong form bên dưới hoặc tham gia Webinar: "Tự động hóa quy trình Tuyển dụng - Quản lý vòng đời nhân sự" diễn ra vào ngày 25/11 tới đây!
Quý độc giả có thể xem thêm bài viết gốc tại đây.
