Khám phá cách Bytedance tối ưu hoá quy trình nội bộ với Lark Suite
ByteDance đã thực hiện những giải pháp độc đáo để nuôi dưỡng một hệ sinh thái cộng tác liền mạch, tập trung dữ liệu và nâng cao khả năng đưa ra các quyết định thông minh nhằm tối ưu hiệu suất làm việc.
Mục lục
Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, việc trao quyền cho các phòng, ban và thúc đẩy sự đổi mới trong môi trường doanh nghiệp là một trong những giải pháp quan trọng để duy trì khả năng cạnh tranh. ByteDance - công ty công nghệ đứng sau Lark và những phát minh mang tính tính toàn cầu khác đã thực hiện những giải pháp độc đáo để hỗ trợ nhân viên mình nâng cao hiệu quả công việc và khuyến khích sự sáng tạo, từ đó thúc đẩy sự phát triển của công ty trong suốt những năm qua.
Không chỉ đơn thuần là phân công công việc, áp dụng giải pháp trên còn là cách ByteDance nuôi dưỡng một hệ sinh thái cộng tác liền mạch, tập trung dữ liệu và nâng cao khả năng đưa ra các quyết định thông minh nhằm tối ưu hiệu suất làm việc.
1. Áp dụng phương pháp họp Same-page
Tất cả nhân viên đều muốn tránh những cuộc họp dài, không mang lại nhiều hiệu quả hoặc thậm chí bị lệch khỏi chủ đề chính. Lấy cảm hứng từ phương pháp "six-page memos" của Amazon, ByteDance đã áp dụng một phương pháp tương tự được gọi là phương pháp họp "same-page". Phương pháp này sẽ thúc đẩy các cuộc họp trở nên tập trung và hiệu quả hơn.
Với phương pháp này, trước khi họp, người tổ chức sẽ chuẩn bị các tài liệu về nội dung chính của cuộc họp. Các nhân viên tham gia cuộc họp được khuyến khích nên đọc tài liệu này trước. Thông thường, người tham gia có thể truy cập các tài liệu trong một cuộc họp được tạo trực tiếp từ thư mời cuộc họp.
Tại đầu buổi họp, mọi người sẽ có 15 phút để đọc sơ qua về tài liệu. Trong khoảng thời gian này, nhân viên có thể đưa ra những góp ý, bình luận ngay trong các tài liệu. Âm thanh duy nhất trong phòng họp mọi người sẽ nghe thấy là tiếng gõ bàn phím. Những nhận xét này có thể là phản hồi hoặc đề xuất của các nhân viên. Sau đó, người tổ chức sẽ bắt đầu đi vào từng phần của buổi họp.
Sau thời gian đọc và nhận xét, người tổ chức sẽ thường chia sẻ màn hình và đọc những ý kiến, bình luận của mọi người. Với mỗi bình luận, nhà quản lý sẽ đưa ra phản hồi và giải quyết từng thắc mắc, đề xuất của nhân viên.
Là một công ty đa quốc gia và có nhân viên hoạt động trên khắp các châu lục, mọi cuộc họp của ByteDance đều được ghi lại. Điều này cho phép các nhân viên làm việc ở những múi giờ khác nhau có thể theo dõi lại cuộc họp theo ý muốn của mình. Họ cũng có thể nghe bản ghi và đọc biên bản cuộc họp theo tốc độ tùy chỉnh và trong giờ làm việc của mình.
Với phương pháp này, các hoạt động trong buổi họp sẽ diễn ra ý nghĩa và có hiệu quả hơn, tránh những câu chuyện phiếm vô nghĩa. Bạn có thể áp dụng phương pháp họp "same-page" này cho công ty, phòng ban bằng cách thực hiện các công việc sau:
-
Chuẩn bị trước cuộc họp:
-
Người tổ chức nên soạn thảo một văn bản nêu rõ các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp.
-
Chia sẻ tài liệu với những người tham gia. Những nhân viên tham gia cuộc họp nên xem tài liệu dù không bắt buộc.
-
-
Khởi động cuộc họp:
-
Bắt đầu cuộc họp với 15 phút đọc thầm tài liệu
-
Người tham gia có thể để lại nhận xét trên tài liệu nếu họ có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào. Họ cũng có thể trả lời bình luận của người khác để làm rõ thêm.
-
-
Họp và giải quyết các vấn đề:
-
Người tổ chức nên trả lời tất cả các nhận xét theo thứ tự được đưa ra ở chế độ xem xét bình luận.
-
Mục đích của cuộc họp phải là giải quyết các vấn đề và đưa ra các giải pháp.
-
-
Thảo luận:
-
Đối với các nội dung không có ý kiến đóng góp nào, hãy đưa ra thảo luận để có được sự thống nhất chung và tiếp tục cuộc họp để tránh bị xao nhãng.
-
-
Xác định các bước tiếp theo:
-
Xác định rõ các bước tiếp theo cần làm và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong tổ chức.
-
Gắn tên những người liên quan vào nhiệm vụ họ cần làm, đảm bảo rằng họ sẽ nhận được thông báo và hiểu rõ bối cảnh trong Lark.
-
-
Sau cuộc họp:
-
Đảm bảo tất cả những người tham gia đều có thể truy cập vào tài liệu, cập nhật các nhận xét đã được giải quyết và các nhiệm vụ cần làm tiếp theo.
-
Theo dõi tiến độ của các công việc và đảm bảo những người chịu trách nhiệm đang thực hiện đúng tiến độ được giao.
-
2. Cộng tác chéo múi giờ
Do tính chất công việc, các phòng, ban tại ByteDance đã áp dụng phương pháp giao tiếp chéo múi giờ. Các ý tưởng sáng tạo có thể đến bất kỳ lúc nào, chính vì thế việc giao tiếp cùng múi giờ không phải là điều bắt buộc. Ngoài ra, các nhân viên của ByteDance cũng làm việc và sinh sống ở khắp nơi trên thế giới.
Thay vì phải đưa ra phản hồi ngay lập tức, các nhân viên có cơ hội xử lý thông tin và trả lời một cách đầy đủ hơn. Trước khi lên lịch họp, người tổ chức cần cân nhắc xem có cần thiết phải họp trực tiếp hoặc có thể xử lý công việc thông qua phương pháp giao tiếp chéo múi giờ hay không.
Tại ByteDance, nhiều cuộc họp trực tiếp đã được chuyển đổi thành công sang các kênh giao tiếp chéo múi giờ. Sự thay đổi này giúp cho công ty tiết kiệm thời gian cho nhân viên và thúc đẩy văn hóa giao tiếp tập trung.
Vậy giải pháp ở đây là gì? Thay vì dựa vào các slide nặng mang tính hình thức của PowerPoint, các nhân viên có thể ghi lại ý tưởng của mình thành văn bản và tập trung vào thông tin muốn đưa ra. Khi chia sẻ tài liệu này với đồng nghiệp, họ có thể đưa ra ý kiến trực tiếp vào tài liệu và loại bỏ nhu cầu họp trực tiếp.
Tất nhiên, trong một vài tình huống, chỉ dùng văn bản thôi sẽ không đủ để giải thích cho ý tưởng của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng video demo lại ý tưởng của mình và chia sẻ màn hình trong khi thuyết trình cho đồng nghiệp. Các phòng, ban của ByteDance cũng thường sử dụng tính năng ghi màn hình của Lark để ghi lại nội dung một cách trực quan và chia sẻ cho mọi người. Điều này cho phép các nhân viên khác tiếp thu thông tin theo tốc độ tùy chỉnh và phản hồi khi họ đã sẵn sàng.
Người dùng có thể sử dụng Loom - công cụ ghi màn hình do Lark cung cấp để tạo ra các điều kiện giao tiếp thuận tiện tại ByteDance.
Phương pháp giao tiếp này tôn trọng quy trình làm việc cá nhân, giảm thiểu tình trạng gây mệt mỏi trong cuộc họp và đảm bảo rằng ý tưởng được truyền đạt rõ ràng và hiệu quả. Thông qua giao tiếp chéo múi giờ, các phòng, ban tại ByteDance đã đạt được hiệu quả và độ chính xác cao. Đây chính là một ví dụ điển hình cho cách giao tiếp trong doanh nghiệp hiện đại.
3. Thay thế email bằng tài liệu
Email thường bị lạm dụng trong nhiều tình huống giao tiếp tại doanh nghiệp. Mọi người có suy nghĩ rằng gửi email sẽ tốt hơn là một bản tài liệu có chứa các nội dung hữu ích. Thực tế, mọi người thường bị miss các email quan trọng, dẫn tới trễ deadline vì họ thường phải cuộn một hàng dài email đã nhận.
Tại ByteDance, Lark Docs đã thay thế email như một công cụ không chỉ để truyền đạt thông tin mà còn hỗ trợ cộng tác, lên ý tưởng và gắn kết. Lark Docs cung cấp nhiều không gian và nhiều định dạng khác nhau cho phép người dùng sắp xếp văn bản và chuyển đổi ý tưởng của mình thành các dự án trực quan, thiết kế sản phẩm hoặc danh sách các nhiệm vụ chính cho chiến dịch marketing quý 4. Tính năng nhận xét hỗ trợ nhân viên trao đổi ý tưởng và tính năng thả biểu tượng cảm xúc thể hiện sự đồng thuận hoặc khuyến khích. Bên cạnh đó, các tài liệu cũng đóng vai trò như một nguồn thông tin đáng tin cậy và được cập nhật liên tục.
Tài liệu có thể được phục vụ cho nhiều mục đích tại ByteDance. Các trang tài liệu có thể được sử dụng như một blog cá nhân để ghi lại các ý tưởng hoặc như bản giới thiệu cá nhân khi bạn tham gia một nhóm mới, hoặc là bản tổng hợp các tài nguyên hữu ích và Câu hỏi thường gặp cho đồng nghiệp. Tính linh hoạt này hỗ trợ người dùng thể hiện tài liệu trên nhiều định dạng khác nhau và đóng vai trò như một trung tâm trợ giúp hoặc thư mục lưu trữ kiến thức.
4. Lộ trình onboarding cho nhân viên mới
Lộ trình onboarding dành cho nhân viên mới tại ByteDance đều được thiết kế để họ có thể tự trau dồi khả năng hòa nhập và học hỏi tại môi trường mới. Những nhân viên mới này sẽ nhận được một bản tài liệu onboarding đầy đủ qua Lark. Tài liệu này có vai trò như một danh sách giới thiệu văn hóa, mong muốn và nguồn lực của công ty. Tài liệu này sẽ là bước đầu giúp các nhân viên mới đạt được thành công.
Tuy nhiên, nhân viên mới không chỉ được cung cấp một tài liệu để kết nối với công ty. Tài liệu onboarding này còn cung cấp các nguồn lực cho nhu cầu của họ, bao gồm chính sách của công ty, phạm vi công việc, các công cụ thường được sử dụng, v.v.
Bản tài liệu này còn bao gồm thông tin liên hệ của những người liên quan mà nhân viên mới có thể sử dụng để hỏi bất cứ khi nào có thắc mắc. Thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm tài liệu và thông tin liên hệ, các tài liệu Hội nhập trên Lark giúp hành trình hòa nhập của nhân viên mới tại ByteDance diễn ra suôn sẻ hơn bao giờ hết.
Hơn nữa, các tài liệu này có thể được sử dụng một cách sáng tạo để giúp những nhân viên mới tìm được định hướng và tập trung. Với sự linh hoạt của Lark Docs, người dùng có thể kết hợp các tính năng như lời mời nhóm, sơ đồ cấu trúc nhóm và hơn thế nữa. Điều này đảm bảo rằng nhân viên mới có lộ trình thăng tiến rõ ràng.
5. Tài liệu "one-pager": Giúp cho thông tin dễ tiếp cận hơn
Phương thức quản lý tri thức nội bộ của ByteDance tập trung vào việc đơn giản quy trình và nâng cao khả năng tiếp cận, tiết kiệm thời gian. Thay vì dành thời gian di chuyển tài liệu giữa các thư mục khác nhau, tài liệu sẽ được sử dụng như một cách mới để tổ chức mọi thứ. Thay vì gắn link liên kết đến một thư mục, bạn có thể nhúng mọi tài liệu, trang tính hoặc bảng dữ liệu Lark Base liên quan đến tài liệu ngay trên trang tài liệu Lark Docs đó.
Việc tổng hợp lại các liên kết trong "one-pager" cũng có thể tốn nhiều thời gian. Để giải quyết vấn đề này, ByteDance đã giới thiệu tính năng tìm kiếm chung trong Lark, cho phép người dùng dễ dàng tìm thấy những gì họ cần, cho dù đó là tài liệu, cuộc trò chuyện nhóm, tin nhắn hoặc lời mời họp thông qua thanh tìm kiếm. Tính năng này giúp nhân viên xác định vị trí thông tin một cách hiệu quả, đặc biệt khi tài liệu không rõ ngữ cảnh hoặc các đối tác không thể phản hồi ngay do khác múi giờ.
Thay thế các thư mục truyền thống bằng một tài liệu duy nhất lưu trữ tất cả các tài nguyên quan trọng đảm bảo việc truy cập thông tin chỉ qua một cú nhấp chuột, thúc đẩy văn hóa học hỏi và chia sẻ liên tục.
6. Tự tra cứu các câu hỏi với bot
Một tổ chức không thể vận hành mà không có sự hỗ trợ mạnh mẽ đằng sau. Đó chính là lý do vì sao ByteDance đầu tư vào việc tối ưu hóa các quy trình nội bộ và hỗ trợ nhân viên trong công việc. Kết quả, Lark được tạo ra các hoạt động nội bộ diễn ra liền mạch và thống nhất.
Ngoài một tài liệu tập trung chứa thông tin, nội dung và tài nguyên hữu ích cho mọi nhân viên thì ByteDance còn có tài liệu hướng dẫn để giải quyết các câu hỏi khác nhau liên quan đến nhân sự, quản trị, CNTT, v.v. Mỗi bản hướng dẫn kèm theo bot cung cấp các câu trả lời và tài nguyên phù hợp với câu hỏi của nhân viên.
Các phòng, ban tại ByteDance không cần tham khảo những bản sổ tay nhân viên dài để tìm các câu trả lời về chính sách. Với một bot thông minh có thể hiểu các bối cảnh, việc tự tra cứu các câu hỏi sẽ trở nên hiệu quả và dễ tiếp cận hơn.
7. OKR là một la bàn giúp định hướng công ty đi theo mục tiêu chung
Việc tích hợp phương pháp OKR vào luồng công việc hàng ngày đã biến việc quản trị bằng mục tiêu trở thành một phần thiết thực và không thể thiếu trong văn hóa của ByteDance. Nó không chỉ đơn thuần là việc hướng tới một mục tiêu bất kỳ, mà là liên kết các nỗ lực của cá nhân với định hướng chung của tổ chức. Đặc biệt, tại ByteDance, OKR không phải là những mục tiêu và hành động riêng lẻ mà được kết nối liền mạch với nhau.
Ngoài việc thêm và cập nhật OKR, các phòng, ban tại ByteDance có thể truy cập OKR của nhau tại hồ sơ nhân viên. Họ cũng có thể thêm nhận xét, thiết lập các liên kết hoặc gắn thẻ các cá nhân liên quan. Tính năng giống như một la bàn định hướng cho mỗi cá nhân và sự cộng tác giữa đồng nghiệp để đạt được các mục tiêu lớn hơn.
Kết luận
Thực tế, ByteDance luôn hướng tới việc tạo ra một môi trường thúc đẩy sự sáng tạo, hợp tác và hiệu quả. Điều này nhằm mục đích thiết lập một môi trường làm việc nơi mỗi thành viên có được những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt, thúc đẩy tập thể hướng tới thành công.
Khi các doanh nghiệp trên toàn thế giới đang áp dụng các không gian làm việc linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả hơn thì ByteDance vẫn mang đến một góc nhìn mới cho các công ty đang tìm cách phát triển văn hóa tự phát triển. Và Lark, công cụ do ByteDance phát triển chính là giải pháp được định hình bởi chính thực tiễn hoạt động của công ty này.
Về Rikkei Digital
Là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
Quý độc giả có thể xem thêm bài viết gốc tại đây.
