Cùng Lark Approval đơn giản hóa quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp
Bất kỳ doanh nghiệp nào có hệ thống phân cấp đều cần có cơ sở hạ tầng để xử lý các phê duyệt, cho dù đó là một phê duyệt đơn giản như nghỉ phép của nhân viên, thanh toán cho nhà cung cấp hay phức tạp hơn như ký kết hợp đồng,vv.
Mục lục
Trong xu hướng kinh doanh hiện đại, tốc độ và sự linh hoạt là hai trong số những yếu tố quan trọng nhất mang đến sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Như người ta vẫn thường nói, "thời gian là tiền bạc" và khi các công ty phát triển lớn hơn, đa dạng hóa số lượng nhân viên và xây dựng các cơ cấu tổ chức phức tạp hơn, thì các công ty càng cần nhiều thời gian và nhân lực hơn cho việc quản lý và tối ưu hóa các quy trình.
Có một quy trình gọi là Phê duyệt đang ngốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp bạn!
Nhìn bề ngoài, việc phê duyệt có vẻ như là một quy trình đơn giản. Nhưng hãy thử ngẫm lại và suy nghĩ một chút xem, bạn sẽ thấy số lượng phê duyệt khổng lồ mà người quản lý phải đảm nhận trong các tổ chức lớn nhỏ khác nhau. Bất kỳ doanh nghiệp nào có hệ thống phân cấp đều cần có cơ sở hạ tầng để xử lý các phê duyệt, cho dù đó là một phê duyệt đơn giản như nghỉ phép của nhân viên, thanh toán cho nhà cung cấp hay phức tạp hơn như ký kết hợp đồng,vv.
Các phê duyệt này không chỉ đơn giản đưa ra và duyệt là xong, mà bạn cần có một hệ thống để theo dõi các hoạt động này, và có một nơi để lưu giữ hồ sơ một cách an toàn và có thể thực hiện phân tích theo yêu cầu để hiểu rõ hơn về sự lên xuống của doanh nghiệp.
Trước đây, quy trình này diễn ra rất thủ công. Các bộ phận phòng ban và chính các nhân viên làm về quy trình này phải tập trung làm các nhiệm vụ hành chính để làm sao mọi việc vận hành trơn tru. Chưa kể đến hàng núi giấy tờ và cấu trúc hồ sơ vật lý phức tạp luôn "sẵn sàng" khiến các nhân viên phải nổ tung đầu.
Khi các công ty phát triển lớn hơn, sự kém hiệu quả và tốn thời gian trong việc quản lý quy trình chỉ ngày càng tăng lên, gây tổn hại đến lợi nhuận và kìm hãm sự đổi mới.
>> Xem thêm: Tìm hiểu cách thiết kế quy trình phê duyệt tự động
Thời đại đổi mới
Khi thời đại thay đổi với những bước tiến nhanh về mặt công nghệ và kết nối, các công nghệ kỹ thuật số đã hạn chế phần nào tính thủ công của việc làm quy trình nhưng không phải tất cả mọi thứ đã được giải quyết.
Quá trình phê duyệt có thể không yêu cầu nhân lực chuyên môn nữa nhưng thay vào đó, các hệ thống trực tuyến chuyên biệt, thường được tách biệt khỏi các phần mềm cộng tác và giao tiếp thông thường tại nơi làm việc, sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Các hệ thống này phải được duy trì, cập nhật và quản lý bởi các nhân viên chuyên trách và đối với những người mới tham gia, họ sẽ lại phải được đào tạo để làm quen.
Xét trên nhiều khía cạnh, bạn có thể hiểu các hệ thống này rất giống với câu thành ngữ "tiến hai bước, lùi một bước."
Điều mà hầu hết các công ty cần là một hệ thống phê duyệt được xây dựng với trải nghiệm ưu tiên cho thiết bị di động, tích hợp trực tiếp vào cuộc trò chuyện hiện tại của công ty, hướng thẳng đến nhân viên phê duyệt và cung cấp cho người đó tùy chọn có hoặc không chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản. Hệ thống này cũng phải hoàn toàn minh bạch, cho phép ban quản lý nhanh chóng tra cứu bất kỳ phê duyệt nào để xem xét tổng quan hoặc kiểm toán.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tối đa hóa nhân lực và giảm thiểu lãng phí tài nguyên đồng thời giám sát toàn bộ quy trình để ra quyết định nhanh chóng, thì một hệ thống như vậy trở nên cần thiết.
Liệu có một hệ thống như vậy tồn tại, bạn có muốn xin sếp mình dùng không?
Chà, nếu bạn đang sử dụng nền tảng giao tiếp và cộng tác nhóm "tất cả trong một" của Lark, bạn sẽ hiểu tại sao mình lại cần một ứng dụng như vậy.
Lark Approval là gì?
Lark Approval là một tính năng được cung cấp cho tất cả người dùng Lark, cho phép bạn tạo các quy trình phê duyệt đơn giản nhưng mạnh mẽ cho bất kỳ sự kiện nào. Có thể là các vấn đề về nhân sự như nghỉ phép và phân bổ nhân lực cho thanh toán và tài chính, v.v. Trên hết, hệ thống được thiết kế hoàn toàn theo mô-đun nên bạn có thể tùy chỉnh quy trình để phù hợp nhất với nhu cầu riêng của doanh nghiệp mình.
Được tích hợp trực tiếp vào Lark Suite, Lark Approval không yêu cầu doanh nghiệp phải mua bất kỳ phần mềm mới nào, cũng như ký các loại giấy phép hay cài đặt đặc biệt nào. Nó được tích hợp liền mạch vào giao diện trò chuyện Lark mà bạn đã biết và đang cực kỳ yêu thích giống như phần còn lại của trải nghiệm Lark, hoạt động trơn tru trên di động, PC và mọi thiết bị khác.
Quá trình phê duyệt của Lark hoạt động như thế nào?
Tạo quy trình Phê duyệt cho riêng doanh nghiệp bạn là một quy trình đơn giản có thể được thực hiện trong vài phút. Dưới đây là hướng dẫn từng bước đơn giản.
Trong giao diện Lark Suite của bạn, nhấp vào tính năng Approval ở thanh bên trái.
Nhấp vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên ở góc trên cùng bên phải.
Tạo nhóm phê duyệt
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, bạn có thể nhóm và sắp xếp các phê duyệt. Những thay đổi này sẽ có hiệu lực trên trang yêu cầu phê duyệt của nhân viên tương ứng.
Nhấp vào Tạo nhóm và đặt loại phê duyệt của nhóm, chẳng hạn như quản trị, nhân sự hoặc tài chính. Nhấp vào Sắp xếp để kéo các nhóm khác nhau để thay đổi thứ tự của chúng. Các nhóm và thứ tự tại đây sẽ tương ứng với giao diện app Phê duyệt của nhân viên.
Điều này cho phép bạn tổ chức tốt hơn cấu trúc phê duyệt của mình để
định hình quy trình báo cáo của tổ chức cũng như cung cấp cho các nhà quản lý bộ phận giám sát tập trung hơn vào các nhóm đơn lẻ.
Nhấp vào Tạo để tạo phê duyệt tùy chỉnh hoặc sử dụng mẫu phê duyệt. (Lark hiện cung cấp nhiều mẫu khác nhau bao gồm các tình huống phê duyệt phổ biến.)
Để tạo phê duyệt, tất cả những gì bạn phải làm là điền vào các trường bắt buộc.
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tạo biểu mẫu phê duyệt
Bước 1: Thông tin cơ bản
Nhập tên phê duyệt, mô tả và đặt nhóm phê duyệt cũng như khả năng hiển thị. Bạn cũng có thể thêm các phê duyệt thường dùng vào Workplace tại đây.
Bước 2: Thiết kế biểu mẫu
Chọn và Kéo các điều khiển bạn cần vào bố cục màn hình di động để thêm và đặt các điều khiển. Biểu mẫu được thiết kế ở đây sẽ thực sự được sử dụng bởi nhân viên.
Bạn cũng có thể chọn các thành phần. Chúng tôi cung cấp bốn thành phần mặc định: nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác và từ xa. Các thành phần được liên kết với tính năng Điểm danh. Khi nhân viên sử dụng phép nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác hoặc phê duyệt từ xa, thông tin sẽ được tự động ghi vào hồ sơ chấm công của nhân viên.
Nhấn vào đây để biết thêm thông tin về thiết kế biểu mẫu.
Bước 3: Thiết kế quy trình
Trong thiết kế quy trình, bạn có thể đặt nội dung của từng nút phê duyệt, bao gồm người phê duyệt, phương pháp phê duyệt, các trường có thể đọc và chỉnh sửa cũng như liệu có cho phép chuyển nhượng hoặc người phê duyệt bổ sung hay không.
Bạn có thể thiết kế các quy trình phê duyệt phức tạp hơn bằng cách thêm những người phê duyệt bổ sung để tạo nhiều nút và thêm các nhánh để định cấu hình các quy trình phê duyệt khác nhau cho các tình huống khác nhau.
Nhấn vào đây để biết thêm thông tin về thiết kế quy trình
Bước 4: Cài đặt khác
Đặt quy tắc phê duyệt thu hồi và chuyển nhượng:
-
Cài đặt thu hồi: Có cho phép nhân viên thu hồi yêu cầu phê duyệt trong một khoảng thời gian nhất định hay không. Nhấp vào đây để biết thêm thông tin về Làm cách nào để thu hồi phê duyệt?
-
Cài đặt chuyển tiếp: Có hạn chế chuyển phê duyệt chỉ cho những nhân viên có liên quan đến phê duyệt hay không. Nhấp vào đây để biết thêm thông tin về Làm cách nào để đặt phạm vi gửi?
Sau khi hoàn thành 4 bước trên, hãy nhấp vào Xem trước ở góc trên bên phải để xem toàn bộ quá trình. Cuối cùng, nhấp vào Xuất bản ở góc trên bên phải để hoàn tất quá trình tạo.
>> Xem thêm: Thiết lập phê duyệt hàng loạt
Theo dõi phê duyệt
Trên trang Quản lý dữ liệu, bạn có thể xem và xuất các bản ghi phê duyệt một cách thuận tiện, cũng như lọc các bản ghi theo tiêu đề, trạng thái, thời gian và từ khóa.
Quản lý nghỉ phép, chấm công & làm thêm giờ
Tất cả nội dung về quản lý nghỉ phép và quản lý làm thêm giờ đã được chuyển sang quản trị chấm công.
Nhấn vào đây để biết thêm thông tin về quản trị viên chấm công.
Bắt đầu phê duyệt
Nhân viên có thể mở ứng dụng Phê duyệt trên thanh bên trái của họ. Trên trang Gửi yêu cầu, họ có thể chọn phê duyệt, nhập thông tin bắt buộc và gửi để bắt đầu phê duyệt. Sau đó, những người phê duyệt tương ứng sẽ nhận được thông báo phê duyệt trong Lark.
Ngoài ra, trên trang Phê duyệt, bạn có thể xem các yêu cầu phê duyệt đã gửi và theo dõi tiến trình phê duyệt.
Vậy là bạn đã đi qua các bước để xây dựng nên một quy trình phê duyệt cuối cùng cho doanh nghiệp. Nhưng đây mới chỉ là bề nổi của những gì mà công cụ phê duyệt mạnh mẽ Lark Approval có thể đem lại, nếu bạn quan tâm đến các tính năng nâng cao hơn bao gồm: biểu mẫu yêu cầu thông minh hơn, quy trình linh hoạt, dịch vụ đào tạo và nhập môn, hãy nhấp vào đây để xem hướng dẫn chi tiết sử dụng Lark Approval.
Tổng kết
Lark Approval chỉ là một trong hàng nghìn ứng dụng mạnh mẽ, miễn phí có sẵn trong nền tảng làm việc số Lark Suite. Từ việc tích hợp với những thứ như Asana và Jira cho đến các bot có thể tùy chỉnh, v.v. Lark có khả năng định hình lại không gian làm việc của bạn, cho phép bạn tạo ra một trải nghiệm hoàn toàn độc đáo cho doanh nghiệp của mình.
Các bài viết liên quan về Lark Approval:
Quý độc giả có thể xem thêm bài viết gốc tại đây
Mục lục
Các bài viết liên quan
