Khám phá Mô hình Agile: Quản lý Dự án Linh hoạt và Hiệu quả

Mô hình Agile là một sự đổi mới trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm, làm thay đổi cách chúng ta tư duy và làm việc. Đây không chỉ là một phương pháp mà còn là một triết lý về cách tiếp cận công việc và tạo ra giá trị cho khách hàng. Trong thời đại mà môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng và liên tục, Agile chính là một công cụ quan trọng giúp các tổ chức thích nghi, phát triển mạnh mẽ.

Hãy cùng nhau khám phá thế giới của Agile và tìm hiểu tại sao nó trở thành một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng tương lai của công việc và doanh nghiệp.

Mô hình Agile là gì?

Mô hình Agile là một phương pháp quản lý được áp dụng trong lĩnh vực phát triển sản phẩm hoặc dự án CNTT. Phương pháp này hoạt động dựa trên việc chia dự án thành các giai đoạn khác nhau và nhấn mạnh vào sự hợp tác, giao tiếp cởi mở, thích ứng và tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong một nhóm sản phẩm. Mặc dù Product Manager hoặc Product Owner thường là người chịu trách nhiệm chính nhưng mô hình Agile vẫn ưu tiên vai trò quyết định của tập thể. 

Tập thể này bao gồm nhiều vai trò khác nhau từ PM, UI/UX, IT, Scrum,... sẽ cùng nhau quyết định cách thức hoàn thành công việc, xoay quanh các nhiệm vụ được giao, lập kế hoạch thực hiện và đánh giá liên tục theo một chu kỳ được gọi là Sprint. Mọi người sẽ cam kết tuân theo chu trình và đưa ra phản hồi liên tục để đảm bảo dự án được cải thiện theo tiến độ đặt ra.

Điểm mạnh của mô hình Agile là khả năng theo dõi tiến độ, đưa ra phản hồi và cải tiến liên tục. Điều này liên quan trực tiếp đến sự hợp tác chặt chẽ giữa đội ngũ phát triển và khách hàng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của họ. 

Mô hình Agile bắt nguồn từ những năm 1990, khi các nhà phát triển phần mềm bắt đầu nhận thấy rằng các phương pháp phát triển phần mềm truyền thống không phù hợp với môi trường phát triển phần mềm đang thay đổi nhanh chóng. Các phương pháp luận truyền thống thường dựa trên việc lập kế hoạch chi tiết và giao sản phẩm cuối cùng cho khách hàng. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến các sản phẩm không đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc không phù hợp với thị trường thực tế.

Năm 2001, một nhóm các nhà phát triển phần mềm đã gặp nhau tại Núi Snowbird, Utah để thảo luận về cách cải thiện quá trình phát triển phần mềm. Họ đã ký tuyên ngôn Agile, trong đó nêu ra bốn giá trị cốt lõi của mô hình Agile:

• Cá nhân và tương tác hơn là quy trình và công cụ. Phương pháp Agile coi trọng việc làm việc với từng cá nhân trong một nhóm cộng tác với nhau hơn là dùng công cụ, phần mềm để giải quyết vấn đề quy trình. 

• Sản phẩm đang hoạt động như thế nào hơn là tài liệu. Ví dụ: khi có một sự cố xảy ra trong hệ thống phần mềm, người quản lý dự án linh hoạt sẽ cố gắng khắc phục sự cố hơn là ghi lại mọi chi tiết liên quan đến sự cố. 

• Cộng tác với khách hàng hơn là đàm phán với họ. Trong một dự án quản lý linh hoạt, một nhóm làm việc trong dự án sẽ thích cộng tác với các bộ phận, phòng ban của khách hàng hơn là đàm phán các điều khoản trong hợp đồng, điều này giúp họ tuân thủ các mục tiêu đã đặt ra một cách đáng tin cậy hơn. 

• Phản hồi thường xuyên hơn là chỉ bàn giao sản phẩm vào giai đoạn cuối cùng. Phương pháp Agile đề cao tính linh hoạt và phản hồi thường xuyên hơn là tuân thủ đầy đủ kế hoạch từ đầu đến cuối. Điều này giúp các nhóm sản phẩm phản ứng nhanh chóng với những sự cố xảy ra trong quá trình quản lý phần mềm, dự án. 

Từ tuyên ngôn Agile, các phương pháp phát triển phần mềm Agile bắt đầu phát triển và phổ biến. 

>> Xem thêm: Ứng dụng Lark Suite trong Quản lý phát triển sản phẩm công nghệ

Các nguyên tắc của Agile

Mô hình Agile là hoạt động dựa trên một số nguyên tắc quan trọng.

1. Tập Trung vào Khách Hàng

Agile đặt khách hàng ở trung tâm. Điều này có nghĩa rằng nhóm phát triển cần tương tác thường xuyên với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của họ. Thay vì chỉ làm theo một kế hoạch được đề ra từ ban đầu, Agile thúc đẩy sự trao đổi, tương tác và sẵn sàng thay đổi để đáp ứng nhu cầu thực tế và sự biến động của thị trường. Điều này đảm bảo sản phẩm cuối cùng không chỉ đáp ứng mong đợi của khách hàng mà còn vượt qua chúng, mang lại giá trị thực sự và làm hài lòng người sử dụng.

2. Tự Tổ Chức

Agile cho phép các nhóm phát triển tự tổ chức. Thay vì quản lý cứng rắn và theo dõi chi tiết từ trên xuống, Agile cho phép các nhóm có quyền tự ra quyết định và tự quản lý. Nhóm phát triển sẽ tự quyết định cách họ sẽ thực hiện công việc và tổ chức công việc của họ theo cách phù hợp nhất.

3. Phản Hồi Thường Xuyên

Agile quy định rằng sản phẩm phải được phát triển và sử dụng thường xuyên. Thay vì phát triển trong nhiều tháng và đưa ra sản phẩm cuối cùng, Agile yêu cầu nhóm phát triển cung cấp sản phẩm có giá trị thực sự sau mỗi vòng lặp ngắn. Điều này giúp khách hàng sử dụng sản phẩm từ đầu và đưa ra phản hồi, cho phép sự điều chỉnh liên tục và cải tiến.

4. Thích ứng với Thay Đổi

Mô hình Agile khẳng định việc thay đổi yêu cầu là điều tất yếu trong quá trình phát triển sản phẩm. Các nhóm Agile sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch để đáp ứng nhu cầu của thị trường và khách hàng. 

Các nguyên tắc này là cốt lõi của Agile, tạo nên sự linh hoạt và hiệu quả trong việc phát triển sản phẩm và quản lý dự án. Các phương pháp và thực hành linh hoạt trong mô hình này không đảm bảo giải quyết được mọi vấn đề hiện có trong ngành công nghiệp phần mềm (Không có mô hình nào có thể làm được) nhưng chúng chắc chắn sẽ giúp tạo nên một quy trình làm việc và văn hóa thích ứng linh hoạt, hiệu quả. 

Các phương pháp Agile phổ biến

1. Scrum

Scrum là một phương pháp Agile quản lý dự án tập trung vào việc tạo ra giá trị sớm cho khách hàng. Nó sử dụng các vòng lặp gọi là "Sprint" với thời gian cố định (thường 2-4 tuần) để phát triển các tính năng hoàn chỉnh. Scrum tập trung vào tổ chức công việc thành các danh sách công việc ưu tiên gọi là "Product Backlog" và "Sprint Backlog".

Scrum có các sự kiện quan trọng như Sprint Planning (lập kế hoạch Sprint), Daily Standup (cuộc họp hàng ngày), Sprint Review (Sơ kết Sprint), và Sprint Retrospective (họp rút kinh nghiệm sau Sprint).

Scrum thích hợp cho các dự án có mục tiêu cụ thể và khách hàng có sẵn để cung cấp phản hồi thường xuyên.

2. Kanban

Kanban là một phương pháp Agile tập trung vào quản lý luồng công việc và kiểm soát công việc đang diễn ra. Nó sử dụng bảng Kanban để theo dõi công việc, thường là các thẻ hoặc thẻ nhựa, trên các bảng vật lý hoặc điện tử.

Giống như Scrum, phương pháp Kanban được thiết kế để giúp các nhóm làm việc với nhau hiệu quả hơn, thích ứng với những thay đổi thường xuyên trong yêu cầu hoặc dự án với quá trình sản xuất liên tục. Nó khuyến khích sự hợp tác, kiểm soát và tối ưu hóa công việc hiện tại nhằm thúc đẩy một môi trường học hỏi và cải tiến tích cực.

3. XP (Extreme Programming)

XP là một phương pháp Agile tập trung vào việc phát triển phần mềm chất lượng cao, đồng thời đơn giản hóa toàn bộ quy trình cho nhóm phát triển. Nó sử dụng các kỹ thuật như lập trình theo cặp (Pair Programming), kiểm thử tự động, lập kế hoạch ngắn hạn, và phản hồi thường xuyên.

Phương pháp XP hướng đến mục tiêu tạo ra phần mềm linh hoạt và dễ bảo trì, giúp giảm thiểu lỗi và cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm.

4. Lean

Lean không chỉ là một phương pháp Agile mà là một triết lý quản lý mục tiêu vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hoá quy trình sản xuất. Nó xuất phát từ công nghiệp sản xuất và sau này được áp dụng vào phát triển phần mềm.

Lean Agile thích hợp cho bất kỳ dự án nào muốn tối ưu hoá quy trình, giảm lãng phí và cải thiện chất lượng.

Mỗi phương pháp Agile này có ưu điểm và mục đích sử dụng cụ thể riêng, và sự lựa chọn phụ thuộc vào tình hình cụ thể của dự án và môi trường làm việc.

>> Xem thêm: Ứng dụng Template Lark trong Quản lý sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian và công sức

Áp dụng Agile cho quản lý dự án

Để áp dụng Agile cho quản lý dự án, các tổ chức cần thực hiện các bước sau:

1. Chuẩn bị: Các tổ chức cần chuẩn bị cho việc áp dụng Agile bằng cách đánh giá nhu cầu của họ và xác định xem Agile có phù hợp với họ hay không.

2. Chọn phương pháp Agile: Có nhiều phương pháp Agile khác nhau, chẳng hạn như Scrum, Kanban và Extreme Programming (XP). Các tổ chức cần chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và văn hóa của họ.

3. Thay đổi văn hóa: Áp dụng Agile yêu cầu các tổ chức thay đổi văn hóa của họ để phù hợp với các nguyên tắc và thực hành của mô hình này.

4. Tạo các quy trình và công cụ: Các tổ chức cần tạo ra các quy trình và công cụ để hỗ trợ việc áp dụng Agile.

5. Huấn luyện nhân viên: Các tổ chức cần đào tạo nhân viên về Agile để họ có thể hiểu và áp dụng mô hình này.

Lark Base - phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ đến từ Lark Suite

Lark Base cung cấp một cách tiếp cận thông minh hơn để quản lý dự án. Được phát triển bởi Lark Technologies, Lark Base không chỉ được thiết kế như một cơ sở dữ liệu đơn giản, mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức quản lý và theo dõi các dự án một cách liền mạch từ đầu đến cuối. 

Cùng Rikkei Digital tìm hiểu thêm về những gì bạn có thể làm trong Lark Base, chẳng hạn như tạo quy trình làm việc tự động, sử dụng AI để viết nội dung, xây dựng trang tổng quan và xem dữ liệu ở các định dạng khác nhau.

1. Ưu điểm khi sử dụng Lark Base để quản lý dự án

Doanh nghiệp có thể sử dụng Lark Base để quản lý dự án với sự tham gia của nhiều nhóm. Nền tảng này cung cấp khả năng so sánh toàn bộ thông tin liên quan, với nhiều chế độ xem tập trung vào các yếu tố khác nhau. Các thành viên có thể tự động nhận thông báo liên quan đến công việc của họ trong Lark Messenger, giúp đảm bảo sự thống nhất trong nhóm cũng như theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả hơn.

Lark Base giúp bạn giám sát hiệu quả mọi khía cạnh của dự án và cập nhật tiến độ dự án một cách nhanh chóng!

2. Ứng dụng Lark Base trong quản lý dự án

Lark Base cho phép bạn tạo và quản lý nhiều dự án cùng một lúc trên một nền tảng. Bạn có thể phân quyền xem, chỉnh sửa, sở hữu cho từng thành viên trong nhóm tới từng hàng và từng cột, đồng thời theo dõi tiến độ của cả nhóm một cách hiệu quả.

Ngoài ra, Lark Base cũng cung cấp các template Quản lý dự án mà đội dự án có thể áp dụng và điều chỉnh trong quá trình phát triển sản phẩm, giúp tối ưu thời gian tạo quy trình làm việc của nhóm.

Với template này, các nhóm sản phẩm có thể:

• Theo dõi trạng thái của từng dự án theo thời gian

• Xem danh sách tất cả các nhiệm vụ liên quan đến từng dự án

• Ưu tiên và kiểm tra trạng thái của từng nhiệm vụ

• Kiểm tra báo cáo hàng tuần về tiến độ

• Xem danh sách tất cả các thành viên tham gia và vai trò của họ đối với từng dự án

Quản lý dự án theo nhiều thành phần khác nhau

Một dự án khi triển khai sẽ bao gồm nhiều nhiệm vụ và nhóm thực hiện khác nhau. Với Lark Base, bạn có thể tạo được nhiều bảng và chia dự án thành nhiều thành phần khác nhau. Tất cả thông tin của từng thành phần sẽ được ghi lại trên một nền tảng duy nhất nơi bạn có thể đi sâu vào các khía cạnh khác nhau, trong khi vẫn có thể đảm bảo dữ liệu được sắp xếp và truy cập ở cùng một nơi.

Bạn có thể tạo 4 bảng bao gồm:

Bảng 1: Dự án

Bảng này chứa tất cả các dự án và thông tin liên quan như chủ sở hữu, thành viên, mục tiêu và trạng thái. Bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ cụ thể và báo cáo tiến độ liên quan đến dự án này trong bảng. 

Bảng 2: Báo cáo

Bảng này được sử dụng để theo dõi các cập nhật của dự án. Các thành viên chỉ cần điền vào biểu mẫu và câu trả lời của họ sẽ tự động được thêm vào bảng này

Bảng 3: Nhiệm vụ

Các dự án nên được chia thành các nhiệm vụ riêng biệt, với người phụ trách cụ thể, trạng thái và mức độ ưu tiên khác nhau. Bạn cũng có thể thể hiện ngày bắt đầu và ngày kết thúc trên đây. Nếu như bạn có nhiều dự án cùng một lúc, trường Project sẽ cho biết rõ từng nhiệm vụ thuộc dự án nào

Bảng 4: Thành viên

Bảng này cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về tất cả các thành viên trong nhóm, các dự án và nhiệm vụ của họ cũng như các bộ phận liên quan. 

Thấu hiểu dự án theo nhiều góc độ

• Chế độ xem lưới (Grid view): Tổng hợp dữ liệu theo hàng và cột. Bạn có thể đặt loại trường cho từng cột để đảm bảo dữ liệu được sắp xếp và chuẩn hóa.

• Chế độ xem Kanban: Nhóm và sắp xếp dữ liệu theo danh mục; quản lý thông tin từ nhiều góc độ như tiến độ nhiệm vụ hoặc chủ sở hữu; kéo và thả để cập nhật nhanh trạng thái; và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ khác nhau trong thời gian thực

• Chế độ xem Gantt: Quản lý tiến trình, hiển thị trực quan tiến độ nhiệm vụ, kéo để điều chỉnh thời lượng nhiệm vụ và kiểm tra nhanh toàn bộ lịch trình dự án.

• Chế độ xem biểu mẫu: Một biểu mẫu để thu thập thông tin, bạn có thể chỉnh sửa các trường cần điền và phản hồi sẽ tự động được thêm vào bảng. Nó đơn giản hóa quy trình để các thành viên gửi thông tin đồng thời giảm thiểu sai sót khi nhập thông tin.

• Chế độ xem Calendar: Cho phép bạn quản lý sự kiện, lên lịch dự án và sắp xếp hoạt động hiệu quả hơn. Cộng tác viên có thể xem nhanh lịch trình và thời lượng sự kiện, đồng thời có thể dễ dàng thực hiện cập nhật để giúp cả nhóm nắm rõ thông tin.

Trực quan hóa dữ liệu & chia sẻ báo cáo một cách dễ dàng

Lark Base cung cấp khả năng tạo báo cáo tự động và trực quan theo nhiều loại chart khác nhau. Bạn có thể theo dõi các thành phần của dự án như tiến độ, thời gian hoàn thành công việc, và nhiều thông tin quan trọng khác qua giao diện Dashboard. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất của dự án và tìm cách cải thiện.

Bạn có thể chia sẻ dashboard này cho những người liên quan, đặc biệt là cấp quản lý và cài đặt gửi thông báo tự động theo định kỳ mà không cần gửi toàn bộ bảng dữ liệu. Tùy chỉnh phạm vi chia sẻ của trang dashboard dựa trên nhu cầu của bạn để đảm bảo bảo mật dữ liệu mà không cản trở việc cộng tác. 

Nhóm các nhiệm vụ liên quan

Việc nhóm các dữ liệu liên quan cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp và trình bày thông tin dựa trên các điều kiện đã đặt ra. Khi có tập dữ liệu lớn, bạn có thể sử dụng tính năng nhóm để nhanh chóng chia thông tin thành các cấp độ nhằm làm cho bối cảnh rõ ràng hơn. 

Liên kết hai chiều: Xem dữ liệu trên các bảng và đồng bộ hóa các bản cập nhật: 

Khi có thông tin liên quan nằm rải rác trên nhiều bảng, bạn có thể sử dụng các trường được liên kết để tổng hợp chúng thành một bảng tập trung. Liên kết hai chiều cho phép bạn liên kết dữ liệu của bảng này với một bảng khác, từ đó thông tin có thể được đồng bộ hóa và cập nhật giữa chúng.

Giao tiếp trong ứng dụng

Lark Base tích hợp giao tiếp trực tiếp, cho phép các thành viên trong dự án bình luận, trao đổi thông tin và chia sẻ tài liệu mà không cần rời khỏi ứng dụng. Việc này được thực hiện bằng cách tag các thành viên liên quan đến nhiệm vụ đó và thông tin này sẽ được tự động thông báo về trung tâm trò chuyện - Lark Messenger. 

Quy trình này diễn ra mượt mà nhờ có sự liên kết chặt chẽ giữa Lark Base với các ứng dụng khác trong Lark Suite như Lark Messenger, Lark Calendar, Lark Docs,... Điều này tạo một môi trường làm việc liên tục và tối ưu cho tổ chức. 

Đặc biệt, giao diện của Lark Base thân thiện và dễ sử dụng, phù hợp với nhiều nền tảng, từ máy tính đến thiết bị di động.

Chức năng nâng cao: Tự động gửi thông báo

Lark Automation được tích hợp mạnh mẽ trong Lark Base, hỗ trợ gửi thông báo tự động đến từng cá nhân liên quan đến nhiệm vụ, dự án đó. Điều này giúp bạn biết được công việc nào cần hoàn thành, ai chịu trách nhiệm và minh bạch đến từng nhiệm vụ nhỏ. Bạn có thể tùy chỉnh thời gian, tần suất thông báo và thêm liên kết để các thành viên có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu phù hợp để điền vào. 

Lark Base là một giải pháp quản lý dự án toàn diện và hiệu quả, giúp các tổ chức tăng cường hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu dự án một cách dễ dàng hơn. Để đăng ký dùng thử Lark Suite, bạn hãy để lại thông tin tại form bên dưới, đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ liên hệ và hướng dẫn bạn trải nghiệm những tính năng tuyệt vời của công cụ này.

>> Xem thêm: [RECAP] Hội thảo "Quản lý phát triển sản phẩm cùng Lark Suite"