Tổng quan các tính năng nổi bật trong phiên bản Lark Pro
Bên cạnh các tính năng có sẵn của phiên bản Starter, phiên bản Pro bổ sung thêm nhiều tính năng khác vượt trội hơn.
Mục lục
Phiên bản Lark Pro hỗ trợ các doanh nghiệp có tối đa 500 người dùng. Bên cạnh các tính năng có sẵn của phiên bản Starter, phiên bản Pro bổ sung thêm nhiều tính năng khác vượt trội hơn, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Cùng điểm qua những tính năng nổi bật của phiên bản Lark Pro trong bài viết dưới đây.
Lark Messenger
Tăng hiệu quả cộng tác nhóm với Lark
Lark cung cấp nhóm chat giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên trong cùng dự án. Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tạo nhóm chat chỉ với vài thao tác đơn giản.
Dưới đây là giới hạn số lượng thành viên cho từng phiên bản Lark:
- Starter: 50 thành viên
- Pro: 500 thành viên
- Enterprise: 5000 thành viên
Đặc biệt, phiên bản Enterprise còn hỗ trợ tạo Siêu nhóm với số lượng thành viên lên đến 50.000.
Lợi ích khi sử dụng nhóm chat Lark:
- Giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả: Chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ công việc và thảo luận trực tiếp trong nhóm.
- Cộng tác dễ dàng: Gán nhiệm vụ, quản lý file và theo dõi tiến độ công việc của từng thành viên.
- Tìm kiếm thông tin đơn giản: Lịch sử trò chuyện được lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Bảo mật thông tin: Lark đảm bảo an toàn cho dữ liệu và thông tin của bạn.
Tạo nhãn dán tùy chỉnh
Lark giúp doanh nghiệp tạo ra những nhãn dán và emoji riêng, mang đậm dấu ấn doanh nghiệp. Các emoji này có thể được sử dụng trong Lark Messenger, video hoặc các trường hợp khác, giúp cải thiện giao tiếp và truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến mọi người.
Lark Docs và Lark Wiki
Cộng tác liền mạch trên cùng một tài liệu
Với Lark, nhiều người có thể cùng xem, chỉnh sửa và bình luận trên cùng một tài liệu. Mỗi phiên bản sẽ có giới hạn số người có thể chỉnh sửa cùng lúc:
-
Phiên bản Starter: 50 người
-
Phiên bản Pro và Enterprise: 200 người
Ngoài ra, tất cả các phiên bản đều cho phép 5000 người có thể xem tài liệu cùng lúc. Bạn có thể biết được ai và bao nhiêu người đang cùng làm việc với bạn trên một tài liệu, thông qua ảnh hồ sơ và số lượng user hiển thị ở góc trên bên phải.
>> Xem thêm: Tổng quan về các tính năng trong Lark Docs
Tạo không gian làm việc
Lark Wiki là một hệ thống quản lý nội dung dành cho các doanh nghiệp. Được xây dựng và đóng góp bởi nhiều người dùng, Lark Wiki là một công cụ hiệu quả để tìm kiếm, theo dõi, truyền thông và chia sẻ kiến thức trong một tổ chức.
Lark Wiki cũng giảm thiểu tác động của việc luân chuyển nhân viên và giảm chi phí chuyển giao kiến thức nội bộ.
Lark Wiki bao gồm nhiều không gian làm việc, mỗi không gian làm việc lại bao gồm nhiều trang tài liệu khác nhau. Người dùng phiên bản Starter có thể tạo tối đa 10 không gian làm việc, trong khi phiên bản Pro và Enterprise không bị giới hạn số lượng không gian làm việc.
Không gian lưu trữ đám mây
Tính năng lưu trữ đám mây của Lark Docs cho phép người dùng lưu trữ nhiều loại tệp khác nhau. Với phiên bản Starter, mỗi doanh nghiệp được cung cấp 100 GB dung lượng lưu trữ miễn phí để lưu trữ các tệp đính kèm trong Docs và các tệp khác. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể mua thêm dung lượng lưu trữ với phiên bản này.
Với phiên bản Pro và Enterprise, doanh nghiệp sẽ có 1 TB hoặc 10 TB dung lượng lưu trữ. Nếu cần thêm dung lượng lưu trữ, doanh nghiệp có thể mua thêm để nâng cấp dung lượng.
Các loại tệp được hỗ trợ lưu trữ đám mây bao gồm:
-
Tệp tin trực tiếp tải lên Lark Docs.
-
Tệp tin được lưu vào Lark Docs từ cửa sổ chat (xem trước hoặc tải xuống các tệp này không tốn dung lượng lưu trữ).
-
Hình ảnh, video và tệp đính kèm được thêm vào Lark Docs.
Kích thước tập tin tải lên
Tất cả các tệp tin đều có thể được tải lên ổ đĩa đám mây, bất kể định dạng nào. Kích thước của mỗi tệp tin sẽ bị giới hạn ở mức 250 MB cho người dùng phiên bản Starter, 50 GB cho người dùng Pro và 100 GB cho người dùng Enterprise.
Dữ liệu sử dụng trên Lark Wiki
Trong Lark Admin Console, các quản trị viên chính và quản trị viên được phân quyền trong Lark Wiki đều có thể xem tất cả dữ liệu được sử dụng trên Lark Wiki. Dữ liệu này bao gồm:
-
Dữ liệu hoạt động: Thống kê lượt truy cập, số người truy cập và những trang mới được thêm trong ngày hôm qua.
-
Những thay đổi trong xu hướng tăng trưởng của Wiki: Thay đổi về số lượng người truy cập, lượt truy cập và số trang mới theo xu hướng thời gian.
-
Hoạt động trên không gian làm việc.
-
Mức độ sử dụng các trang trên không gian làm việc.
-
Đóng góp của thành viên cho Wiki.
Ngoài ra, quản trị viên không gian làm việc có thể xem dữ liệu sử dụng cho không gian làm việc đó để dễ dàng theo dõi lưu lượng truy cập của người dùng.
Lark Meetings
Số lượng người tham gia cuộc họp tối đa
-
Phiên bản Starter: Giới hạn 50 người tham gia.
-
Phiên bản Pro và Enterprise: Tổ chức các cuộc họp lớn với tối đa 500 người tham gia.
Thời lượng cuộc họp tối đa
-
Phiên bản Starter: Giới hạn 60 phút. Sau 60 phút, cuộc họp sẽ tự động kết thúc và bạn cần bắt đầu một cuộc họp mới.
-
Phiên bản Pro và Enterprise: Tổ chức các cuộc họp kéo dài tối đa 24 giờ.
Dung lượng lưu trữ của Lark Minutes
Lark Minutes là công cụ hỗ trợ ghi chép và quản lý hiệu quả các cuộc họp, phỏng vấn và bài giảng. Với Lark Minutes, bạn có thể:
- Chuyển đổi âm thanh và video thành văn bản: Tự động ghi lại nội dung cuộc họp, phỏng vấn hoặc bài giảng và chuyển đổi thành văn bản dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa.
- Tìm kiếm nhanh chóng: Tìm kiếm các từ khóa hoặc cụm từ cụ thể trong nội dung đã ghi để truy cập thông tin nhanh chóng.
- Nhấn mạnh điểm chính: Tự động tóm tắt các điểm chính của cuộc họp, phỏng vấn hoặc bài giảng để bạn có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng.
- Tạo ghi chú thông minh: Thêm ghi chú, hình ảnh và tệp đính kèm vào bản ghi để tăng thêm thông tin và ngữ cảnh.
- Chia sẻ dễ dàng: Chia sẻ bản ghi với đồng nghiệp hoặc khách hàng chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Lark Minutes cung cấp nhiều gói dung lượng lưu trữ khác nhau:
- Gói Starter: 100 GB
- Gói Pro: 5 TB
- Gói Enterprise: 50 TB
Phòng chờ cuộc họp
Để đảm bảo an toàn hơn cho các cuộc họp của bạn, Lark cung cấp tính năng "Phòng chờ" dành cho những người dùng không có quyền tham gia trực tiếp. Khi ở trong phòng chờ, người dùng sẽ cần được chủ trì chấp thuận trước khi có thể tham gia cuộc họp.
Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp:
- Cuộc họp nội bộ chỉ dành cho thành viên trong nhóm hoặc phòng ban.
- Muốn kiểm soát danh sách khách mời tham dự.
- Ngăn chặn người dùng không mong muốn truy cập cuộc họp.
Breakout rooms
Với tính năng Breakout rooms, bạn có thể chia nhỏ người tham gia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận chuyên sâu. Các nhóm nhỏ này phù hợp với các tình huống như đào tạo nhân viên, phỏng vấn nhóm và các cuộc họp hàng ngày. Mỗi nhóm thảo luận riêng biệt, không bị lẫn với nhau, đảm bảo sự tập trung cho các cuộc thảo luận.
Tạo các cuộc khảo sát trong cuộc họp
Trong các cuộc họp video trên Lark, bạn có thể sử dụng bảng thăm dò (Polls) để thu thập ý kiến của người tham gia. Kết quả thăm dò được hiển thị theo thời gian thực. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tùy chỉnh bảng thăm dò theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tạo câu hỏi trắc nghiệm đơn hoặc đa lựa chọn, và bạn có thể cấu hình cho phép ẩn danh kết quả thăm dò hay không.
Quản lý phòng họp hiệu quả với quyền quản lý đặt phòng của Lark
Các Quản trị viên có thể thiết lập "Quyền quản lý đặt phòng phòng họp" cho người dùng khác. Người dùng được cấp quyền này có thể thực hiện các hành động nâng cao trong phạm vi phân công của họ, chẳng hạn như:
- Đặt phòng họp
- Chỉnh sửa thông tin đặt phòng
- Giải phóng phòng họp khi không sử dụng
Việc phân quyền này giúp:
- Điều phối hiệu quả tài nguyên phòng họp
- Cải thiện tỷ lệ sử dụng phòng họp
- Giảm tải công việc cho Quản trị viên
Sử dụng Webinar
Lark Webinar là nền tảng hội nghị trực tuyến đa năng, chuyên dùng để tổ chức các buổi họp trực tuyến quy mô lớn và quan trọng như đào tạo doanh nghiệp, hội nghị chuyên ngành, hay họp toàn công ty. Lark Webinar cung cấp cho tổ chức khả năng lưu trữ lớn, quản lý chuyên nghiệp, tương tác đa dạng và phân tích thuận tiện.
Webinar miễn phí với gói Pro và Enterprise cho tối đa 100 người tham gia. Nếu có nhiều người cần tham gia hơn, bạn có thể mua thêm không gian cho khách tham dự.
-
Sức chứa lớn: Lark Webinar có thể hỗ trợ 10.000 người tham gia cùng một lúc và duy trì sự ổn định.
-
Khả năng quản lý mạnh mẽ: Người tổ chức có thể quản lý các diễn giả và người tham dự, kiểm soát quyền truy cập và đảm bảo các buổi hội thảo diễn ra an toàn và chỉn chu.
-
Cách thức tương tác đa dạng: Lark Webinar cung cấp các cách thức tương tác đa dạng, bao gồm trò chuyện, thả biểu tượng cảm xúc, thăm dò ý kiến và cho phép người tham dự giơ tay phát biểu, nâng cao hiệu quả giao tiếp.
-
Khả năng phân tích thuận tiện: Các biểu đồ trực quan được tự động tạo ra sau buổi webinar sẽ hiển thị các chỉ số dữ liệu quan trọng, giúp bạn dễ dàng phân tích và đánh giá hiệu quả của buổi hội thảo một cách hiệu quả.
Lark Base
Cấu hình quyền truy cập nâng cao
Các chủ sở hữu Base và cộng tác viên có quyền quản lý - đều có thể bật các quyền nâng cao để cấu hình xem ai có quyền xem và chỉnh sửa các trường hoặc bản ghi cụ thể trong một bảng, cũng như ai có quyền xem bảng điều khiển. Điều này có nghĩa là bạn có thể phân quyền chi tiết đến từng hàng, từng cột dữ liệu đối với từng cá nhân.
Tính năng này giúp tăng cường khả năng bảo mật dữ liệu, bằng cách đảm bảo rằng các quyền được giới hạn cho các thành viên được chỉ định.
Ví dụ về các tình huống cần sử dụng quyền truy cập nâng cao:
-
Giới hạn thành viên để họ chỉ có thể thêm, xóa hoặc sửa đổi các bản ghi, chứ không thể chỉnh sửa tiêu đề hoặc các tùy chọn đơn/nhiều lựa chọn.
-
Thành viên chỉ có thể đọc và chỉnh sửa các nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm và không thể truy cập bất kỳ thông tin nào khác.
-
Trưởng nhóm có thể quản lý tất cả dữ liệu, trong khi thành viên chỉ có thể đọc bảng và sửa đổi một số cột nhất định.
-
Quản lý khu vực chỉ có thể chỉnh sửa các bản ghi liên quan đến khu vực của họ và không thể xem bất kỳ nội dung nào khác.
Đồng bộ dữ liệu giữa các Base
Với tính năng đồng bộ dữ liệu trên Lark Base, bạn có thể tiết kiệm thời gian đồng bộ và tổng hợp dữ liệu từ các Base khác nhau thành một Base duy nhất. Dữ liệu sẽ được tự động cập nhật theo chu kỳ mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào. Bạn có thể đồng bộ tất cả hoặc chỉ một vài dữ liệu nhất định từ các Base đã chọn. Dữ liệu sẽ được cập nhật chính xác và kịp thời.
>> Xem thêm: Hướng dẫn đồng bộ dữ liệu giữa các Base
Giới hạn của Lark Base
Khi sử dụng Lark Base, giới hạn số hàng trong một bảng sẽ phụ thuộc vào phiên bản Lark mà bạn sử dụng. Hai phiên bản Starter và Pro hỗ trợ tối đa 20.000 hàng trong một bảng, trong khi phiên bản Enterprise hỗ trợ tối đa 50.000 hàng.
Tự động hóa quy trình làm việc
Với tính năng tự động hóa quy trình làm việc (Lark Base Automation), bạn có thể xây dựng một bảng Lark Base để thực hiện các hành động tự động dựa trên các quy tắc được thiết lập sẵn. Sau khi cấu hình các điều kiện và hành động mong muốn, Lark Base sẽ tự động thực hiện các hành động tiếp theo trong quy trình làm việc khi các điều kiện được đáp ứng.
Tự động hóa quy trình làm việc sẽ tăng hiệu quả vận hành của doanh nghiệp, tối ưu thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Lark Starter, Pro và Enterprise cung cấp số lượng quy trình tự động khác nhau, cụ thể:
-
Phiên bản Starter: 5.000 quy trình/tháng
-
Phiên bản Pro: 50.000 quy trình/tháng
-
Phiên bản Enterprise: 500.000 quy trình/tháng
Lark Calendar
Thông tin đặt phòng họp
Biểu mẫu đặt phòng họp được sử dụng để chuẩn bị phòng họp trước cho các cuộc họp quan trọng:
-
Khi đặt phòng họp, bạn có thể tự chọn hoặc nhập thông tin cần được cung cấp trước. Ví dụ:
-
Đó là một cuộc họp bên ngoài
-
Có khách VIP sẽ tham dự
-
Yêu cầu về thiết bị dành cho cuộc họp hoặc bố cục cụ thể
-
-
Bạn có thể cài đặt ai là người nhận thông báo và khi nào họ có thể nhận được, để họ chuẩn bị các sắp xếp cần thiết trước khi cuộc họp bắt đầu.
Đồng bộ dữ liệu email
Với Lark, bạn có thể đồng bộ email từ nhà cung cấp khác sang Lark Mail. Sau khi quản trị viên kích hoạt đồng bộ dữ liệu email trong Admin Console của Lark, các thành viên sẽ nhận được thông báo về việc đồng bộ lịch sử email. Sau khi đồng bộ email hoàn tất, bạn có thể quản lý tất cả email của mình trong Lark Mail.
Lark Mail cung cấp cho mỗi doanh nghiệp 200 GB lưu trữ email miễn phí. Nếu bạn cần nhiều hơn, bạn có thể mua phiên bản Pro để có dung lượng lưu trữ lên đến 5 TB. Phiên bản Enterprise cung cấp dung lượng lưu trữ email không giới hạn.
Giới hạn số lượng email được gửi
Lark Mail giới hạn số lượng email bạn có thể gửi mỗi ngày để ngăn chặn thư rác và giữ an toàn cho tài khoản.
|
Loại giới hạn
|
Phiên bản Starter
|
Phiên bản Pro
|
Phiên bản Enterprise
|
Giải thích
|
|
Email cá nhân
(Số lượng người nhận)
|
Bạn có thể gửi email cho tối đa 200 người nhận bên ngoài doanh nghiệp mỗi ngày
|
Bạn có thể gửi email cho tối đa 2000 người nhận bên ngoài doanh nghiệp mỗi ngày
|
Bạn có thể gửi email cho tối đa 2000 người nhận bên ngoài doanh nghiệp mỗi ngày
|
|
|
Email cá nhân
(Số lượng email đã gửi)
|
Lên đến 450 email mỗi ngày
|
Lên đến 6.000 email mỗi ngày
|
Lên đến 6.000 email mỗi ngày
|
|
|
Email công ty
(Số lượng người nhận)
|
Bạn có thể gửi email cho tối đa 500 người nhận bên ngoài doanh nghiệp mỗi ngày
|
Không giới hạn
|
Không giới hạn
|
|
Số lượng hộp thư dùng chung (mailbox)
Quản trị viên có thể tạo địa chỉ email công khai để các thành viên cùng nhau xử lý email và chia sẻ thông tin email. Ngoài ra, bằng cách sử dụng dịch vụ SMTP hòm thư chung, bạn có thể sử dụng hòm thư chung của Lark để gửi và nhận email qua một số nền tảng dành cho hoạt động kinh doanh bên ngoài (ví dụ: Jira). Phiên bản Starter cho phép bạn tạo tối đa 20 hòm thư chung, phiên bản Pro và Enterprise cho phép bạn tạo X + 30 hòm thư chung, trong đó X là số lượng thành viên tổ chức.
Bảo mật và quyền quản trị
Tùy chỉnh vai trò quản trị viên
Trong Admin Console của Lark có hai kiểu quản trị viên:
-
Quản trị viên chính (bao gồm cả người tạo tài khoản tổ chức): Có quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các tính năng và cài đặt của tổ chức.
-
Quản trị viên: Có quyền truy cập hạn chế hơn so với quản trị viên chính, được chia các vai trò cụ thể.
Nếu doanh nghiệp có nhiều vấn đề cần quản lý hoặc nhiều chi nhánh phụ, việc phân quyền dựa trên vai trò của quản trị viên sẽ giúp doanh nghiệp phân công công việc thuận tiện hơn và tối ưu thời gian phân quyền. Quyền quản lý được gán theo từng vai trò, bạn có thể thêm hoặc bớt quyền quản lý cụ thể cho mỗi vai trò.
Số lượng vai trò bạn có thể tạo phụ thuộc vào gói sử dụng bạn đang dùng:
-
Phiên bản Starter: tạo được 1 vai trò.
-
Phiên bản Pro: tạo được 30 vai trò.
-
Phiên bản Enterprise: tạo được 300 vai trò.
Với tất cả các phiên bản, bạn có thể thêm tối đa 500 quản trị viên.
Quyền nâng cao
Các quyền nâng cao bao gồm quyền quản lý khả năng hiển thị của các trường thông tin trên trang hồ sơ, cấu hình quyền giao tiếp/cộng tác và thiết lập quyền tìm kiếm.
-
Trong Admin Console, quản trị viên có thể chọn hiển thị những thông tin nào trên trang hồ sơ của mỗi thành viên để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
-
Quản trị viên có thể cho phép hoặc hạn chế các thành viên thực hiện một số hành động nhất định trong ứng dụng Lark.
-
Quản trị viên có thể cấu hình kết quả hiển thị khi một thành viên tìm kiếm các thành viên khác trong Lark.. Vì lý do bảo mật, nhiều doanh nghiệp lớn và vừa chọn cách hạn chế các thành viên được hiển thị trong kết quả tìm kiếm.
Quản lý tài liệu nâng cao
Trong Admin Console, quản trị viên được phân quyền quản lý sẽ có thể quản lý tất cả tài liệu của doanh nghiệp, bao gồm:
-
Lọc để tìm các tài liệu cụ thể.
-
Chuyển, xóa, khôi phục và xóa vĩnh viễn tài liệu theo từng tài liệu hoặc toàn bộ tài liệu.
Điều này giúp việc quản lý các tài liệu của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn.
Khôi phục người dùng đã xóa
Nếu quản trị viên chính vô tình xóa một thành viên, họ có thể khôi phục tài khoản của thành viên đó thông qua Lark Admin Console hoặc Open API trong vòng 30 ngày.
Xem dữ liệu không gian làm việc
Quản trị viên không gian làm việc có thể xem lại dữ liệu trên không gian làm việc, bao gồm:
-
Lưu lượng truy cập tổng thể vào không gian làm việc
-
Số lượng nội dung được thêm
-
Các trang thịnh hành
-
Dữ liệu hoạt động của thành viên
Điều này giúp cho người quản lý đưa ra phản hồi kịp thời.
Văn hóa doanh nghiệp và các tùy chỉnh cá nhân hóa
Tùy chỉnh không gian làm việc
Tùy chỉnh không gian làm việc (Custome Workplace) là một giải pháp mới thú vị mà Lark mang đến cho người dùng phiên bản Pro và Enterprise. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh Không Gian Làm Việc của mình theo các template mà Lark cung cấp, cũng như theo các khối và công cụ chỉnh sửa có sẵn trong Lark.
Bằng cách tự tạo cho mình một không gian làm việc riêng, doanh nghiệp sẽ có được một giải pháp "all-in-one" với giao diện được thiết kế theo nhu cầu của mình.
-
Có thể tùy chỉnh trên nhiều thiết bị: Bạn có thể tùy chỉnh không gian làm việc theo nhu cầu và thói quen làm việc của mình ngay trên desktop và các thiết bị di động (điện thoại/iPad).
-
Linh hoạt hơn: Chọn các tính năng theo nhu cầu để tạo ra không gian làm việc phù hợp với phong cách cá nhân.
-
Các chức năng toàn diện: Bao gồm tất cả các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp từ quản lý, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quản lý tri thức, đến nâng cao hiệu quả đội nhóm.
Kết luận
Các tính năng trong phiên bản Lark Pro sẽ mang lại cho doanh nghiệp trải nghiệm cộng tác liền mạch, giao tiếp hiệu quả, thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên với quy trình tự động hóa trên Lark. So với phiên bản Starter, Lark Pro không chỉ tối ưu hơn ở nhiều tính năng mạnh mẽ, mà còn cung cấp cho doanh nghiệp một không gian để phát triển, phù hợp với định hướng mở rộng lâu dài của doanh nghiệp.
Về Rikkei Digital
Là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
