Giao tiếp nội bộ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Không chỉ là hoạt động trao đổi thông tin đơn thuần, giao tiếp nội bộ còn là chiến lược cốt lõi, giúp thúc đẩy sự tương tác và gắn kết liền mạch giữa các thành viên trong tổ chức.
Giao tiếp nội bộ sẽ càng cần được tối ưu hơn trong bối cảnh chuyển đổi số. Bằng cách ứng dụng công nghệ vào trong các hoạt động giao tiếp nội bộ, doanh nghiệp có thể tạo ra trải nghiệm làm việc tương tác và cởi mở, nâng cao năng suất và mức độ hài lòng của nhân viên.
Vậy, chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ nên bắt đầu từ đâu? Trong bài viết này, hãy cùng Rikkei Digital thảo luận về tầm quan trọng của việc chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ, cũng như cách ứng dụng Lark Suite để cách mạng hóa phương thức giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp.
Chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ: Bàn đạp giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với môi trường làm việc số
Giao tiếp nội bộ là quá trình trao đổi thông tin và ý tưởng trong một tổ chức. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nhân viên nắm bắt được thông tin, tham gia thảo luận, tương tác và đồng thuận với mục tiêu và giá trị chung của tổ chức. Trong kỷ nguyên số, giao tiếp nội bộ đang trải qua một sự chuyển đổi lớn, với sự bùng nổ của các công cụ và các kênh kỹ thuật số, giúp thúc đẩy kết nối và cộng tác hiệu quả hơn.
Chuyển đổi số đề cập đến việc tích hợp các công nghệ số vào trong tất cả các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp, dẫn đến những thay đổi căn bản trong cách vận hành và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Trong lĩnh vực giao tiếp nội bộ, chuyển đổi số đồng nghĩa với việc thay thế các phương thức truyền thống như họp trực tiếp, tài liệu giấy tờ, thậm chí cả email bằng những giải pháp số như hội nghị trực tuyến, nền tảng cộng tác trực tuyến và nhắn tin tức thời.
Cơ hội và thách thức của việc chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ
Các công cụ và kênh giao tiếp kỹ thuật số giúp tổ chức tiếp cận và gắn kết nhân viên hiệu quả hơn. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng một phần mềm chat toàn công ty để gửi những thông báo quan trọng tới toàn bộ nhân viên cùng một lúc, hoặc thiết lập các tin nhắn tự động tới một nhóm hoặc đối tượng cụ thể. Bên cạnh đó, công cụ và kênh kỹ thuật số còn giúp nhân viên dễ dàng truy cập thông tin, tài liệu và chia sẻ ý tưởng, phản hồi với đồng nghiệp và cấp trên.
Tuy nhiên, việc áp dụng công cụ và kênh kỹ thuật số trong giao tiếp nội bộ cũng đặt ra những thách thức. Một trong những thách thức lớn nhất là đảm bảo tất cả nhân viên đều có thể tiếp cận và sử dụng thành thạo các công cụ mới. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tổ chức có lực lượng lao động đa dạng, sở hữu trình độ và sự sẵn sàng tiếp cận với công nghệ khác nhau.
Ngoài ra, thách thức thứ hai là việc duy trì sự gần gũi và những kết nối mang tính con người, vốn là điều cốt yếu trong giao tiếp hiệu quả. Mặc dù các công cụ và kênh kỹ thuật số có thể mang lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí, nhưng chúng cũng dễ tạo cảm giác hời hợt và thiếu đi sự gắn kết cảm xúc vốn có trong giao tiếp giữa con người với con người. Để vượt qua thách thức này, doanh nghiệp cần phải tìm ra cách sử dụng công cụ và kênh kỹ thuật số sao cho thúc đẩy tinh thần cộng đồng và kết nối nhân viên hiệu quả.
Quá trình này đòi hỏi một chiến lược triển khai toàn diện và tổng thể. Chiến lược này bao gồm:
1. Xác định nhu cầu giao tiếp của tổ chức và nhân viên: Bước này bao gồm việc hiểu các loại thông tin và giao tiếp mà nhân viên cần để làm việc hiệu quả, đồng thời xác định các kênh và công cụ tốt nhất để truyền tải thông tin này.
2. Phát triển kế hoạch giao tiếp: Kế hoạch giao tiếp vạch ra các mục tiêu, mục đích và chiến lược cho giao tiếp nội bộ trong tổ chức. Nó nên xem xét đến đối tượng, thông điệp, và các kênh, công cụ sẽ được sử dụng để truyền tải thông điệp.
3. Đào tạo và hỗ trợ: Việc cung cấp cho nhân viên các chương trình đào tạo và hỗ trợ cần thiết để sử dụng hiệu quả các công cụ và kênh kỹ thuật số mới là điều quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển đổi số thành công. Điều này có thể bao gồm các buổi đào tạo, hướng dẫn và video bài giảng, cùng với sự hỗ trợ liên tục.
4. Đo lường và đánh giá hiệu quả của chuyển đổi số: Để xác định mức độ thành công của chuyển đổi số, doanh nghiệp cần phải đo lường và đánh giá hiệu quả của các công cụ và kênh giao tiếp mới. Điều này có thể bao gồm việc thu thập phản hồi từ nhân viên, phân tích dữ liệu về mức độ sử dụng và áp dụng, đồng thời so sánh kết quả với các phương thức giao tiếp truyền thống.
Bằng cách vượt qua những thách thức và áp dụng chiến lược hiệu quả, các tổ chức có thể tận dụng sức mạnh của chuyển đổi số để xây dựng một môi trường giao tiếp nội bộ năng động, hiệu quả và gắn kết, thúc đẩy sự thành công và phát triển bền vững.
Dưới đây là một ví dụ về sự chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ: Thay thế các tài liệu in nội bộ của doanh nghiệp bằng các tạp chí nội bộ trực tuyến, brochure số, báo cáo hàng năm số, sách hướng dẫn nhân viên trực tuyến, v.v.
Lợi ích của chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ
Ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào hoạt động giao tiếp nội bộ, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích sau:
2. Tăng cường cộng tác: Các phòng ban nội bộ có thể sử dụng tính năng như tạo cuộc họp video, tạo polls để khuyến khích nhân viên tương tác và thu hút họ tham gia các hoạt động truyền thông nội bộ.
3. Giao tiếp tập trung và hiệu quả: Bằng cách tập trung tất cả các hoạt động giao tiếp nội bộ trong một nền tảng duy nhất, nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết và giao tiếp với đồng nghiệp một cách trôi chảy, liền mạch hơn.
4. Phạm vi tiếp cận rộng hơn: Nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu trực tuyến thông qua các kênh chat, email, mạng xã hội, ứng dụng di động và các nền tảng khác, giúp nâng cao hiệu quả cộng tác với các nhóm làm việc từ xa, đồng thời đảm bảo tất cả mọi người đều có quyền truy cập vào các thông tin quan trọng.
5. Tăng cường bảo mật: Các nền tảng làm việc số sẽ cung cấp khả năng phân quyền nâng cao, giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin tốt hơn. Quản trị viên doanh nghiệp có thể phân quyền truy cập theo cá nhân, phòng ban, quốc gia hoặc truy cập SSO để tăng cường tính bảo mật cho các tài liệu nội bộ.
6. Hiệu quả về chi phí: Các nền tảng làm việc số hợp nhất sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hơn cách giao tiếp truyền thống như họp trực tiếp. Tất cả các thành viên đều có thể cộng tác trên cùng một nền tảng và giảm thiểu chi phí triển khai cho các ứng dụng đơn chức năng.
Chuyển đổi số đang thay đổi cách các doanh nghiệp giao tiếp nội bộ với các nhân viên của họ. Bằng cách áp dụng các nền tảng làm việc số hiện nay, doanh nghiệp có thể thúc đẩy hiệu quả giao tiếp, cộng tác và tối ưu chi phí, đồng thời thu hút và tạo động lực cho nhân viên.
Ứng dụng Lark Suite để thúc đẩy hiệu quả chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ
Nền tảng làm việc số hợp nhất Lark Suite được xây dựng dựa trên mục tiêu thúc đẩy văn hóa giao tiếp và cộng tác nội bộ.
Với bộ công cụ đa dạng và tập trung vào trải nghiệm người dùng, doanh nghiệp có thể cải thiện giao tiếp tập trung và quy trình làm việc liền mạch giữa các nhân viên, từ đó tạo ra môi trường làm việc bền vững.
Cùng điểm qua những ứng dụng của Lark Suite trong việc thúc đẩy chuyển đổi số giao tiếp nội bộ tại doanh nghiệp.
1. Nền tảng làm việc số "All-in-One" với concept "chat-centric"
Bộ công cụ cộng tác mạnh mẽ của Lark mang đến cho người dùng tất cả những tính năng cần thiết để thúc đẩy hiệu quả giao tiếp liền mạch. Các tính năng như nhắn tin, gọi điện, họp video, trao đổi và làm việc trên tài liệu docs hay quản lý công việc, dữ liệu, dự án - đều được thực hiện trong một nền tảng duy nhất.
Việc tích hợp “All-in-One” giúp doanh nghiệp:
-
Tối ưu chi phí
-
Nâng cao trải nghiệm làm việc liền mạch cho nhân viên
-
Tiết kiệm thời gian phải luân chuyển giữa các công cụ và phần mềm, giúp nhân viên tập trung vào công việc và hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.
-
Cải thiện hiệu suất và văn hóa làm việc tích cực, hiện đại.
Đặc biệt, Lark vẫn đang miễn phí sử dụng cho doanh nghiệp dưới 50 nhân sự. Điều này giúp các doanh nghiệp SMBs và startups tại Việt Nam có điều kiện để cải thiện giao tiếp và hiệu quả làm việc nội bộ trong doanh nghiệp.
Ngoài ra, điểm nổi bật và đặc trưng nhất của Lark chính là concept
"chat-centric". Thay vì mọi thông báo đều đổ về email, giờ đây, thông tin và thông báo đều sẽ được đổ về phần chat của Lark với
Lark Messenger là trung tâm kết nối. Tất cả các tính năng chat, call, quản lý lịch trình... cũng sẽ được kết nối với nhau liền mạch, nhằm giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc trao đổi thông tin, tài liệu và thực hiện các cuộc họp trực tuyến một cách hiệu quả.
Điều này giúp nhà quản lý và nhân viên đều có thể nắm bắt nhanh chóng tiến độ công việc của nhau, cũng như đưa ra quyết định phê duyệt và kinh doanh sáng suốt.
Cùng với concept "chat-centric", Lark được thiết kế với giao diện thân thiện, phù hợp với mọi đối tượng người dùng. Trải nghiệm sử dụng trên Lark cũng tương thích mạnh mẽ với các thiết bị di động. Điều này giúp doanh nghiệp:
-
Đảm bảo sự kết nối mạnh mẽ giữa các phòng ban, nhất là các phòng ban phải làm việc ở các khu vực khác nhau, làm việc ở hiện trường hay thường xuyên phải di chuyển.
-
Tiết kiệm chi phí & thời gian đào tạo bởi Lark là ứng dụng low-code, không đòi hỏi người dùng mất nhiều thời gian để tìm hiểu và làm quen với các tính năng. Với các công ty có nhân viên ở nhiều độ tuổi và khả năng tiếp cận công nghệ khác nhau, Lark vẫn là sự lựa chọn phù hợp bởi khối tính năng của chúng không yêu cầu sự thích ứng cao về công nghệ.
2. Thúc đẩy hoạt động truyền thông nội bộ và sự phát triển của văn hóa doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong giao tiếp nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy truyền thông nội bộ và sự phát triển của văn hóa doanh nghiệp. Một hệ thống giao tiếp nội bộ hiệu quả sẽ giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng, minh bạch và đầy đủ đến tất cả các thành viên trong tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ về mục tiêu, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp, quá đó thúc đẩy hiệu suất kinh doanh chung.
Thấu hiểu nhu cầu đó, Lark cung cấp hai tính năng giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, bao gồm:
Lark Moments và
Lark Subscription.
Với
Lark Moments, nhân viên có thể tạo nhiều chủ đề trò chuyện khác nhau, đăng bài lên bảng tin và tương tác qua lại với nhau như các mạng xã hội thông thường khác. Các bài đăng của nhân viên có thể được đăng vào nhiều danh mục khác nhau để thể hiện các khía cạnh, văn hóa đa dạng trong công ty.
Lark Moments đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ có nhiều chi nhánh, cửa hàng ở các khu vực khác nhau, giúp thúc đẩy văn hóa chia sẻ với các câu chuyện đa dạng, phong phú.
Broadcaster: dùng để đăng tải các thông báo, chính sách chung của toàn công ty. Thích hợp sử dụng cho mục đích đào tạo tuân thủ.
Subscription: dùng để phân quyền cho một số thành viên trong tổ chức có thể đăng tải nội dung, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm. Thích hợp cho các trường hợp giao lưu, đào tạo nội bộ.
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hai tính năng này để truyền thông nội bộ về những ưu điểm và lợi ích của việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp nhằm thúc đẩy sự ủng hộ của nhân viên.
3. Tối ưu hiệu quả giao tiếp nội bộ thông qua các quy trình làm việc tự động hóa
Một trong những điểm mạnh nhất của Lark là khả năng tạo ra các quy trình tự động hóa trong
Lark Base. Quy trình tự động hóa này, với sự tích hợp của công nghệ AI, giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích sau:
-
Gửi thông báo cho nhân viên khi có thay đổi hoặc cập nhật mới nhất về dữ liệu bản ghi trên
Lark Base. Cụ thể khi dữ liệu nào thay đổi, thay đổi như thế nào và đối tượng nhận thông báo là ai đều sẽ được cài đặt và thiết lập điều kiện chi tiết trong luồng quy trình. Tất cả các điều kiện này đều sẽ được bổ sung, chỉnh sửa và xóa đi bất cứ khi nào theo nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp:
-
Tiết kiệm thời gian trong việc gửi những thông báo lặt vặt
-
Tránh bỏ sót thông tin hoặc đối tượng cần được gửi thông báo
-
Đảm bảo nội dung thông báo rõ ràng, tường minh và ngay tức thời (real-time), góp phần tạo ra một quy trình giao tiếp nội bộ minh bạch, hiệu quả
Thông báo tự động giúp đảm bảo tính tức thời và chính xác của thông tin, giúp nhân viên linh hoạt, nhanh nhẹn và chủ động hơn trong các công việc tại doanh nghiệp; đặc biệt đối với các doanh nghiệp đa quốc gia có nhân viên làm việc ở nhiều múi giờ và khu vực khác nhau.
-
Tính năng
AI Autofill (được xây dựng dựa trên việc tích hợp
Lark Base với OpenAI) giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả vận hành, cải thiện chất lượng nội dung và xử lý các vấn đề nhanh chóng hơn. Cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo 12 quy trình tự động được tạo nên nhờ việc tích hợp
Lark Base với OpenAI tại
đây.
Những quy trình tự động này giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực hiệu quả, đồng thời đảm bảo sự thống nhất và đồng thuận trong công việc. Thông qua việc tự động hóa các quy trình vận hành, nhân viên sẽ không phải tốn thời gian và công sức để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Họ có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
4. Dễ dàng mở rộng và tích hợp
Lark là một hệ sinh thái mở, cung cấp khả năng tùy biến và tích hợp sâu các ứng dụng sẵn có của bên thứ 3, hoặc hệ thống nghiệp vụ chuyên sâu của doanh nghiệp, nhằm tạo ra một quy trình làm việc thống nhất, liền mạch.
Ưu điểm vượt trội này của Lark giúp doanh nghiệp thúc đẩy hoạt động giao tiếp nội bộ theo nhiều cách khác nhau, bao gồm:
-
Tạo ra một không gian làm việc thống nhất: Thông qua việc tích hợp liền mạch các ứng dụng khác, Lark cung cấp một không gian làm việc thống nhất cho tất cả các nhân viên. Điều này giúp các nhân viên dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ thông tin, đồng thời không phải giao tiếp lặp lại nhiều lần.
-
Giảm thiểu việc nhập lại dữ liệu: Việc tích hợp liền mạch với các phần mềm khác cũng giúp giảm thiểu chi phí và thời gian cho việc nhập lại dữ liệu. Điều này giúp các cá nhân và doanh nghiệp tập trung và tối ưu nguồn lực cho các công việc quan trọng hơn.
-
Nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận và các cấp bậc trong doanh nghiệp: Khả năng tích hợp các phần mềm, hệ thống khác giúp doanh nghiệp thúc đẩy giao tiếp liền mạch giữa các bộ phận có chức năng và vai trò khác nhau. Từ đó nâng cao hiệu quả cộng tác và giao tiếp chung trên toàn doanh nghiệp.
Ví dụ, thông qua việc kết nối Lark và với các phần mềm bán hàng đa kênh như Sapo, mọi đơn hàng mới được tạo trong Sapo sẽ được sync tự động thành một bản ghi trong
Lark Base, đồng thời gửi thông báo tự động tới những người liên quan, giúp nhân viên không phải nhập liệu lại hay gửi thông báo một cách thủ công tơi smoij người.
5. An toàn thông tin và Bảo mật Quyền riêng tư của người dùng
Bảo mật luôn là ưu tiên hàng đầu tại Lark. Nền tảng này thực hiện một cách tiếp cận toàn diện để xây dựng nên một hệ thống phòng thủ nghiêm ngặt, kết hợp các dịch vụ và quy định bảo mật hàng đầu như GDPR, CCPA, ISO 27701, ISO 27001, ISO 27018. Bên cạnh đó, Lark cũng cung cấp các tính năng và giải pháp bảo mật toàn diện để giúp quản trị viên doanh nghiệp xây dựng niềm tin với khách hàng, nhân viên nội bộ và tuân thủ các yêu cầu về bảo mật dữ liệu toàn cầu.
Với tiêu chuẩn bảo mật này, doanh nghiệp có thể đảm bảo thông tin trao đổi giữa các thành viên trong tổ chức có thể được:
-
Lưu trữ dữ liệu: Lark đặt trung tâm xử lý dữ liệu tại Hoa Kỳ và Nhật Bản để triển khai hoạt động kinh doanh và lưu trữ dữ liệu người dùng cụ thể của từng khu vực. Các buổi diễn tập kiểm tra khả năng lưu trữ và khôi phục dữ liệu của Lark thường xuyên diễn ra để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh và có phương án xử lý ngay khi xảy ra sự cố bất ngờ nào.
-
Truy cập dữ liệu: Lark cung cấp khả năng phân quyền truy cập linh hoạt và nâng cao, giúp doanh nghiệp đảm bảo một phương thức giao tiếp và truy cập dữ liệu được kiểm soát nghiêm ngặt, rõ ràng. Chỉ khi được chủ sở hữu tài liệu/dữ liệu cho phép, người dùng mới được truy cập vào dữ liệu của nhau. Theo quy định, ngay cả nhân viên của Lark cũng không có quyền truy cập vào bất kỳ dữ liệu người dùng nào.
-
Bảo mật dữ liệu: Lark áp dụng các phương pháp tổ chức và bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt ở mọi giai doạn thu thập, dịch chuyển và lưu trữ dữ liệu. Lark sử dụng các phương pháp mã hóa khác nhau và giám sát quy trình để phát hiện và giải quyết các bất thường càng sớm càng tốt, đảm bảo tính bảo mật trong suốt vòng đời của dữ liệu.
Bảo mật dữ liệu trên Lark giúp chủ doanh nghiệp và cả nhân viên đều có thể an tâm khi giao tiếp và tối ưu quy trình phối hợp nội bộ trong doanh nghiệp. Cụ thể:
-
Nhân viên cảm thấy an tâm và thoải mái hơn khi chia sẻ thông tin. Các file dữ liệu cá nhân cũng sẽ đảm bảo bảo mật khi người khác không thể truy cập dữ liệu nếu bạn không cho phép
-
Doanh nghiệp (cụ thể là quản trị viên chính) có thể kiểm soát toàn quyền truy cập và sử dụng dữ liệu/ thông tin trong nội bộ. Điều này giúp tránh khỏi những rủi ro trong việc sao chép, tiết lộ thông tin; hay xóa, làm mất thông tin.
Tất cả những điều trên giúp mọi người sẽ xây dựng được niềm tin khi giao tiếp với nhau, nâng cao hiệu quả giao tiếp và văn hóa giao tiếp minh bạch trong tổ chức.
Kết luận
Chuyển đổi số trong hoạt động giao tiếp nội bộ doanh nghiệp sẽ nâng cao hoạt động kinh doanh cũng như sự gắn kết của nhân viên. Với Lark Suite, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí và thúc đẩy hiệu suất chuyển đổi số trong doanh nghiệp với bộ công cụ mạnh mẽ và linh hoạt. Lark sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích trong việc nâng cao khả năng giao tiếp liền mạch, cộng tác dễ dàng hơn kể cả với các nhóm từ xa và phát triển văn hóa doanh nghiệp vững chắc.
Đầu tư vào giao tiếp nội bộ hiệu quả chính là đầu tư vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức. Hãy để Lark đồng hành cùng bạn kiến tạo nên một môi trường làm việc cởi mở, gắn kết và tràn đầy năng lượng!
Về Rikkei Digital
Là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp mang tới một lộ trình triển khai rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.