Doanh nghiệp nên triển khai giao tiếp không đồng bộ như thế nào?

>> Xem thêm: 8 bí kíp giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc với Lark

An tâm hơn: Không cần phải chờ chực để nhận thông tin

5 bước giúp doanh nghiệp triển khai và tận dụng giao tiếp không đồng bộ

1. Khuyến khích giao tiếp không đồng bộ tại nơi làm việc

• PSA: Thông báo về lý do triển khai giao tiếp không đồng bộ, bao gồm ý nghĩa của nó với nhóm, lợi ích khi triển khai cùng các ví dụ về thời điểm và cách sử dụng giao tiếp không đồng bộ. Bạn nên đưa ra các ví dụ và khuôn khổ để giúp nhân viên đưa ra những đánh giá tốt nhất.
• Nâng cao khả năng viết: Trong giao tiếp không đồng bộ, việc có thể giải thích mọi thứ thông qua văn bản một cách có tổ chức và biểu đạt được thông tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc này có thể bắt đầu bằng các thủ thuật đơn giản, chẳng hạn như viết thành câu hoàn chỉnh, sử dụng từ đơn giản thay vì biệt ngữ và tận dụng dấu đầu dòng, chữ đậm, v.v. trên tin nhắn bạn gửi để làm nổi bật những điều mà nhóm cần chú ý.
• Từ từ đưa ra các ví dụ:
  • Bắt đầu xem lại các tình huống đang sử dụng cuộc họp trực tuyến, cuộc gọi và giao tiếp đồng bộ khác, đồng thời bắt đầu dần dần thay thế chúng bằng định dạng không đồng bộ.
  • Bạn không cần phải thay thế ngay lập tức một cuộc họp trực tiếp thành một cuộc trao đổi online trên tài liệu docs. Thay vào đó, bạn có thể kết hợp cả hai hình thức làm việc đó với nhau để công việc trở nên tối ưu hơn. Những người có thể tham gia họp sẽ đọc và nhận xét về tài liệu theo tốc độ của riêng họ, đồng thời chủ nhân của tài liệu cũng trả lời nhận xét theo tốc độ của riêng họ.
  • Nhóm có thể sử dụng 10 phút để thảo luận về những phản hồi đáng để giải quyết và các thành viên trong nhóm không thể tham gia phiên trực tiếp có thể chọn chủ động nhận xét về tài liệu và cập nhật bản ghi cuộc họp.

2. Duy trì sự trực quan và cảm xúc trong giao tiếp

• Mọi thứ trong một tin nhắn: Thay vì gửi tin nhắn từng chút một, bạn có thể viết một đoạn văn hoàn chỉnh với tất cả thông tin, chẳng hạn như ngữ cảnh, câu hỏi và thời hạn, trong một tin nhắn. Đối với các mục phức tạp, bạn có thể giải thích thêm bằng hình ảnh bằng cách sử dụng ảnh chụp màn hình có chú thích, video quay màn hình, sơ đồ tư duy,...
• Cách phản ứng khi giao tiếp: Hầu như chúng ta đều khó khăn trong việc nhận biết cảm xúc của người khác khi chỉ trò chuyện qua tin nhắn. Ví dụ như, có bao giờ bạn thắc mắc tại sao ai đó lại sử dụng dấu chấm thay vì dấu chấm than ở cuối câu "làm tốt lắm". Vậy nên, để thể hiện cảm xúc tốt hơn, có nhiều cách để bạn làm nó trở nên hữu hình và rõ ràng hơn mà không cần phải gõ ra, đơn giản là một biểu tượng cảm xúc thôi chẳng hạn.

>> Xem thêm: Cách thể hiện cảm xúc sinh động trong Lark Messenger

3. Lập kế hoạch thời gian cho việc triển khai giao tiếp không đồng bộ

• Lập kế hoạch thời gian để tập trung: Bạn có thể bắt đầu ngày mới bằng cách xem lại công việc và thời hạn hoàn thành từ các cuộc trò chuyện không đồng bộ và bắt đầu sắp xếp thời gian trên lịch cho những nhiệm vụ này. Thông qua đó, các thành viên trong nhóm cũng có thể hiểu rõ hơn về khối lượng công việc của bạn.
• Đặt các mốc thời gian rõ ràng để những người khác lập kế hoạch: Thay vì nói "hãy hoàn thành việc này càng sớm càng tốt", bạn có thể rõ ràng hơn về mốc thời gian mà nhóm cần đạt được. Ví dụ: "Chúng ta cần gửi tài liệu trước ngày 14 tháng 1 và nhóm có ba ngày kể từ bây giờ để sửa đổi tài liệu dựa trên nhận xét." Điều này cho phép công ty lập kế hoạch công việc cho các bộ phận của riêng họ, trong thời gian làm việc của họ.
• Tận dụng khoảng thời gian chờ đợi: Mặc dù tất cả công việc đã được lên kế hoạch từ trước trong giao tiếp không đồng bộ, nhưng chắc chắn sẽ có những lúc bạn phải chờ đợi phản hồi từ người khác để có thể tiếp tục công việc. Vậy làm sao để tận dụng khoảng thời gian xen kẽ này? Thực tế, thời gian này rất thích hợp để bạn lên kế hoạch cho các công việc tiếp theo, hay đơn giản là nghỉ ngơi để làm mới mình.

4. Sử dụng tính năng bỏ qua và từ chối

5. Chọn đúng công cụ

• Nền tảng phải giúp mọi người thể hiện và trình bày nội dung hiệu quả: Văn bản và tài liệu trong nền tảng cần có định dạng phong phú cũng như khả năng thêm chú thích dễ dàng để bạn có thể chia sẻ ý tưởng với đồng nghiệp một cách rõ ràng và chi tiết. Ngoài ra, nền tảng cũng cần có tính năng lên lịch gửi tin nhắn và lời nhắc vào đúng thời điểm để cuộc trò chuyện được diễn ra liên tục mà không làm phiền thời gian tan sở của nhau.
• Nền tảng phải giúp các cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn: Các giải pháp tổ chức cuộc họp có nhiều tính năng như hỗ trợ bản ghi tự động, bản dịch trong thời gian thực và khả năng thêm nhận xét trong bản ghi cuộc họp sẽ giúp các nhóm bắt kịp luồng thông tin trong cuộc họp theo thời gian riêng của họ, đồng thời biết phải làm gì như thể họ tham gia trực tiếp.
• Dễ dàng quản lý và phân chia trách nhiệm cho từng đầu mục công việc: Một công cụ có thể quản lý và lập kế hoạch để phân chia nhiệm vụ xuống cho từng nhân viên, giữ cho nhóm đi đúng hướng và phân phối dự án đúng hạn mà không cần nhắn tin qua lại.