Công cụ đơn chức năng: lãng phí thời gian, sụt giảm năng suất

Một công cụ đa chức năng sẽ giúp bạn có thể chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác một cách trơn tru và dễ dàng thích nghi với những công việc phát sinh khác nhau.

Mục lục

Điều gì sẽ xảy ra khi mỗi công cụ chỉ có một “chức năng đơn lẻ”? Đối với những người mới bắt đầu, việc sử dụng các công cụ đơn chức năng trong công việc cũng giống như lái chiếc ô tô chỉ có một số. Theo lý thuyết, chắc chắn bạn có thể đi từ điểm A đến điểm B, nhưng đó sẽ là một chuyến đi chậm chạp, và có thể gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc sử dụng một công cụ đa chức năng cũng giống như lái một chiếc ô tô có nhiều chế độ. Bạn có thể chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác một cách trơn tru và dễ dàng thích nghi với những công việc phát sinh khác nhau.

Sự phát triển của công nghệ đã dẫn đến sự gia tăng của các công cụ đơn năng và mỗi công cụ đều hứa hẹn giúp cuộc sống của chúng ta dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, thực tế lại không hoàn toàn như vậy. Nhiều người trong chúng ta đang phải vật lộn với số lượng các ứng dụng ngày càng tăng và phải tốn nhiều thời gian để quản lý.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá ba lý do tại sao đã đến lúc bỏ các công cụ chức năng đơn lẻ và chuyển sang một công cụ tất cả trong một như Lark.

Chi phí chuyển đổi: Việc chuyển đổi ứng dụng liên tục gây ảnh hưởng đến sự tập trung và chú ý

Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng nhiều công cụ chức năng đơn lẻ là lãng phí thời gian khi chuyển đổi. "Chi phí chuyển đổi" này có thể nhanh chóng tăng lên, ảnh hưởng tới năng suất và giảm hiệu quả làm việc. Trên thực tế, theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, người dùng trung bình chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web khác nhau gần 1.200 lần mỗi ngày, dẫn đến lãng phí khoảng một tháng mỗi năm.

Hơn nữa, hầu hết các ứng dụng không được thiết kế để kết nối với nhau, điều đó có nghĩa là người dùng phải liên tục tìm và chuyển đổi dữ liệu nếu muốn sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau cùng một lúc. Việc chuyển đổi sự liên tục giữa các ứng dụng khác nhau có thể dẫn đến phân tán sự tập trung, và giảm năng suất.

Bằng cách hợp nhất các công cụ của bạn trong một nền tảng tất cả trong một như Lark, bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sự phân tán và tập trung vào nhiệm vụ của mình.

>> Xem thêm: Cách chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp

Nhiều hệ thống quản lý thông tin đóng: khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin

Một vấn đề khác khi việc sử dụng nhiều công cụ đơn năng đó là có thể tạo ra nhiều hệ thống quản lý thông tin đóng khác nhau. Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng cho email, một ứng dụng khác để trò chuyện và ứng dụng thứ ba để quản lý dự án, thì khả năng cao doanh nghiệp của bạn sẽ gặp vấn đề trong việc quản lý. Các thông tin quan trọng nằm rải rác trên các ứng dụng khác nhau, dẫn đến việc khó khăn trong tìm kiếm và quản lý. Theo báo cáo của Productiv, vấn đề này trở nên trầm trọng hơn do trung bình các công ty sử dụng hơn 250 ứng dụng SaaS.

hạn chế của các công cụ đơn chức năng: khó khăn trong tìm kiếm thông tin

Bởi vậy, một công cụ tất cả trong một như Lark có thể giúp giải quyết vấn đề này bằng cách hợp nhất tất cả thông tin của bạn vào ứng dụng duy nhất. Với Lark, bạn có thể truy cập email, cuộc trò chuyện, tệp và tác vụ của mình từ một trang tổng quan duy nhất, giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì mình cần.

Ngoài ra, chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của Lark giúp bạn có thể nhanh chóng định vị bất kỳ phần thông tin nào, bất kể thông tin đó được lưu trữ ở đâu. Khi tập hợp tất cả các công cụ của mình vào một nơi như Lark, bạn có thể dễ dàng cộng tác, thoải mái chia sẻ thông tin và hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn. Nó giống như có một trung tâm điều khiển hợp nhất giúp đơn giản hóa mọi thứ và giúp việc phối hợp trở nên dễ dàng hơn.

Khó khăn trong quản lý thông tin

Quản lý nhiều công cụ 1 chức năng cũng có thể là một cơn ác mộng đối với cả người quản lý CNTT và nhân viên. Đối với người quản lý, bạn cần tạo và quản lý nhiều tài khoản, theo dõi đăng ký, cấp quyền cũng như đảm bảo rằng tất cả các công cụ đều được cập nhật thường xuyên.

Hơn nữa, việc tuyển dụng nhân viên mới và nhân viên cũ nghỉ việc có thể gặp rắc rối vì bạn phải thêm và xóa người dùng khỏi từng ứng dụng theo cách thủ công. Điều này gây tốn thời gian và hao phí nguồn lực, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn. Đối với nhân viên, việc quản lý nhiều tài khoản trên các công cụ khác nhau cũng có thể gây khó chịu và tốn thời gian vì họ phải nhớ nhiều tài khoản, mật khẩu đăng nhập trên nhiều ứng dụng khác nhau.

Lark đơn giản hóa quy trình đăng nhập và loại bỏ việc chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng bằng cách tập hợp tất cả các công cụ của bạn vào một nền tảng. Với Lark, bạn có thể truy cập mọi thứ mình cần mà không gặp rắc rối khi nhớ nhiều thông tin đăng nhập hoặc liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Nhân viên có thể truy cập tất cả các công cụ của họ từ một bảng điều khiển duy nhất, giảm nguy cơ mất tập trung và tăng năng suất.

Ngoài ra, giao diện trực quan của Lark giúp bạn dễ dàng tìm hiểu và sử dụng, tiết kiệm chi phí đào tạo và hỗ trợ. Đó là một giải pháp hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đơn giản hóa quy trình làm việc.

Tóm lại, những hạn chế của việc sử dụng nhiều công cụ chức năng đơn lẻ là rõ ràng. Nó gây tốn kém cho việc quản lý, và làm giảm khả năng tập trung của nhân viên. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc, giảm năng suất và tăng nguy cơ xâm phạm bảo mật.

Giải pháp cho vấn đề này là sử dụng một công cụ tích hợp như Lark. Bằng cách đơn giản hóa quy trình quản trị, cung cấp trải nghiệm hiệu quả và thân thiện với người dùng, đồng thời giảm nguy cơ vi phạm an ninh, Lark cung cấp giải pháp làm việc hiệu quả cho bất kỳ tổ chức nào muốn hợp lý hóa quy trình làm việc và tối đa hóa năng suất.