Ứng dụng của Digital Workplace trong quản trị nhân sự thời đại số
Các nhà quản trị nhân sự tương lai sẽ cần nắm bắt xu hướng và cách ứng dụng digital workplace trong quản trị nhân sự
Mục lục
Công nghệ số đã tạo ra những thay đổi cho ngành Quản trị nhân sự theo cách không thể lường trước được. Các tiến bộ nhanh chóng trong lĩnh vực CNTT đã thúc đẩy các thay đổi trong chiến lược quản trị và điều hành nguồn nhân sự. Trong đó, đặc biệt phải kể đến sự thoái trào của văn phòng vật lý, cùng với đó là sự ra đời của các nền tảng làm việc số (digital workplace) để phục vụ cho nhu cầu làm việc tự do, phân tán và xu hướng làm việc từ xa.
Để giữ vững vai trò và phát triển mạnh mẽ hơn trong thời đại số, các nhà quản trị nhân sự tương lai sẽ cần nắm bắt xu hướng và cách ứng dụng digital workplace trong quản trị nhân sự. Hãy cùng thảo luận sâu hơn về vấn đề này trong bài viết dưới đây.
Quản trị nhân sự thời đại số là gì?
Quản trị nhân sự thời đại số được mô tả là quá trình sử dụng những tiến bộ công nghệ để thực hiện các chức năng trong quản trị nhân sự như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, xây dựng văn hóa nội bộ, đánh giá và giữ chân nhân viên,... nhằm nâng cao trải nghiệm nhân viên và cải thiện hiệu suất hoạt động.
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là một chặng đường dài nỗ lực mà trong đó, các nhà quản lý nhân sự mong muốn đạt được sự điều khiển và tự động hóa dữ liệu trong hoàn cảnh lý tưởng nhất.
Chiến lược quản trị nhân sự thời đại số là sự kết hợp giữa HRM và các nguồn công nghệ số, đồng thời có thể hiểu rằng việc phát triển và triển khai các chiến lược HRM hiện nay có tác động rất lớn từ sự phát triển của CNTT nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty và giá trị cho tổ chức.
Quản trị nhân sự thời đại số có tác động rất lớn từ khả năng khai thác sức mạnh của các công nghệ số
Vai trò của công nghệ trong quản trị nhân sự thời đại số
Chiến lược phát triển nhân sự gắn với công nghệ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như nâng cao hiệu quả, cải thiện độ chính xác, tiết kiệm chi phí và tăng mức độ gắn kết của nhân viên.
Các tổ chức hiện đại cần định vị lại giá trị của các hoạt động HRM và tạo ra các quy trình HRM khép kín, từ đầu đến cuối với sự trợ giúp của công nghệ số và tư duy vận hành kỹ thuật số. Phát triển năng lực số cũng mang lại ảnh hưởng tích cực đến HRM và tạo ra những thay đổi rõ rệt trong tuyển chọn, đào tạo & phát triển, hiệu suất và chất lượng dịch vụ.
Nâng cao hiệu quả, cải thiện độ chính xác
Với một quy trình quản trị nhân sự có sự trợ giúp tích cực của công nghệ, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình, nhiệm vụ tốn thời gian như:
-
Xử lý bảng lương, quản lý phúc lợi và nhập dữ liệu.
-
Quy trình tuyển dụng từ gửi thư mời phỏng vấn đến onboarding thành công một nhân viên
...
Quy trình tự động hóa này giúp giảm nguy cơ sai sót do lỗi con người gây ra, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các tổ chức. Ngoài ra, bằng việc tận dụng công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, các chuyên gia nhân sự có thể tập trung vào những công việc mang tính chiến lược hơn như phân tích dữ liệu nhân viên, phát triển các chiến lược nhân sự nhằm thúc đẩy kết quả kinh doanh.
Áp dụng công nghệ giúp HRM nâng cao hiệu quả xử lý các quy trình, cải thiện độ chính xác
Tiết kiệm chi phí
Một lợi ích đáng kể khác của quy trình quản trị nhân sự thời đại số là tiết kiệm chi phí.
Thông qua việc sử dụng các công cụ số, các tổ chức có thể giảm sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công và bớt đi chi phí thuê nhân công.
Ngoài ra, việc tận dụng các nhân sự số (nhân sự làm từ xa) cũng giúp các công ty tiết kiệm chi phí do giảm nhu cầu về không gian văn phòng vật lý và đơn giản hóa các quy trình trên giấy tờ.
Tăng mức độ gắn kết của nhân viên
Quản trị nhân sự thời đại số bao gồm việc sử dụng các không gian làm việc số giúp thúc đẩy tinh thần gắn kết của nhân viên.
Các không gian làm việc số ngày nay cho phép nhân viên chủ động trong việc quản lý thông tin cá nhân, tài sản số, các tài liệu làm việc và không gian giao tiếp và làm việc của mình,... Tính năng tự phục vụ này trao quyền cho nhân viên kiểm soát cuộc sống công việc của họ, mang đến sự hài lòng và gắn kết trong công việc cao hơn.
Những thách thức trong quản trị nhân sự thời đại số
Ứng dụng thành công công nghệ trong quản trị nhân sự là bức tranh lý tưởng mà ngành nhân sự đang hướng đến. Tuy nhiên trong bối cảnh chuyển giao, lĩnh vực hoạt động này còn đang gặp nhiều thách thức khó khăn.
Vấn đề quyền riêng tư và bảo mật
Thách thức đầu tiên phải kể đến chính khả năng bảo mật thông tin và đảm bảo quyền riêng tư của nhân viên trong tổ chức.
Hiện nay, hầu hết các công ty đều quản lý dữ liệu nhân viên trên các kho lưu trữ đám mây. Đặc biệt, các thông tin cá nhân của nhân viên cũng được lưu trữ trực tuyến ngày một nhiều, điều này đòi hỏi các công ty phải đảm bảo rằng dữ liệu này được bảo vệ khỏi tin tặc và các cuộc tấn công mạng.
Ngoài ra, các tổ chức phải đảm bảo rằng họ tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu, không chỉ trên các công cụ và nền tảng thuộc quyền sở hữu của công ty mà trên cả những ứng dụng của bên thứ ba được sử dụng trong quá trình làm việc.
An toàn thông tin - Thách thức trong quản trị nhân sự thời đại số
Thiếu đội ngũ nhân lực số
Báo cáo "The State of Digital Adoption 2022 - 2023" (Thực trạng ứng dụng chuyển đổi số giai đoạn 2022 - 2023) do WalkMe công bố mới đây với sự tham gia của gần 1.500 lãnh đạo doanh nghiệp đang có trên 500 nhân sự chỉ ra rằng, có tới 70% người đứng đầu đơn vị không chỉ xác định chính xác ai đang chịu trách nhiệm cho vấn đề ứng dụng công nghệ mới trong doanh nghiệp của mình.
Điều này phần nào chỉ ra rằng nhiều doanh nghiệp đang thực sự khó khăn trong việc tìm kiếm nhân tài số phù hợp để thực hiện chuyển đổi số trong quán trị nhân sự. Vậy nên, các chuyên gia nhân sự phải có hiểu biết vững chắc về công nghệ và các ứng dụng của nó trong quản trị nhân sự.
Nâng cao kỹ năng cho các chuyên gia nhân sự là điều cần thiết để đảm bảo rằng họ có đủ kỹ năng quản trị nhân sự thời đại số.
Tinh thần ngại thay đổi
Một trong những thách thức không thể không kể đến ở đây chính là tinh thần ngại thay đổi.
Điều này không còn xa lạ gì với các tổ chức trong nước và quốc tế, đặc biệt là tại Việt Nam khi đội ngũ nhân viên đã quen với các quy trình cũ, dù biết nó cồng kềnh và mang lại nhiều phức tạp.
Tuy nhiên, việc ngại thay đổi cũng có thể do hệ thống đào tạo, nâng cao năng lực số của doanh nghiệp còn yếu kém, không tạo động lực thúc đẩy nhân viên tham gia vào quá trình chuyển đổi số nhân sự và các hệ thống quản trị nhân sự.
Sự tồn đọng của hệ thống nhân sự, quy trình quản lý cũ
Thách thức cuối cùng mà Rikkei Digital muốn đề cập trong phần này chính là sự tồn đọng của các hệ thống và quy trình cũ.
Nhiều tổ chức đã đầu tư rất nhiều vào hệ thống nhân sự, quản lý cũ dẫn đến việc tích hợp hệ thống mới và hệ thống cũ với nhau có thể là một thách thức.
Chiến lược gia tăng hiệu quả quản trị nhân sự thời đại số
Để vượt qua những thách thức này, các tổ chức có thể áp dụng một số chiến lược sau để quản trị nhân sự thời đại số.
Đào tạo, nâng cao năng lực số cho các chuyên gia nhân sự
Chiến lược đầu tiên là đầu tư vào con người và là những người nắm quyền chủ chốt trong quản trị nhân sự.
Các tổ chức phải đảm bảo rằng các chuyên gia nhân sự có các kỹ năng cần thiết để quản lý các hệ thống công nghệ mới, phục vụ cho nhu cầu nhân sựvà lên chiến lược quản trị nhân sự trong công ty.
Các chương trình nâng cao kỹ năng mà doanh nghiệp có thể tham khảo như Đào tạo về công nghệ mới, Phân tích dữ liệu và quản lý dự án.
Thúc đẩy văn hoá học tập và phát triển không ngừng
Các tổ chức phải khuyến khích nhân viên liên tục học hỏi các kỹ năng và công nghệ mới. Văn hóa học tập không ngừng này không chỉ giúp nhân viên cập nhật các xu hướng và công nghệ mới nhất, trau dồi vốn kiến thức cho bản thân mà còn đóng góp không nhỏ cho sự phát triển của tổ chức.
Các hoạt động khích lệ này khi được triển khai trên diện rộng và một cách thường xuyên cũng sẽ tạo ra hiệu ứng đám đông, tăng tỷ lệ chấp nhận với các hoạt động chuyển đổi số trong quản trị nhân sự của công ty.
Một số ý tưởng mà doanh nghiệp có thể thực hiện như thu hút phản hồi từ nhân viên, cung cấp đào tạo và hỗ trợ, công nhận và khen thưởng những nhân viên nắm bắt công nghệ mới.
Thúc đẩy văn hóa học tập là một trong những chiến lược cần được ưu tiên hàng đầu
Phát triển các chính sách và quy trình rõ ràng về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu
Các tổ chức phải có các chính sách và quy trình mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của nhân viên khỏi các cuộc tấn công mạng và vi phạm dữ liệu.
Đây là chiến lược không thể thiếu và sẽ là bất cẩn nếu doanh nghiệp coi thường hoạt động này khi triển khai chuyển đổi số trong HRM. Hậu quả để lại là vô cùng lớn.
Đầu tư vào các công cụ số phù hợp
Việc lựa chọn và đầu tư vào các hệ thống, công cụ số an toàn, phù hợp, có thể mở rộng và dễ tích hợp với các bên thứ ba hiện nay đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Các công cụ số là giải pháp không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn tự động hoá quy trình nhân sự, nâng cao hiệu quả và tăng cường gắn kết nhân viên.
Đây cũng là "vũ khí" không thể thiếu giúp doanh nghiệp khởi động và tiếp nối tiến trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự.
Ứng dụng của digital workplace trong quản trị nhân sự thời đại số
Với việc đầu tư vào các công cụ số, nền tảng làm việc số (digital workplace) là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trong bài viết này, Rikkei Digital sẽ đưa ra một vài use case thực tế trong quản trị nhân sự mà doanh nghiệp có thể ứng dụng digital workplace Lark Suite để giải quyết và triển khai. Cùng theo dõi nhé:
Ứng dụng của digital workplace trong quy trình tuyển dụng
Digital workplace đã giúp các nhà quản lý nhân sự dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và thu hút nhân tài phù hợp.
Với sự trợ giúp của các bảng việc làm kỹ thuật số (digital job boards), trang tin tuyển dụng online, nền tảng truyền thông xã hội (social media) và đặc biệt là hệ thống quản lý tuyển dụng nội bộ, các nhà quản lý nhân sự có thể dễ dàng đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên đủ tiêu chuẩn và quản lý quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn.
Thông thường, vào mỗi "mùa cao điểm" của tuyển dụng như sau Tết, các công ty phải quản lý cả một quy trình tuyển dụng cổng kềnh, nhiều bước, mà ở đây, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng digital workplace vào để kiểm soát tự động:
-
Theo dõi lượng tương tác và đơn đăng ký đổ về đối với mỗi nguồn đăng tin
-
Xét duyệt CV và bài test đầu vào (nếu có)
-
Gửi kết quả tự động cho ứng viên đạt yêu cầu/không đạt yêu cầu và thông báo cho các bộ phận liên quan (HR Manager, Leader phòng ban,...)
-
Lên lịch phỏng vấn: Tạo lịch phỏng vấn với sự đồng thuận của các bên nội bộ => gửi email tự động đến ứng viên để ứng viên chọn lịch/xác nhận phỏng vấn
-
Chuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn và lưu lại tiến trình phỏng vấn để xem xét duyệt kết quả sau này
-
Các bộ phận liên quan xét duyệt đạt/không đạt => gửi email thông báo tự động đến ứng viên
-
Gửi thư mời nhận việc => xác nhận lịch nhận việc với ứng viên và nội bộ
-
Các bộ phận liên quan chuẩn bị tài liệu và thiết bị để onboarding.
Ứng dụng Digital Workplace giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình liên quan tới tuyển dụng
Việc ứng dụng nền tảng làm việc số sẽ giúp các nhà quản lý nhân sự giao tiếp với ứng viên hiệu quả hơn và cập nhật chính xác về trạng thái của từng ứng viên.
Ứng dụng trong quy trình onboarding
Đối với mỗi nhân sự khi hội nhập vào công ty, họ thường mất khá nhiều thời gian để làm quen với và hoà nhập với môi trường mới. Điều này còn khó khăn hơn nếu công ty có những quy định, quy chế phức tạp; hay đơn giản sản phẩm và dịch vụ của công ty có nhiều điểm phải làm quen.
Giải quyết vấn đề này, nền tảng làm việc số hiện nay cung cấp những không gian tri thức số, giúp doanh nghiệp tạo ra những tài liệu hội nhập và đào tạo, đẩy nhanh quá trình làm quen và học tập của nhân viên.
Điển hình như tính năng Lark Wiki của Lark Suite. Doanh nghiệp có thể quản lý tài liệu nội bộ, xây dựng nền tảng học tập điện tử, hướng dẫn bằng video và webinar,... trên một không gian duy nhất; đồng thời có thể phân quyền truy cập tới từng nhân viên để họ tập trung tìm hiểu, cải thiện kỹ năng và kiến thức.
Lark Wiki hỗ trợ hiệu quả trong quy trình onboarding nhân viên mới
Tăng cường giao tiếp-gắn kết trong nhân viên
Giao tiếp nội bộ hiệu quả và tinh thần gắn kết của nhân viên đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp và digital workplace đang làm rất tốt để cải thiện nó.
Xu hướng quản trị nhân sự số hiện nay phải chấp nhận việc quản lý nhân sự từ xa, nhân sự làm lệch múi giờ và thiếu tương tác trực tiếp. Vậy làm thế nào để mọi hoạt động của doanh nghiệp vẫn diễn ra trơn tru và hiệu quả?
Doanh nghiệp nên chọn một nền tảng số hỗ trợ:
-
Giao tiếp tập trung trên 1 kênh duy nhất
-
Đồng bộ trên mọi thiết bị
-
Họp video, chỉnh sửa tài liệu, quản lý dự án,... thực hiện các tác vụ trên một cửa sổ
-
Dịch tự động đa ngôn ngữ
-
...
Những công cụ số này cũng có thể giúp các nhà quản lý nhân sự thu thập phản hồi từ nhân viên và thực hiện các thay đổi cần thiết để cải thiện sự gắn kết của nhân viên.
Điển hình như ứng dụng Lark Messenger trong Lark Suite, doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm tất cả những điều trên trong một nền tảng duy nhất.
Lark Messenger tích hợp với Lark Email:
Lark Messenger tích hợp với Lark Calendar:
Lark Messenger tích hợp với Lark Meeting:
Và Lark Messenger tích hợp với mọi tính năng khác (Phê duyệt, Giao task, Chấm công):
Ứng dụng trong quản lý hiệu suất
Đánh giá hiệu suất nhân sự theo thời gian cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị nhân sự.
Các nhà quản lý nhân sự có thể sử dụng các công cụ để theo dõi hiệu suất nhân viên bằng cách tạo ra các quy trình tự động. Ví dụ, nhân viên A học hết 3 khoá hội nhập và làm 5 bài test thì được coi là hoàn thành thành công quy trình thử việc. Hay nhân viên B được đánh giá khen thưởng nhân viên xuất sắc 3 quý liên tiếp sẽ được tăng lương.
Tất cả những điều kiện, mục tiêu đó đều có thể thiết lập trong một hệ thống theo dõi trên nền tảng làm việc số, để các chuyên gia nhân sự có thể nhập liệu, theo dõi tiến độ và đo lường các chỉ số hiệu suất chính xác hơn.
Các doanh nghiệp có thể quản lý hiệu suất của các nhân viên thông qua các ứng dụng công nghệ
Ứng dụng trong bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư
Các nền tảng làm việc số hiện nay đều đề cao tính bảo mật và quyền riêng tư của người dùng.
Các nhà quản trị nhân sự có thể áp dụng tính năng phân quyền của các tài liệu, không gian làm việc để chỉ định từng quyền đối với từng nhân viên, tránh để lọt ra những thông tin không mong muốn về phía công ty hay bảo vệ những thông tin cá nhân của nhân viên.
Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc cộng tác
Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và môi trường làm việc cộng tác trong thời đại số là yếu tố quan trọng trong quản trị nhân sự.
Trước tiên, triển khai nền tảng làm việc số sớm giúp thúc đẩy văn hoá đổi mới và sáng tạo trong công ty, tạo ra một môi trường làm việc thông minh và hiệu quả.
Ngoài ra, một nền tảng làm việc số tập trung giúp nhân viên không phải luân chuyển nhiều giữa các ứng dụng khác nhau, từ đó tăng tính tương tác và phối hợp trong đội, nhóm.
Nhưng vượt xa những lợi ích trên, Lark Suite còn đem đến một "mạng xã hội nội bộ", giúp nhân viên ở các phòng, ban, chi nhánh khác nhau chia sẻ những khoảnh khắc trong văn phòng, công việc đời thường, từ đó tăng tính gắn kết và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp trong công ty.
Lark xây dựng môi trường cộng tác tập trung, giúp tạo dựng văn hóa làm việc sôi nổi, gắn kết
Tóm lại, việc áp dụng digital workplace trong quản trị nhân sự thời đại số có thể mang lại những lợi ích cốt lõi cho doanh nghiệp. Từ cải thiện quy trình tuyển dụng, gắn kết nhân viên, quản lý hiệu suất và đào tạo nhân sự. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có một lộ trình triển khai digital workplace chi tiết và hiệu quả - logic; đồng thời nhân viên cũng được đào tạo đầy đủ để sử dụng các công cụ số.
Rikkei Digital là đối tác chính thức đầu tiên tại Việt Nam của Larksuite - nền tảng làm việc số hợp nhất, cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai và chăm sóc khách hàng cho các doanh nghiệp sử dụng Lark (phiên bản Pro) tại Việt Nam. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
![[RECAP] Sự kiện Giải pháp Tự động hóa Quản trị nhân sự](https://assets.digitalworkplace.vn/news/August2023/5uZdshr7tuWJpkYZZHJ2.png)
