Lark Calendar - Trợ lý lịch trình số thông minh và hiệu quả
Lark Calendar được thiết kế như một trợ lý số đa năng - giúp bạn lên lịch, sắp xếp và quản lý các công việc một cách tối ưu
Mục lục
Với khối lượng công việc lớn và quỹ thời gian có hạn, việc sắp xếp thời gian và quản lý lịch trình hiệu quả là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc cũng như quy trình vận hành liền mạch của doanh nghiệp. Lark Calendar được thiết kế như một trợ lý số đa năng - giúp bạn lên lịch, sắp xếp và quản lý các công việc một cách tối ưu; chia sẻ lịch trình thông suốt với tất cả mọi người trên cùng nền tảng Lark Workplace, nhờ đó giảm thiểu thời gian luân chuyển giữa các ứng dụng và tập trung nguồn lực hơn cho các công việc quan trọng.
Vậy Lark Calendar có những ưu điểm gì và có thể sử dụng Lark Calendar tích hợp với các ứng dụng khác trong Lark như thế nào, hãy cùng Rikkei Digital tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.
Lark Calendar - Nắm mọi kế hoạch trong tầm tay
Lark Calendar là một ứng dụng lịch thuộc nền tảng làm việc số Lark Suite, cung cấp các tính năng quản lý thời gian, lịch trình và sự kiện cho người dùng. Với Lark Calendar, bạn có thể tập hợp toàn bộ lịch trình về cùng một nơi để quản lý công việc, cuộc sống cá nhân và mọi điều khác.
Ứng dụng này cũng cung cấp tính năng chia sẻ lịch và sự kiện với đồng nghiệp, gia đình và bạn bè, giúp bạn dễ dàng sắp xếp và tìm thấy một khoảng thời gian chung phù hợp với tất cả mọi người. Các bước thiết lập diễn ra nhanh chóng giúp nhân viên tập trung vào cuộc họp hơn là quá trình chuẩn bị cho cuộc họp - vốn dĩ tốn kém thời gian và gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Đặc biệt, tương tự như các ứng dụng khác trong hệ thống Lark Suite, Lark Canlendar được tích hợp với các công cụ khác trong nền tảng, giúp người dùng cộng tác liền mạch và quản lý công việc hiệu quả hơn.
Tầm quan trọng của Lark Calendar trong nghiệp vụ vận hành của doanh nghiệp
Lark Calendar giúp mỗi nhân viên quản lý thời gian & lịch trình cá nhân hiệu quả
Với Lark Calendar, người dùng có thể xem và quản lý lịch trình cá nhân, công việc và gia đình của mình trên một giao diện duy nhất. Sử dụng màu sắc và các quy tắc hiển thị khác nhau cho mỗi lịch để trợ lý lịch trở nên độc đáo hơn.
Bạn có thể thiết lập các thông tin quan trọng như Tên sự kiện, thời gian, địa điểm và mô tả của lịch trình ngay trong lúc lên lịch. Đồng thời có thể chọn xem lịch theo ngày, tuần, tháng hoặc năm, tùy thuộc vào nhu cầu của mình.
Với mỗi sự kiện, người dùng sẽ nhận được thông báo nhắc nhở tự động về sự kiện sắp diễn ra. Thời gian nhắc nhở này có thể được tùy chỉnh vào lúc lên lịch của sự kiện,
Lark Calendar tối ưu cho họp nhóm, phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp
Lark Calendar hỗ trợ tăng sự liên kết giữa các nhân viên trong nhóm, trong công ty bằng cách cung cấp tính năng chia sẻ lịch và quản lý lịch trình chung giữa các thành viên. Như trong hình dưới đây, bạn có thể thấy việc kiểm tra lịch trình của mỗi thành viên trong nhóm được thực hiện ngay trong group chat của Lark Messenger chỉ với 1 cú click chuột:
Hay khi cần phải trao đổi trước hay sau buổi họp, thay vì trao đổi qua lại qua email, hay thêm từng người vào group chat, bạn chỉ cần tạo nhóm trao đổi chỉ trong 1 giây với tính năng tạo nhóm họp từ lời mời trên lịch và chia sẻ tài liệu để mọi người đọc trước, nắm rõ bối cảnh và chuẩn bị sẵn sàng.
Người tạo lịch trình cũng sẽ nhận được thông báo về phản hồi của người tham dự về các lịch trình đó ngay khi họ phản hồi, thông qua Lark Calendar, Lark Messenger hay thậm chí là Lark Mail.
Điều này hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo lịch, đồng thời giúp phát huy quy trình làm việc tại doanh nghiệp diễn ra liền mạch và hiệu quả hơn.
Đồng bộ với các ứng dụng khác trên Lark Suite giúp đơn giản hóa công việc trong ngày
Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của Lark Calendar chính là khả năng đồng bộ và tích hợp sâu rộng với các ứng dụng khác trong Lark Suite.
Cụ thể, Lark Calendar có khả năng đồng bộ hoá dữ liệu giữa các thiết bị và ứng dụng làm việc khác trong nền tảng Lark như Lark Messenger, Lark Meeting, Lark Mail..., giúp người dùng có thể quản lý lịch trình, công việc hiệu quả hơn.
Cách sử dụng các tính năng nổi bật trong Lark Calendar
Sắp xếp và quản lý lịch trình thông minh
Tiết kiệm thời gian lên lịch họp bằng cách xếp nhiều lịch vào một chế độ xem và dùng tính năng chia sẻ lịch để giúp mọi người nắm bắt thông tin.
Tạo sự kiện và mời người tham gia
Khi người dùng tạo một sự kiện, Lark Calendar cho phép có thể linh hoạt đặt chủ đề, thời gian, địa điểm, người tham gia và các thông tin khác. Người tạo lịch có thể trực tiếp tìm kiếm và chọn các cá nhân / nhóm tham dự trên trang chỉnh sửa sự kiện và gửi lời mời tham gia.
Thêm tệp đính kèm sự kiện
Các thành viên có thể thêm các tệp có liên quan vào sự kiện, chẳng hạn như thông tin dự án, bảng dữ liệu và bản trình bày (presentation). Người tham gia có thể nhấp vào sự kiện để xem và tải xuống các tệp này để đọc trước các tài liệu liên quan, chuẩn bị trước cho cuộc họp.
Tìm và đặt phòng họp
Quản trị viên có thể cài đặt trước các thông tin liên quan đến tài nguyên phòng họp cho các nhóm trong Bảng điều khiển Lark dành cho quản trị viên. Sau khi thiết lập, các thành viên có thể nhanh chóng tìm và đặt phòng họp có sẵn trên trang chỉnh sửa sự kiện.
Gửi/trả lời lời mời sự kiện
Sau khi chỉnh sửa sự kiện, các cá nhân hoặc quản trị viên có thể gửi lời mời sự kiện tới những người tham gia trong khi lưu sự kiện. Những người tham gia nhận được lời mời có thể nhanh chóng trả lời Có, Không hoặc Có thể. Bạn có thể xem phản hồi của người tham gia trong chi tiết sự kiện.
Cá nhân hóa các cài đặt
Đặt giờ làm việc
Với Lark Calendar, người dùng có thể đặt giờ làm việc cá nhân của mình, ví dụ: 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Sau khi đặt những cài đặt này, khi các thành viên khác bắt đầu lời mời tham gia sự kiện ngoài giờ làm việc của bạn, họ sẽ được nhắc "Khoảng thời gian đã chọn nằm ngoài giờ làm việc của người tham gia. Họ có thể không tham gia được." Việc sắp xếp các khoảng thời gian làm việc của từng cá nhân trên Lark Calendar giúp cho việc sắp xếp tổ chức các cuộc họp trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.
Đặt lịch theo múi giờ
Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh múi giờ trên lịch khi đi du lịch nước ngoài hoặc nếu bạn cần làm việc và cộng tác với các phòng ban khác ở nước ngoài với sự chênh lệch về múi giờ khác nhau. Bạn cũng có thể thêm cùng lúc nhiều múi giờ phụ khác nhau để dễ dàng xem giờ địa phương ở các vùng khác nhau.
Đặt lời nhắc sự kiện
Bạn có thể đặt thời gian nhắc sự kiện tùy theo nhu cầu của mình, chẳng hạn như 5 phút hoặc 1 giờ trước khi sự kiện bắt đầu để bạn có thể chuẩn bị trước.
Hoặc dùng tính năng Đăng ký Lịch để tạo và đăng ký các lịch công khai, cố định theo tuần, tháng, quý,... để không bao giờ bỏ lỡ các sự kiện quan trọng.
Đặt chế độ hiển thị lịch và sự kiện
Bạn có thể linh hoạt đặt chế độ hiển thị của lịch và thông tin sự kiện là Riêng tư, Bận hoặc Công khai.
Tổ chức cuộc họp trong một click chuột với Lark Calendar
Kiểm tra lịch trống và gửi lời mời
Khi bạn cần tổ chức một cuộc họp với các thành viên trong nhóm, bạn có thể luôn lịch trống của mọi người trong lịch thành viên nhóm, từ đó dễ dàng tìm thấy khoảng thời gian chung phù hợp cho tất cả mọi người.
Bạn cũng có thể chia sẻ một sự kiện với nhóm thông qua việc kết nối với Lark Messenger chỉ bằng một cú nhấp chuột mà không cần di chuyển qua lại quá nhều giữa các ứng dụng khác nhau để xác định thời gian họp một cách hiệu quả.
Phím tắt thẻ sự kiện
Khi bạn nhấp vào một sự kiện trong lịch, một thẻ hiển thị chi tiết sự kiện sẽ xuất hiện. Đây là thẻ sự kiện. Trên thẻ có 3 phím tắt:
-
Tạo hoặc tham gia nhóm họp: Nhóm họp là nhóm được tạo cho một sự kiện cụ thể, bao gồm tất cả những người tham gia sự kiện.
-
Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp video: Nhấp để gọi thoại và video với những người tham gia sự kiện.
-
Tạo hoặc xem biên bản cuộc họp bằng một cú nhấp chuột: Nhấp để chuyển đến Tài liệu mặc định là mẫu biên bản cuộc họp. Những người tham gia sự kiện có thể chỉnh sửa nó một cách cộng tác.
Sử dụng đa dạng các lịch khác nhau
Lịch thành viên nhóm
Quản trị viên có thể tạo lịch toàn nhân viên cho nhóm và định cấu hình phạm vi đăng ký. Thông tin sự kiện trong lịch sẽ được hiển thị trong lịch của các thành viên trong phạm vi. Điều này thuận tiện cho việc chia sẻ thông tin sự kiện cho tất cả nhân viên, chẳng hạn như sắp xếp kỳ nghỉ và các bài giảng hay các buổi training chung.
Lịch công khai
Lịch công khai là lịch mà tất cả các thành viên trong tổ chức có thể tìm kiếm và đăng ký. Người đăng ký có thể xem tất cả các chi tiết sự kiện trong lịch. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể tạo lịch công khai khi cần, giúp dễ dàng đồng bộ tiến độ và chia sẻ thông tin với các thành viên khác.
Lịch phòng họp
Đặt phòng họp được hiển thị trong lịch phòng họp. Điều này giúp người tổ chức cuộc họp thuận tiện xem và lên lịch đặt chỗ trước.
Lịch đăng ký
Bạn có thể tìm hiểu về lịch trình của các thành viên khác, các mốc quan trọng của dự án và trạng thái phòng họp bằng cách đăng ký lịch này.
Theo dõi lịch của các thành viên khác: Điều này giúp bạn dễ dàng xem lịch của những người khác và tìm thời gian để nói chuyện với họ.
Đăng ký lịch công khai: Ví dụ: lịch dự án công khai. Điều này giúp dễ dàng tìm hiểu về tiến độ liên quan và các mốc thời gian quan trọng.
Theo dõi lịch phòng họp: Thao tác này giúp bạn dễ dàng kiểm tra tình trạng đặt phòng họp.
Đồng bộ Lark Calendar cùng các lịch / ứng dụng khác
Lark Calendar có tính năng đồng bộ hoá tự động giúp cho người dùng không cần phải thao tác thủ công để đồng bộ hoá dữ liệu. Khi người dùng tạo sự kiện mới hoặc chỉnh sửa sự kiện trên một thiết bị, lịch trình của người dùng sẽ được tự động đồng bộ hoá trên các thiết bị khác trong nền tảng Lark.
Lark Calendar cũng hỗ trợ đồng bộ hóa với các ứng dụng lịch khác, bao gồm Google Calendar và Apple Calendar. Điều này giúp cho người dùng có thể theo dõi mọi lịch trình trên một nền tảng duy nhất, không bị phân mảnh và ảnh hưởng đến hiệu quả theo dõi kế hoạch chung.
Tạm kết
Có thể thấy, Lark Calendar giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng cho các cá nhân và tổ chức bằng cách cung cấpmột giải pháp quản lý lịch trình nhanh chóng, trực quan và hiệu quả. Trong bối cảnh cần số hóa môi trường làm việc và đặc biệt cần tích hợp mọi công cụ bạn cần trên một nền tảng duy nhất, Lark Calendar nói riêng hay Lark Suite nói chung là một giải pháp thông minh và tinh gọn mà doanh nghiệp nên lựa chọn.
Là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp trong chặng đường triển khai lộ trình Chuyển đổi số với Lark Suite: rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết sử dụng Lark Calendar
Mục lục
Các bài viết liên quan
