Cách tạo mẫu quản lý nhân sự thông minh với Lark Suite
Tạo mẫu quản lý nhân sự là giải pháp tối ưu để bộ phận Nhân sự có thể lưu trữ và quản lý thông tin của nhân viên theo từng phòng ban
Mục lục
Nền kinh tế số và cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ hoạt động và thông tin của nhân viên trên không gian số. Bộ phận HR không chỉ cần lưu trữ thông tin an toàn mà còn phải khai thác và sử dụng thông tin đó để thúc đẩy gắn kết nhân viên, tạo văn hóa doanh nghiệp và tăng cường giao tiếp nội bộ.
Một giải pháp tối ưu cho vấn đề này chính là tạo mẫu quản lý nhân sự để bộ phận Nhân sự có thể lưu trữ và quản lý thông tin của nhân viên theo từng phòng ban. Trong bài viết này, Rikkei Digital sẽ chia sẻ lợi ích của việc sử dụng mẫu thư mục nhân viên và cung cấp hướng dẫn để tạo một mẫu phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Mẫu quản lý nhân sự là gì?
Mẫu quản lý nhân sự thông minh là một mẫu quản lý mà bộ phận Nhân sự có thể sử dụng để tối ưu và lưu trữ danh sách nhân viên tập trung ở một nơi. Mẫu quản lý này bao gồm các thông tin cơ bản của nhân sự như tên, chức danh, liên hệ, ngày onboard, và các thông tin liên quan khác đến nhân viên trong công ty.
Các mẫu quản lý cho phép phòng Nhân sự có thể tổng hợp thông tin nhân sự mới, cập nhật các trạng thái làm việc và dễ dàng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển.
Ví dụ: Khi bạn tuyển thêm các nhân viên part-time cho cửa hàng của mình trong mùa cao điểm, bạn sẽ có những template riêng dành cho nhóm nhân viên này. Những template này có đủ các hàng và cột để HR có thể dễ dàng thêm các bản ghi mới đồng thời phân biệt chúng với nhóm nhân viên full-time.
Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng mẫu quản lý nhân sự thông minh của Lark Base?
Kiểm soát công việc một cách có tổ chức
Mẫu thư mục nhân viên giúp bạn theo dõi tình hình hoạt động của nhân sự và cải thiện sự rõ ràng trong khâu quản lý nhân sự. Một danh sách nhân viên cụ thể, thống nhất giúp nhà quản lý có thể nắm bắt rõ ai đang sẵn sàng cho vị trí hay công việc nào.
Giúp các nhà quản lý thấu hiểu nhân viên
Khi thông tin của nhân viên được quản lý tập trung và thống nhất, các nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt và làm quen với các thành viên trong phòng ban mình. Điều này đặc biệt có lợi cho những phòng ban phải làm việc và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng như các cửa hàng bán lẻ, nơi các nhân viên chủ yếu làm part-time nhưng phải nhanh chóng làm quen với công việc trong thời gian ngắn và thích ứng nhanh với yêu cầu của quản lý.
Sử dụng mẫu thư mục nhân viên giúp nhà quản lý có thể dựa vào những thông tin sẵn có để dễ dàng làm quen với các nhân viên, từ đó hướng dẫn họ làm việc nhanh chóng và hiệu quả.
Gia tăng tương tác và tinh thần gắn kết
Một thư mục cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của các nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng liên hệ với họ khi cần thiết. Doanh nghiệp cũng có thể thông qua đó để theo dõi các ngày quan trọng, chẳng hạn như sinh nhật của nhân viên, ngày kỷ niệm làm việc, thử việc, v.v. để gia tăng tương tác, thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và tinh thần gắn kết của nhân viên với công ty.
Tiết kiệm thời gian bằng cách dễ dàng định vị thông tin
Với việc các thư mục luôn được cập nhật, các nhân viên hoặc bộ phận HR có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm thông tin mà không bị rối giữa các nguồn tin khác nhau.
4 Bước để tạo một template thư mục nhân viên
Tạo các loại trường khác nhau tương ứng với các thông tin cần thu thập
Tùy vào nhu cầu và tình hình thực tế mà mỗi công ty sẽ có những yêu cầu khác nhau về các thông tin của nhân viên. Dưới đây là một số những trường thông tin cơ bản mà Rikkei Digital gợi ý cho các doanh nghiệp khi xây dựng một template thư mục nhân viên trên Lark Base:
-
Ngày bắt đầu làm việc (Start Date)
-
Họ (Last Name)
-
Tên (First Name)
-
Phòng ban (Department)
-
Hình thức (Employment Type)
-
Ảnh profile (Profile Photo)
-
Số điện thoại (Phone Number)
-
Email
Xây dựng một biểu mẫu riêng kết nối với bảng thư mục nhân viên
Bất cứ khi nào có nhân viên mới, bộ phận Nhân sự có thể dễ dàng thu thập thông tin của nhân viên mới thông qua biểu mẫu trên Lark Base mà không cần truy cập trực tiếp vào bảng thư mục nhân viên và thêm một cách thủ công.
Các biểu mẫu này có thể được sử dụng bởi cả nhân viên mới và bộ phận HR trong công ty. Vì thư mục nhân viên có nhiều hàng và cột khác nhau, nên để tránh sai sót và nhầm lẫn trong quá trình thu thập thông tin, nhân viên mới và bộ phận Nhân sự nên sử dụng biểu mẫu riêng này để thêm bản ghi mới vào Lark Base.
Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng 1 định dạng biểu mẫu khác nhau, nhưng nhìn chung, hầu hết các biểu mẫu cho phép nhân viên:
-
Tải lên ảnh cá nhân, tài liệu đã ký và các tệp đính kèm khác
-
Chọn tên bộ phận hoặc phòng ban
-
Thêm ngày onboard bằng cách chọn từ lịch
-
Nhập số dễ dàng mà không làm thay đổi định dạng.
Phân quyền truy cập cho các nhân viên khác nhau
Để tối ưu hóa công dụng của mẫu thư mục nhân viên, các doanh nghiệp cần phân quyền sử dụng cho các thành viên trong tổ chức của mình nhưng vẫn đảm bảo an toàn bảo mật thông tin.
Rikkei Digital đề xuất các doanh nghiệp sử dụng tính năng Advanced Permission trên Lark Base để thiết lập các quyền truy cập khác nhau trên cùng một hệ thống dữ liệu lưu trữ.
Ví dụ:
-
Tất cả nhân viên sẽ có thể nhìn thấy tên, địa chỉ email và bộ phận của nhau cho mục đích liên lạc và liên kết kinh doanh
-
Chỉ bộ phận quản lý mới có thể xem thông tin chi tiết của các nhân viên phòng ban mình, bao gồm ngày sinh nhật, ngày bắt đầu onboard và các thông tin khác để nắm bắt và cập nhật sát sao tình hình hoạt động của nhân viên.
-
Quyền chỉnh sửa các thông tin trong thư mục nhân viên chỉ dành cho một nhóm đối tượng nhất định
Cài đặt nhắc nhở cho những ngày quan trọng trong danh bạ nhân viên
Các công ty có thể cài đặt theo dõi và gửi thông báo tự động đến từng nhân viên của mình trong những ngày quan trọng như ngày sinh nhật, ngày kỷ niệm vào công ty, ngày đánh giá hiệu suất (review thử việc), ngày kết thúc hợp đồng, v.v. Điều này giúp các nhà quản lý không bị bỏ lỡ các sự kiện quan trọng, đồng thời dễ dàng lên chiến lược và kế hoạch cụ thể. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lên lịch kiểm tra và cập nhật các thư mục.
Kết luận
Một hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung về thông tin của các nhân viên trong công ty có thể giúp doanh nghiệp nắm bắt được hoạt động, cơ cấu nhân sự trong tổ chức, đồng thời dễ dàng theo dõi chất lượng nguồn nhân lực để có thể hoạch định những chiến lược phù hợp. Mẫu thư mục nhân viên có thể được cập nhật, thêm bản ghi vào một cách khoa học, chính xác và rõ ràng, giúp cho bộ phận Nhân sự và các phòng ban khác trong công ty có thể dễ dàng theo dõi những thông tin cần thiết, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.
Với bốn bước được nêu ở trên, các công ty hoàn toàn có thể có thể tự tạo template thư mục nhân viên cho riêng mình với Lark Base để giải quyết bài toán quản lý nhân sự. Với khả năng cho phép xây dựng các Automated Workflow (quy trình tự động hóa) hay Advanced Permission (Phân quyền nâng cao), Lark Base là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, hiệu suất và tối ưu nguồn lực.
Rikkei Digital tự hào là đối tác chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam. Doanh nghiệp và bạn đọc có thắc mắc vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận sự trợ giúp và tư vấn tận tình từ các chuyên gia.
