Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: Khám phá tiềm năng không giới hạn

Chuyển đổi số đang trở thành một yếu tố quan trọng và bắt buộc trong sự phát triển và tồn tại của các doanh nghiệp hiện nay. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và sự thay đổi trong hành vi và yêu cầu của khách hàng, chuyển đổi số đã trở thành một xu hướng không thể bỏ qua. Nhưng chuyển đổi số trong doanh nghiệp không chỉ đơn giản là việc áp dụng công nghệ mới vào hoạt động hàng ngày, mà nó là một quá trình phức tạp và liên quan đến sự thay đổi văn hóa, quy trình và tư duy.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số, còn được gọi là số hóa hay digital transformation, là quá trình áp dụng công nghệ số và quy trình số hóa vào các hoạt động kinh doanh, tổ chức và xã hội. Nó bao gồm việc sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông để cải thiện hiệu suất, tăng cường sự linh hoạt và tạo ra giá trị mới cho các tổ chức và cá nhân.

Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là việc thay thế công nghệ cũ bằng công nghệ mới, mà nó mang ý nghĩa sâu sắc hơn. Nó liên quan đến thay đổi cách làm việc, tư duy và văn hóa trong tổ chức, tạo ra sự đổi mới và sáng tạo để thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.

Quá trình chuyển đổi số bao gồm sự áp dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, học máy, điện toán đám mây, Internet of Things (IoT), truyền thông xã hội và phân tích dữ liệu để tạo ra giá trị và cải thiện trải nghiệm khách hàng, quy trình kinh doanh và quản lý tổ chức.

Những lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số

1. Tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc: Chuyển đổi số giúp tự động hóa quy trình và công việc, giảm thiểu công sức và thời gian thực hiện. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và năng suất làm việc của nhân viên, từ đó tăng cường khả năng sản xuất và cung cấp dịch vụ.

2. Tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí: Chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp xem xét và tối ưu hóa các quy trình hoạt động, từ việc quản lý kho hàng, quá trình sản xuất đến quản lý tài chính và bán hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu quả và giảm chi phí vận hành.

3. Tăng cường khả năng đáp ứng và linh hoạt: Công nghệ số giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với thay đổi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Từ việc cung cấp dịch vụ trực tuyến đến việc tương tác với khách hàng thông qua các nền tảng kỹ thuật số, doanh nghiệp có khả năng tăng cường khả năng linh hoạt và cung cấp giá trị cao hơn cho khách hàng.

4. Tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ trực tuyến, tương tác cá nhân hóa và sử dụng công nghệ để giải quyết nhanh chóng các yêu cầu và thắc mắc của khách hàng.

5. Tăng cường sáng tạo và khả năng tương tác: Chuyển đổi số mở ra nhiều cơ hội cho sáng tạo và tương tác trong doanh nghiệp. Công nghệ số giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu và phân tích để đưa ra quyết định thông minh và tạo ra các giải pháp mới.

6. Tăng cường quản lý thông tin và an ninh: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp quản lý thông tin và dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Các công cụ và hệ thống quản lý dữ liệu giúp bảo vệ thông tin quan trọng và tăng cường an ninh thông tin.

7. Tạo ra cơ hội mới và mở rộng thị trường: Chuyển đổi số mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới và mở rộng quy mô hoạt động. Bằng cách sử dụng công nghệ số và các nền tảng trực tuyến, doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng toàn cầu và phát triển mạng lưới kinh doanh một cách nhanh chóng.

Quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp diễn ra thông qua các bước và hoạt động cụ thể. Dưới đây là các giai đoạn quan trọng trong quá trình chuyển đổi số:

1. Đánh giá và xác định mục tiêu

Bước đầu tiên là đánh giá tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu chuyển đổi số. Điều này bao gồm việc xác định lĩnh vực cần cải thiện và ưu tiên, nhận diện các thách thức và cơ hội, và thiết lập mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được.

2. Phân tích và lựa chọn công nghệ

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần phân tích và lựa chọn các công nghệ phù hợp để hỗ trợ quá trình chuyển đổi số. Điều này có thể bao gồm hệ thống quản lý tương tác khách hàng (CRM), hệ thống quản lý quan hệ đối tác (PRM), phần mềm quản lý dự án, công nghệ điện toán đám mây và nhiều công nghệ khác.

3. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên

Chuyển đổi số yêu cầu sự tham gia và hỗ trợ từ nhân viên. Doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên được đào tạo và nắm vững các công nghệ mới, quy trình làm việc và kỹ năng số hóa. Điều này có thể được thực hiện thông qua các khóa học đào tạo, chương trình huấn luyện hoặc sự đổi mới nội bộ.

4. Thực hiện và tích hợp công nghệ

Sau khi chuẩn bị đủ kiến thức và năng lực, doanh nghiệp thực hiện việc triển khai và tích hợp công nghệ vào quy trình và hoạt động của mình. Điều này có thể bao gồm việc cài đặt phần mềm, tùy chỉnh hệ thống, tích hợp dữ liệu và đảm bảo tính tương thích và an ninh của các hệ thống.

5. Quản lý và theo dõi quá trình chuyển đổi

Chuyển đổi số là một quá trình liên tục đòi hỏi doanh nghiệp cần phải thường xuyên quản lý và theo dõi tiến độ và hiệu quả. Điều này bao gồm việc đo lường hiệu suất, thu thập phản hồi từ người dùng và nhân viên, điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra hiệu quả.

6. Tích cực thúc đẩy sự thay đổi văn hóa và tư duy

Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ, mà còn là một sự thay đổi văn hóa và tư duy trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường khuyến khích sự sáng tạo, khám phá và chia sẻ ý tưởng mới để thúc đẩy chuyển đổi số thành công.

Một số loại doanh nghiệp đặc biệt cần phải “cấp bách” áp dụng chuyển đổi số

Trong thời đại kỹ thuật số phát triển nhanh chóng, việc ứng dụng chuyển đổi số trở thành một yếu tố cấp bách đối với hầu hết các loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số loại doanh nghiệp đặc biệt có nhu cầu và ưu tiên cao hơn trong việc áp dụng chuyển đổi số. Dưới đây là một số ví dụ:

• Doanh nghiệp công nghệ: Các công ty công nghệ, bao gồm công ty phần mềm, công ty phát triển ứng dụng di động, công ty dịch vụ công nghệ, và công ty phân phối thiết bị điện tử, có nhu cầu chuyển đổi số cao. Đối với họ, việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số là cốt lõi của hoạt động kinh doanh, và chuyển đổi số giúp tăng cường hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Doanh nghiệp thương mại điện tử: Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử như cửa hàng trực tuyến, công ty giao hàng, và công ty dịch vụ thanh toán trực tuyến cần chuyển đổi số để tạo ra trải nghiệm mua sắm thuận tiện và an toàn cho khách hàng. Việc sử dụng các công nghệ như hệ thống quản lý đơn hàng, tích hợp thanh toán trực tuyến và phân tích dữ liệu khách hàng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và tăng cường doanh thu.

• Doanh nghiệp sản xuất và công nghiệp: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và công nghiệp, bao gồm nhà máy, xưởng sản xuất và các công ty vận chuyển, cần chuyển đổi số để tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý tồn kho và giám sát hoạt động. Sử dụng các công nghệ như IoT (Internet of Things), trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu giúp tăng cường hiệu suất, giảm chi phí và cải thiện quy trình làm việc.

• Doanh nghiệp dịch vụ khách hàng: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng như khách sạn, nhà hàng, ngân hàng và công ty du lịch cần áp dụng chuyển đổi số để cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Việc sử dụng ứng dụng đặt phòng trực tuyến, hệ thống thanh toán điện tử và chatbot để hỗ trợ khách hàng giúp tăng cường sự tiện lợi và tăng cường tương tác khách hàng.

Tuy nhiên, chuyển đổi số không chỉ áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp cụ thể. Thực tế là hầu hết các doanh nghiệp, bất kể ngành nghề, đều có thể tìm thấy cơ hội và lợi ích từ việc áp dụng chuyển đổi số. Việc hiện đại hóa quy trình, tăng cường kết nối và tương tác, và sử dụng dữ liệu để ra quyết định thông minh là một phần không thể thiếu trong nỗ lực nâng cao hiệu suất và cạnh tranh của doanh nghiệp.

Ứng dụng Lark suite trong chuyển đổi số doanh nghiệp

​​Lark Suite là một nền tảng cung cấp các công cụ và ứng dụng tương tác kỹ thuật số tích hợp, được thiết kế để hỗ trợ chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số ứng dụng của Lark Suite trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp:

1. Cộng tác và làm việc từ xa

Lark Suite cung cấp công cụ cộng tác và làm việc trực tuyến như Lark Messenger để nhắn tin, theo dõi cập nhật công việc qua thông báo tự động và chia sẻ tệp tin, họp trực tuyến cùng Lark Meeting, quản lý dự án trên Lark Base. Điều này cho phép nhân viên làm việc hiệu quả từ xa, tăng cường sự linh hoạt và tương tác trong doanh nghiệp.

2. Quản lý dự án và nhiệm vụ

Lark Suite cung cấp các công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ như Lark Task và Lark Base với khả năng phân mục nhiệm vụ lớn nhỏ (task & sub-task), thời gian cần hoàn thành, thời điểm gửi lời nhắc và chỉ định người thực hiện.

Nếu người dùng có nhu cầu quản lý nhiệm vụ cá nhân thì nên dùng Lark Task để quản lý, còn nếu quản lý nhiệm vụ theo cả team, đội dự án thì nên dùng Lark Base. Đặc biệt, bạn có thể chuyển một tin nhắn trong Lark Messenger và to-do-list trong Lark Docs thành một nhiệm vụ trong Lark Task.

Mọi thông báo trên Lark Base và Lark Task đều được tự động gửi về Lark Messenger tới những người có liên quan, giúp cả team có thể theo dõi tiến độ, tình trạng công việc real-time. Đồng thời giảm bớt thời gian giao tiếp và tăng tính liền mạch trong cộng tác, phối hợp đội nhóm. Điều này giúp tăng cường tính tổ chức, hiệu suất và quản lý trong doanh nghiệp.

3. Quản lý tài liệu và tri thức

Lark Suite cho phép lưu trữ và quản lý tài liệu trực tuyến bằng Lark Docs và Lark Wiki.

Người dùng có thể dùng Lark Docs để soạn thảo và chia sẻ văn bản online. Không đơn giản như Google Doc, Lark Docs cung cấp các công cụ soạn thảo thông minh hơn như tạo To-do-list, tạo Call-out, Trích dẫn, Cột nội dung, Mindmap,... và cả những template có sẵn được sử dụng rất phổ biến trong doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể nhúng Lark Sheets và Lark Base (được chọn loại view hiển thị) vào ngay trong Lark Docs.

Nhóm tính năng Vẽ chart và Cộng tác trong Lark Docs là hai trong những nhóm tính năng mạnh nhất của công cụ này. Với Vẽ, bạn có thể vẽ Board, Flowchart, UML Diagram,... ngay trong tài liệu mà không cần truy cập vào ứng dụng khác để vẽ và gắn link vào.

Với tính năng Cộng tác, bạn có thể tag cá nhân hoặc nhóm chat liên quan vào tài liệu. Đặc biệt, có thể nhúng trực tiếp các tính năng khác của Lark như OKR, Poll, Reminder,... vào Lark Docs, giúp tập trung thông tin, dữ liệu và tối ưu quy trình phối hợp giữa các đội ngũ.

Dành cho những ai quan tâm đến quản lý dự án, quản lý sản phẩm, bạn cũng có thể nhúng và hiển thị trực tiếp Jira Board ngay trong docs; hoặc sử dụng Lark Project - công cụ quản lý dự án của Lark Suite để làm việc trong docs. 

Nhóm tính năng Nâng cao, Add-ons và Nhúng của Lark Docs cũng cực kỳ mạnh mẽ. Bạn có thể tạo Table of Contents hay Timeline,... chỉ trong 1 click chuột. Với chức năng Nhúng, bạn có thể nhúng trực tiếp video từ nhiều nguồn khác nhau như Tiktok, Youtube,... vào Docs. Nhúng và hiển thị Figma, CodePen, Airtable, Google Maps (những công cụ bên thứ ba) và Lark Survey (công cụ nằm trong Lark Suite) vào Lark Docs. 

4. Quản lý thông tin và dữ liệu

Lark Suite cung cấp công cụ quản lý thông tin và dữ liệu vô cùng mạnh mẽ là Lark Base, giúp doanh nghiệp thu thập và xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau với khả năng phục vụ lên tới 25 định dạng dữ liệu. Người dùng có thể chia sẻ dữ liệu này cho quản lý, các bộ phận liên quan, phân quyền cho họ để cùng nhau phối hợp liền mạch trong công việc. Đồng thời tổ chức và quản lý thông tin quan trọng về khách hàng, đối tác để quá trình làm việc bên ngoài diễn ra hiệu quả.

5. Tích hợp ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba

Lark Suite có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba khác, như Gmail, Google Calendar, Jira, Tanca,... để đồng bộ dữ liệu và quản lý lịch trình, công việc dễ dàng, hiệu quả mà không cần bỏ các công cụ đang dùng.

Ngoài ra, Lark còn hỗ trợ tích hợp với các công cụ được thiết kế riêng theo nhu cầu của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc kết nối và tương tác dễ dàng giữa các nền tảng và ứng dụng khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này tạo điều kiện cho việc kết nối và tương tác dễ dàng giữa các nền tảng và ứng dụng khác nhau trong doanh nghiệp.

Tổng quát

Chuyển đổi số đã trở thành một xu hướng không thể bỏ qua trong doanh nghiệp hiện đại. Việc không thích ứng và bỏ lỡ cơ hội này có thể đẩy doanh nghiệp vào tình trạng lạc hậu và mất cạnh tranh. Đối với mọi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi số là một yếu tố cấp bách để nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ, mà còn là một quá trình thay đổi văn hóa và tư duy trong tổ chức. Đòi hỏi sự cam kết và lãnh đạo từ phía ban lãnh đạo, sự tham gia đóng góp từ tất cả các bộ phận và nhân viên, và việc xây dựng một môi trường khuyến khích sự sáng tạo và khám phá.

Qua việc áp dụng các công cụ và ứng dụng kỹ thuật số, như Lark Suite, doanh nghiệp có thể tận dụng các lợi ích của chuyển đổi số. Các công cụ sẽ giúp tăng cường cộng tác, quản lý, lưu trữ thông tin, và tích hợp các dịch vụ bên thứ ba. Nó cung cấp sự linh hoạt, tối ưu hóa quy trình, và tăng cường khả năng tương tác trong doanh nghiệp.