Ứng dụng thực tiễn của công nghệ OCR trong doanh nghiệp

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc chuyển đổi mạnh mẽ các hoạt động kinh doanh và phương thức quản lý thông tin từ truyền thống sang online đã trở thành xu hướng không thể phủ nhận. Trong đó, công nghệ OCR (Optical Character Recognition) đã vươn lên như một giải pháp không thể thiếu, đặc biệt đối với việc số hóa tài liệu và thông tin cho doanh nghiệp. 

Công nghệ OCR là gì?

Công nghệ OCR (Optical Character Recognition - Nhận dạng ký tự quang học) là công nghệ cho phép máy tính nhận diện và chuyển đổi dữ liệu từ hình ảnh sang tài liệu văn bản mà máy có thể đọc được. Dữ liệu sau khi được nhận dạng có thể được lưu trữ, xử lý, chỉnh sửa và sử dụng như bất kỳ dữ liệu văn bản thông thường nào.

Công nghệ này hoạt động theo quy trình, từ bước Thu nhận hình ảnh (quét tài liệu - phân tích hình ảnh đã quét - phân loại vùng sáng làm nền và vùng tối làm văn bản) > Xử lý văn bản trong hình ảnh (làm sạch hình ảnh và xử lý các lỗi) và cuối cùng là Nhận dạng văn bản (bao gồm nhận dạng phông chữ, chữ viết tay, ký tự, số, biểu đồ, logo, hình mờ và các biểu tượng văn bản khác trong tài liệu) để trích xuất dữ liệu hình ảnh thành tệp văn bản trong máy tính. 

Công nghệ OCR thường sử dụng trong nhiều ứng dụng khác nhau, từ số hóa tài liệu văn bản, sách, hợp đồng, hóa đơn cho đến việc tự động trích xuất thông tin từ ảnh hoặc biểu đồ trong các tài liệu. Điều này giúp tăng cường hiệu quả trong quản lý dữ liệu, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công.

>> Xem thêm: Lộ trình số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Các ứng dụng của công nghệ OCR

Công nghệ OCR (Optical Character Recognition) có khả năng ấn tượng trong việc nhận diện và chuyển đổi dữ liệu từ hình ảnh thành dữ liệu số.

1. Nhận diện ký tự và chữ viết: Công nghệ OCR có khả năng phân tích hình ảnh và nhận dạng các ký tự, chữ viết, số, dấu câu trong các tài liệu ảnh hoặc tài liệu gốc quét. Khả năng này giúp chuyển đổi văn bản chữ viết tay hoặc in ấn thành dữ liệu có thể xử lý trên máy tính.

2. Xử lý định dạng: OCR có thể duyệt qua các định dạng văn bản phức tạp như các biểu đồ, bảng biểu và mã vạch. Nó có khả năng phân tích các đặc điểm cấu trúc và định dạng của chúng để chuyển đổi thành dữ liệu dạng văn bản hoặc số liệu có thể xử lý.

3. Trích xuất thông tin: OCR không chỉ nhận dạng các ký tự, mà còn có khả năng trích xuất thông tin từ các phần cụ thể trong hình ảnh. Ví dụ, nó có thể trích xuất số hóa đơn, ngày tháng, tên khách hàng và các thông tin quan trọng khác từ hóa đơn ảnh.

4. Chuyển đổi thành văn bản sửa được: OCR không chỉ chuyển đổi văn bản thành dạng dữ liệu số, mà còn có khả năng tạo ra các tập tin văn bản có thể sửa được. Điều này cho phép người dùng chỉnh sửa và điều chỉnh nội dung sau khi dữ liệu đã được chuyển đổi.

5. Tự động hóa quy trình: Với khả năng chuyển đổi dữ liệu từ hình ảnh thành dữ liệu số, OCR giúp tự động hóa nhiều quy trình. Ví dụ, trong việc nhập liệu hóa đơn hoặc biểu đồ vào hệ thống, OCR có thể giảm bớt công việc thủ công và sai sót.

6. Tối ưu hóa tìm kiếm và lưu trữ: Dữ liệu sau khi được nhận dạng bởi OCR có thể được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống quản lý tài liệu. Điều này giúp tối ưu hóa việc tìm kiếm và truy cập dữ liệu sau này, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm thông tin quan trọng.

7. Tích hợp với ứng dụng khác: Dữ liệu được chuyển đổi bằng OCR có thể dễ dàng tích hợp vào các ứng dụng khác như hệ thống quản lý tài liệu, phần mềm kế toán hoặc CRM. Điều này tạo sự liên kết giữa các quy trình và giúp dữ liệu được sử dụng hiệu quả hơn.

Bằng cách chuyển đổi văn bản gốc thành dữ liệu số, OCR giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian cần thiết để nhập liệu thủ công và tránh sai sót do con người.

Ứng dụng thực tiễn của công nghệ OCR trong doanh nghiệp

1. Quản lý tài liệu

OCR giúp doanh nghiệp chuyển đổi các tài liệu giấy, hồ sơ và văn bản thành dạng dữ liệu số, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, quản lý và truy xuất thông tin. Điều này giúp giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu, tăng khả năng chia sẻ thông tin và giảm thiểu nguy cơ mất mát tài liệu.

2. Xử lý hóa đơn và chứng từ

OCR có thể tự động nhận diện thông tin trên hóa đơn và chứng từ như số hóa đơn, ngày tháng, số lượng và giá cả. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán và quản lý tài chính, giảm thiểu sai sót và giúp các phòng ban làm việc hiệu quả hơn.

3. Tự động hóa nhập liệu

Thay vì nhập liệu thủ công, OCR có thể tự động chuyển đổi thông tin từ tài liệu giấy hoặc hình ảnh thành dữ liệu số. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tránh nguy cơ sai sót do con người và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên.

4. Trích xuất thông tin từ biểu đồ và bảng biểu

OCR có khả năng trích xuất thông tin và dữ liệu từ các biểu đồ, biểu đồ thống kê và bảng biểu, giúp doanh nghiệp tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh.

5. Quản lý hồ sơ nhân viên

Công nghệ OCR có thể giúp quản lý hồ sơ nhân viên dễ dàng hơn bằng cách chuyển đổi thông tin từ giấy tờ như chứng minh thư, hợp đồng lao động,... thành dạng dữ liệu số. Điều này giúp tăng cường bảo mật và tiện lợi trong việc quản lý, truy xuất thông tin khi cần.

6. Xử lý các tài liệu lớn và đa dạng

Các doanh nghiệp thường phải xử lý hàng ngàn tài liệu khác nhau mỗi ngày. OCR giúp tự động hóa việc chuyển đổi và phân loại các tài liệu này thành dữ liệu số, tạo điều kiện cho việc quản lý tài liệu hiệu quả hơn.

Ứng dụng OCR trong nền tảng làm việc số Lark Suite

Công nghệ OCR cũng được ứng dụng trong nền tảng làm việc số Lark Suite, cụ thể là Lark Messenger. Tính năng trích xuất văn bản từ hình ảnh trong Lark Messenger là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tài nguyên quý báu. Thay vì phải thủ công nhập lại nội dung từ hình ảnh, người dùng có khả năng trích xuất văn bản trực tiếp từ hình ảnh chụp màn hình.

• Tiện ích dễ dàng sử dụng: Tính năng trích xuất văn bản từ hình ảnh trong Lark Messenger được thiết kế đơn giản và trực quan. Người dùng có thể thực hiện trích xuất chỉ bằng vài thao tác đơn giản mà không cần kiến thức chuyên sâu về công nghệ.

• Chất lượng trích xuất cao: Lark Messenger sử dụng công nghệ OCR tiên tiến để trích xuất văn bản từ hình ảnh. Điều này đảm bảo chất lượng trích xuất cao và độ chính xác trong việc nhận diện các ký tự và từ ngữ.

• Tương tác và cộng tác tốt hơn: Với khả năng chia sẻ văn bản trích xuất ngay trong ứng dụng, Lark Messenger tạo điều kiện thuận lợi cho việc tương tác và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm dự án hoặc trong quá trình làm việc nhóm.

Lark Messenger cho phép trích xuất văn bản từ hình ảnh và sau đó chia sẻ hoặc lưu trữ trực tiếp trong các ứng dụng khác của Lark Suite. Điều này giúp duy trì dữ liệu một cách liền mạch trong một nền tảng thay vì phải tìm kiếm và quản lý thông tin ở nhiều nơi khác nhau.

>> Xem thêm : Hướng dẫn trích xuất văn bản từ hình ảnh trên Lark Messenger