Lộ trình số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Trong thời đại số hóa ngày nay, dữ liệu đã trở thành một tài sản quý báu và là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển của nhiều doanh nghiệp. Mọi người đã không còn xa lạ gì với khái niệm "số hóa dữ liệu" bởi chúng ta đã và đang chứng kiến một cuộc cách mạng trong cách thu thập, quản lý và tận dụng thông tin. Từ việc lưu trữ hồ sơ tài chính của một công ty đến việc thu thập thông tin y tế quan trọng, số hóa dữ liệu đã khiến cho cách làm việc của chúng ta trở nên hiệu quả và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đặt chân đến thế giới của số hóa dữ liệu, khám phá ý nghĩa sâu sắc đằng sau khái niệm này và cách mà nó đang thay đổi cách chúng ta tương tác với thông tin. Chúng ta sẽ điểm qua quá trình số hóa dữ liệu, từ việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng điện tử cho đến cách mà công nghệ quét hình ảnh và trích xuất thông tin tự động đã cách mạng hóa việc này. Doanh nghiệp hãy cùng xem số hóa dữ liệu có thể tiết kiệm thời gian, tài nguyên và nâng cao khả năng tương tác cũng như phân tích dữ liệu như thế nào trong bài viết dưới đây.

Số hóa dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý, như tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh, sang dạng điện tử hoặc số học để tạo ra các phiên bản dễ dàng quản lý, lưu trữ, truyền tải và xử lý bằng máy tính. Đây là một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi số, nhằm tận dụng lợi ích của công nghệ và dữ liệu số hóa.

Số hóa dữ liệu không chỉ đơn thuần là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng thủ công sang dạng điện tử, mà còn bao gồm việc áp dụng các công cụ và kỹ thuật để trích xuất thông tin quan trọng từ dữ liệu số. Các công nghệ như quét hình ảnh, nhận dạng ký tự quang học (OCR), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và trích xuất dữ liệu tự động được sử dụng để tự động hóa việc chuyển đổi và trích xuất thông tin từ các tài liệu vật lý.

Số hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tăng cường khả năng truy cập và chia sẻ thông tin, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và xử lý dữ liệu, nâng cao khả năng phân tích và quản lý dữ liệu, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng sao lưu dữ liệu quan trọng.

Cách số hóa dữ liệu được áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào?

1. Quản lý thông tin khách hàng: Doanh nghiệp có thể số hóa thông tin khách hàng như danh sách liên hệ, lịch sử mua hàng, sở thích và phản hồi. Điều này giúp tạo ra một hồ sơ khách hàng hoàn chỉnh, từ đó phục vụ khách hàng một cách cá nhân hóa hơn và có những chiến lược tiếp cận trong Marketing hiệu quả hơn. 

2. Quản lý kho: Số hóa dữ liệu về quản lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, dự đoán xu hướng cung cầu và tối ưu hóa quy trình quản lý nhập xuất hàng hóa một cách tiết kiệm thời gian và chi phí hơn. Hệ thống tự động cập nhật thông tin về tình trạng kho giúp tăng cường khả năng quản lý.

3. Tài chính và kế toán: Số hóa dữ liệu tài chính và kế toán giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý các giao dịch tài chính phức tạp, từ việc nhập liệu đến xử lý báo cáo tài chính. Điều này giúp tránh sai sót và nhầm lẫn về con số do con người gây ra, đồng thời tối ưu hóa quy trình kiểm toán.

4. Quản lý dự án: Số hóa dữ liệu trong quản lý dự án giúp các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đơn giản hóa quy trình giao việc và tương tác giữa các thành viên dự án. Điều này giúp tăng cường tính tương tác nhóm và quản lý tài liệu liên quan đến dự án hiệu quả hơn. 

5. Tương tác với khách hàng: Doanh nghiệp có thể sử dụng chatbot hoặc hệ thống tự động gửi email để tương tác với khách hàng. Các câu hỏi thường gặp có thể được trả lời tự động, giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp dịch vụ nhanh chóng cho khách hàng.

6. Quản lý nhân sự: Số hóa dữ liệu liên quan đến nhân sự giúp quản lý thông tin nhân sự, tự động hóa quy trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và quản lý các tài sản khác liên quan một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. 

Các lợi ích mà số hóa dữ liệu mang lại cho doanh nghiệp

• Tăng năng suất và hiệu quả làm việc: Số hóa dữ liệu giúp tiết kiệm thời gian và công sức làm việc so với việc xử lý thủ công. Việc truy xuất thông tin và tìm kiếm dữ liệu trở nên nhanh chóng hơn với sự hỗ trợ của các công nghệ mới, giúp tăng năng suất & tinh thần làm việc của nhân viên.

• Quản lý dữ liệu dễ dàng: Dữ liệu số hóa được lưu trữ trong các hệ thống quản lý dữ liệu hiện đại, giúp quản lý và lưu trữ dữ liệu dễ dàng hơn. Các công cụ tìm kiếm và phân loại giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết.

• Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Số hóa dữ liệu cho phép tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý. Điều này đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian, tài nguyên và nhân lực của doanh nghiệp.

• Tăng khả năng đồng bộ: Dữ liệu số hóa dễ dàng chia sẻ và truyền tải qua mạng Internet, giúp các thành viên trong cùng một đội ngũ, dự án có thể truy cập và làm việc chung trên dữ liệu một cách hiệu quả.

• Phân tích và dự đoán: Dữ liệu số hóa cung cấp nguồn thông tin phong phú cho việc phân tích và dự đoán. Doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu để tìm ra xu hướng và đưa ra quyết định quan trọng từ dữ liệu đã số hóa.

• Tiết kiệm chi phí: Số hóa dữ liệu giúp giảm bớt việc sử dụng giấy in và lưu trữ tài liệu vật lý. Đồng thời, quá trình làm việc cũng trở nên nhanh chóng hơn, tiết kiệm tối đa nguồn lực của doanh nghiệp.

• Dễ dàng tuân thủ và kiểm tra: Dữ liệu số hóa giúp theo dõi và kiểm tra hoạt động kinh doanh một cách dễ dàng. Điều này hỗ trợ việc tuân thủ các quy định, luật lệ và tiêu chuẩn trong ngành.

• Tăng khả năng tương tác với khách hàng: Dữ liệu số hóa cho phép doanh nghiệp tạo ra các dịch vụ tương tác với khách hàng dựa trên dữ liệu cá nhân, tạo nên trải nghiệm cá nhân hóa và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Khả năng của Lark Suite trong quá trình số hóa dữ liệu

Lark Suite là một giải pháp toàn diện có khả năng mạnh mẽ trong việc thực hiện quá trình số hóa dữ liệu. Một số khả năng nổi bật của Lark Suite trong có thể kể đến như: chất lượng, bảo mật, bản quyền và kiểm soát truy cập

1. Chất lượng dữ liệu

Lark Suite được phát triển với công nghệ tiên tiến, đảm bảo khả năng nhận diện và trích xuất dữ liệu từ hình ảnh và văn bản gốc một cách chính xác. Điều này giúp đảm bảo chất lượng dữ liệu được số hóa mà không gây ra sai sót hoặc thất thoát thông tin quan trọng.

Lark Messenger (một trong những tính năng của Lark Suite) sử dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) để thực hiện việc nhận diện và trích xuất dữ liệu từ hình ảnh và văn bản gốc một cách chính xác và hiệu quả. Đây là một tính năng quan trọng trong Lark Suite, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với thông tin từ các hình ảnh hoặc văn bản không còn cần phải gõ lại.

Khi một hình ảnh chứa văn bản được gửi qua Lark Messenger, công nghệ OCR sẽ tự động phân tích và nhận diện các ký tự trong hình ảnh. Sau đó, nó sẽ chuyển đổi dữ liệu nhận diện được thành văn bản có thể đọc và xử lý được. Quá trình này được thực hiện một cách tự động và nhanh chóng.

Lark Messenger không chỉ nhận diện văn bản từ hình ảnh mà còn từ văn bản gốc. Điều này có nghĩa là người dùng có thể sao chép và dán văn bản từ bất kỳ nguồn nào vào ứng dụng và Lark Messenger sẽ tự động nhận diện và trích xuất thông tin từ đoạn văn bản này.

2. Bảo mật dữ liệu

Lark Suite là một nền tảng được thiết kế với sự chú trọng đặc biệt vào bảo mật dữ liệu, đảm bảo rằng thông tin của người dùng được bảo vệ và duy trì tính toàn vẹn trong quá trình sử dụng. Khả năng bảo mật dữ liệu của Lark Suite đều tuân thủ theo các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế:

• ISO 27001 (Tiêu chuẩn bảo mật thông tin): Lark Suite tuân thủ tiêu chuẩn ISO 27001, một tiêu chuẩn quốc tế về quản lý bảo mật thông tin. Điều này đảm bảo rằng các hệ thống và quy trình của Lark Suite được thực hiện theo các yêu cầu nghiêm ngặt để đảm bảo bảo mật dữ liệu.

• GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu theo luật EU): Lark Suite tuân thủ các yêu cầu của GDPR, bao gồm việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và đảm bảo quyền riêng tư của người dùng.

• CCPA (Đạo luật về quyền riêng tư của người tiêu dùng California): Lark Suite đáp ứng các quy định trong CCPA để bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng tại California.

• SOC 2 và SOC 3 (Bộ tiêu chuẩn quản lý dữ liệu khách hàng): Lark Suite đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của SOC 2 và SOC 3, đảm bảo rằng dữ liệu của khách hàng được xử lý một cách an toàn và bảo mật.

3. Kiểm soát truy cập

Lark Suite cung cấp một khả năng quan trọng là kiểm soát truy cập dữ liệu, cho phép quản trị viên và người dùng có thể thiết lập và quản lý quyền truy cập cho từng người dùng cụ thể. Điều này mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu số hóa. 

Quản lý quyền truy cập tùy chỉnh: Lark Suite cho phép quản trị viên thiết lập quyền truy cập dữ liệu dựa trên từng người dùng. Với Lark Docs và Lark Wiki, chủ sở hữu có thể quyết định xem ai có quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền sao chép tài liệu, quyền tạo bản sao, quyền xóa, quyền in/tải xuống, quyền chia sẻ tài liệu. Trong khi đó, với Lark Base, doanh nghiệp có thể phân quyền xem/chỉnh sửa cụ thể tới từng hàng và từng cột trong bảng dữ liệu với gói sử dụng Lark Pro và Enterprise. Điều này giúp đảm bảo việc kiểm soát tài liệu được tập trung và thống nhất, tránh thất lạc, copy hoặc xóa hoàn toàn do lỗi của một cá nhân. 

Bảo mật thông tin nhạy cảm: Đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp, có nhiều thông tin nhạy cảm cần được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép. Lark Suite cho phép quản trị viên xác định người dùng nào có quyền truy cập vào các dữ liệu nhạy cảm và thông tin quan trọng.

Quản lý dữ liệu theo nhóm và dự án: Ngoài việc kiểm soát theo người dùng, việc kiểm soát theo nhóm hoặc từng dự án cũng được thực hiện rất nhanh chóng và tiện lợi trên Lark. Cụ thể, Lark Suite cho phép gán quyền truy cập cho một nhóm hoặc dự án cụ thể chỉ với 1 click chuột thay vì phải điền tên hay email của từng người một. Điều này giúp quản lý dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng & hiệu quả hơn, đặc biệt trong các dự án lớn.

Ghi lại và kiểm tra lịch sử truy cập: Lark Suite cung cấp tính năng ghi lại các hoạt động truy cập/ chỉnh sửa dữ liệu. Quản trị viên có thể kiểm tra lịch sử truy cập để xác định ai đã truy cập vào dữ liệu và thực hiện những hành động gì. Điều này giúp theo dõi và đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật.

Với tất cả những tính năng của mình, Lark Suite mang đến sự hiệu quả và tối ưu chi phí trong quá trình sử dụng và số hóa dữ liệu. Ngoài ra, việc kiểm soát và bảo mật thông tin dữ liệu chặt chẽ cũng giúp Lark ghi điểm cao trong mắt các doanh nghiệp. Lark tích hợp All-in-one, bao gồm các công cụ no-code, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn định hình một môi trường kinh doanh hiện đại và cạnh tranh.

Quý doanh nghiệp quan tâm đến quy trình tư vấn & triển khai Lark tại Việt Nam có thể để lại thông tin và nhu cầu trong form bên dưới đây. Rikkei Digital tự hào là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên chặng đường chuyển đổi số với lộ trình triển khai chi tiết, rõ ràng và hiệu quả.