PDF eSign

PDF eSign là giải pháp hỗ trợ ký tên điện tử trực tiếp trên tệp PDF trên Lark Suite, được phát triển riêng bởi Rikkei Digital. Từ đó, giúp đơn giản hóa quy trình trình ký, xử lý và ký tài liệu. Công cụ này cho phép người dùng điền các thông tin cá nhân được lưu sẵn trên Lark, thêm chữ ký số hoặc chữ ký tay một cách nhanh chóng mà không cần in ấn hay gặp mặt trực tiếp.

Doanh nghiệp có thể dễ dàng ứng dụng PDF eSign vào các quy trình trong nội bộ phòng ban hoặc liên phòng ban:

Sales: Duyệt báo giá, duyệt kế hoạch bán hàng,…
Sản xuất: Kế hoạch sản xuất,…
HR: Duyệt kế hoạch tuyển dụng,…
QC: Duyệt kế hoạch xử lý hàng lỗi,…

Đặc điểm của PDF eSign

Khi được Rikkei Digital phát triển như một giải pháp nâng cao, được tích hợp trực tiếp trên Lark Suite, PDF eSign càng làm tăng cường khả năng liền mạch và hợp nhất của nền tảng làm việc số toàn diện này. Những đặc điểm nổi bật của ứng dụng PDF eSign giúp quy trình làm việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn:

Ký điện tử linh hoạt: Cho phép ký bằng chữ ký số, chữ ký vẽ tay, hoặc tải lên hình ảnh chữ ký trực tiếp trên tệp PDF.
Tiện lợi và dễ sử dụng: Người dùng có thể ký và gửi tài liệu trực tuyến ở bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị như máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại.
Xử lý mọi bước trên một nền tảng duy nhất - Lark Suite.
Tăng tốc quy trình làm việc: Giảm thời gian xử lý tài liệu từ vài ngày xuống còn vài phút, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và tối ưu năng suất.

Quy trình hoạt động của PDF eSign trên Lark Suite

Các thành phần trong quy trình hoạt động của PDF eSign gồm có:

Lark Base/ Lark Approval
Lark AnyCross
PDF Signing Engine
Lark AnyCross IdP (Single Sign-On)

Trong đó, PDF Signing Engine được "đấu nối" với Lark Suite thông qua Lark AnyCross để nhận thông tin yêu cầu ký tên. Người dùng có thể lựa chọn 2 phương thức để thực hiện quy trình trình ký - phê duyệt, thông qua Lark Base hoặc Lark Approval.

Hệ thống cho phép thiết lập quy trình nhiều bước, với nhiều cấp bậc phê duyệt khác nhau. Thông tin người ký (tên, email, chữ ký tay) được đồng bộ tự động thông qua Lark AnyCross IdP (Single Sign-On) và hiển thị trực tiếp trên giao diện ký số.

Khi yêu cầu ký có đính kèm file được gửi đi và phê duyệt, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo kèm link ký cho những người liên quan.

Toàn bộ quá trình ký kết diễn ra trực tiếp trên PDF Signing Engine, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và bảo mật. Sau khi ký thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo hoàn thành cho người tạo yêu cầu.

Tổng kết

PDF eSign được phát triển độc quyền bởi Rikkei Digital, hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc thực hiện toàn bộ quy trình duyệt - ký hồ sơ trên Lark Suite, đẩy nhanh thời gian xử lý, chủ động và linh hoạt. Đây là giải pháp được dành riêng cho khách hàng của Rikkei Digital.

Để được tư vấn về giải pháp, quý doanh nghiệp vui lòng để lại thông tin liên hệ trong form dưới đây!

LIÊN HỆ VỚI RIKKEI DIGITAL ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ CÀI ĐẶT PDF eSIGN NGAY TRONG LARK!

PDF eSign được tích hợp với Lark Suite thông qua API, vì vậy, nếu doanh nghiệp là khách hàng của Rikkei Digital có nhu cầu sử dụng ứng dụng này, vui lòng liên hệ với đội ngũ triển khai của chúng tôi để được hỗ trợ.

PDF eSign có thể được sử dụng kèm với Lark Base hoặc Lark Approval, trong đấy Lark Base và Lark Approval là hệ thống xử lý quy trình phê duyệt trước ký.

Các bước sử dụng:

Bước 1: Người dùng tạo yêu cầu và đính kèm file PDF cần ký, có thể lựa chọn người ký, phê duyệt các bước (Lark Base) hoặc theo quy trình phê duyệt dựa trên cơ cấu tổ chức (Lark Approval).
Bước 2: Người duyệt 1, người duyệt 2 lần lượt để lại nhận xét và phê duyệt.
Bước 3: Sau khi hoàn thành phê duyệt ở tất cả các bước, file PDF tự động được gửi đến những người cần ký.
Bước 4: Khi bấm vào link, thông tin đăng nhập (tên, email,...) tự động ghi nhận bởi hệ thống.
Bước 5: Người ký duyệt thực hiện chèn chữ ký số hoặc chữ ký tay và các thông tin cần thiết vào file PDF.

Giao diện thực hiện quy trình trình - ký trên Lark Base