Mục lục
Thực trạng phê duyệt tại các doanh nghiệp hiện nay đang gây ra nhiều khó khăn và thách thức cho các cấp quản lý và chủ doanh nghiệp. Nhìn nhận được thực tế đó, nền tảng làm việc số Lark Suite mang đến giải pháp Lark Approval, cung cấp cho các doanh nghiệp một phương án quản lý và thiết kế quy trình phê duyệt hiệu quả. Cùng Rikkei Digital khám phá sâu hơn về giải pháp thông minh này của Lark Suite trong bài viết dưới đây
Giới thiệu chung về Lark Approval
Lark Approval - Trung tâm xử lý phê duyệt của doanh nghiệp
Lark Approval là một giải pháp hiệu quả cho việc quản lý và thiết kế các quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp. Với Lark Approval, người dùng có khả năng tạo ra các quy trình phê duyệt đơn giản nhưng hiệu quả cho bất kỳ sự kiện hoặc công việc nào.
Lark Approval giúp tổ chức loại bỏ đi những quy trình phê duyệt phức tạp & rườm rà trước đây bằng giấy tờ, thay vào đó là chuyển sang các quy trình online đơn giản, hiệu quả và dễ dàng tiếp cận đến nhiều người trong tổ chức. Tất cả các giai đoạn của quy trình phê duyệt, từ việc lên mẫu, thiết kế luồng, nhận thông báo cho đến đưa ra quyết định, đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất, giúp cải thiện tính tổ chức, tăng tốc độ xử lý và đảm bảo tính chính xác trong việc thực hiện công việc tại doanh nghiệp.
Đặc biệt, bạn có thể dễ dàng thiết kế các luồng phê duyệt theo ý muốn bằng cách kéo & thả các module nội dung, đảm bảo chúng phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Các tính năng chính của Lark Approval
Thiết kế mẫu phê duyệt
Bạn có thể tạo các mẫu phê duyệt từ 3 cách sau:
- Chọn mẫu phê duyệt có sẵn của Lark: Thư viện mẫu của Lark cung cấp hơn 100 mẫu phê duyệt dành cho hơn 10 tình huống phổ biến khác nhau, chẳng hạn như quản lý điểm danh, tài chính và quản lý nhân sự. Bạn có thể tìm kiếm các mẫu bằng cách chọn một danh mục hoặc nhập từ khóa vào hộp tìm kiếm.
- Thiết kế mẫu phê duyệt tùy chỉnh với nhu cầu sử dụng của công ty
- Tích hợp mẫu phê duyệt của bên thứ ba: Điều này cho phép bạn xử lý thông tin phê duyệt trên Lark mà không cần thao tác trên nhiều nền tảng hoặc di chuyển dữ liệu nhiều lần. Để tìm hiểu thêm, vui lòng truy cập bài viết sau.
Sau khi tạo mẫu phê duyệt, quản trị viên có thể trực tiếp thêm các phê duyệt được sử dụng thường xuyên trên Workplace của nhân viên để nhân viên có thể nhanh chóng thực hiện khi có các yêu cầu liên quan.
Trong mẫu phê duyệt, bạn có thể chọn đối tượng sử dụng mẫu phê duyệt này là ai, là cá nhân hay phòng ban cụ thể. Ngoài ra, các mẫu phê duyệt cũng cho phép tạo các thông tin khác như Upload file, ảnh; Trả lời theo đoạn văn bản ngắn hay nhiều dòng; Thêm số, số tiền, đơn vị tiền; Lựa chọn đơn hay nhiều lựa chọn; Chọn ngày tháng và khoảng ngày;.... Ngoài ra, có thể chọn tải lên URL từ hệ thống khác thông qua webhook. Đây cũng chính là tiện ích phê duyệt liên kết của Lark Approval.
Thiết kế quy trình phê duyệt
Tính năng Lark Approval cho phép người dùng thiết kế các quy trình phê duyệt linh hoạt tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể tạo quy tắc cho từng bước phê duyệt, bao gồm yêu cầu người phê duyệt, phương pháp phê duyệt và quyền phê duyệt.
Các quy trình phê duyệt này cũng được ứng dụng cho các tình huống khác nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc "Nếu nhân viên xin nghỉ phép dưới 2 ngày thì chỉ cần có sự đồng ý của quản lý trực tiếp, trong khi nếu xin nghỉ phép từ 2 ngày trở lên thì cần có sự chấp thuận của quản lý trực tiếp lẫn HR".
Có 3 bước mà người dùng cần lưu ý trong Quy trình phê duyệt này, bao gồm:
- Submit node: Phân quyền nhân sự có thể truy cập mẫu phê duyệt. Có thể là cá nhân, phòng ban hay một nhóm chat cụ thể nào đó.
- Approval node: Người dùng có thể thiết lập quyền phê duyệt tại bước này. Có 5 cách phân quyền khác nhau, bao gồm:
- Người xây luồng & tạo form chỉ định quyền ngay trong form
- Nhân viên làm đơn yêu cầu chỉ định người phê duyệt
- Phòng ban chỉ định quyền
- Nhóm chat chỉ định quyền
- Phân quyền theo vai trò trong tổ chức
Ngoài ra, tại các bước phê duyệt khác nhau, người tạo luồng phê duyệt có thể cài đặt ẩn/hiện thông tin theo từng bước xử lý, đồng thời cho phép người phê duyệt được xem hay chỉnh sửa bất kỳ trường dữ liệu nào.
- Handler node: Tại bước này, người dùng chỉ có quyền tiếp nhận và xử lý thông tin mà không có quyền từ chối hay chấp nhận yêu cầu nào.Đặc biệt, tại mỗi bước trên, bạn đều có quyền yêu cầu trở lại các bước trước đó nếu thấy quy trình có sai sót.
Với Lark Approval, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian và công sức để quản lý các yêu cầu phê duyệt, nâng cao hiệu quả xử lý và tăng tính chuyên nghiệp cho công ty. Ngoài ra, Lark Approval còn được tích hợp với các ứng dụng và nền tảng khác trong hệ sinh thái Lark, đặc biệt là Lark Messenger, giúp nhân viên dễ dàng kết nối và phối hợp liền mạch trong công ty, đồng thời xử lý phê duyệt trơn tru trên di động, PC và mọi thiết bị khác.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng chi tiết Lark Approval
Tầm quan trọng của việc quản lý phê duyệt trong doanh nghiệp
Quản lý phê duyệt là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển và thành công của công ty, cho dù bạn sở hữu một doanh nghiệp đa quốc gia hay hoạt động như một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhìn bề ngoài, quản lý phê duyệt có vẻ như là một quy trình đơn giản. Tuy nhiên, khi nhìn vào sâu bên trong, bạn sẽ thấy đây là một quy trình phức tạp với số lượng phê duyệt khổng lồ mà người quản lý phải đảm nhận trong các tổ chức lớn nhỏ khác nhau.
Bất kỳ doanh nghiệp nào có hệ thống phân cấp đều cần có cơ sở hạ tầng để xử lý các phê duyệt, cho dù đó là một phê duyệt đơn giản như nghỉ phép của nhân viên, thanh toán cho nhà cung cấp hay phức tạp hơn như ký kết hợp đồng,vv.
Quản lý phê duyệt đúng cách sẽ giúp bạn đảm bảo thời gian đang được sử dụng hiệu quả trong một tổ chức, gia tăng hiệu quả tổng thể, cải thiện tính minh bạch và đảm bảo trách nhiệm giải trình phù hợp ở mọi bước tồn tại trong doanh nghiệp và các bên liên quan khác nhau.
Thực trạng quản lý phê duyệt tại các doanh nghiệp hiện nay
Có một quy trình gọi là Phê duyệt đang ngốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp bạn!
Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở phân cấp các giữa các phòng ban với nhau đều đang mất rất nhiều thời gian để xử lý một quy trình phê duyệt.
Các quy trình này không chỉ đơn giản là đưa ra và duyệt, mà còn yêu cầu một hệ thống để theo dõi các hoạt động và một nơi lưu trữ hồ sơ an toàn để có thể phân tích theo yêu cầu mỗi khi cần thiết.
Trước đây, việc thực hiện các quy trình này diễn ra rất thủ công. Các bộ phận phòng ban và chính nhân viên phụ trách đều phải tập trung làm các nghiệp vụ hành chính để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru. Chưa kể đến hàng núi giấy tờ và cấu trúc hồ sơ doanh nghiệp phức tạp luôn "sẵn sàng" khiến các nhân viên phải nổ tung đầu.
Khi các công ty phát triển lớn hơn, sự kém hiệu quả và tốn thời gian trong việc quản lý quy trình này ngày càng tăng lên, gây tổn hại đến lợi nhuận và kìm hãm sự đổi mới.
Trong thời đại ngày nay, với những thay đổi của công nghệ, các quy trình thủ công đã được hạn chế phần nào nhưng không phải tất cả. Quá trình phê duyệt có thể không yêu cầu nhân lực chuyên môn nữa nhưng thay vào đó, nó đòi hỏi công ty phải xây dựng một hệ thống phê duyệt chuyên biệt, tách biệt khỏi các phần mềm cộng tác và giao tiếp khác tại công ty, dẫn đến các quy trình làm việc phân tách và thiếu hiệu quả.
Điều mà hầu hết các công ty cần là một hệ thống phê duyệt được thiết kế tối ưu cho các thiết bị di động, tích hợp trực tiếp vào tính năng trò chuyện của công ty, hướng thẳng đến nhân viên phê duyệt và cung cấp cho người đó tùy chọn Có hoặc Không chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản. Hệ thống này cũng phải hoàn toàn minh bạch, cho phép Quản trị viên nhanh chóng tra cứu toàn bộ phê duyệt để nắm tình hình chung của công ty.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tối đa hóa nhân lực và giảm thiểu lãng phí tài nguyên, đồng thời có khả năng giám sát toàn bộ quy trình để ra quyết định nhanh chóng, thì một hệ thống như Lark Approval trở nên vô cùng cần thiết.
Vai trò và ứng dụng Lark Approval trong tối ưu quy trình phê duyệt tại doanh nghiệp
Tiết kiệm thời gian tạo đơn phê duyệt
Lark Approval cung cấp các biểu mẫu phê duyệt có sẵn phù hợp với các nghiệp vụ phổ biến trong doanh nghiệp như Hành chính, Văn phòng, HR và Kế toán,...
Ngoài ra, tùy mục đích phê duyệt mà người dùng có thể tùy ý tạo các form phê duyệt với công cụ kéo & thả (no-code) mà Lark Approval cung cấp. Chỉ cần kéo thả các trường thông tin bên trái màn hình vào giao diện hiển thị trên di động (bên phải) là người dùng đã có thể tạo một mẫu phê duyệt cơ bản.
Ngoài ra, Lark Approval cũng có sẵn 4 form phê duyệt cho người dùng lựa chọn, bao gồm: nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác và phê duyệt từ xa.
Tối ưu quy trình phê duyệt bằng công cụ lập trình no-code
Công cụ xây dựng quy trình phê duyệt no-code của Lark Approval mang đến những tiện ích ưu việt như:
Hỗ trợ tạo điều kiện rẽ nhánh dựa trên giá trị dữ liệu trên form
Một quy trình phê duyệt thông thường tại doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều tầng phê duyệt khác nhau, tương ứng với những nhánh phê duyệt trong Lark Approval.
Tại mỗi nhánh phê duyệt, người dùng có thể tạo một form phê duyệt khác nhau. Dựa trên giá trị dữ liệu của từng form đó, Lark Approval hỗ trợ người dùng đặt các điều kiện chi tiết để tạo ra một quy trình dễ hiểu và liền mạch hơn.
Hỗ trợ quy trình tuyến tính với 2 loại thao tác review (handler) và phê duyệt
Handler (review) đóng vai trò như một người trợ lý, chuyên hỗ trợ xử lý và review các loại hình phê duyệt cho các cấp lãnh đạo của mình. Tính năng này cần thiết không khác gì vai trò của một người trợ lý trong doanh nghiệp vậy.
Khi thêm bước xử lý này vào trong quy trình phê duyệt, trình xử lý sẽ được thông báo và thực hiện các hành động liên quan khi quy trình đến bước này.
Tích hợp với Lark Messenger để tạo thông báo phê duyệt tự động
Một lợi ích khác không thể bỏ qua khi sử dụng Lark Approval đó là khả năng tích hợp với các ứng dụng và nền tảng khác trong hệ sinh thái Lark Suite.
Bạn có thể tạo một nhóm phê duyệt để tăng tốc quá trình phê duyệt. Kéo tất cả mọi người trong chuỗi phê duyệt vào một cuộc trò chuyện nhóm bằng một cú nhấp chuột để thảo luận trước khi xây dựng một quy trình phê duyệt hiệu quả.
Ngoài ra, mọi thông báo đến những người liên quan trong quy trình phê duyệt cũng sẽ được gửi đến thông qua tin nhắn tự động trên Lark Messenger. Người dùng sẽ xử lý phê duyệt ngay trên Lark Messenger mà không cần truy cập vào Lark Approval. Việc tích hợp tất cả các ứng dụng trong một nền tảng duy nhất giúp tăng tính linh hoạt và tiện lợi, đồng thời tạo ra một quy trình làm việc thống nhất và liền mạch trong hệ sinh thái Lark.
Cách tạo và gửi một quy trình phê duyệt với Lark Approval
Lark Approval cung cấp cho người dùng nhiều tính năng hữu ích, bao gồm: tạo và quản lý các biểu mẫu phê duyệt, dựng các quy trình phê duyệt dựa trên org chart của doanh nghiệp hay hình thức quản lý của mỗi phòng ban, sử dụng tiện ích phê duyệt liên kết hay các biểu mẫu và form có sẵn để xây dựng các quy trình phê duyệt theo nhiều nghiệp vụ khác nhau như hành chính, văn phòng, HR và kế toán,...
Tạo một quy trình phê duyệt
Đăng nhập vào Quản trị viên Lark
Bước 1: Nhấp vào Workplace trên màn hình Lark và chọn Phê duyệt.
Bước 2: Nhấp vào Quản trị phê duyệt ở góc trên bên phải
Nhóm và sắp xếp
Trong Quản trị phê duyệt, bạn có thể nhóm và sắp xếp các loại phê duyệt. Những thay đổi này sẽ được đồng bộ tương ứng trên giao diện yêu cầu phê duyệt của các nhân viên có liên quan.
Nhấp vào Tạo nhóm (Create group) và đặt loại phê duyệt của nhóm, chẳng hạn như Quản trị, nhân sự hoặc tài chính. Nhấp vào Sắp xếp để thay đổi thứ tự của các hàng thông tin.
Tạo phê duyệt
Trên trang Quản trị phê duyệt, nhấp vào Tạo ở góc trên bên phải.
Cách 1: Sử dụng mẫu phê duyệt có sẵn
Lark Suite hiện cung cấp hơn 100 mẫu phê duyệt khác nhau cho các nghiệp vụ và tình huống phê duyệt phổ biến như Quản lý điểm danh, tài chính và quản lý nhân sự. Bạn có thể tìm kiếm các mẫu bằng cách chọn một danh mục hoặc nhập từ khóa vào hộp tìm kiếm.
Cách 2: Tạo phê duyệt tùy chỉnh
Nhấp vào Tạo phê duyệt tùy chỉnh để tạo phê duyệt tùy chỉnh mới và định cấu hình cài đặt phê duyệt.
Cách 3: Tích hợp phê duyệt của bên thứ ba
Các tổ chức lớn hơn có nhiều hệ thống phê duyệt, vì vậy bạn có thể sử dụng tính năng Tích hợp phê duyệt của bên thứ ba để nhập và tóm tắt dữ liệu phê duyệt từ các hệ thống bên ngoài. Điều này giúp bạn xử lý thông tin phê duyệt trên Lark mà không cần thao tác trên nhiều nền tảng hay di chuyển dữ liệu nhiều lần.
Để tạo phê duyệt, bạn phải nhập thông tin cơ bản, thiết kế các biểu mẫu cần thiết và thiết kế quy trình.
Bước 1: Nhập thông tin cơ bản
Nhập tên công việc cần phê duyệt, mô tả, nhóm phê duyệt cũng như cách hiển thị phê duyệt trên giao diện chung. Bạn cũng có thể thêm các phê duyệt thường dùng vào Workplace tại đây.
Bước 2: Thiết kế biểu mẫu
Tùy loại phê duyệt mà biểu mẫu phê duyệt sẽ chứa các trường thông tin, điều kiện và các tiện ích khác nhau như Văn bản, số, Lựa chọn, Bảng, Liên kết,... Bạn có thể kéo và thả các trường điều kiện này vào bố cục hiển thị trên màn hình di động bên tay phải, sau đó chỉnh sửa theo nhu cầu.
Ngoài ra, với mỗi trường điều kiện, Lark Approval cũng cung cấp tính năng cài đặt ở 2 mức độ là Cơ bản và Nâng cao.
Cài đặt cơ bản
Tùy thuộc vào trường điều kiện mà bạn chọn là gì mà các phần thông tin trong cài đặt cơ bản sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, nó sẽ bao gồm các thông tin: tên điều kiện, mô tả điều kiện, liệu những người sử dụng phê duyệt có bắt buộc phải hoàn thành điều kiện này trước khi gửi yêu cầu hay không,vv.
Cài đặt nâng cao
Tương tự Cài đặt cơ bản nhưng Cài đặt nâng cao sẽ giúp bạn thiết lập các thông tin sâu hơn cho một trường điều kiện. Ví dụ như hình bên dưới, bạn có thể cài đặt trường điều kiện Đoạn văn chỉ hiển thị tới nhóm đối tượng nào, vào khi nào,...
Ngoài việc cho người dùng tự thiết kế 1 biểu mẫu, Lark Approval cũng cung cấp 4 loại biểu mẫu mặc định, bao gồm: nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác và phê duyệt từ xa. Các biểu mẫu này đều được liên kết với ứng dụng Điểm danh (Attendances) trong Lark Suite. Khi nhân viên sử dụng 4 loại biểu mẫu này thông tin sẽ được tự động ghi vào hồ sơ chấm công của nhân viên.
Bước 3: Thiết kế quy trình
Trong thiết kế quy trình, bạn có thể cài đặt nội dung cho từng nút phê duyệt, bao gồm:
Người phê duyệt
Phương pháp phê duyệt
Các trường có thể đọc và chỉnh sửa
Cấp quyền cho phép chuyển quyền phê duyệt hoặc thêm người phê duyệt bổ sung.
Bạn có thể thiết kế các quy trình phê duyệt phức tạp hơn bằng cách thêm những người phê duyệt bổ sung để tạo nhiều nút và thêm các nhánh để định cấu hình các quy trình phê duyệt khác nhau cho các tình huống khác nhau.
Bước 4: Cài đặt khác
Sau khi hoàn thành 3 bước trên, bạn chuyển đến phần cuối để hoàn tất các bước cài đặt còn lại.
Cài đặt thu hồi (Cancel setting): Cho phép nhân viên được phép thu hồi yêu cầu phê duyệt trong một khoảng thời gian nhất định hay không.
Cài đặt chuyển tiếp (Transfer setting): Hạn chế chuyển tiếp phê duyệt trong phạm vi những người có liên quan đến phê duyệt hay không.
Sau khi hoàn thành 4 bước trên, hãy nhấp vào Xem trước ở góc trên bên phải để xem toàn bộ quá trình. Cuối cùng, nhấp vào Xuất bản ở góc trên bên phải để hoàn tất quá trình tạo.
Tìm kiếm và xuất dữ liệu
Trên trang Tìm kiếm và Xuất dữ liệu, bạn có thể xem và xuất các bản ghi phê duyệt một cách thuận tiện, cũng như lọc các bản ghi theo tiêu đề, trạng thái, thời gian và từ khóa.
Cách gửi một phê duyệt
Truy cập ứng dụng Lark Approval trên nền tảng Lark Suite, trên trang Gửi phê duyệt (Submit Request), chọn biểu mẫu phê duyệt có sẵn hoặc tự tạo một biểu mẫu theo riêng ý mình, nhập thông tin bắt buộc và gửi để những người liên quan bắt đầu phê duyệt.
Những người phê duyệt tương ứng sẽ nhận được thông báo phê duyệt trong Lark.
Ngoài ra, trên trang giao diện của Lark Approval, bạn có thể xem các yêu cầu phê duyệt đã gửi và theo dõi tiến trình phê duyệt.
Tổng kết
Vậy là Rikkei Digital đã cùng quý độc giả đi qua những tính năng nổi bật nhất của Lark Approval - giải pháp quản lý và thiết kế quy trình phê duyệt không thể thiếu tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi mới chỉ đề cập được bề nổi của những gì mà công cụ mạnh mẽ Lark Approval có thể đem lại. Để tìm hiểu sâu hơn về Lark Approval, quý độc giả và doanh nghiệp hãy liên hệ trực tiếp với Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn từ chuyên gia.
Liên hệ với chúng tôi
Để bắt đầu tiến trình chuyển đổi số của bạn
- Xác định mục tiêu
- Lựa chọn giải pháp
- Hoạch định nguồn lực
- Đào tạo nhân sự
- Và hơn thế nữa...