Mục lục
Thiết kế tài liệu, sở hữu cho mình một trình soạn thảo thông minh với tính năng cộng tác mạnh mẽ là mong muốn của tất cả mọi người. Với Lark Docs, bạn có thể truy cập, tạo và chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực ở bất cứ nơi đâu - trên mọi thiết bị di động, máy tính bảng hay desktop. Cùng Rikkei Digital tìm hiểu cách tạo nên những ý tưởng hay nhất trên những trang tài liệu hấp dẫn nhất với Lark Docs trong bài viết dưới đây.
Giới thiệu chung về Lark Docs
Lark Docs là giải pháp thiết kế tài liệu giúp bạn trực quan hóa mọi ý tưởng nội dung từ văn bản, hình ảnh, video, flowchart, bảng biểu, sheets, mindmap,... bằng bộ công cụ và tiện ích mạnh mẽ được tích hợp trong Lark Docs, giúp đưa trải nghiệm cộng tác nội dung của bạn lên tầm cao mới.
Lark Docs - thay đổi trải nghiệm cộng tác và sáng tạo nội dung
Lark Docs giúp doanh nghiệp và các cá nhân tạo và quản lý tài liệu dễ dàng; hỗ trợ dịch tự động đa ngôn ngữ và đặc biệt là cung cấp trình soạn thảo mạnh mẽ với nhiều tiện ích đa dạng và khả năng tích hợp nhiều loại tài liệu cùng một lúc trên một trang duy nhất.
Cùng tìm hiểu về những tính năng nổi bật của Lark Docs trong phần dưới đây.
Sáng tạo hơn trong thiết kế tài liệu nhờ bộ tiện ích mạnh mẽ
Trên Lark Docs, mọi ý tưởng của bạn sẽ được trình bày một cách dễ hiểu, trực quan và sinh động nhất. Bộ tiện ích mạnh mẽ của Lark Docs cung cấp nhiều tính năng đa dạng như tạo cuộc thăm dò (poll), vẽ flowchart, vẽ mindmap, tạo to-do list, tạo bảng, sheet, hộp văn bản, quote,... giúp bạn biến các trang văn bản trắng thành các bộ tài liệu trình bày (presentation) chuyên nghiệp, có tính ứng dụng cao, thậm chí là các trang web hấp dẫn có sức hút với người đọc.
Ngoài ra, Lark Docs cũng hỗ trợ các tính năng như soạn thảo thông minh giúp bạn soạn nhanh hơn và mắc ít lỗi hơn, nhờ đó có thể tập trung vào các ý tưởng và chất lượng nội dung. Đồng thời, tính năng dịch tài liệu tự động ra nhiều ngôn ngữ cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc.
Cùng tìm hiểu các nhóm tính năng của Lark Docs trong phần dưới đây
Nhóm tính năng soạn thảo thông minh - Giao diện tương tác tức thời, thân thiện, dễ sử dụng (WYSIWYG)
Lark Docs cung cấp các lệnh soạn thảo thông minh giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng năng suất khi soạn thảo tài liệu. Một số các tính năng nâng cao hơn như tạo Table of Contents, vẽ Timeline,... cũng được thực hiện chỉ bằng 1 click chuột.
Ngoài ra, Lark Docs cũng cấp sẵn các mẫu soạn thảo phổ biến và đa dạng như Lập kế hoạch, Ghi chú cuộc họp, Tạo báo cáo,... để doanh nghiệp có thể sử dụng trong công việc soạn thảo hàng ngày một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ với nhóm tính năng Vẽ (Draw)
Nhóm tính năng Vẽ của Lark Docs bao gồm Board, Flowchart và UML Diagram, giúp người dùng vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ một cách trực quan ngay trong Lark Docs mà không cần chuyển sang ứng dụng khác để vẽ rồi gắn link hay chụp màn hình gán vào. Điều này giúp tối ưu việc trình bày thông tin một cách hiệu quả, tập trung và đa dạng hơn.
Dễ dàng nhúng mọi loại tài liệu và công cụ khác vào trong Lark Docs
Không dừng lại ở việc cung cấp các tiện ích mạnh mẽ để sáng tạo & trực quan hóa nội dung, Lark Docs còn cho phép người dùng nhúng tất cả các loại tài liệu phổ biến vào trong trình soạn thảo văn bản, từ Word, Excel, PDF, Xmind,... cũng như các công cụ trong và ngoài Lark Suite vào để thiết kế tài liệu sinh động hơn.
Cùng tìm hiểu các loại nội dung và công cụ mà Lark Docs hỗ trợ nhúng trực tiếp vào trang soạn thảo tài liệu dưới đây:
Cộng tác và nhúng các công cụ khác trong Lark
Trong Lark Docs, người dùng có thể gắn tag một cá nhân hoặc một nhóm có liên quan vào trong tài liệu. Ngoài ra, bạn có thể nhúng trực tiếp các công cụ khác của Lark vào Lark Docs như Poll, OKR, Reminder, Lark Project, Lark Sheets, Lark Base,... để quản lý và tập trung thông tin trên một trang duy nhất.
Nhúng các nội dung bên ngoài
Lark Docs cũng hỗ trợ nhúng các công cụ và ứng dụng từ nguồn bên ngoài, giúp hiển thị và trình bày nội dung một cách trực quan và đẹp mắt hơn.
Giao diện hiển thị của một số công cụ:
- Tiktok
- Figma
- Google Map
- CodePen
- Airtable
Tích hợp với Lark Messenger - cộng tác liền mạch trên một trang duy nhất
Việc tích hợp với Lark Messenger giúp Lark Docs gia tăng tính cộng tác trên toàn bộ doanh nghiệp. Không chỉ đơn giản là đồng chỉnh sửa trên một trang duy nhất theo thời gian thực, Lark Docs còn cung cấp tính năng chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu và cấp quyền truy cập tới tất cả mọi người trong Lark Messenger chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Mọi thông báo về nhận xét (comment), nhắc tên (@) hay thay đổi quyền truy cập của tài liệu đều sẽ được gửi về Lark Messenger của người có liên quan bằng tin nhắn tự động. Bạn sẽ luôn cập nhật được những thay đổi mới nhất của tài liệu thông qua kênh liên lạc chính cũng là kênh liên lạc thường xuyên nhất của công ty; cũng như tăng cường cộng tác của cả nhóm khi mà ai cũng nhận được thông báo để tập trung vào thảo luận các tài liệu cụ thể, trên một cửa sổ duy nhất.
Bảo mật & Phân quyền tài liệu
Tương tự Lark Base hay Lark Wiki, Lark Docs cũng tuân thủ quy định bảo mật mạnh mẽ của Lark Suite với việc cho phép người dùng phân quyền tài liệu tới từng thao tác trên tài liệu như Xem, Sao chép, Bình luận, Chỉnh sửa, Tải, In,...
Ứng dụng của Lark Docs trong trải nghiệm làm việc tại doanh nghiệp
Hơn cả một công cụ soạn thảo văn bản, Lark Docs sở hữu bộ tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những nhu cầu phức tạp về sáng tạo nội dung, tổ chức và sắp xếp các tài liệu và đặc biệt là cộng tác nhóm liền mạch trên một trang duy nhất.
Lark Docs giúp tăng hiệu quả sản xuất nội dung trong thời gian ngắn
Sáng tạo nội dung và xây dựng tài liệu không phải là một công việc đơn giản, đặc biệt đối với những ai làm việc trên các trình soạn thảo mọi lúc mọi nơi và có nhu cầu cộng tác nhóm real-time.
Nếu bạn cũng đang khao khát một không gian mà thông tin được tổ chức trực quan, nội dung dễ hiểu và đẹp mắt, thì Lark Docs - một vùng trời trải nghiệm, đa dạng plugin cho bạn khám phá - sẽ là thứ bạn cần.
Bộ công cụ sáng tạo nội dung đa dạng được tích hợp trong Lark Docs giúp người dùng tổ chức và sắp xếp nội dung không giới hạn, trực quan hóa ý tưởng hiệu quả và biến một đoạn văn bình thường thành một bản trình bày đẹp mắt, tăng hiệu quả cộng tác và cảm hứng làm việc.
Soạn thảo văn bản thông thường nhưng trên một giao diện nâng cấp đẹp mắt hơn
Bộ tiện ích đa dạng, mạnh mẽ
Bao gồm cả tạo poll
Đặc biệt, Lark Docs cho phép người dùng nhúng nhiều loại tệp khác nhau khi "vẽ ra" ý tưởng, tối ưu trải nghiệm làm việc trên một trang duy nhất. Các tệp mà Lark Docs hỗ trợ có thể là các tệp trong Lark Suite như Lark Sheets, Lark Base, Lark Survey,... hoặc cũng có thể là các tệp bên ngoài như video Tiktok, Google Maps, Figma, Airtable, Jira Board,...
Với các tệp tin này, Lark hỗ trợ tải lên, tải xuống và xem trước ở nhiều định dạng với tốc độ cao. Ngoài việc tạo nội dung, bạn còn có thể trải nghiệm việc quản lý nội dung bảo mật và hiệu quả nhờ tính năng phân quyền và đồng bộ hóa trên nhiều nền tảng.
Lên kế hoạch và quản lý dự án. Cộng tác đội nhóm hiệu quả
Với các tính năng soạn thảo mạnh mẽ, không khó để người dùng xây kế hoạch và quản lý các dự án trong trang tài liệu. Nếu bạn vẫn nghĩ giao diện hiển thị của Lark Docs nhàm chán như các ứng dụng khác, thì hãy nhìn hình ảnh dưới đây:
Đặc biệt còn cho phép dịch tự động cùng nhiều tính năng vô cùng tinh tế khác. Nhưng trên hết, quy trình cộng tác trên Lark Docs diễn ra hiệu quả và liền mạch, giúp các cá nhân và đội nhóm gia tăng năng suất làm việc và phối hợp.
-
Chia sẻ tài liệu đến bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào trong danh bạ Lark và đặt các quyền tương ứng (chỉnh sửa/xem/bình luận/chia sẻ,vv) cho từng đối tượng.
-
Ảnh hồ sơ của những người trực tuyến được hiển thị ở góc trên bên phải của trang tài liệu. Tên của họ xuất hiện với các màu khác nhau ở vùng chỉnh sửa để phân biệt và để mọi người biết ai đang chỉnh sửa phần nào.
-
Tính năng này cho phép tối đa 50 người chỉnh sửa tài liệu cùng lúc và không giới hạn số người có thể xem tài liệu.
Quản lý dữ liệu trên đám mây và đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp
Một trong những yếu tố mà doanh nghiệp quan tâm nhất trong bối cảnh chuyển đổi số chính là bảo mật dữ liệu thông tin và quyền riêng tư của người dùng. Nắm được nhu cầu này, Lark Docs áp dụng các biện pháp bảo mật đầu ngành như sử dụng mã hóa TLS (Transport Layer Security) để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp trong quá trình truyền tải và lưu trữ, đồng thời ngăn chặn các cuộc tấn công từ phần mềm độc hại; hay sử dụng các công nghệ chống phishing để bảo vệ người dùng khỏi các cuộc tấn công lừa đảo trực tuyến. Ngoài ra, Lark Docs còn cung cấp các công cụ giám sát và báo cáo hoạt động để giúp người dùng theo dõi hoạt động trên tài liệu của họ.
Tính bảo mật an toàn cho doanh nghiệp của Lark Docs còn được thể hiện thông qua việc quản lý quyền truy cập trong tài liệu nội bộ. Nhờ việc lưu trữ trên đám mây, người quản lý tài liệu doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập quyền truy cập cho các thành viên trong tổ chức, như chỉ cho phép xem, chỉnh sửa, chia sẻ, tải về, in ấn,...
Tạo phiên bản và Kiểm soát tính riêng tư của mỗi phiên bản chỉnh sửa
Với Lark Docs, bạn có thể đặt mỗi phiên bản chỉnh sửa thành một tệp lưu trữ khác nhau và xuất bản cũng như phân quyền cho mỗi phiên bản.
Tất cả phiên bản của tài liệu đều được tự động ghi lại, bạn có thể xem các thay đổi đã thực hiện trong tài liệu của mình. Tất cả phiên bản trước đều được lưu giữ trong bộ nhớ trên đám mây và bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào bất cứ lúc nào.
Tạm kết
Với nhiều tính năng trong một, Lark Docs giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng là sáng tạo nội dung và thiết kế tài liệu. Xu hướng làm việc trong tương lai chính là tích hợp tất cả các công cụ trong một nhằm nâng tầm trải nghiệm làm việc và tối ưu hóa hiệu suất sáng tạo nội dung. Doanh nghiệp nào nhanh tay nắm bắt sẽ có cơ hội thành công lớn.
Là Đối tác tư vấn và triển khai chính thức đầu tiên của Lark Suite tại Việt Nam, Rikkei Digital sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp trong chặng đường triển khai lộ trình Chuyển đổi số với Lark Suite: rõ ràng, chi tiết và đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Quý độc giả nếu có thêm câu hỏi về Lark Suite và Chuyển đổi số nói chung, vui lòng liên hệ Rikkei Digital để nhận được sự tư vấn cụ thể từ chuyên gia.
Liên hệ với chúng tôi
Để bắt đầu tiến trình chuyển đổi số của bạn
- Xác định mục tiêu
- Lựa chọn giải pháp
- Hoạch định nguồn lực
- Đào tạo nhân sự
- Và hơn thế nữa...