Thiết kế quy trình phê duyệt

I. Giới thiệu

Tính năng Phê duyệt của Lark cho phép bạn thiết kế các quy trình phê duyệt linh hoạt. Bạn có thể tạo quy tắc cho từng bước phê duyệt, bao gồm yêu cầu người phê duyệt, phương pháp phê duyệt và quyền phê duyệt. Bạn cũng có thể tạo các quy trình phê duyệt khác nhau cho các tình huống khác nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc trong đó các yêu cầu nghỉ phép dưới hai ngày chỉ yêu cầu sự chấp thuận của người giám sát trực tiếp của nhân viên, trong khi các yêu cầu nghỉ phép từ hai ngày trở lên cần có sự chấp thuận của người giám sát và một thành viên của bộ phận nhân sự.

II. Bước

Trong Quản trị phê duyệt của Lark, đi đến Thiết kế quy trình bằng cách tạo phê duyệt mới hoặc chỉnh sửa phê duyệt hiện có. Một quy trình phê duyệt mặc định được hiển thị. Bạn có thể sửa đổi quy trình phê duyệt để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn.

Thiết lập một bước phê duyệt

Nhấp vào một bước phê duyệt để xem cài đặt của nó ở bên phải.

1 - Loại phê duyệt:

• Phê duyệt thủ công là phương pháp mặc định. Bạn cũng có thể đặt loại thành Tự động phê duyệt hoặc Tự động từ chối.

2 - Chọn người phê duyệt:

• Người quản lý: Bạn có thể chỉ định người quản lý được chỉ định làm người phê duyệt, chẳng hạn như người quản lý trực tiếp của người yêu cầu.

• Người giám sát bộ phận: Bạn có thể chỉ định một người giám sát bộ phận cụ thể làm người phê duyệt, chẳng hạn như người giám sát bộ phận trực tiếp của người yêu cầu.

• Vai trò: Bạn có thể đặt một vai trò cụ thể làm người phê duyệt. Trước tiên, bạn phải định cấu hình vai trò nhóm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark > Tổ chức > Vai trò. Để biết thêm thông tin về việc chỉ định vai trò là người phê duyệt, hãy nhấp vào đây.

• Nhóm người dùng: Bạn có thể đặt một nhóm người dùng được chỉ định làm người phê duyệt.

• Chỉ định người phê duyệt: Bạn có thể chỉ định một thành viên được chỉ định làm người phê duyệt.

• Người yêu cầu tự lựa chọn: Người yêu cầu lựa chọn người phê duyệt. Bạn có thể giới hạn phương pháp lựa chọn và phạm vi lựa chọn.

• Người yêu cầu: Người yêu cầu cũng thực hiện việc phê duyệt.

• Người phê duyệt bước: Người phê duyệt ở bước trước của quy trình có thể được chọn để phê duyệt lại yêu cầu ở bước sau.

• Nhiều người giám sát: Quá trình sẽ cần sự phê duyệt của những người giám sát ở các cấp độ khác nhau, bắt đầu từ người giám sát trực tiếp của người yêu cầu và kết thúc bằng một điểm cuối phê duyệt đã đặt.

• Nhiều người giám sát bộ phận: Quy trình sẽ cần sự chấp thuận từ những người giám sát bộ phận ở các cấp khác nhau, bắt đầu từ người giám sát bộ phận trực tiếp của người yêu cầu và kết thúc bằng một điểm cuối phê duyệt đã đặt.

• Người liên hệ trong biểu mẫu: Sau khi thêm tiện ích Người liên hệ trong Thiết kế biểu mẫu, nhân viên, người giám sát hoặc trưởng bộ phận được chọn làm người phê duyệt ở bước này.

• Các phòng ban trong biểu mẫu: Loại người phê duyệt này được liên kết với trường Phòng ban trong biểu mẫu yêu cầu phê duyệt và có thể chỉ định lãnh đạo phòng ban. Người phê duyệt là lãnh đạo bộ phận được chỉ định trong đề nghị phê duyệt.

Lưu ý: Các tùy chọn Người quản lý, Người giám sát bộ phận, Vai trò và Nhóm người dùng tương ứng với các cài đặt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark > Tổ chức.

3 - Thêm nhiều người phê duyệt: Nhấp vào + Cài đặt người phê duyệt để thêm nhiều người phê duyệt cho bước hiện tại. Nếu bạn thêm nhiều người phê duyệt cho một bước, bạn phải định cấu hình các phương thức phê duyệt sau:

• Mọi người được chỉ định: Tất cả những người phê duyệt phải phê duyệt yêu cầu ở bước này.

• Bất kỳ ai được chỉ định: Chỉ một người phê duyệt phải phê duyệt yêu cầu ở bước này.

• Phê duyệt tuần tự: Người phê duyệt phê duyệt yêu cầu theo thứ tự tuần tự.

4 - Khi người phê duyệt trống: Khi hệ thống không thể xác định ai là người phê duyệt, bạn có thể đặt hệ thống tự động phê duyệt yêu cầu, gửi yêu cầu đến một người được chỉ định để phê duyệt hoặc chuyển yêu cầu đó đến quản trị viên phê duyệt.

5 - Người phê duyệt và người yêu cầu giống nhau: Khi người phê duyệt và người yêu cầu giống nhau, bạn có thể yêu cầu người yêu cầu thực hiện việc phê duyệt, hệ thống bỏ qua bước phê duyệt, chuyển yêu cầu đến quản lý trực tiếp của người yêu cầu hoặc chuyển cho giám sát bộ phận.

6 - Thêm người vào CC: Khi cần thông báo cho mọi người về yêu cầu phê duyệt, bạn có thể chọn người vào CC.

7 - Quyền biểu mẫu: Nhấp vào Quyền biểu mẫu ở đầu trang để giới hạn nội dung biểu mẫu mà người phê duyệt có thể xem hoặc chỉnh sửa ở bước này của quy trình phê duyệt.

• Đọc: Chỉ định nội dung biểu mẫu mà người phê duyệt có thể xem ở bước này.

• Chỉnh sửa: Quy định nội dung biểu mẫu mà người duyệt có thể chỉnh sửa ở bước này.

8- Quyền thao tác: Nhấp vào Quyền thao tác bên dưới Thêm người phê duyệt để đặt các hành động mà người phê duyệt có thể thực hiện ở bước này.

• Cho phép chuyển: Người phê duyệt có thể chuyển yêu cầu cho nhân viên khác để phê duyệt.

• Cho phép Thêm/Xóa người phê duyệt: Người phê duyệt có thể thêm một nhân viên khác làm người phê duyệt hoặc xóa người phê duyệt đã thêm.

• Allow Roll back: Người phê duyệt có thể gửi yêu cầu trở lại bước phê duyệt trước đó.

Sau khi định cấu hình một bước của quy trình phê duyệt, hãy nhấp vào Lưu ở góc dưới bên phải.

Đặt thêm các bước

Nhấp vào biểu tượng + giữa các bước và chọn Người phê duyệt để thêm bước phê duyệt mới. Định cấu hình người phê duyệt, quyền biểu mẫu và quyền hoạt động cho bước mới này (như được mô tả ở trên) để thiết lập và tạo quy trình phê duyệt nhiều bước.

Đặt nhánh điều kiện

Bạn có thể sử dụng các nhánh điều kiện để thực hiện các quy trình phê duyệt khác nhau trong các tình huống khác nhau.

1 - Đặt nhánh điều kiện: Nhấp vào biểu tượng + giữa các bước và chọn Nhánh điều kiện. Theo mặc định, quá trình sẽ chia thành hai nhánh. Bạn có thể bấm Thêm điều kiện để tạo thêm các nhánh.

2 - Đặt điều kiện: Để đặt điều kiện cho nhánh, nhấn Đặt điều kiện. Ví dụ: bạn có thể thiết lập các điều kiện để tất cả các khoản bồi hoàn cho chi phí đi lại được chuyển đến một quy trình phê duyệt trong khi tất cả các yêu cầu khác được chuyển đến một quy trình phê duyệt khác.

III. Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa điều kiện và nhóm điều kiện là gì?

Khi đặt điều kiện, bạn có thể thêm nhiều nhóm điều kiện. Nếu đáp ứng một trong các nhóm điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện các bước phê duyệt tiếp theo sau nhóm điều kiện này. Bạn cũng có thể thêm nhiều điều kiện trong một nhóm điều kiện. Nếu tất cả các điều kiện trong nhóm được đáp ứng, hệ thống sẽ thực hiện theo các bước phê duyệt sau nhóm điều kiện này.

Những trường nào có thể được sử dụng làm điều kiện rẽ nhánh?

Các trường sau đây có thể là điều kiện rẽ nhánh:

Người yêu cầu

• Các vật dụng riêng lẻ: Chọn một lần, hộp kiểm, số lượng, số lượng, công thức, phạm vi ngày và chi tiết/bảng.

• Phê duyệt nghỉ phép: Loại nghỉ phép và thời gian nghỉ phép.

• Phê duyệt làm thêm giờ: Loại làm thêm giờ và thời gian làm thêm giờ.

• Phê duyệt ngoài văn phòng: Loại ngoài văn phòng và thời gian ngoài văn phòng.

• Phê duyệt chuyến công tác: Điểm khởi hành, điểm đến, phương tiện di chuyển và thời gian chuyến đi.

Lưu ý: Để sử dụng các trường này làm điều kiện, chúng phải được đặt là Bắt buộc khi tạo phê duyệt trong Thiết kế biểu mẫu.