Đặt quy tắc chuyển yêu cầu phê duyệt để đáp ứng các tình huống đặc biệt

I. Giới thiệu

Các tình huống sau đây có thể phát sinh khi ai đó gửi yêu cầu phê duyệt:

• Hệ thống không thể xác định ai là người phê duyệt.

• Người phê duyệt và người yêu cầu là như nhau.

• Cùng một người phê duyệt đã được chỉ định nhiều lần trong cùng một quy trình.

• Một người nào đó liên quan đến yêu cầu phê duyệt đã rời khỏi tổ chức.

Những tình huống này có thể làm gián đoạn quá trình phê duyệt hoặc khiến các yêu cầu đã gửi bị hủy. Trong Lark Approval Admin, bạn có thể thiết lập các quy tắc chuyển để xử lý các tình huống này.

II. Bước

1 - Hệ thống không thể xác định ai là người phê duyệt

Tùy thuộc vào thiết kế của quy trình phê duyệt, có một số nguyên nhân có thể khiến hệ thống không thể xác định ai là người phê duyệt. Dưới đây là một số ví dụ:

• Tùy chọn Người quản lý được chọn làm Người phê duyệt trong khi thiết lập quy trình phê duyệt, nhưng người yêu cầu không được chỉ định người quản lý trực tiếp trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark.

• Tùy chọn giám sát viên Bộ phận đã được chọn làm Người phê duyệt trong khi thiết lập quy trình phê duyệt, nhưng người yêu cầu không được chỉ định giám sát viên bộ phận nào trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark.

• Tùy chọn Vai trò được chọn làm Người phê duyệt trong khi thiết lập quy trình phê duyệt, nhưng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark, không có thành viên nào có vai trò này.

Cách đặt quy tắc chuyển cho tình huống này

Truy cập Quản trị phê duyệt của Lark. Tiếp theo, đi đến Thiết kế quy trình bên trong phê duyệt và định cấu hình một trong các quy tắc chuyển sau.

• Tự động phê duyệt: Yêu cầu được phê duyệt tự động ở bước này khi không có người phê duyệt.

• Chỉ định người phê duyệt: Bạn có thể chỉ định thành viên, sau đó yêu cầu phê duyệt sẽ chuyển đến thành viên phê duyệt.

• Chuyển đến quản trị viên Phê duyệt: Bạn có thể chỉ định một quản trị viên Phê duyệt, sau đó yêu cầu phê duyệt sẽ chuyển đến quản trị viên này để phê duyệt.

2 - Người phê duyệt và người yêu cầu là một

Người phê duyệt được chỉ định phê duyệt các yêu cầu trong một lần phê duyệt sẽ gửi yêu cầu phê duyệt của chính họ.

• Ví dụ: Một thành viên của bộ phận nhân sự đã được chọn làm Người phê duyệt trong khi thiết lập quy trình phê duyệt, nhưng họ đã gửi yêu cầu nghỉ phép của riêng mình.

Cách đặt quy tắc chuyển cho tình huống này

Truy cập Quản trị phê duyệt của Lark. Tiếp theo, đi đến Thiết kế quy trình bên trong phê duyệt và định cấu hình một trong các quy tắc chuyển sau.

• Người yêu cầu xem xét yêu cầu: Không có hành động nào được thực hiện. Người yêu cầu sẽ chấp thuận yêu cầu của họ.

• Tự động bỏ qua: Yêu cầu bỏ qua người phê duyệt và chuyển sang người phê duyệt khác được chỉ định ở bước này của quy trình phê duyệt. Hệ thống sẽ bỏ qua bước khi không có người phê duyệt nào được chỉ định.

• Chuyển tiếp đến người quản lý trực tiếp để phê duyệt: Yêu cầu được chuyển đến người quản lý trực tiếp của người yêu cầu để phê duyệt ở bước này của quy trình phê duyệt. Hệ thống sẽ bỏ qua bước khi người yêu cầu không có người quản lý trực tiếp.

• Chuyển tiếp đến người giám sát bộ phận để phê duyệt: Yêu cầu được chuyển đến người giám sát bộ phận của người yêu cầu ở bước này của quy trình phê duyệt. Hệ thống sẽ bỏ qua bước khi người yêu cầu không có giám sát bộ phận. Nếu người yêu cầu là giám sát bộ phận, yêu cầu của họ sẽ được chuyển đến giám sát bộ phận của bộ phận phía trên họ.

3 - Cùng một người phê duyệt đã được chỉ định nhiều lần trong cùng một quy trình

Người phê duyệt giả định nhiều danh tính trong quy trình phê duyệt bao gồm nhiều bước.

• Ví dụ: Một yêu cầu yêu cầu Trưởng phòng phê duyệt trước, sau đó là Giám sát bộ phận ở giai đoạn sau, nhưng người phê duyệt đồng thời là trưởng phòng và giám sát bộ phận của người yêu cầu.

Khi bạn chỉ định một thành viên làm người phê duyệt ở nhiều bước của quy trình phê duyệt, họ sẽ chỉ cần phê duyệt yêu cầu một lần. Hệ thống tự động bỏ qua các bước tiếp theo yêu cầu họ phê duyệt yêu cầu. Quản trị viên có thể thay đổi quy tắc này trong Cài đặt khác sau khi họ thiết kế quy trình phê duyệt trong Thiết kế quy trình.

Đồng thời, nếu có thay đổi đối với quy trình phê duyệt, người phê duyệt vẫn cần phê duyệt yêu cầu ở nhiều giai đoạn của quy trình phê duyệt nếu họ được chỉ định ở đó.

4 - Một người nào đó liên quan đến yêu cầu phê duyệt đã rời khỏi tổ chức.

• Người phê duyệt đã rời đi: Yêu cầu phê duyệt chuyển cho người quản lý trực tiếp của người phê duyệt để phê duyệt. Nếu không có người quản lý trực tiếp, yêu cầu sẽ thất bại. Người yêu cầu cần gửi yêu cầu mới hoặc quản trị viên phải thay đổi quy trình phê duyệt theo cách thủ công trong Quản trị viên phê duyệt.

• Người yêu cầu đã rời đi: Người quản lý trực tiếp của người phê duyệt sẽ được chuyển một bản yêu cầu phê duyệt để theo dõi. Nếu không có người quản lý trực tiếp, yêu cầu bị hủy bỏ.

• Người nhận CC'ed đã rời đi: Quá trình phê duyệt không bị ảnh hưởng.