Quyền đối với Docs và Sheet

I. Giới thiệu

II. Các bước

Quyền hạn

• Với quyền xem , bạn có thể xem tài liệu, đọc bình luận và lịch sử bình luận.
• Với quyền chỉnh sửa , bạn có thể xem và chỉnh sửa tài liệu, đọc nhận xét và lịch sử nhận xét cũng như xem và khôi phục lịch sử phiên bản.
• Với quyền chia sẻ (thêm và quản lý cộng tác viên) , bạn có thể chia sẻ tài liệu với người khác hoặc xóa cộng tác viên được mời.
• Nếu bạn là chủ sở hữu , bạn có thể xem, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu, bật chia sẻ liên kết và sửa đổi các cài đặt bảo mật khác của tài liệu, bao gồm xóa và khôi phục tài liệu.

Xin phép

1. Nhấp vào liên kết doc và chọn xem quyền .
2. Thêm ghi chú (tùy chọn) và nhấp vào Gửi yêu cầu .
3. Nhận phê duyệt và bắt đầu xem tài liệu.

1. Mở tài liệu mong muốn và chọn Chia sẻ - Yêu cầu quyền ở góc trên bên phải.
2. Thêm ghi chú (tùy chọn) và nhấp vào Gửi yêu cầu .
3. Nhận phê duyệt và bắt đầu chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu.

1. Mở tài liệu mong muốn và nhấp vào nút Chia sẻ nút.
2. Nhập tên người dùng hoặc nhóm và chọn quyền mà họ sẽ cần.
3. Thêm ghi chú (tùy chọn) và nhấp vào Gửi yêu cầu .

Xem quyền

• Di chuột qua nút Chia sẻ nút ở góc trên bên phải của tài liệu để xem bạn có quyền gì.
• Để xem quyền của cộng tác viên khác, hãy nhấp vào nút Chia sẻ nút, sau đó nhấp vào danh sách cộng tác viên ở góc trên bên phải để xem tất cả (chủ sở hữu tài liệu có thể chỉnh sửa tất cả quyền của cộng tác viên).

Chia sẻ quyền

Trang tài liệu

• Nhấp vào nút Chia sẻ nút, tìm kiếm tên của người dùng hoặc nhóm, chọn quyền bạn muốn chia sẻ và nhấp vào Xong hoặc Gửi để hoàn tất chia sẻ.
• Hệ thống sẽ gửi thông báo chia sẻ cho người dùng hoặc nhóm đã chọn. Nếu bạn không muốn thông báo cho người nhận, chỉ cần bỏ chọn tùy chọn Gửi thông báo Lark tùy chọn.

Lark cho máy tính để bàn

• Sao chép liên kết của tài liệu bạn muốn chia sẻ và gửi liên kết đến người dùng hoặc nhóm thông qua trình nhắn tin. Hệ thống sẽ tự động cấp quyền xem cho tất cả các thành viên trong cuộc trò chuyện. ( xem quyền được cấp theo mặc định. Bạn có thể sửa đổi quyền trong cuộc trò chuyện).

Lark web

• Để chia sẻ tài liệu trên trang chủ Docs, hãy nhấp vào ... Biểu tượng ở bên phải, sau đó nhấp vào Chia sẻ và tìm kiếm tên của người dùng hoặc nhóm. Chọn quyền bạn muốn cấp và nhấp vào Xong hoặc Gửi để hoàn tất chia sẻ.
• Hệ thống sẽ gửi thông báo chia sẻ cho người dùng hoặc nhóm đã chọn. Nếu bạn không muốn thông báo cho người nhận, chỉ cần bỏ chọn Gửi thông báo Lark .

Chia sẻ Docs với người dùng bên ngoài

• Giống như chia sẻ Tài liệu trong nội bộ, bạn có thể cấp quyền cho người dùng bên ngoài thông qua chia sẻ tài liệu hoặc gửi liên kết tài liệu qua messenger.
• Người dùng đã đăng ký Lark bên ngoài tổ chức chỉ có quyền đọc hoặc chỉnh sửa Tài liệu và không thể chuyển quyền sở hữu Tài liệu cho người dùng bên ngoài. Người dùng không có tài khoản Lark cũng có thể chỉnh sửa Tài liệu ẩn danh sau khi họ xác minh số điện thoại di động của mình.
• Nếu quản trị viên công ty cho phép chia sẻ tệp và thư mục công ty được chia sẻ bên ngoài tính năng, tất cả các Tài liệu được tạo bởi các thành viên của công ty được phép chia sẻ với người dùng bên ngoài theo mặc định. Để chia sẻ Tài liệu được tạo bởi thành viên công ty với người dùng bên ngoài, chỉ cần đặt quyền Tài liệu thành Cho phép tài liệu này được chia sẻ bên ngoài .
• Tài liệu mà người dùng bên ngoài có thể truy cập sẽ được đánh dấu là Bên ngoài .

• Khi quản trị viên của tổ chức của bạn cho phép chia sẻ tài liệu bên ngoài trong cài đặt, tất cả tài liệu mới được tạo có thể được chia sẻ với người dùng bên ngoài. Tất cả tài liệu được phép chia sẻ bên ngoài theo mặc định. Để tắt cài đặt này cho các tài liệu cụ thể, hãy nhấp vào nút Chia sẻ, sau đó nhấp vào Cài đặt ở góc dưới cùng bên phải của bảng chia sẻ. Trong phần Chia sẻ, tắt Cho phép tài liệu này được chia sẻ ra bên ngoài.

• Khi bạn đã bật Cho phép tài liệu này được chia sẻ bên ngoài trong cài đặt tài liệu và chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài, người dùng bên ngoài có thể truy cập Tài liệu.
• Khi bạn đã bật tùy chọn chia sẻ liên kết tùy chọn của Tài liệu, hãy định cấu hình cài đặt của nó thành Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài, người dùng bên ngoài có thể truy cập Tài liệu.

• Trừ khi bạn chia sẻ liên kết đến Tài liệu với người dùng bên ngoài hoặc thêm người dùng bên ngoài làm cộng tác viên, người dùng bên ngoài sẽ KHÔNG thể truy cập Tài liệu.
• Nếu bạn chưa bật Cho phép tài liệu này được chia sẻ bên ngoài trong Cài đặt tài liệu , Tài liệu không thể được chia sẻ với người dùng bên ngoài. (Cài đặt của Tài liệu lịch sử đã tạo sẽ không được thay đổi tự động.)

Chia sẻ tài liệu qua liên kết công khai

• Cấp xem quyền cho đồng nghiệp: Nhấp vào Chia sẻ , bật Chia sẻ liên kết và chọn Đồng nghiệp có liên kết có thể xem .
• Cấp quyền chỉnh sửa quyền cho đồng nghiệp: Nhấp vào Chia sẻ , bật Chia sẻ liên kết và chọn Đồng nghiệp có liên kết có thể chỉnh sửa .

• Cấp quyền xem quyền : Nhấp vào Chia sẻ , bật Chia sẻ liên kết và chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem . Bằng cách này, bất kỳ ai nhận được liên kết đều có thể xem tài liệu mà không cần đăng nhập vào Lark.
• Cấp quyền chỉnh sửa quyền : Nhấp vào Chia sẻ , bật Chia sẻ liên kết và chọn Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa . Bằng cách này, bất kỳ ai nhận được liên kết đều có thể chỉnh sửa tài liệu mà không cần đăng nhập vào Lark miễn là số điện thoại di động của họ được xác minh.

Bật bảo vệ mật khẩu cho Docs

• Nếu tài liệu được đặt là Mọi người trong tổ chức có liên kết có thể xem hoặc chỉnh sửa , hãy mở tài liệu mong muốn và nhấp vào biểu tượng liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu ở cuối bảng chia sẻ, bật bảo vệ bằng mật khẩu và chọn Yêu cầu mật khẩu .

• Nếu tài liệu được đặt là Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa , hãy mở Tài liệu mong muốn và nhấp vào nút Chia sẻ nút. Sau đó nhấp vào Đặt mật khẩu để tạo mật khẩu.

Các quyền bảo mật khác

• Ai có thể bình luận : Cho phép bạn chỉ định ai có thể để lại bình luận.

• Cho phép tài liệu này được chia sẻ bên ngoài : Cho phép bạn mời người dùng bên ngoài hoặc sao chép liên kết chia sẻ để họ truy cập.
• Lưu ý: Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo "5. Chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài".
• Ai có thể mời và quản lý cộng tác viên : Cho phép bạn chỉ định ai có thể mời người khác làm việc trên tài liệu. Người dùng có quyền này có thể thêm hoặc xóa cộng tác viên.

• Ai có thể có các quyền này (sao chép, sao chép, in, xuất dưới dạng Word, PDF và các loại tệp khác): Cho phép bạn chỉ định ai có thể thực hiện thay đổi hoặc xuất tài liệu dưới dạng Word, PDF, hình ảnh hoặc ở các định dạng khác.

Chuyển quyền sở hữu tệp

III . Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào tôi có thể sửa đổi quyền mặc định cho một Doc mới?

Tại sao tôi không thể chia sẻ Tài liệu của mình với người dùng bên ngoài?

Người dùng bên ngoài mà tôi chia sẻ Tài liệu có thể xem danh sách cộng tác viên của Tài liệu không?

Tôi có thể chuyển hàng loạt quyền sở hữu của tài liệu không?

Ai sở hữu Tài liệu và thư mục khi một nhân viên rời khỏi tổ chức?