Chuyển đổi các cuộc họp với một tài liệu duy nhất
Mục lục
Các cuộc họp có làm mất thời gian và năng lượng quý giá từ ngày của bạn không? Nó không phải theo cách này. Với các công cụ và quy trình phù hợp, các cuộc họp có thể tăng cường hợp tác và đưa các nhóm đến gần nhau hơn. Và để giữ mọi thứ được sắp xếp hợp lý và mọi người trên cùng một trang, một tài liệu duy nhất nên được sử dụng cho một cuộc họp hoặc một loạt các cuộc họp.
💡 Đây là một mẫu để giúp bạn bắt đầu: mẫu Ghi chú cuộc họp
🛫 Thêm mẹo để tổ chức các cuộc họp hiệu quả: Các cuộc họp từ xa thành công
I. Làm thế nào bạn có thể sử dụng Lark Docs để làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn?
Những loại cuộc họp phù hợp cho Docs?
-
Các cuộc họp yêu cầu chia sẻ thông tin hiệu quả và thảo luận nhóm (ví dụ: các cuộc họp nhóm hàng tuần)
-
Các cuộc họp yêu cầu ra quyết định và hành động rõ ràng (ví dụ: các cuộc họp đánh giá)
Sử dụng một mẫu và giữ các tài liệu có liên quan trong một tài liệu duy nhất
Các yếu tố chính của một cuộc họp thành công:
A. Chương trình làm việc rõ ràng và những người tham gia
B. Tài liệu được chia sẻ trước
C. Xóa mục tiêu cuộc họp
D. Rủi ro và rào cản được xác định rõ ràng
E. Rõ ràng việc ra quyết định và các bước tiếp theo (thời gian và ủy quyền rõ ràng)
F. Biên bản họp toàn diện về truy xuất nguồn gốc
Mẫu Ghi chú cuộc họp mẫu bao gồm các yếu tố chính cần thiết để tổ chức các cuộc họp thành công. Nó trình bày rõ ràng thông tin cuộc họp, làm nổi bật việc đọc trước và tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận, với các phần cụ thể dành riêng để liệt kê các tài liệu liên quan, tóm tắt kết luận và tạo các mục hành động.
Khi không thể đạt được sự đồng thuận hoặc thời gian ngắn, tính năng bỏ phiếu ở cuối mẫu cũng sẽ có ích.
Tại sao và cách sử dụng Lark Docs để tổ chức các cuộc họp
|
👍 Gặp gỡ với Lark Docs
|
🍂 họp thông thường
|
|
Một tài liệu cho mỗi cuộc họp
Trước cuộc họp
Trong cuộc họp
Sau cuộc họp
|
Nhiều phương tiện cho mỗi cuộc họp
Trước cuộc họp
Trong cuộc họp
Sau cuộc họp
|
|
Tài liệu cuộc họp dễ dàng đối chiếu, quản lý và truyền lại
|
Tài liệu hội họp khó quản lý và dễ bị thất lạc
|
II. Sử dụng Tài liệu để giao tiếp không đồng bộ và tránh các cuộc họp không cần thiết
Không phải lúc nào cũng cần thiết phải tập hợp mọi người lại với nhau cùng một lúc và địa điểm cho một cuộc họp. Các cộng tác viên có liên quan có thể đưa ra kết luận bằng cách giao tiếp không đồng bộ trong Lark Docs.
Làm thế nào để đạt được giao tiếp không đồng bộ
Chi phí để người tham gia tránh xa bàn làm việc và đặt địa điểm họp có thể được tiết kiệm bằng cách giải thích bối cảnh cuộc họp trong tài liệu Lark và làm rõ những gì cần thảo luận, ai sẽ đưa ra phản hồi nào và khi nào. Đồng thời, những người được chỉ định cho từng mục hành động có thể đưa ra phản hồi trực tiếp trong tài liệu bất kỳ lúc nào trước thời hạn, bằng cách chỉnh sửa hoặc thêm nhận xét.