Hướng dẫn sử dụng Lark Approval P1
Mục lục
Bài viết dành cho: Người gửi, người phê duyệt, người nhận cc, nhà điều hành
Lark Approval là một ứng dụng được cung cấp bởi Lark Technology. Nó giúp các tổ chức loại bỏ các phương pháp phê duyệt ngoại tuyến rườm rà để hoàn thành các quy trình phê duyệt khác nhau một cách dễ dàng thông qua hình thức trực tuyến. Điều này sẽ cải thiện hiệu quả phê duyệt của các tổ chức.
Điểm nổi bật của Lark Approval của Lark
I. Kích hoạt ứng dụng Lark Approval
1.1. Chuyển đến ứng dụng Lark Approval
Trong ứng dụng Lark dành cho máy tính để bàn, hãy nhấp vào Lark Approval từ Workplace hoặc tìm kiếm ứng dụng này trên thanh tìm kiếm.
1.2. Giới thiệu về khung ứng dụng Lark Approval
Trung tâm phê duyệt: Tất cả các phê duyệt liên quan đến bạn được tóm tắt trên trang này, bao gồm những nội dung cần sự chấp thuận của bạn, những nội dung mà bạn được CC và những nội dung do bạn gửi yêu cầu phê duyệt, tất cả đều có thể được xem và xử lý trên trang này.
Gửi yêu cầu: Các yêu cầu có sẵn do tổ chức của bạn xây dựng sẽ được tóm tắt trên trang này. Bạn có thể chọn yêu cầu phê duyệt bạn cần để bắt đầu nó.
Ở góc trên bên phải, bạn có thể truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên và Cài đặt hoặc Mở trong cửa sổ mới (chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem Bảng điều khiển dành cho quản trị viên).
II. Hoạt động cơ bản
2.1 Gửi yêu cầu (người gửi)
Vào Lark Approval > Gửi yêu cầu, bấm vào một yêu cầu, điền nội dung biểu mẫu theo yêu cầu rồi bấm Gửi.
Sau khi gửi, bạn có thể xem tiến trình phê duyệt ở danh sách Đã gửi trong Trung tâm phê duyệt.
Lưu ý: Khi điền vào biểu mẫu, quá trình phê duyệt sẽ được hiển thị khi điền đầy đủ các thông tin yêu cầu.
2.2 Quy trình phê duyệt (người phê duyệt)
Cách 1: Qua tin nhắn bot
Khi cần xử lý phê duyệt, một thẻ thông báo sẽ được gửi qua Bot Approval. Nhấp vào thẻ để xem chi tiết: Bạn có thể nhấp vào thanh bên phải để mở trang chi tiết để phê duyệt và thực hiện các thao tác phê duyệt và nhận xét.
Lưu ý: Nếu quản trị viên đã đặt Có thể thực hiện phê duyệt nhanh trên thẻ phê duyệt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì bạn có thể nhấp phê duyệt/từ chối trực tiếp trên thẻ.
Cách 2: Đến Trung tâm phê duyệt
Chuyển đến > Trung tâm phê duyệt. Xem các phê duyệt cần xử lý trên Danh sách việc cần làm rồi thực hiện các thao tác phê duyệt và bình luận.
Sau khi xử lý xong, thẻ phê duyệt sẽ chuyển sang danh sách Xong.
2.3 Xem phê duyệt (người nhận CC)
Cách 1: Qua tin nhắn bot
Khi bạn được CC vào một thẻ phê duyệt, một thông báo sẽ được gửi qua Bot phê duyệt. Bấm vào Xem chi tiết: Bạn có thể bấm vào thanh bên phải để xem trang chi tiết để phê duyệt và thực hiện các thao tác bình luận và chia sẻ.
Cách 2: Đến Trung tâm phê duyệt
Chuyển đến Lark Approval > Trung tâm phê duyệt. Xem các phê duyệt mà bạn đã được CC trên danh sách CC và thực hiện các thao tác nhận xét và chia sẻ.
2.4 Quy trình phê duyệt (người vận hành)
Cách 1: Qua tin nhắn bot
Khi có một phê duyệt cần được xử lý, một thông báo sẽ được gửi qua Bot phê duyệt. Nhấp vào Xem chi tiết: Bạn có thể nhấp vào thanh bên phải để mở trang chi tiết để phê duyệt và thực hiện các thao tác gửi và nhận xét.
Cách 2: Đến Trung tâm phê duyệt
Chuyển đến Phê duyệt > Trung tâm phê duyệt. Xem các phê duyệt cần xử lý trên Danh sách việc cần làm, sau đó thực hiện các thao tác gửi và nhận xét.
Sau khi xử lý xong, việc phê duyệt sẽ chuyển sang danh sách Xong.
III. Chi tiết hoạt động
3.1 Người phê duyệt
Phê duyệt/Từ chối
Nhấp vào Phê duyệt/Từ chối trên các tài liệu phê duyệt. Sau khi nhập ý kiến phê duyệt, nhấn Xác nhận để hoàn tất việc phê duyệt.
Chữ ký viết tay
Mô-đun chữ ký sẽ xuất hiện sau khi nhấp vào Phê duyệt trên tài liệu phê duyệt nếu quản trị viên đặt chữ ký viết tay là bắt buộc khi chấp nhận phê duyệt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Sử dụng ứng dụng di động Lark để quét mã QR và hoàn thành chữ ký trên màn hình ứng dụng di động. Bấm Sử dụng Chữ ký để hiển thị chữ ký trong mô-đun chữ ký.
Lưu ý: Bạn có thể chọn Vẫn sử dụng chữ ký cho sự đồng ý tiếp theo để bạn không cần phải ký lại vào lần tiếp theo khi yêu cầu chữ ký.
Chuyển phê duyệt
Nếu việc xử lý tài liệu không thuận tiện cho bạn và bạn cần chuyển chúng cho người khác phê duyệt, hãy nhấp vào ···Thêm > Chuyển trên tài liệu phê duyệt. Nhấp vào Thêm trong cửa sổ bật lên để chọn người nhận, nhập lý do chuyển, sau đó nhấp vào Xác nhận.
Khi quá trình chuyển hoàn tất, bước hiện tại sẽ được chuyển cho người nhận để phê duyệt.
Lưu ý: Chuyển phê duyệt được cho phép theo mặc định. Nếu quản trị viên đặt là không được phép chuyển phê duyệt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì nút Chuyển sẽ không hiển thị.
Thêm người phê duyệt
Nếu bạn cần thêm người khác để phê duyệt tài liệu hiện tại, hãy nhấp vào ···Thêm > Thêm người phê duyệt trên tài liệu phê duyệt. Nhấp vào Thêm để thêm người phê duyệt khác. Chọn Vị trí cần thêm người phê duyệt rồi nhấn Xác nhận sau khi nhập lý do thêm người phê duyệt.
-
Người phê duyệt trước: Thêm bước phê duyệt trước bước hiện tại. Sau khi bước mới thiết lập đó được phê duyệt, quy trình sẽ lại chuyển sang bước hiện tại để phê duyệt.
-
Người đồng phê duyệt: Việc thêm đồng bộ một người phê duyệt khác vào bước hiện tại sẽ xác định liệu bước hiện tại có được ký xác nhận hay đồng phê duyệt hay không theo từng bước phê duyệt được quản trị viên đặt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
-
Người phê duyệt sau: Thêm bước phê duyệt sau bước hiện tại. Sau khi đặt người phê duyệt sau, bước hiện tại sẽ tự động vượt qua và chuyển sang bước tiếp theo mới được thêm vào.
Ghi chú:
- Khi có thêm 2 hoặc nhiều người phê duyệt đóng vai trò là người phê duyệt trước và sau, bạn cũng sẽ cần chọn Phương thức phê duyệt làm Người ký tên đối chứng hoặc Người phê duyệt thay thế
- Người ký: Nhiều người phê duyệt cho cùng một bước phải cùng đồng ý để bước đó được phê duyệt.
- Người phê duyệt thay thế: Có nhiều người phê duyệt cho cùng một bước, nhưng chỉ một trong số họ cần chấp nhận để bước đó được phê duyệt.
-
Việc thêm người phê duyệt được cho phép theo mặc định. Nếu quản trị viên đặt Không được phép thêm/xóa người phê duyệt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì nút Thêm người phê duyệt sẽ không hiển thị.
Xóa người phê duyệt
Khi có 1 hoặc nhiều người phê duyệt được thêm vào, nút Xóa người phê duyệt sẽ xuất hiện bên dưới ···Thêm. Bạn có thể xóa người phê duyệt đã thêm trước đó.
Nhấp vào ···Thêm > Xóa Người phê duyệt trên tài liệu phê duyệt. Nhấp vào Thêm trong cửa sổ bật lên để chọn người phê duyệt cần xóa. Nhập lý do xóa người phê duyệt, sau đó nhấp vào Xác nhận.
Lưu ý: Việc xóa người phê duyệt được cho phép theo mặc định. Nếu quản trị viên đặt không được phép thêm/xóa người phê duyệt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì các nút Thêm người phê duyệt và Xóa người phê duyệt sẽ không hiển thị.
Trở lại bước trước đó
Nếu các tài liệu hiện tại cần được đưa trở lại bước trước đó để phê duyệt lại, hãy nhấp vào ···Thêm > Gửi lại trên các tài liệu phê duyệt. Chọn bước mà bạn cần quay lại trong cửa sổ bật lên. Sau khi nhập lý do quay lại, bấm Xác nhận.
Bạn có thể chọn quay lại nhiều bước và lúc này sẽ cần phê duyệt lại cho bất kỳ bước nào mà bạn quay lại. Các tài liệu phê duyệt sẽ tiếp tục quay trở lại bước hiện tại sau khi các bước mà bạn quay lại trước đó được phê duyệt lại.
Lưu ý: Việc trả lại được cho phép theo mặc định. Nếu quản trị viên đặt quay lại là không được phép trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì nút Gửi lại sẽ không hiển thị.
Phê duyệt hàng loạt
Nếu quản trị viên đã đặt Cho phép người phê duyệt xử lý hàng loạt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì bạn sẽ có thể nhấp vào biểu tượng Xử lý hàng loạt phía trên Danh sách Việc cần làm khi truy cập một số loại phê duyệt nhất định từ danh sách, chọn các thẻ phê duyệt bạn muốn, sau đó nhấp vào Phê duyệt để hoàn thành xử lý hàng loạt các phê duyệt đã chọn.
Thông tin thêm
1. Người phê duyệt loại bỏ trùng lặp
Khi một người phê duyệt xuất hiện nhiều lần trong cùng một quy trình, họ chỉ cần phê duyệt một lần theo mặc định. Các bước lặp lại tiếp theo có thể được chấp nhận tự động.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào các quy tắc do quản trị viên đặt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, có thể xảy ra trường hợp Chỉ tự động phê duyệt ở các bước tiếp theo khi chúng xuất hiện liên tiếp trong quy trình hoặc Không tự động phê duyệt được đặt. Nếu có thay đổi đối với nội dung tài liệu trong quá trình này, sẽ không thể phê duyệt tự động.
Tìm hiểu thêm về chống trùng lặp người phê duyệt
2. Lời nhắc phê duyệt tức thì
Nếu quản trị viên đã đặt Bật lời nhắc phê duyệt tức thì trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hệ thống sẽ tạo một mục nhập trong bản ghi phê duyệt khi tài liệu được xem dưới 3 giây hoặc bạn nhấp vào Phê duyệt/Từ chối trực tiếp trên thẻ phê duyệt.
3.2 Người vận hành
Gửi phê duyệt
Nhấp vào Gửi trên các tài liệu phê duyệt. Sau khi nhập nhận xét, nhấn Xác nhận để hoàn thành bước này và chuyển sang bước tiếp theo.
Lưu ý: Nhận xét không bắt buộc theo mặc định. Nhận xét sẽ cần được nhập trước khi nhấp vào Xác nhận nếu quản trị viên đã đặt nhận xét đó thành bắt buộc trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Chuyển phê duyệt
Trường hợp bạn không tiện xử lý hồ sơ và cần chuyển cho người khác xử lý thì bấm Chuyển trên hồ sơ duyệt. Nhấp vào Thêm trong cửa sổ bật lên để chọn người nhận, nhập lý do chuyển, sau đó nhấp vào Xác nhận.
Khi quá trình chuyển hoàn tất, bước hiện tại sẽ được chuyển cho người nhận để xử lý.
Lưu ý: Chuyển khoản được cho phép theo mặc định. Nếu quản trị viên đặt chuyển phê duyệt là không được phép trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, thì nút Chuyển sẽ không hiển thị.
