Sử dụng Bộ phận trợ giúp bên ngoài
Mục lục
Bộ phận trợ giúp hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm beta, nếu bạn muốn đăng ký dùng thử, vui lòng liên hệ với Bộ phận trợ giúp hoặc CSM (Customer Success Manager) của bạn.Bộ phận trợ giúp là một nền tảng do Lark phát triển dành cho các doanh nghiệp để tích hợp các tài khoản dịch vụ thông minh nội bộ. Bằng cách kết hợp các bot AI và con người, Bộ phận trợ giúp của Lark cung cấp các giải pháp hỗ trợ và tự phục vụ thông minh cho khách hàng để liên lạc tức thì và hiệu quả.Nhân viên của công ty được phép áp dụng phương pháp tự trợ giúp để giải quyết các câu hỏi của họ tại Bộ phận trợ giúp và bot AI sẵn sàng trả lời các câu hỏi ngay lập tức. Nếu bot AI không thể trả lời các câu hỏi, nhân viên có thể gọi cho các tư vấn viên để được giúp đỡ. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách sử dụng bộ phận trợ giúp trong toàn tổ chức.
I. Giới thiệu
Hãy tưởng tượng điều này: Công việc kinh doanh tại X Plaza đang bùng nổ; có hơn hàng trăm thương nhân và nhân viên luôn bận rộn trả lời các câu hỏi từ thương nhân, quản lý điều phối, v.v. Do đó, một lượng lớn chi phí lao động được chi cho việc trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại và duy trì các nhóm Hỏi & Đáp khác nhau.
Vì vậy, làm thế nào để chúng ta cải thiện hiệu quả của mình khi trả lời các câu hỏi với tư cách là một tổ chức? Câu trả lời cho vấn đề đó là tính năng sử dụng tổ chức chéo của Bộ phận trợ giúp. Bạn có thể tạo một bộ phận trợ giúp cho bộ phận của mình, để bộ phận này hoạt động như một cổng thông tin cho các câu hỏi và trả lời bên ngoài. Chẳng hạn, X Plaza có thể tạo Bộ phận trợ giúp Hỗ trợ người bán. Bot AI có thể trả lời bất kỳ Câu hỏi thường gặp nào, trong khi nhân viên có thể trả lời các câu hỏi phức tạp hơn - giúp các tổ chức giao tiếp dễ dàng hơn.
II. Các bước
Chúng tôi sẽ minh họa quá trình thiết lập thông qua tình huống bên dưới:
Cả X Plaza và doanh nghiệp mới tham gia, Blueprint, đều sử dụng Lark. Giờ đây, X Plaza muốn mời Blueprint, một tổ chức bên ngoài, sử dụng bộ phận trợ giúp Hỗ trợ người bán.
Các tổ chức bên ngoài được đề cập trong bài viết này là ví dụ tham khảo cho các nhà cung cấp bên ngoài của công ty, các nhà bán lẻ và các công ty hợp tác khác.
1. Mời các tổ chức bên ngoài sử dụng Bộ phận trợ giúp
👤 Người vận hành: Quản trị viên bộ phận trợ giúp
Trên quản trị bộ phận Trợ giúp, hãy khởi chạy Cài đặt > Cài đặt nâng cao > Sử dụng trong nhiều tổ chức. Nhấp vào Mời tổ chức bên ngoài ở góc trên bên phải và chọn Sao chép hoặc Tải xuống. Sau đó, chia sẻ nó với quản trị viên doanh nghiệp của tổ chức bên ngoài, người có quyền đối với Bộ phận trợ giúp hoặc là Quản trị viên chính.
🏠 Trong tình huống bên dưới: X Plaza sẵn sàng mời Blueprint sử dụng Hỗ trợ người bán.
2. Quét mã để áp dụng (Quản trị viên bên ngoài)
👤 Người điều hành: Quản trị viên doanh nghiệp từ tổ chức bên ngoài có quyền đối với Bộ phận trợ giúp (bao gồm quản trị viên chính, giống như bên dưới).
Sau khi quản trị viên bên ngoài nhận được mã mời trên Lark, họ có thể mô tả ngắn gọn lý do đăng ký của mình và nhấn vào Gửi đơn đăng ký. Nếu họ đang sử dụng phiên bản cá nhân của Lark thì họ có thể trực tiếp quét mã để đăng ký.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên của Blueprint đã quét mã và nhập lý do đăng ký. Họ đã sẵn sàng để nộp đơn.
🔔 Nếu không phải quản trị viên quét mã, họ có thể làm theo hướng dẫn của trang và liên hệ với thành viên có liên quan để quét mã.
🏠 Trong trường hợp bên dưới: Một quản trị viên không thuộc doanh nghiệp từ Blueprint đã quét mã. Người này có thể làm theo chỉ dẫn của trang và liên hệ với quản trị viên của Blueprint.
3. Phê duyệt đơn đăng ký từ các tổ chức bên ngoài
👤 Người điều hành: Người phụ trách bộ phận trợ giúp, quản trị viên bộ phận trợ giúp và quản trị viên doanh nghiệp từ tổ chức có quyền đối với Bộ phận trợ giúp.
Các ứng dụng từ các tổ chức bên ngoài thường yêu cầu tổ chức của bạn phê duyệt hai bước trước khi có hiệu lực. Bạn cũng có thể tham khảo bước 3 dưới đây để đơn giản hóa quy trình phê duyệt.
3.1 Người đánh giá sơ bộ: Quản trị viên bộ phận trợ giúp
Sau khi bạn nhận được thông báo của Lark, hãy nhấp vào Xem lại trong quản trị Bộ phận trợ giúp. Trên trang Sử dụng liên tổ chức, bạn có thể chọn Phê duyệt hoặc Từ chối ứng dụng.
Nếu được phê duyệt, bạn cần nhập lý do phê duyệt để thông báo cho người phê duyệt cuối cùng. Nếu bị từ chối, người nộp đơn sẽ nhận được thông báo về việc từ chối.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên của Hỗ trợ người bán đã nhận được đơn đăng ký từ Blueprint và sẽ tiến hành xem xét sơ bộ.
3.2 Người đánh giá cuối cùng: Quản trị viên doanh nghiệp có quyền đối với Bộ phận trợ giúp
🔔 Nhà quản trị doanh nghiệp là ai? Bạn có thể tìm hiểu trong Sử dụng liên tổ chức > Quy tắc phê duyệt
Sau khi nhận được thông báo của Lark, hãy nhấp vào Xem lại trong quản trị Bộ phận trợ giúp. Chuyển đến Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark > Bộ phận trợ giúp > Tổ chức > Đã đánh giá. Nhấp vào nút Xem chi tiết của Bộ phận trợ giúp cụ thể.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên doanh nghiệp của X Plaza đang ở trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên Lark và sắp xem thông tin chi tiết về Hỗ trợ người bán.
Ở cuối trang chi tiết, hãy chuyển đến Thông tin sử dụng của Tổ chức bên ngoài và chọn Phê duyệt hoặc Từ chối đơn đăng ký của tổ chức.
Nếu được chấp thuận, người nộp đơn sẽ nhận được thông báo chấp thuận. Nếu bị từ chối, người nộp đơn sẽ nhận được thông báo về việc từ chối.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên doanh nghiệp của X Plaza đã tìm thấy ứng dụng sử dụng của Blueprint và chuẩn bị tiến hành đánh giá lần cuối.
3.3 Đơn giản hóa quy trình phê duyệt
-
Bỏ qua đánh giá cuối cùng
Quản trị viên doanh nghiệp có thể truy cập bảng điều khiển dành cho quản trị viên Lark và bật tính năng tự phê duyệt của Bộ phận trợ giúp cho một lần hoặc toàn bộ mục đích sử dụng bên ngoài. Đối với các ủy quyền đơn lẻ, bạn sẽ phải đi tới trang chi tiết của Bộ phận trợ giúp > Thông tin sử dụng của Tổ chức bên ngoài, trượt nút ở bên phải và nhấp vào Xác nhận trong cửa sổ bật lên.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Hỗ trợ người bán của X Plaza đã được cấp quyền tự phê duyệt. Quản trị viên bộ phận trợ giúp có thể quyết định có phê duyệt việc sử dụng bên ngoài hay không.
Để cấp quyền tự phê duyệt cho tất cả các bộ phận trợ giúp, bạn sẽ phải đi tới Bộ phận trợ giúp > Cài đặt, trượt nút ở bên phải để Ủy quyền tự phê duyệt cho tất cả các bộ phận trợ giúp và nhấp vào Xác nhận trong cửa sổ bật lên.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Tất cả bộ phận trợ giúp của X Plaza đã được cấp quyền tự phê duyệt.
-
Miễn trừ
Những người phụ trách bộ phận trợ giúp cũng có thể cho phép miễn hoàn toàn quy trình phê duyệt và cho phép các tổ chức bên ngoài sử dụng bộ phận trợ giúp của họ chỉ bằng cách quét mã mời. Để làm như vậy, bạn sẽ phải đi tới Quản trị viên bộ phận trợ giúp > Tổ chức chéo > Quy tắc phê duyệt và chọn Miễn trừ > Lưu thay đổi.
🏠 Trong trường hợp bên dưới: Sau khi kích hoạt miễn trừ, các tổ chức bên ngoài chỉ cần quét mã lời mời để bắt đầu sử dụng Hỗ trợ người bán.
4. Sự sẵn có của Bộ phận trợ giúp trong một tổ chức bên ngoài
👤 Người vận hành: Quản trị viên doanh nghiệp của một tổ chức bên ngoài có quyền đối với Bộ phận trợ giúp.
Khi đánh giá cuối cùng đã được phê duyệt, ứng dụng bên ngoài sẽ nhận được thông báo của Lark. Bây giờ, bạn sẽ cần nhấp vào nút Đặt tính khả dụng để xác định ai có thể sử dụng Bộ phận trợ giúp trong tổ chức của bạn.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên doanh nghiệp của Blueprint đã được thông báo rằng ứng dụng của họ đã được phê duyệt và sắp thiết lập tính khả dụng của bộ phận trợ giúp.
Sau khi bạn được chuyển hướng đến bảng điều khiển dành cho quản trị viên Lark > Chi tiết về Bộ phận Trợ giúp, hãy nhấp để chỉnh sửa Tính khả dụng. Bạn có thể chọn Tất cả thành viên hoặc Một số thành viên (nơi bạn có thể chọn các thành viên và bộ phận cụ thể). Khi bạn đã hoàn tất thiết lập, hãy nhấp vào Xác nhận.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên doanh nghiệp của Blueprint đang ở trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark và họ đang trong quá trình chọn thành viên nào của Blueprint có thể sử dụng Hỗ trợ người bán.
5. Truy cập bên ngoài vào Bộ phận trợ giúp
👤 Người điều hành: Thành viên của các tổ chức bên ngoài được phép sử dụng bộ phận trợ giúp.
Khi tính khả dụng của bộ phận trợ giúp dành cho các thành viên bên ngoài đã được thiết lập, các thành viên có quyền truy cập bộ phận trợ giúp có thể sử dụng tính năng tìm kiếm của Lark hoặc trang chủ Bộ phận trợ giúp để tìm bộ phận trợ giúp.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Một thành viên Blueprint đã tìm thấy Hỗ trợ người bán trên Lark và chuẩn bị truy cập Bộ phận trợ giúp bằng cách nhấp vào đó.
6. Chấm dứt việc sử dụng Bộ phận trợ giúp giữa các tổ chức
6.1 Chấm dứt bởi tổ chức mà bộ phận trợ giúp trực thuộc
👤 Người điều hành: Quản trị viên bộ phận trợ giúp và quản trị viên doanh nghiệp từ tổ chức có quyền đối với Bộ phận trợ giúp.
Quản trị viên bộ phận trợ giúp có thể truy cập trang Quản trị bộ phận trợ giúp > Sử dụng giữa các tổ chức để kiểm tra trạng thái sử dụng bộ phận trợ giúp của tổ chức bên ngoài. Nếu bạn muốn chấm dứt việc sử dụng Bộ phận trợ giúp của một tổ chức bên ngoài, hãy tìm tổ chức bên ngoài đó, nhấp vào nút hành động ở ngoài cùng bên phải của tổ chức đó và chọn Chấm dứt sử dụng.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên của Hỗ trợ người bán sắp chấm dứt việc sử dụng Hỗ trợ người bán của Blueprint.
Quản trị viên doanh nghiệp cũng có thể truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Lark > Bộ phận trợ giúp của tổ chức tôi > Đã đánh giá, đi đến cuối trang chi tiết, nhấp vào nút hành động ở ngoài cùng bên phải của tổ chức bên ngoài và chọn Chấm dứt sử dụng.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên doanh nghiệp của X Plaza sắp chấm dứt quyền sử dụng Hỗ trợ người bán của Blueprint.
6.2 Chấm dứt bởi tổ chức bên ngoài
👤 Người vận hành: Quản trị viên doanh nghiệp của một tổ chức bên ngoài có quyền đối với Bộ phận trợ giúp.
Truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark > Bộ phận trợ giúp > Bên ngoài. Nhấp vào nút Chấm dứt sử dụng của Bộ phận trợ giúp cụ thể. Bạn cũng có thể nhấp vào nút Xem chi tiết rồi nhấp vào Chấm dứt sử dụng ở góc trên bên phải của trang.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên doanh nghiệp của Blueprint sắp chấm dứt việc sử dụng Hỗ trợ người bán của tổ chức.
7. Đóng cổng ứng dụng bên ngoài
👤 Người vận hành: Quản trị viên bộ phận trợ giúp
Chuyển đến Quản trị viên bộ phận trợ giúp > Sử dụng giữa các tổ chức, nhấp vào Mời tổ chức bên ngoài và nhấp vào Đặt lại bên dưới mã lời mời. Sau đó, mã mời hiện có sẽ bị vô hiệu hóa. Bất kỳ ứng viên bên ngoài nào cũng sẽ yêu cầu mã thư mời mới để gửi đơn đăng ký.
🏠 Trong tình huống bên dưới: Quản trị viên của người bán hỗ trợ sắp đặt lại mã thư mời của Bộ phận trợ giúp.
Ⅲ. Câu hỏi thường gặp
Nếu tôi muốn mời một tổ chức bên ngoài sử dụng Bộ phận trợ giúp, tổ chức đó có nhất thiết phải sử dụng phiên bản Business không?Tổ chức bạn đang mời không nhất thiết phải sử dụng phiên bản Business. Chỉ tổ chức mời mới phải sử dụng phiên bản Business.
Không có giới hạn về số lượng các tổ chức bên ngoài có thể được mời.