Sử dụng quy trình làm việc tự động trong Lark Base
Mục lục
I. Giới thiệu
Quy trình làm việc tự động là quy tắc tự động chạy mà bạn thiết lập cho Lark Base. Sau khi định cấu hình các điều kiện và hành động kích hoạt, Lark Base sẽ tự động thực hiện các hành động dựa trên thay đổi dữ liệu.
Các bước chính để tạo quy trình làm việc tự động：
-
Kích hoạt quy trình làm việc tự động; chỉ chủ sở hữu của Lark Base và cộng tác viên có quyền quản lý mới có thể kích hoạt nó.
-
Định cấu hình các điều kiện và hành động kích hoạt.
-
Lưu và chạy quy trình làm việc tự động.
II. Các bước
Tình huống áp dụng: Tự động thông báo cho trưởng nhiệm vụ khi có nhiệm vụ mới.
-
Bấm vào biểu tượng Quy trình làm việc tự động ở góc trên bên phải, sau đó bấm vào Thêm quy trình làm việc.
-
Thiết lập trình kích hoạt quy trình làm việc trong ngăn bên trái. Bên dưới Chọn điều kiện, chọn Khi bản ghi thay đổi. Bên dưới Chọn bảng bản ghi, hãy chọn bảng chứa bản ghi. Bên dưới Chọn bản ghi, hãy chọn Tất cả bản ghi. Cuối cùng, bên dưới Chọn trường, chọn hộp bên cạnh Chủ sở hữu để hoàn tất thiết lập trình kích hoạt.
-
Ở ngăn bên phải, chọn Gửi tin nhắn Lark, sau đó Bên dưới Người nhận, chọn Kết quả từ các hành động trước đó > Bản ghi đã thay đổi ở bước 1 > Chủ sở hữu.
-
Kiểm tra Kích hoạt quy trình làm việc và nhấp vào Lưu và bật.
Khi nhiệm vụ mới được thêm vào và giao cho chủ sở hữu nhiệm vụ, họ sẽ ngay lập tức được thông báo.
III. Quản lý quy trình công việc tự động đã tạo
Nhấp vào biểu tượng Quy trình làm việc tự động ở góc trên bên phải của Lark Base và chuyển đến tab Quản lý để xem tất cả các quy trình làm việc tự động.
-
Xem quy trình công việc đang hoạt động: Trong ngăn bên trái của tab Quản lý, bấm vào Hoạt động. Bạn cũng có thể bấm vào Tất cả quy trình công việc hoặc Chưa kích hoạt để xem tất cả quy trình công việc đã tạo hoặc quy trình công việc đã hủy kích hoạt.
-
Tạm dừng hoặc tiếp tục một quy trình công việc đang hoạt động: Sử dụng công tắc bên cạnh một quy trình công việc đang hoạt động để bật hoặc tắt.
-
Xóa, chỉnh sửa hoặc đổi tên dòng công việc: Bấm vào biểu tượng ... bên cạnh dòng công việc và chọn Xóa, Chỉnh sửa hoặc Đổi tên.
Xem nhật ký hoạt động
Lưu ý: Các quy trình công việc tự động cũ hơn được tạo trước khi tính năng này được khởi chạy cần phải được kích hoạt lại để các hoạt động của chúng được ghi lại trong nhật ký hoạt động.
Trong nhật ký hoạt động, bạn có thể xem trạng thái và kết quả của tất cả các quy trình công việc tự động trong Lark Base hiện tại. Nếu quy trình công việc chạy bất thường hoặc không thành công, bạn có thể xác định nguyên nhân cốt lõi của sự cố bằng cách xem Cài đặt trong nhật ký hoạt động.
-
Khi có quá nhiều quy trình công việc, bạn có thể lọc theo tên, kết quả, người tạo, v.v. để thu hẹp tìm kiếm của mình.
-
Trong trang chi tiết quy trình làm việc, bạn có thể xem cấu hình từng bước, kết quả chạy, báo cáo lỗi và các thông tin liên quan khác
Báo cáo lỗi phổ biến
|
Lỗi
|
Nguyên nhân
|
Giải pháp
|
|
Không thể định cấu hình người nhận thư, không thể chạy quy trình làm việc
|
Chưa thêm người nhận hoặc người nhận được chỉ định không tồn tại
Thêm lại người nhận
|
Thêm lại người nhận
|
|
Thành viên đã kích hoạt quy trình làm việc không thuộc nhóm người nhận đã chọn
|
Thành viên đã kích hoạt quy trình làm việc không thuộc nhóm người nhận đã chọn
|
Tham gia nhóm người nhận đã chọn hoặc chọn một nhóm người nhận khác
|
|
Bot không thể gửi tin nhắn, nhóm được đặt thành chỉ cho phép chủ sở hữu nhóm và quản trị viên gửi tin nhắn
|
Nhóm người nhận có các hạn chế về quyền gửi thư và trình cấu hình quy trình làm việc không có quyền cần thiết
|
Đặt nhóm thành "Cho phép tất cả thành viên gửi tin nhắn"
|
|
Không thể thêm bot, nhóm được đặt thành chỉ cho phép chủ sở hữu nhóm và quản trị viên thêm thành viên nhóm
|
Nhóm người nhận có các hạn chế về quyền đối với việc thêm thành viên và trình cấu hình quy trình làm việc không có quyền cần thiết
|
Liên hệ với quản trị viên nhóm để thêm Lark Base Assistant
|
|
Số lượng hình ảnh đã vượt quá 5
|
Bạn có thể thêm tối đa 5 hình ảnh trong một thẻ tin nhắn
|
Giảm số lượng hình ảnh xuống 5 hoặc ít hơn
|
|
Kích thước hình ảnh đã vượt quá 10 MB
|
Hình ảnh không được vượt quá 10 MB
|
Nén hình ảnh với kích thước nhỏ hơn
|
|
Định dạng tệp đính kèm sai
|
Bạn chỉ có thể chèn hình ảnh (JPG, PNG, v.v.) vào thẻ tin nhắn
|
Xóa tệp đính kèm không phải hình ảnh
|
|
Hình ảnh không tuân thủ
|
|
Sử dụng hình ảnh khác
|
|
Thẻ tin nhắn đã vượt quá 30 KB
|
\
|
Xóa các phần của nội dung
|
|
Trình cấu hình quy trình làm việc đã rời khỏi tổ chức
|
\
|
Chủ sở hữu có thể kích hoạt lại quy trình làm việc
|
|
Quyền của trình cấu hình quy trình làm việc đã được thay đổi
|
Trình cấu hình không còn quyền chỉnh sửa hoặc sửa đổi quy trình làm việc
|
Tạo dòng công việc mới hoặc sửa đổi cài đặt quyền
|
|
Quy trình làm việc không tồn tại / đã bị xóa
|
Quy trình làm việc đã bị xóa
|
Tạo quy trình làm việc mới
|
|
Các bản ghi trong bảng hiện tại đã bị xóa
|
Bản ghi được sử dụng trong dòng công việc đã bị xóa
|
Sửa đổi cấu hình quy trình làm việc
|
|
Đã đạt đến hạn ngạch quy trình làm việc tự động
|
\
|
Nâng cấp gói Lark của bạn hoặc đợi đến tháng sau
|
|
Quy trình làm việc đã bị vô hiệu hóa
|
Quy trình làm việc tiêu tốn quá nhiều tài nguyên và buộc phải hủy kích hoạt
|
Liên hệ với bộ phận hỗ trợ để kích hoạt lại nó
|
|
Quy trình làm việc đã được thêm vào danh sách chặn
|
Quy trình làm việc chứa nội dung không tuân thủ
|
Sửa đổi cấu hình quy trình làm việc hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ Lark Base
|
|
Quy trình làm việc đang chạy trong một vòng lặp vô hạn
|
Điều kiện kích hoạt và thực thi đều là "thêm bản ghi mới" từ cùng một bảng
|
Sửa đổi cấu hình quy trình làm việc
|
|
Việc thử lại quy trình làm việc đã vượt quá giới hạn
|
\
|
Thử lại sau khi sửa đổi cấu hình quy trình làm việc
|
|
Quy trình làm việc đã vượt quá giới hạn thời gian chạy lại tối đa
|
\
|
Click Retry
|
|
Thời gian chạy quy trình làm việc đã vượt quá giới hạn tối đa, kết quả thực hiện phụ thuộc vào tình hình thực tế
|
Thời gian chạy quy trình làm việc đã vượt quá giới hạn tối đa
|
Kiểm tra kết quả cuối cùng trong nhật ký hoạt động
|
|
Khoảng thời gian thử lại quy trình làm việc nhỏ hơn giới hạn thời gian tối thiểu
|
\
|
Chờ thêm trước khi thử lại
|
|
Cấu hình quy trình làm việc đã được cập nhật, không thể chạy lại
|
Cấu hình quy trình làm việc đã được sửa đổi
|
Tạo quy trình làm việc mới với cấu hình ban đầu
|