[RECAP] Webinar: Tích hợp Lark Suite và Hợp đồng điện tử trong Quản trị doanh nghiệp
Với phần chia sẻ chuyên sâu của hai diễn giả, Webinar mong muốn doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa ưu điểm của hai hệ thống - Lark Suite và Hợp đồng điện tử, tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả và liền mạch.
Mục lục
Ngày 17/08/2024 vừa qua, với Rikkei Digital và MATE Technology đã phối hợp tổ chức thành công webinar "Tích hợp Lark Suite và Hợp đồng điện tử trong Quản trị doanh nghiệp", thu hút sự tham gia của hơn 50 doanh nghiệp đến từ những quy mô và lĩnh vực khác nhau.
Webinar nằm trong chuỗi sự kiện Chuyển đổi số 2024 của Rikkei Digital, với mục tiêu giúp oanh nghiệp Việt Nam có thêm kiến thức và kinh nghiệm trong việc triển khai tích hợp Lark Suite và hợp đồng điện tử (HĐĐT), qua đó ứng dụng thành công trong quản lý quy trình vận hành. Cùng điểm lại những nội dung đáng chú ý của buổi Webinar trong bài viết dưới đây.
1. Tổng quan về Hợp đồng điện tử và tính pháp lý của Hợp đồng điện tử (theo quy định mới nhất năm 2024)
Mở đầu Webinar, ông Ngô Minh Quân đã chia sẻ về 2 khái niệm quan trọng trong quy trình tích hợp Lark Suite và Hợp đồng điện tử chính là hợp đồng điện tử và chữ ký số. Theo đó, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.
Theo Luật giao dịch điện tử năm 2005, hợp đồng điện tử hiện nay có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống, do đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm khi ứng dụng hợp đồng điện tử vào trong quá trình vận hành của doanh nghiệp mình.
Khái niệm thứ 2 mà chúng ta cần phải quan tâm chính là chữ ký số. Tương tự như HĐĐT, chữ ký số cũng là dạng số hóa của các chữ ký sử dụng trong hợp đồng truyền thống trước đây. Thông qua các yếu tố kỹ thuật, chữ ký số phải đảm bảo được khả năng định danh của các chữ ký, tức là khi người nhận nhận được chữ ký, họ có thể xác định được chính xác ai là người ký bên kia.
Chữ ký số có thể đại diện cho các cá nhân hoặc tổ chức/doanh nghiệp. Hiện nay có nhiều loại hình chữ ký số khác nhau như USB token, smart card, HSM và chữ ký số từ xa.
Để đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến những điều kiện sau:
-
Hệ thống đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin
-
Việc ký kết tuân theo nguyên tắc giao kết hợp đồng
-
Đầy đủ các chữ ký số của các bên có trong hợp đồng
-
Đại diện ký số được xác định theo quy định của pháp luật
-
Chứng thư số (chữ ký số) còn hiệu lực và được cấp bởi tổ chức cấp phép có thẩm quyền
Hiện nay, xu hướng sử dụng hợp đồng điện tử đang phát triển mạnh mẽ và dần trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý và vận hành doanh nghiệp. Quyết định số 411/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đã đặt ra mục tiêu tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử đạt trên 80% vào năm 2025 và 100% vào năm 2030.
Bên cạnh đó, luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2024) đã tạo ra khung pháp lý rõ ràng và minh bạch cho việc sử dụng hợp đồng điện tử, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp.
2. Giới thiệu về Lark Suite và quy trình tích hợp Lark Suite và Hợp đồng điện tử.
Tiếp nối phần chia sẻ, diễn giả Ngô Minh Quân đã giới thiệu tổng quan về Lark Suite và quy trình tích hợp Lark Suite và Hợp đồng điện tử.
a. Về Lark Suite
Theo đó, Lark Suite là một nền tảng làm việc số "all-in-one", tích hợp nhiều công cụ giúp doanh nghiệp giao tiếp, phối hợp và quản lý công việc một cách hiệu quả. Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng riêng lẻ cho các nhiệm vụ như quản lý email, tài liệu, lịch làm việc, và tổ chức cuộc họp, Lark cho phép người dùng thực hiện tất cả những điều đó trong một ứng dụng duy nhất.
Với concept "chat-centric", Lark không chỉ giúp kết nối các thành viên trong nhóm mà còn tích hợp liền mạch với các công cụ văn phòng số khác như quản lý dự án, quy trình phê duyệt, và theo dõi công việc. Điều này giúp giảm thiểu sự phân mảnh trong công cụ và dữ liệu, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc.
Ngoài ra, Lark còn hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác, giúp doanh nghiệp dễ dàng tối ưu hóa quy trình làm việc hiện tại. Lark Suite thực sự là giải pháp lý tưởng cho các tổ chức muốn nâng cao hiệu suất và tính minh bạch trong quản trị.
b. Quy trình tích hợp Lark Suite và Hợp đồng điện tử
Quay lại chủ đề chính của chương trình, ông Ngô Minh Quân nhấn mạnh vai trò và chức năng của Lark Suite và cả hợp đồng điện tử trong quy trình vận hành của doanh nghiệp. Ông cho rằng, thay vì cạnh tranh, việc kết hợp Lark Suite và hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa ưu điểm của từng hệ thống, mang lại một quy trình làm việc hiệu quả và liền mạch hơn. Trong đó:
-
Hợp đồng điện tử: Chuyên về việc quản lý các văn bản hợp đồng (template), bao gồm việc tạo lập, ký kết, lưu trữ và quản lý vòng đời của hợp đồng. Hệ thống này đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch bằng cách ghi lại tất cả các giao dịch và xác minh chữ ký số. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thỏa thuận đều có giá trị pháp lý và có thể truy vết, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tuân thủ và trách nhiệm giải trình trong các giao dịch kinh doanh.
-
Lark Suite: Đóng vai trò là một công cụ giao tiếp và phối hợp làm việc nội bộ, hỗ trợ xây dựng các hệ thống quản lý nhỏ gọn như CRM, HRM. Lark Suite đặc biệt hiệu quả trong việc quản lý quy trình phê duyệt, giao tiếp và chia sẻ thông tin liên quan đến hợp đồng.
Quy trình tích hợp Lark Suite và HĐĐT được thực hiện thông qua công cụ Lark AnyCross, giúp doanh nghiệp xây dựng và tối ưu các quy trình tùy biến sau:
-
Quy trình phê duyệt: Xây dựng các quy trình phê duyệt hợp đồng phù hợp với đặc thù của từng bộ phận và vị trí. Với việc đã tích hợp sẵn sơ đồ tổ chức và chức năng của từng nhân sự, Lark Suite giúp tự động định tuyến hợp đồng đến đúng người phê duyệt, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình xử lý.
-
Quản lý thông tin hợp đồng: Lark Suite giúp quản lý tập trung các thông tin liên quan đến hợp đồng như thông tin nhân sự, thời hạn hợp đồng, điều khoản,...
-
Giao tiếp và phối hợp: Lark Suite là nền tảng lý tưởng để các thành viên trong doanh nghiệp trao đổi, làm việc và theo dõi tiến độ các hợp đồng (nhắc lịch tự động). Điều này tăng cường sự hợp tác trong tổ chức trong khi vẫn đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được thông báo và tham gia. Đây là điểm mạnh mà Lark có thể bổ sung rất tốt cho các phần mềm HĐĐT.
Lợi ích khi tích hợp 2 hệ thống:
-
Tăng hiệu quả làm việc: Tự động hóa các quy trình, giảm thiểu thời gian xử lý hợp đồng, chi phí vận chuyển hợp đồng.
-
Nâng cao tính minh bạch: Tất cả các thông tin về hợp đồng được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất và kiểm soát.
-
Đảm bảo tính pháp lý: Hợp đồng điện tử đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch.
-
Tùy biến cao: Cả hai hệ thống đều cho phép tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của từng doanh nghiệp.
Tóm lại, việc tích hợp Lark Suite với các hợp đồng điện tử mang lại cơ hội đáng kể cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao các quy trình quản lý của họ. Bằng cách khai thác những điểm mạnh của cả hai hệ thống, các tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả làm việc, đảm bảo tuân thủ pháp lý và thúc đẩy tính minh bạch trong quản trị doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Lark x E-contract Integration
3. Giới thiệu tổng quan về giải pháp Mate EContract
Tiếp nối chương trình, diễn giả Trần Bá Trọng - CTO của Mate Technology nêu tổng quan về sản phẩm hợp đồng điện tử Mate EContract.
Mate EContract - hợp đồng điện tử thế hệ mới được phát triển bởi Mate Technology cung cấp dịch vụ ký hợp đồng điện tử và chữ ký số cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực hoạt động. Giải pháp này chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao dịch, tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp, loại bỏ các thủ tục giấy tờ truyền thống và tăng cường tính bảo mật trong quá trình ký kết hợp đồng.
4. Demo trực tiếp quy trình tích hợp Lark Suite x Mate Econtract
Trong buổi webinar, quý Doanh nghiệp đã được theo dõi quy trình tích hợp Lark Suite và Mate E-Contract thông qua hai use case phổ biến trong các doanh nghiệp: hợp đồng lao động và hợp đồng thương mại.
Phần Demo này sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn về cách thức hai hệ thống này kết hợp để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng, từ khâu tạo mẫu, gửi đi ký duyệt cho đến lưu trữ.
Quy trình demo đã được chị Ngọc Nguyễn - Customer Success Manager hướng dẫn chi tiết với các bước triển khai chính như sau:
Các diễn giả cũng đã giải thích thêm về quy trình này, từ Lark Base, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa các trường thông tin một cách dễ dàng để phù hợp với nội dung của hợp đồng. Sự tiện lợi của Mate Econtract cũng được thể hiện ở việc người lao động không cần có tài khoản của Mate Econtract mà vẫn có thể ký thông qua email và nhận thông báo về trạng thái của hợp đồng.
Một trong những điểm nổi bật của quy trình tích hợp này là khả năng tự động hóa cao. Nhờ việc tích hợp với Lark Suite, quá trình phát hành chữ ký số và tạo hợp đồng điện tử diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện. Người dùng có thể dễ dàng phê duyệt và ký kết hợp đồng ngay trên nền tảng Lark. Bên cạnh đó, khả năng tích hợp với các ứng dụng khác và đảm bảo bảo mật thông tin là những ưu điểm đáng chú ý, giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng một cách hiệu quả và an toàn.
Kết luận
Phần Q&A cuối chương trình đã diễn ra vô cùng sôi nổi với nhiều câu hỏi được đặt ra cho các diễn giả, xoay quanh việc quản lý và ký kết hợp đồng ra sao cho tối ưu và liền mạch với quy trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp. Ban tổ chức hy vọng rằng webinar đã giúp các doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và định hướng chiến lược chuyển đổi số với các giải pháp và đối tác tư vấn phù hợp.
Đừng quên đăng ký qua form dưới đây để nhận ngay voucher sử dụng gói FREEMIUM miễn phí của Mate EContract và các tài liệu giá trị từ buổi Webinar. Rikkei Digital sẽ sớm gặp quý Doanh nghiệp trong các sự kiện tiếp theo vào quý 3 năm nay!
![[RECAP] Webinar "Tích hợp dữ liệu cùng Lark AnyCross"](https://assets.digitalworkplace.vn/news/January2024/Z1FfpscHbQddY5YQxY7a.png)
![[RECAP] Webinar: Ứng dụng Lark Suite và ChatGPT trong Tự động hóa Chăm sóc khách hàng](https://assets.digitalworkplace.vn/news/June2024/w80OJT8fAs13NOIdi3cu.png)
![[RECAP] Webinar #2: "Tự động hoá quy trình Tuyển dụng - Quản lý vòng đời nhân sự với Lark Suite"](https://assets.digitalworkplace.vn/news/November2023/8b4f7GYql25SqLB79AUw.png)
